強化企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的方法

岳玲

【摘要】隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理方法已經(jīng)難以滿足企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀，我們應(yīng)該充分利用信息技術(shù)大發(fā)展的今天，利用信息互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)改變企業(yè)檔案管理方法，建設(shè)信息化企業(yè)檔案管理方式。企業(yè)檔案管理就是將企業(yè)所有實踐所有記錄信息進(jìn)行分類整理，并對其進(jìn)行妥善保存，并保證其真實性和完整性。這篇文章就對企業(yè)檔案管理過程中出現(xiàn)一些比較常見問題進(jìn)行分析，對企業(yè)檔案管理實踐和創(chuàng)新進(jìn)行論述，對管理方面提出一些創(chuàng)新舉措，使企業(yè)檔案管理更加合理。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)檔案管理 信息化建設(shè) 問題及方法

一、引言

企業(yè)檔案是對企業(yè)從誕生開始所經(jīng)歷所有實踐所有記錄，企業(yè)檔案管理就是將這些信息進(jìn)行分類整理，并對其進(jìn)行妥善保存，并保證其真實性和完整性。通過這些檔案，我們能夠?qū)ζ髽I(yè)過去所經(jīng)歷大大小小實踐活動了解清楚，讓我們在做出企業(yè)規(guī)劃時候更能把握企業(yè)實際情況，制定符合企業(yè)實際情況發(fā)展戰(zhàn)略。對此我們需要在企業(yè)信息化管理過程之中，保證檔案完整和便于搜索，發(fā)現(xiàn)企業(yè)檔案管理實踐過程之中問題，要以創(chuàng)新思維來解決這些問題，強化企業(yè)檔案管理信息化水平，保證企業(yè)發(fā)展。

二、企業(yè)檔案管理之中出現(xiàn)問題

（一）企業(yè)檔案信息化缺少規(guī)范的策劃與指導(dǎo)

由于在推進(jìn)企業(yè)檔案管理信息化的進(jìn)程中，缺乏高素質(zhì)的信息技術(shù)管理人才，致使在該過程中，管理人員不能起到有效的引導(dǎo)作用，從而導(dǎo)致建設(shè)過程緩慢，且收效并不明顯。另外，由于在信息化檔案管理的建設(shè)過程中欠缺規(guī)范的策劃與指導(dǎo)，造成了許多人力、物力資源的浪費，整體上會對企業(yè)的發(fā)展造成影響。

（二）企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理作用缺乏認(rèn)知

在當(dāng)前經(jīng)濟大發(fā)展背景之下，企業(yè)面臨著非常大競爭，企業(yè)為了自身企業(yè)發(fā)展，不被市場淘汰，對企業(yè)礦物開采運輸方面技術(shù)大為重視，對產(chǎn)品銷售方面投入非常多人力物力，在這種大背景下，只要使檔案完整，保證其不損毀，能夠讓人查找相關(guān)資料是可以使用就行了，所以對檔案管理工作資金方面投入非常少，僅僅限于日常簡單運行而無力發(fā)展。企業(yè)檔案管理工作人員待遇水平太低，在工作時難免有著消極情緒，對該工作缺乏足夠熱情，也是造成企業(yè)檔案管理發(fā)展緩慢一個原因。

（三）缺乏相應(yīng)的技術(shù)投入和保管檔案專業(yè)人員

應(yīng)該說明的是企業(yè)檔案信息化管理建設(shè)對于信息互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)依賴性較強，部分紙質(zhì)檔案資料存在時間較長，傳統(tǒng)檔案管理方法缺少專業(yè)性，使得檔案信息不夠完整，人工辨認(rèn)難度大且耗時費力，這就需要借助相關(guān)儀器設(shè)備對檔案進(jìn)行信息化，這使得企業(yè)需要資金投入檔案管理。現(xiàn)下檔案信息化管理并沒有引起企業(yè)的廣泛重視，這就使得檔案管理信息化建設(shè)推進(jìn)緩慢。

（四）企業(yè)檔案信息化管理方法缺乏

隨著社會進(jìn)步，人們不斷發(fā)展技術(shù)，但是卻忽略了檔案管理技術(shù)發(fā)展，使檔案管理技術(shù)遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀，甚至至今國內(nèi)許多企業(yè)檔案管理方面仍然非常原始，工作效率非常低，嚴(yán)重制約著企業(yè)發(fā)展。目前，檔案信息化管理技術(shù)已經(jīng)較為成熟，但是企業(yè)高層人員認(rèn)為檔案管理對企業(yè)發(fā)展作用太低，只需保證能夠完整就行，所以檔案信息化管理沒有得到企業(yè)高層認(rèn)可。雖然有些企業(yè)通過了檔案信息化管理決議，但是缺乏重視，在資金上提供不足，嚴(yán)重制約檔案信息化管理發(fā)展。在中國大多數(shù)企業(yè)對檔案管理還在使用傳統(tǒng)方法進(jìn)行管理，信息化管理手段缺乏，嚴(yán)重影響著檔案管理效率，甚至導(dǎo)致檔案損毀丟失。信息化管理進(jìn)程太慢，紙質(zhì)資料未能及時轉(zhuǎn)換為電子資料，使得檔案信息化受阻。

（五）檔案管理工作制度比較完善，但是缺乏執(zhí)行力

在我國有些企業(yè)檔案管理制度比較完善，但是其他工作人員對企業(yè)檔案報備存在問題。企業(yè)其他工作人員對于檔案管理工作不夠重視，經(jīng)常對一些需要立即報備給檔案處信息延后報備或者不報備，使得企業(yè)檔案時效性很完整性缺乏，影響企業(yè)檔案信息化效率。

三、解決方案

現(xiàn)在社會講究創(chuàng)新，傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理手段已經(jīng)不再適用于現(xiàn)在企業(yè)檔案管理，所以對于上文之中檔案管理出現(xiàn)問題筆者在此提出一些創(chuàng)新性舉措。

（一）加強企業(yè)管理人員信息化意識

企業(yè)管理信息化建設(shè)中管理人員缺乏對檔案管理信息化工作的重視，對此，企業(yè)對管理人員關(guān)于信息化意識培養(yǎng)要加強，公司應(yīng)該經(jīng)常對管理人員進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)和全公司進(jìn)行信息化宣傳，使其意識到在網(wǎng)絡(luò)迅速發(fā)展的背景下，加強企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)能夠節(jié)約必要的人力、物力以及財力，優(yōu)化企業(yè)信息資源的配置，提高其資源的利用率。它能夠提高檔案資料對企業(yè)建設(shè)的服務(wù)水平，實現(xiàn)檔案資源價值的充分利用，強化資源共享率。

（二）完善企業(yè)檔案信息化管理平臺

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案文件，由于受到現(xiàn)實條件制約，其檔案管理流程顯得比較繁瑣，傳統(tǒng)檔案管理流程是制約著管理效率一個重要原因。建立信息化檔案管理平臺后，這個問題就可以解決，信息化檔案管理是把整個工作流程一體化，使其效率提高。在信息化檔案管理之中，我們需要利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對檔案收集和提取工作進(jìn)行完善，減去一些不必要檔案收集流程，優(yōu)化剩下流程，大大提高了效率。在實踐過程之中，相關(guān)工作人員完全可以將產(chǎn)生檔案資料通過互聯(lián)網(wǎng)傳送給公司檔案室，這樣有利于檔案室對資料收集，并且還可以為公司減少對檔案室人力資源投資。

（三）企業(yè)檔案信息化管理創(chuàng)新

企業(yè)檔案信息化使檔案變?yōu)殡娮訖n案，有效保持了檔案完整性。還可以對檔案文件進(jìn)行加密，電腦設(shè)置防火墻等一些IT手段，保證系統(tǒng)安全運行，有效防止了檔案信息丟失和被竊取。對重要檔案進(jìn)行備份，防止檔案遺失和損毀。對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，保證檔案管理效率。

（四）招聘相關(guān)檔案信息化管理專業(yè)性人才

檔案管理信息化專業(yè)性人才對于企業(yè)檔案信息化管理有著重要作用。信息化管理專業(yè)人才對檔案信息化保存、提取更加專業(yè)，對檔案處理細(xì)節(jié)方面做得更好，對檔案信息化管理工作有著更高熱情，對檔案信息化管理有著良好認(rèn)知，對檔案管理工作負(fù)責(zé)嚴(yán)謹(jǐn)工作態(tài)度不是非專業(yè)人員可以比擬，企業(yè)招聘檔案管理信息化專業(yè)人才，會使檔案管理更加高效。

（五）提高檔案管理人員工資待遇水準(zhǔn)

目前來看，企業(yè)檔案管理工作人員待遇水準(zhǔn)偏低，檔案信息化管理專業(yè)人員待遇水準(zhǔn)較其他技術(shù)人員相差很大，提高檔案管理人員工資待遇水準(zhǔn)勢在必行，此舉可以提高工作人員工作熱情，防止檔案工作人員經(jīng)常性離職，對企業(yè)檔案管理有著重大意義。

四、結(jié)語

企業(yè)檔案管理信息化是企業(yè)檔案管理發(fā)展方向，企業(yè)檔案管理實際上可以對企業(yè)發(fā)展產(chǎn)生影響，在我國，企業(yè)檔案信息化管理手段非常單一，對企業(yè)發(fā)展非常不利。隨著社會進(jìn)步，企業(yè)管理手段也要隨之發(fā)展，要與時俱進(jìn)，才能滿足企業(yè)不斷發(fā)展。在本文之中，對企業(yè)檔案管理實踐過程之中出現(xiàn)問題加以描述說明，并以創(chuàng)新思維提出了一些建議來解決這些問題，保證企業(yè)健康發(fā)展。

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