電子檔案和紙質檔案的整合利用與共存發展分析

周圣羽

【摘要】隨著我國社會經濟的快速發展，檔案管理呈現出電子化發展趨勢，在此種背景下，對檔案管理也提出了新的需求。因此，相關人員在進行檔案管理過程中需要使用信息技術對檔案工作進行調整，從而提高檔案管理效率，保證檔案管理的科學化。本文就對電子檔案和紙質檔案的整合利用與共同發展展開詳細探究。 【關鍵詞】電子檔案；紙質檔案；整合利用；共存發展

隨著全球信息化進程的推進以及信息技術向各個領域的不斷延伸，使得檔案管理工作呈現出信息化發展趨勢，逐漸成為檔案管理的“前沿陣地”。但是我國電子檔案在發展過程中仍然存在一些問題，造成我國電子檔案管理工作質量水平不高。基于此，本文就電子檔案和紙質檔案的整合工作中存在的問題進行分析，并提出相應整合措施，以期為檔案管理提供參考依據。

一、電子檔案的概念分析

電子檔案具體是指通過計算機磁盤等設備進行存儲，與紙質檔案相對應，相互關聯的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。現階段，在我國檔案管理過程中，檔案管理人員普遍專業知識水平較低，檔案意識較差，且管理人員年齡普遍偏大，對于電子技術的掌握存在一定困難。因此，在管理中就會出現各式各樣的問題。與此同時，隨著我國社會經濟的快速發展，許多紙質檔案資料需要長期保存，但是隨著時間的流逝，這些紙質文件在長期的保存中就容易出現檔案缺失、變質、字跡模糊等諸多問題。面對此種情況，相關人員在進行檔案管理工作過程中就可以使用電子檔案，產品提高檔案管理工作質量，保證檔案管理工作的正常進行，提高檔案管理工作水平，促使我國檔案管理工作快速發展。通常情況下，在檔案管理中使用電子檔案可以從以下幾個方面展開：首先，檔案管理具有系統性特點，涉及范圍廣，在此種情況下，傳統的紙質檔案就會受到限制，而電子檔案就可以將此種情況進行改正，在檔案管理過程中建立一套完善的檔案管理體系，將不同地區、不同種類的檔案進行錄入，讓檔案實現資源共享，從而提高檔案工作的效率，保證檔案工作質量。其次，電子檔案在使用過程中可以對傳統紙質檔案管理中的不足進行改正，幫助相關工作人員可以順利掌握檔案信息，明確檔案管理工作流程，保證檔案管理工作的質量。最后，電子檔案在使用過程中可以豐富檔案管理工作形式，提高檔案管理工作質量，為檔案管理工作提供了新的挑戰。

二、傳統紙質檔案管理中存在的問題分析

（一）檔案管理人員技術水平低

檔案管理工作復雜且技術性高，所以對檔案管理工作人員的專業素質有著更高的要求。但是現階段，我國部分檔案管理人員專業能力不夠，在工作中存在不良心態，進而造成檔案管理工作不能順利進行。另外，檔案管理工作的負責人工作繁忙，沒有時間組織檔案管理人員進行培訓，進一步造成檔案管理人員工作熱情下降，專業技能低。因此，檔案管理工作要想跟上時代發展進程，就需要將電子檔案與傳統檔案管理工作相融合，并加強對檔案管理人員的專業技能和綜合知識的培養，從而促進檔案管理工作的快速發展。

（二）檔案管理方式落后

目前，我國檔案管理方式落后，不能對檔案信息進行有效管理，造成檔案資源利用率下降，檔案查詢工作困難，從而嚴重制約我國檔案管理工作的快速發展。且我國檔案的歸檔工作在歸檔工作進行的過程中卻沒有嚴格落實，從而導致檔案歸檔不及時，同時部分歸檔工作人員對歸檔工作不重視，在進行檔案歸檔工作時分不清檔案管理與資料的界限，導致一些中要的檔案不能及時歸檔，從而給檔案管理工作帶來嚴重負面影響，造成檔案管理效率直線下降。

三、電子檔案和紙質檔案的整合利用的對策分析

（一）加強檔案管理的人才培養

隨著我國社會經濟的快速發展，科學技術發展迅猛，對我國檔案管理工作提出了新的要求，在此種情況下，要想保證檔案工作的管理效率，就需要將電子檔案和紙質檔案進行整合，并加強對檔案管理人員的培養工作，從而提高我國檔案管理工作質量，促進檔案管理工作的快速發展。通常情況下，加強對檔案管理人才的培養需要從以下幾個方面展開：首先，需要組建一支檔案信息管理的綜合隊伍，在隊伍內加強各個人才的培養，保證檔案管理人員具備計算機操作技能，掌握一系列的檔案管理技巧，保證檔案工作的展開效率。其次，檔案管理相關負責人要對檔案管理人才進行考核，增強檔案管理人員管理能力、檔案綜合知識以及計算機運用能力，從而保證檔案管理人員在進行管理過程中出現問題時，不會出現手忙腳亂的現象，增加檔案管理的安全性。再次，檔案管理負責人員需要制定完善的檔案管理人員管理制度，在檔案管理制度中需要包含檔案人員綜合素質檢驗、綜合知識考核等方面內容，從而保證檔案管理人員可以完全勝任管理工作，在管理過程中不出現管理失誤等現象。最后，檔案管理負責人員需要對檔案人員進行嚴格監督管理，對其在檔案管理過程中出現的錯誤進行嚴格處理，并給予相應處罰，保證其在以后的檔案管理工作中不出現差錯，保證電子檔案和紙質檔案的融合質量，提升我國檔案管理工作質量。

（二）對檔案管理理論進行適當更新

隨著我國社會經濟的快速發展，計算機、多媒體等網絡技術逐漸被廣泛使用，電子檔案衍生出來，在此種背景下，檔案管理人員要想保證檔案管理質量就需要在檔案管理過程中對檔案管理理論進行適當的更新，對檔案的建立、房屋交易、數據變換、系統維護等方面都加以管理，使得檔案信息變化與檔案變更信息相一致，方便人們對檔案進行查詢。其次，相關人員需要對電子檔案進行明確規定，對電子檔案的定義、種類等方面內容進行明確的規范，對電子檔案進行合理的標注，按照檔案內容對檔案進行適當的分類，保證檔案工作質量，方便相關人員對檔案進行查閱。再次，檔案管理人員需要對檔案體系建設進行完善，并對檔案的管理制度進行明確規定，在檔案管理過程中建立有效的電子檔案管理制度，對電子檔案和紙質檔案進行規范，從而保證檔案管理工作效率，實現電子檔案和紙質檔案的共同發展目標。最后，檔案管理機構需要對電子檔案的管理工作建立針對性的法律法規，幫助人們對電子檔案的內容進行選擇，提高電子檔案管理的真實性，促進檔案管理工作的快速發展。

（三）對檔案的保管設施進行適當調整

隨著我國社會經濟的快速發展，對檔案管理工作又提出了新的要求，而電子檔案和紙質檔案有著嚴重的差異性，在此種情況下，相關人員要想提高檔案管理效率，就需要在檔案管理過程中對檔案保管設施進行適當的調整。由于紙質檔案在存放過程中需要大量的場地，如果檔案數量大，就會對檔案的儲存工作產生嚴重的負面影響，造成檔案管理工作效率下降。面對此種情況，相關人員就需要對檔案的保管設施進行適當調整，在電子檔案管理過程中使用磁盤、硬盤等媒介對文件進行儲存，從而避免場地浪費情況，使得檔案管理工作更加方便快捷，提升檔案管理工作質量。另外，檔案管理人員需要對計算機進行優化，并在醫院基建檔案管理部門中引入檔案柜、復印機、裝訂工具、消防設備等裝置，從而讓現代科技可以在檔案管理中發揮出應用的作用，對相關人員進行計算機技巧培訓，加強工作人員計算機技能的培養，提高電子信息檔案工作的管理效率，促進檔案管理工作的快速發展。

（四）建立完善的檔案管理體系

電子檔案和紙質檔案之間具有強烈的差異性，在此種情況下，檔案管理人員要想提高檔案管理工作質量，就需要對檔案管理體系進行完善，在電子檔案管理工作中將保管、借閱、備份等環節進行明確，保證電子檔案工作管理質量。與此同時，相關人員在進行電子檔案管理過程中需要對電子檔案管理規律進行明確，根據電子檔案管理情況對電子檔案管理內容進行明確規定，從而使得電子檔案的檔案管理體系得到完善，提升電子檔案管理效率。

四、總結語

總而言之，隨著我國社會經濟的快速發展，科學技術不斷進步，使得電子檔案的發展速度逐漸加快，不僅提高了檔案工作的管理質量，還為檔案管理提供了新的契機。但是電子檔案在管理過程中還存在一些問題，為檔案管理工作產生了嚴重的負面影響，在此種情況下，相關人員就需要將電子檔案和紙質檔案工作進行整合，在檔案管理工作中建立一個統一的管理方案，從而提升檔案管理效率。