淺析新時期供電公司辦公室管理及創新

楊東川

【摘要】在改革新常態下，用戶對供電質量及服務提出更高要求，供電公司面臨改革提速、競爭加劇、盈利降低的嚴峻形勢。作為供電公司辦公室應積極轉變觀念，充分理解職能和定位，結合電力生產實際，分析存在的問題，創新管理辦法，以適應新時期供電公司發展的需要。

【關鍵詞】新時期；供電公司；辦公室；工作

一、供電公司辦公室管理的功能及基本要求

供電企業辦公室是公司綜合管理機構，是承上啟下、溝通內外、協調左右、聯系四方的樞紐，是推動各項工作朝著既定目標前進的中心，辦公室的工作千頭萬緒，有公文擬制、人力資源、黨群事務、檔案管理、用車管理、會議安排、迎來送往、物業管理等大量事務性、瑣碎性的工作。要做好辦公室工作，就需要發揮辦公室團隊力量，分析各項任務的輕、重、緩、急，做好管理、協調及服務這三個方面的工作。首先，工作上主動作為，了解宏觀經濟政策、法律、法規，深入生產一線、電力市場，了解工作情況，收集相關數據，為領導提供參謀。其次，在協調方面，要加強與相關單位、各職能部室溝通，促進團結，圓滿完成公司領導交辦的工作任務。同時，加強企業文化建設，了解員工思想動態，積極為員工排憂解難，增強企業凝聚力與執行力，為電網建設、運行、維護和搶修提供高效、優質的后勤及宣傳服務。

二、當前供電公司辦公室存在的問題

（一）公司發展步伐加快與辦公室人員綜合能力的矛盾。當前供電公司加大投入，充分應用科技成果，采用科技手段，網絡設備的信息化、自動化、智能化水平不斷提升，重視專業技術人才引進，管理運營水平邁上新臺階，但目前辦公室人員存在著年齡普遍偏大，法律、規則意識不強，人才當量密度偏低的問題，對能源互聯網、大數據、“互聯網+”等新生事物的理解和重視程度不夠，對電力體制改革帶來的挑戰和機遇認識不夠，危機意識不強，對電力企業整體運行工作不夠了解，沒有相應的理論基礎，缺乏相應的業務素質，慣用經驗辦事，創新工作思考不夠，對開展的工作沒有預見性和計劃性，不能更好地適應供電公司的快速發展。

（二）優質服務意識不強。為降低人力資源成本和提高工作效率，供電企業辦公室人員配置相對精簡，工作人員身兼數職，長期處理瑣碎事務，個別工作人員存在工作熱情不高、責任心不強、工作推諉、服務意識不到位等問題，在內外溝通協調過程中，亦缺乏敏銳的應對能力和超前服務意識，將工作重心放在具體事務性工作中，忽視瑣碎工作的重要性，導致辦公室不能為公司提供深層次服務，沒有很好起到上傳下達、部門和諧、用戶滿意的潤滑劑作用，優質服務有待提升。

（三）安全管理有待加強。供電企業承擔城市、鄉村等地電網搶修、維護等任務，車輛使用頻繁，車輛安全行駛起著保障電力員工安全、提高突發事件處置效率、保障可靠供電的重要作用，是供電公司辦公室安全管理的重心。目前供電企業駕駛人員分專職駕駛員與兼職駕駛員，個別專職駕駛員經驗豐富，但對車輛駕駛技術存在過于自信的心理，駕駛時麻痹大意，車輛三查流于形式，對車輛事故主觀原因認識不足。個別兼職駕駛員存在對車輛維護、突發事故處置經驗不足，車輛管理、維護責任心不強等問題。由于電網搶修突發事件的不確定性和線路、設備維護、巡視檢查周期性等原因，駕駛時間不固定、行駛路況復雜、天氣狀況不定，駕駛員易產生疲勞駕駛和帶情緒開車等問題，存在安全風險。

（四）宣傳工作有待加強。供電公司宣傳工作，起著對內引導員工思想，提高企業凝聚力和戰斗力，落實公司各項戰略部署，促進企業和諧、穩定；對外防范輿情風險，提升企業形象的重要作用。目前供電公司辦公室存在對宣傳工作重視程度不夠，對員工思想情況把握仍不夠充分、全面，宣傳工作針對性不強，方式單一，互動性有待提升，對宣傳效果評估、總結不夠，對新媒體影響力和風險認識不夠等問題。

（五）可控成本控制不夠。辦公室主要可控的費用為辦公用品、通信、印刷、車輛使用、差旅、維修費等費用，為適應經濟新常態，提高企業利潤，辦公室應加強可控成本的控制，降本提質增效，但在可控成本控制過程中，存在費用審核把關不嚴，可控成本支出方案不科學，綜合調配使用資源不夠優化，員工節約意識引導不夠等問題。

（六）檔案管理意識有待增強。各種形式和載體的歷史記錄是公司決策的依據，是對工作查考的憑據，做好檔案管理工作，管好用好檔案，依法治檔，對開展企業法制建設，充分開發利用資源起著重要作用。目前供電企業適應新形式發展要求，開展機構改革，實行崗位調整，因人事變動，各類歷史檔案歸檔困難，檔案歸檔因部門溝通不夠、未實現檔案閉環管理。因工作人員重視不夠和責任心等問題，存在著歸檔不及時或遺漏現象。

三、創新供電公司辦公室工作的思考

（一）充分利用現有辦公室人力資源，打造優秀辦公室團隊。一是建立、完善和從嚴執行辦公室管理制度。結合電力標準化作業要求，細化辦公流程，實行辦公室公文擬制、合同審核、辦公固定資產、車輛駕駛等標準化管理，提高辦事效率和質量，使辦公室管理有章可循，對辦公室工作人員工作質量進行量化考核。二是加強辦公室人員綜合能力的培養。鼓勵工作人員提高學歷、職稱水平，提高人員文化水平；同時加強電力業務、法律和財務知識的學習，提高對公司各項規章制度、業務流程的理解水平，樹立法治意識、規范意識。三是企業外培與內培相結合，自學與集中學習相結合，加強培訓效果考核，抽派相關人員到上級單位辦公室學習鍛煉。四是充分尊重辦公室人員個性，發揮個人特長，加強思想交流溝通，關心、理解和鼓勵每位團隊成員，構建和諧、健康團隊。五是建立重點工作集中辦公制度。充分發揮辦公室團隊力量，統籌人力資源，確定任務目標和時限，集中力量攻克重點工作，提高辦公室人員責任意識和綜合能力，提高工作質效。六是開展辦公室趣味活動和比賽，提高員工工作熱情、水平和對新事物、新觀念的認同。

（二）打造優質服務示范窗口。在供電企業，辦公室是企業的窗口，它直接致力于企業與基層、群眾之間的關系，聯系對外單位，是矛盾的易發點，因此辦公室人員要深入基層，深入市場，開展調研工作，尋找解決方案，做好記錄，給公司提供建議。同時保持辦公室環境規范、整潔；人員衣著規范，服務態度禮貌，舉止得體。在各項工作中，主動作為，把握原則性與靈活性，化解矛盾，解疑釋惑。設置共產黨員示范崗，落實首問責任制，做好信訪工作，為各項工作的順利開展和企業穩定提供優質服務。

（三）強化車輛安全管理。一是進一步完善車輛管理制度，提高車輛三查質量，嚴禁公車私用，開展車輛不定期安全突擊檢查，將車輛三查、車況、安全行駛和服務質量等納入積分制指標，量化考核。二是召開車輛安全行駛會議，讓每位駕駛員參與分析討論各類交通事故案例，邀請專業駕駛員為兼職駕駛員講解車輛維護及駕駛經驗，共同提高安全意識。三是完善車輛駕駛維修、保養制度。由車輛管理人員、優秀駕駛員組成車輛安全小組，開展車輛行駛專業隨車指導，車輛設備檢查、維修審核等工作，做到“應修必修，修必修好”。四是落實車輛責任制。班組使用的車輛，班組與辦公室負有同等安全責任，駕駛人員負安全駕駛責任，乘車人員負安全監督責任。五是針對季節氣候特點，開展車輛駕駛培訓和比賽，提高駕駛員技術水平。

（四）提高宣傳質效。一是結合當前員工思想動態，針對性開展思想宣傳工作，深入踐行社會主義核心價值觀，開展“兩學一做”學習教育活動，緊跟企業發展脈搏，扎根基層、堅守一線，加強員工干事創業先進典型的宣傳，建設和弘揚積極健康向上的創業文化，增強公司軟實力。二是建立視野開闊、反應迅速、處置科學的輿情工作機制，增強輿情應對處置能力。三是以員工興趣小組活動為紐帶，營造積極健康、團結友愛的企業文化。四是重視新媒體應用，分析存在的優勢和風險，優化宣傳流程審核質效，推廣企業APP，微信公眾平臺，積極傳遞正能量，提升公司形象。

（五）嚴控可控成本，提質降本增效。一是完善辦公用品臺賬功能。對閑置、廢舊和可調配辦公室用品進行綜合調配使用。二是嚴格執行公司辦公用品、差旅費等管理辦法，加強審核。三是加強辦公區域維護維修方案優化，降低維修成本，同時辦公區域電器設備更換時盡量采用節能環保產品。四是優化車輛調度，嚴控車輛維護、維修、油耗成本。五是加強提質降本增效工作宣傳，讓員工進一步樹立節約意識。

（六）加強檔案管理。一是完善檔案管理制度，加強檔案臺賬管理，落實檔案流轉各個環節責任，實名登記，做到有章可查，有據可依。二是加強檔案人員培訓，提高專業水平。三是整合辦公、檔案、物資、工程等網絡系統平臺，提高檔案管理水平和歸檔效率。

四、結束語

隨著經濟新常態和電力體制改革的發展，供電企業面臨更多機遇和挑戰，作為供電公司辦公室需積極適應新時期要求，樹立危機意識和法治意識，轉變觀念，創新管理方法，為企業可持續發展作出貢獻。