職工住房檔案管理信息系統(tǒng)的探索觀察

摘要：職工住房檔案管理信息系統(tǒng)在央產(chǎn)房上市過程中起著至關(guān)重要的作用，歷經(jīng)十多年單機版系統(tǒng)的實踐磨合終改造升級成為網(wǎng)絡(luò)化、系統(tǒng)化、模塊化新系統(tǒng)，本文以國家圖書館的信息系統(tǒng)為例，對職工住房檔案管理信息系統(tǒng)舊與新的探索和觀察。

關(guān)鍵詞：住房檔案；信息管理；數(shù)據(jù)支持；探索觀察

職工住房檔案管理信息系統(tǒng)，為央產(chǎn)房上市交易提供數(shù)據(jù)支持，任一信息的不準(zhǔn)確或不完整都會使房屋上市交易的無法進行。因此一個高效、綜合、系統(tǒng)、相互關(guān)聯(lián)的信息系統(tǒng)是不可或缺的。

一、國家圖書館職工住房檔案管理信息系統(tǒng)的發(fā)展歷程

國家圖書館職工住房檔案管理信息系統(tǒng)，始建于2003年，經(jīng)過十多年多位老師的辛勤努力和不斷完善，現(xiàn)已建成具有包含在職職工、離退休職工等2892人，房源1342套的龐大數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。這其中絕大部分信息是在單機版的數(shù)據(jù)架構(gòu)下不斷完善起來的，單機版系統(tǒng)的數(shù)據(jù)信息都是單兵作戰(zhàn)，不能共享也不能及時同步傳輸，使得職工在央產(chǎn)房上市過程中不得不多次往返產(chǎn)權(quán)單位和住房交易辦之間，無形中增添很多不必要的奔波和勞煩。單機版系統(tǒng)升級也是個極其復(fù)雜的事情，要軟件公司的專業(yè)人員的專程花專門的時間來操作，既費時又費錢。數(shù)據(jù)的變更傳輸更是繁瑣，變更完的數(shù)據(jù)信息要先形成系統(tǒng)文件，保存后再以郵件的形式發(fā)送到交易辦，之后交易辦接收郵件再由專人將系統(tǒng)文件更新到系統(tǒng)的交易端，之后信息才能被相關(guān)單位和職工所使用。伴隨房產(chǎn)熱的持續(xù)，央產(chǎn)房交易也持續(xù)活躍，產(chǎn)權(quán)人的變更頻繁。近年隨著國家圖書館職工職稱、職務(wù)的變化人數(shù)的劇烈增加，相應(yīng)伴隨而來的住房補貼的發(fā)放不斷調(diào)整，這些變化調(diào)整也會及時補充到信息系統(tǒng)中去，故而信息系統(tǒng)的內(nèi)容是不斷更新和持續(xù)增加的狀態(tài)。這些種種的情況，迫切一個全新的便捷的系統(tǒng)來支持。終于2016年底，中央國家機關(guān)住房制度改革辦公室對原有系統(tǒng)進行了升級改造，新系統(tǒng)全新上線了。

二、國家圖書館職工住房檔案管理信息系統(tǒng)的現(xiàn)狀

國家圖書館職工住房檔案管理信息系統(tǒng)職工庫2892人，房源庫1342套。

1.住房檔案信息系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的收集。國家圖書館屬于全額撥款預(yù)算制事業(yè)單位，故每年新進入國家圖書館工作的正式在編職工都會在第二年初進行住房情況的調(diào)查。《中央在京單位職工住房情況登記表》包含了職工及其配偶的個人基本信息，如姓名、性別、身份證號、所在單位部門、職務(wù)、技術(shù)職稱、參加工作時間、離退休時間、建立公積金時間、公積金賬號、夫妻名下房產(chǎn)信息特別是福利性住房的信息等內(nèi)容。職工配偶信息要有所在單位房管部門的核實蓋章并有聯(lián)系人、聯(lián)系方式信息。這些信息是住房檔案信息系統(tǒng)的最基礎(chǔ)最原始的數(shù)據(jù)資料，會被完整及時的錄入到數(shù)據(jù)庫中，同時紙質(zhì)檔案資料也一并被妥善保管以備佐證備查。

2.職工住房檔案信息系統(tǒng)的管理。現(xiàn)運行的職工住房檔案管理信息系統(tǒng)，是在2016年底由中央國家機關(guān)住房制度改革辦公室升級改造原有的舊系統(tǒng)后，正式上線運行的。新的住房檔案管理系統(tǒng)是在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下運行，簡化了原繁瑣的檔案管理操作，支持在線修改，上報數(shù)據(jù)，實時更新。職工住房檔案系統(tǒng)為四個關(guān)系方服務(wù)，以我館為例，單位職工有符合規(guī)定的房源上市需求，單位系統(tǒng)管理員審核完善各項數(shù)據(jù)后，上傳數(shù)據(jù)至房改辦。同時作為產(chǎn)權(quán)單位出示相關(guān)證明，協(xié)助職工辦理上市手續(xù)，房改辦根據(jù)職工提交的必備材料和信息系統(tǒng)中的信息，審核并準(zhǔn)許上市，相關(guān)手續(xù)辦完后，職工才可到所屬房管局辦理過戶手續(xù)，而在這個過程中，職工住房檔案系統(tǒng)的房源庫和職工庫中信息共同形成了職工的住房信息鏈，這個鏈?zhǔn)锹毠ぷ》可鲜械奈ㄒ粩?shù)據(jù)支持。

3.新系統(tǒng)的特點。新系統(tǒng)本著一人一檔，一房一檔，人房關(guān)聯(lián)，業(yè)務(wù)驅(qū)動，數(shù)據(jù)共享的原則。將人員、房源分開單獨管理，分設(shè)房源庫和職工庫，我單位只需維護“我”數(shù)據(jù)即可，避免了重復(fù)性管理，消除了重復(fù)性操作，從而減輕了不少不必要的工作量。 新系統(tǒng)形成的四大主要功能模塊，分別是“檔案管理”、“維修資金使用”、“數(shù)據(jù)核實”和“系統(tǒng)管理”，使得系統(tǒng)的使用和操作更加便利，節(jié)省了不少的時間成本。新系統(tǒng)細(xì)化了“檔案管理”包含“職工管理”、“房源管理”、“小區(qū)管理”、“樓棟管理”、“日常統(tǒng)計”、“檔案查詢”、“單位管理”七個子功能，保證了信息的全面性。增加了“系統(tǒng)管理”，包括“用戶管理”、“部門管理”、“系統(tǒng)參數(shù)”和“內(nèi)部身份證”子模塊，讓系統(tǒng)內(nèi)的信息更加規(guī)范有序。新系統(tǒng)實現(xiàn)了房屋合并，職工名下?lián)碛卸嗵酌娣e相同且配給狀態(tài)為配售或者配租的房屋，則會在房屋信息后面出現(xiàn)“合并到此房屋”的按鈕，點擊后即可對多地址的同一套住房進行合并。這其中在所有信息中人員的身份證號和房源的坐落地址是關(guān)鍵點，這是人和房建立關(guān)系的最重要的標(biāo)識。人、房關(guān)聯(lián)不會讓一個人或一間房的資料成為死檔。

三、住房檔案管理信息系統(tǒng)使用中的觀察

經(jīng)過一年多時間的實際運行，新的系統(tǒng)相比舊系統(tǒng)結(jié)構(gòu)落后，單位利用率底信息誤差大、功能簡單等弊病確實大為改進，特別是數(shù)據(jù)的實時傳輸，為單位和職工的信息使用提供了極大的便利，也在信息系統(tǒng)的管理上更加系統(tǒng)化和規(guī)范化了。但在使用的過程中也觀察到一下問題：

1.信息的安全問題。在整個網(wǎng)絡(luò)化的時代，其實這是個普遍存在的問題。

2.作為房源的產(chǎn)權(quán)單位，房源在交易辦被準(zhǔn)許上市后的信息不能同步更新，進度不掌握，作為產(chǎn)權(quán)單位只能被動的等待新房主的主動更新。房源易主之后的管理問題，也是諸多。

3.因為是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的信息管理系統(tǒng)，也有相互制約的一面，比如發(fā)現(xiàn)有單位將職工身份證號填錯，而夫妻雙方又都是在這個系統(tǒng)的不同單位中，另一單位填寫時，就會報錯，相互制約和影響時有發(fā)生。

結(jié)束語：

職工住房檔案信息系統(tǒng)的管理是個政策性兼具技術(shù)性很強的工作，及時更新和完善信息是重要的日常維護工作。妥善保管系統(tǒng)用戶賬號和登錄密碼，以確保職工住房檔案數(shù)據(jù)安全，避免有關(guān)信息外泄，綜上需要有專人負(fù)責(zé)為好。

參考文獻：

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[3]趙秀華，對國家圖書館房產(chǎn)檔案管理工作的幾點思考.赤子，2013年5月下：142-143

作者介紹：趙秀華，女（1970年10月-），畢業(yè)院校：中國人民大學(xué)，現(xiàn)就職于國家圖書館，職稱：館員。