試論基層單位檔案管理的信息化建設

何花

摘要：近幾年來，我國現代化水平不斷發展，“信息化社會”對我們來說已不是一個陌生的名詞。信息化滲透在我們生活的方方面面，今天我們對檔案的管理也開始帶著信息化的痕跡，未來社會的發展趨勢要求檔案信息化，然而我國現階段的檔案管理存在諸多問題，需要我們結合實際，提高基層檔案的信息化建設，本文首先強調了基層檔案管理實現信息化的必要性，從當前面臨的主要問題出發提出信息化建設的途徑，以期待為其他信息化建設提供新的借鑒與思考。

關鍵詞：檔案管理；基層單位；信息化建設

前言

為了順應時代發展的潮流，迎合信息化建設的需求，檔案信息化管理成為我們的首要選擇。在大數據和云計算時代，檔案管理信息化將原先的實體保管轉變為以信息的形式保存在數據庫中，充分利用信息化的優勢，對檔案信息按類別、內容進行分類保管，合理規劃檔案信息，使檔案查找時更加便利。面對當前信息化建設存在的諸多問題需要我們從實際出發，狠抓管理，將發展契機緊握手中，讓檔案信息化建設給大眾生活帶來新的便捷，發揮更大作用。

1.基層單位檔案信息化管理的必要性

從目前來看，大部分的檔案管理方式仍然是用檔案盒包裝的紙質版材料為主。這種傳統的紙質版檔案存儲的方式有諸多不便，占用空間大、工作效率低、每次查閱需要翻動大量資料帶來相當不便，而且紙質版檔案的保存環境要求也很高，要避免不當環境引起檔案破壞等問題。據有關資料顯示，在傳統紙質檔案的保管上每年投入的經費相當多，耗費的時間多而帶來工作效率的降低，最大問題還在于每年因保管不當損害的重要檔案資料數不勝數。除此之外，紙質版檔案還有一大缺點--檔案無法得到備份，檔案丟失無法恢復。隨著檔案信息化應用于實際生活，我相信檔案的信息化管理將會有效解決傳統紙質版檔案管理的一系列弊端，將檔案信息錄入辦公系統，充分利用信息化平臺，對檔案信息進行分類處理，與此同時，及時將存儲的檔案進行備份，防止因檔案丟失引起的不必要的問題。檔案信息化建設要求我們利用信息化平臺，建立一套完整的信息化流程，高效便捷的解決紙質檔案所出現的問題，將檔案資料長期有效的保存，查詢更加方便快速，在某種程度上將工作人員從繁重的工作中解脫出來，做更多其他有意義的事情。

2.基層單位檔案管理信息化建設所面臨的問題

2.1缺乏明確的思想認識

目前基層檔案保存工作仍然維持傳統的思想觀念，沒有意識到傳統紙質版檔案信息管理的弊端和危害，思想過于保守。大部分檔案管理員對傳統的管理模式沒有危機意識，缺乏一定的創新能力，沒有認識到信息化建設的重要性，更談不上去了解信息化管理方式，安于現狀，嚴重阻礙著基層單位信息化建設的進程。

2.2檔案管理建設的重視程度不夠

在基層單位的檔案管理中，對檔案管理建設的重視程度不夠已經嚴重影響了工作效率的提高。而且單位領導沒有認識到檔案管理工作的發展契機，重視程度不夠，將檔案管理當成一些皮毛工作。按照傳統的模式管理工作沒有創新性，同時也忽視了設置專門的檔案信息管理部門的重要性。沒有足夠的資金支持使得發展停滯不前，基本的檔案信息管理工作都得不到有效保證。

2.3缺少專業的管理人才

眾所周知，人才是經濟發展的重要推動力，專業人員的缺乏是制約檔案信息化建設工作的主要阻力。檔案推進信息化建設，首先要建立一個完善而又規范的信息化平臺，這就要求檔案管理員必須要具備強大的綜合能力，能夠將不同類別的信息分類管理。現階段，專業的檔案管理人才匱乏或綜合能力低下，嚴重阻礙了檔案管理的信息化發展。

3.基層單位檔案管理信息化建設的主要途徑

3.1轉變思想觀念，提高對檔案信息化建設的重視程度

單位領導要適時合理化規劃工作，將檔案管理工作納入新的工作重點。從全局出發，結合工作實際，盡快提上工作的議程。檔案管理員積極學習專業知識，吸納新的工作理念，創新管理模式，提高檔案管理的工作效率。

3.2對檔案信息進行科學化建設

加強對檔案管理的信息化建設的同時，還要結合工作實際，不要偏離信息化發展的方向，在合理范圍內，積極展開信息化工作。加大對檔案管理工作的經費投入，檔案管理專業化，建立一套科學、規范的檔案管理平臺，對檔案信息進行科學化、專業化管理，減輕基層單位的保管壓力。

3.3加強檔案的信息化安全管理

在檔案管理的信息化建設過程中，加強檔案的信息化安全管理尤為重要。現階段，網絡技術過于發達，通過一些病毒軟件盜取重要檔案信息的事件數不勝數，增強網絡安全意識，不定時的維護信息化平臺，利用加密手段及時對檔案信息進行加密處理，最大程度保護檔案數據庫的安全。

3.4檔案管理的規范化、標準化

政府要建立并健全檔案管理的規范化、標準化制度，對檔案管理工作作出統一規定，制定相應的管理標準，對檔案信息按類別進行分類保管，信息化建設的方式也要協調統一，檔案數據庫的保存要與標準形式相一致，避免出現數據不一致的現象，最大限度的做到檔案管理工作疏而不漏。

結語

在信息化社會的迅速發展的今天，對檔案管理進行信息化建設是當今社會發展的趨勢。面對現階段信息化建設所面臨的問題，結合工作實際，認清管理的不足，抓住信息化發展的契機，提高對檔案管理的重視程度，建立一套科學、規范的檔案管理平臺，對檔案信息進行科學化、專業化管理，減輕基層單位的保管壓力，最大限度的保持檔案管理工作的合理化發展。

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