淺談圖書館工作小組管理

【摘 要】 工作小組是圖書館最基層的群體，所發揮的單元集體力量，是增強圖書館集體活力的中心環節。對于工作小組的群體效應、群體組合概念的正確認知，非常重要。發揮工作小組的群體效應，應從四個方面著手：優勢定位，職能相稱；相互協調，相互作用；選擇好工作小組組長，起到模范帶頭作用；內外因素綜合考量，優化群體組合。

【關鍵詞】 圖書館；工作小組；群體效應

工作小組是所有工作組織中的最基本單元，對于圖書館中的工作也不例外。一個較大的閱覽室或一個工作流程所需要的工作人員往往就構成一個工作小組。工作小組管理的好壞，對其能否順利完成工作任務，起著關鍵性的作用。

一、工作小組的組合及定位

1、工作小組所發揮的單元集體力量，是增強圖書館集體活力的中心環節

從心理學上講，就是群體心理氣氛。群體氣氛是群體成員對群體的總印象，是群體中成員之間相互交往的結果。是一種中間變量，它受領導行為、群體行為、組織行為、個體行為特點及工作活動等因素的影響，而最終影響工作行為。和諧的群體心理氣氛對于良好群體的形成，對于提高群體成員的工作積極性、克服困難和完成工作任務，維護群體成員的心理健康等都會有積極的作用。

社會心理學專家把群體心理氣氛定義為“制約和形成人們在勞動群體中的相互關系的總和”。其內容為：a.社會心理氣氛作為一種社會心理現象表現了群體意識的狀態；b.群體的情緒——心理反映；c.工作人員的相互關系——人際關系；d.人們對社會現象的態度綜合，這里則指圖書館工作小組成員中表現為對圖書館的態度綜合。

2、工作小組的群體效應

是指不同智能水平、能量類型、個體心理性的人組織在一起所發揮的能量作用。個體的人不可能十全十美，圖書館在工作小組組合中也同樣如此。而群體則可通過個體之間的相互補充，取長補短，以構成最佳工作組合，發揮出最佳群體效應，達到個體所無法達到的工作目標。

3、工作小組的群體組合

指為了順利完成工作任務、爭優實現工作目標等而由兩個以上的不同心理類型的人，按照一定的優缺互補組合的群體。這種群體的組合是最佳個體心理特征、智能水平、能量類型的組合。這種組合是1+1>2的，所以這種組合的心理結構最佳，功能最佳，創造的工作效益也就最佳。

二、如何讓工作小組達到最佳群體效益

1、根據工作性質、工作量、工作能力等要求，合理定員組織安排

列出群體成員群體氣氛構成內容；對小組工作人員群體社會心理氣氛類型進行分類，統籌安排。這里必須注意成員中的人際關系、團結性、矛盾性、技能、智能的分類排比，將氣質相同的盡量不放在一起，以便發揮各自專長；經?？疾?，減少內耗，在保持基本穩定的前提下進行必要的調整。使工作小組的群體氣氛達到和諧統一。

2、群體效應高就應出現高工作效率，低效應則出現低工作效率

所以，提高工作群體效應是提高工作質量的一個必要條件，但不是充分條件。這是因為要提高工作效率，必須提高群體效應，但高效應不一定就必然高工作效率，同時還取決于其它一些條件。實際上，效應與工作效率之間存在著四種關系：

a.高效應——高工作效率

b.低效應——高工作效率

c.高效應——低工作效率

d.低效應——低工作效率

以此能看出這是群體機能的作用：一是提高小組成員滿足程度的作用；另一種是提高工作效率的作用。前者重點在于“人的管理”，后者重點在于“工作管理”，只有當“工作管理”與“人的管理”兩者保持平穩時，才能產生高效應和高工作效率的狀況。為了達到這種狀態，實行工作小組的民主管理是必要條件，也是建立良好社會心理氣氛的關鍵一環。工作人員群體效應對管理者來說，應十分注意它的健康發展。管理者若采取威壓強制的嚴厲管制，雖在工作能力上提高了，但成員的滿足就降低了。由于群體成員不滿的增加累積，就會通過各種契機與管理者對抗，最終還是降低了工作效率。

管理者只注意人的滿足一面，而不注意“工作的管理”，這樣就會造成“和和氣氣怠工”的消極局面，出現高效應低工作效率的狀態。在這種情況下，高效應群體的目標若與組織的工作目標相抵觸，就很可阻礙或限制工作，這種管理方法是管理者缺乏信心、軟弱無力的表現。

再則，工作人員的內部管理也同樣重要，若由于工作人員凝聚力不高、負責人對管理放松或放棄管理，或者本身缺乏管理能力，就會造成管理松散狀態，必定影響工作，工作人員會不滿，在這種群體中工作，最終導致群體效應降低。

3、圖書館群體效應的高低，實際上反映了管理者領導機能和領導方式問題

如果用心理學中的“三隅二分二”提出的PM理論衡量，PM型領導會出現高效應高工作效率的狀態；M型領導會出現低效應高工作效率的工作狀態；MP型領導產生高效應低工作效率的工作狀態；PM型領導產生低效應低工作效率的工作狀態。

4、管理圖書館工作小組，建立良好的人員群體心理氣氛

還有一個不容忽視的重要因素，就是增強人員的集體意識。圖書館是一個工作群體，對團隊合作依賴程度較高，要使全體成員都樹立“一人為大家，大家為一人”的觀念，達到正常發揮圖書館全體人員正式群體的功能，即達到完成工作任務等組織目標；同時還要具有很強的非正式群體的功能，即滿足成員社會、心理、情感上的需求，從而起到維系群體的作用。從圖書館人員管理的情況看，有大量事實證明群體效應高的圖書館人員的明顯特征就是凝聚力很強，館內團結合作，不搞個人間無謂競爭，重視和維護集體榮譽，為集體可犧牲個人利益。因此，館內人員群體效應的研究是圖書館進行現代化管理的必由之路。對圖書館搞好工作人員內部建設具有十分重要的意義。

三、如何發揮工作小組的群體效應

從圖書館工作小組管理的群體效應意義中，可以體會到優化小組人才群體結構，旨在謀求人與工作崗位、人與人的恰當配合，使之獲得群體系統的最佳效能，應著重從以下幾個方面著手：endprint

1、要優勢定位，職能相稱

根據圖書館現有人數、每個人的年齡、性格、專業技術、能力、氣質、學歷等因素，把每個人放在最有利于顯示和發揮其作用的工作崗位上，做到職能相稱，以便產生最大的人才效益和工作效能。把人員相互搭配使用。如：同時從同一院校專業畢業的人員最好不放在一個小組，業務能力強與業務能力弱的人最好搭配使用，不同性格、不同年齡相對配置使用等，以各自長處彌補對方的不足。實現優勢互補，各得其所。

2、小組群體結構內各要素要相互協調、相互作用

我們知道每個人都有長短、優劣，而群體的效能又并非是單個人所長的機械相加。所以，不但要講個體智能結構的全面，而且還要講群體人才的最佳集合。協同論認為，如果一個系統內各元素之間的合作、協調、同步、互補等作用發揮好，那么，彼此之間就會相互促進，共同為系統的整體功能而努力，從而會使整體功能大于各部分功能之和。反之，則相反?？梢姡愫脠D書館小組群體結構的優化組合，應注意群體結構內部各要素之間的相互作用與協調，把各類人才配置得盡可能合理、精干、恰當。

3、要選擇好工作小組組長

火車跑得快，全靠車頭帶。工作小組組長是圖書館最基層的組織管理者，對工作小組的工作效率和質量具有至關重要的作用，除了具有較強的工作能力之外，還須具有一定的組織管理、協調溝通能力，善于上通下達，當小組成員出現問題時，能夠做好成員的思想工作。并適當賦予其用人選人的建議權。同時，在將對其履職情況作為工作考核的重要內容的同時，對其付出的辛勞，當予以適當補貼，構建責、權、利相統一的工作機制。

4、圖書館工作小組結構的群體優化組合是一項系統工程

在充分考慮到外部工作環境因素時，還必須有圖書館的各項規章制度，如工作目標、崗位責任制、考核、獎懲等具體措施的內部條件相配合。建立工作小組評價指標體系，明確管理層次，分清各崗位職責和相互協作關系，使每位工作人員都能夠明確自己的權利和責任。同時在群體優化組合的具體工作中，正確掌握圖書館工作規律，使群體結構的優化組合更為科學。

在館內每年的年度考核表彰中，除對工作人員個人進行考核、評選館內年度先進工作者、崗位技能學習標兵的同時，也注重對工作小組工作考核，從館內所有工作小組中按比例評選先進工作小組，授予獎旗和相應的獎金，對增強工作小組成員的小組群體意識和群體效應將起到積極促進的作用。

總之，做好工作小組管理是提高圖書館人員群體凝聚力、減少內耗、放大總體效能的重要手段，也是發揮、調動圖書館工作人員積極性、主動性的有效措施。圖書館應該在工作實踐中不斷地研究和探索，尋求建立科學、合理的小組群體結構。

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【作者簡介】

張雪航，任職于西北政法大學圖書館，館員.endprint