工程檔案管理的重要性及其措施

【摘 要】 本文介紹了檔案管理工作的重要性，分析了工程檔案材料編制工作的重要性，認為必須要做好專兼職檔案人員的業務培訓工作，并且提出了提高檔案信息化建設水平的三點措施：完善基礎設施；實行雙套制管理；保障檔案信息的安全措施。

【關鍵詞】 工程檔案管理；檔案材料編制；檔案信息化

快速發展的國民經濟與深入推進的企業技術改革，促使全國各地均在積極開展基礎設施建設與技術改造，由此也就產生了大量新建和續建的建設項目。對企業而言，當務之急就是怎樣將建設項目檔案管理好，使用好，以促進企業的更好發展。工程檔案管理較為特殊，其除了是建設單位單方面的工作外，還需其他參建單位一起來完成，包括設計單位、勘察測繪單位、施工單位、監理單位、設備供應等，要求大家一定要充分協調配合。對檔案工作人員來說，他們平時最基礎也是最辛苦的一項工作就是工程項目檔案管理，諸如收集、整理、保管、統計與提供利用等活動均包括其中，檔案人員檔案管理工作的最終目標是讓項目檔案變得更加完整、齊全，進行科學地管理，將檔案的價值充分發揮出來，為工程建設與運行管理服務。

一、工程檔案管理工作的重要性

一個單位工程項目檔案管理的質量直接由檔案管理人員的素質所決定，所以良好的職業道德與專業技能是每一位檔案管理人員所必備的。[1]將檔案宣傳教育工作做好，除了對提升檔案管理人員的社會形象十分有利外，也有助于檔案管理人員進一步認可自己的工作，并為之感到驕傲和自豪，使他們能夠自覺積極的參與工作，進而對檔案工作重要性的認識更深刻，從根本上強化檔案服務意識。須知，要想防止檔案的完整性被破壞，就必須對檔案管理工作的重要性有充分認識，清楚該工作的迫切性，并將一切不良思想扼殺在萌芽階段。

二、工程檔案材料編制工作的重要性

施工單位最基本的一項業務要求就是根據標準進行工程檔案材料的編制。[2]若一個施工隊連工程內業材料都不會編制，那么也就沒有資格承包工程。編制形成過程決定了工程檔案材料的質量。工程檔案的特殊由其行業的特殊性所決定，即使只是一道小小的工序，所需要的資料就有10多張，甚至20多張，而隨著施工的不斷推進，一個分項就有更多的內容。如果不在剛開始就進行資料收集，那么資料流失的情況就極易出現，導致假資料編制的情況頻發。因此，應切實做好分類工作，并對各種類別的產生人、收集人、整理人予以明確規定，在檔案材料編制上，對施工技術人員加強訓練，以切實提升工程檔案材料的業務水平。在工程檔案生成后，通過嚴格的收集整理歸檔制度對其進行管理，如此自然而然就解決了檔案管理中的各種問題。

三、做好專兼職檔案人員的業務培訓工作

高素質的檔案管理人員對工程項目檔案管理非常重要，而這也是由其不可恢復的特點所決定的。相關檔案管理人員所具備的專業知識和技能應更加全面，即對文書檔案與科技檔案均要非常熟悉。[3]不但要了解工程相關的專業檔案，也要清楚知道怎樣分類整理檔案，因此，需結合工程建設的實際情況制定《工程檔案管理業務規范》，并建立起工程檔案分類大綱、保管期限與檔號分類方法等規章條例，以促進工程檔案整理規范化程度的提高。對檔案管理人員進行培訓，不分專職或兼職，并告訴他們哪些檔案具有保存價值，哪些需要重點歸檔和具體的歸檔范圍。在每一類中對歸檔范圍予以明確說明，分類整理、組卷、規范裝訂收集歸檔的文件資料，使工程檔案管理的規范化程度越來越高。同時，立足于檔案整理要求，對文件的起草書寫要求，以及如何制成規范材料等做一具體講解，讓大家提前了解檔案內容，工作表現的更出色。須知，在檔案管理工作開展的同時，也應一并進行培訓工作。

四、提高檔案信息化建設水平的措施

對所有檔案管理人員來說，怎樣安全、高效地管理工程建設檔案，促進檔案信息化建設水平的提高，值得他們深思。

1、完善基礎設施

國家檔案局在《全國檔案信息化建設實施綱要》（2002年）中對電子檔案管理做了明確規定，即“不論是電子文件形成單位，還是接受單位均要做好這項工作。” [4]如今，檔案信息化建設的重要作用日漸突出，而這也與信息技術的廣泛應用有很大關系。為此，檔案管理部門就必須建立起自己的局域網，配齊相關硬件設備，諸如計算機、服務器、交換器等不可缺少。同時，在計算機管理軟件的選擇上也應結合自身實際情況，做出合理選擇，一步一步開展檔案信息化建設工作。只有保證檔案信息化建設與社會信息化發展的節奏在相同速度上，方可用有效檔案信息服務促進國民經濟與社會的快速發展。

2、實行雙套制管理

文字檔案由電子檔案所取代是推進信息化建設過程中非常重要的一項的內容。對于各部門移交的檔案資料，檔案管理人員需做好整理，通過相應的計算機檔案管理軟件，以電子檔案的形式呈現之前的文字檔案，在錄入過程中需有所區別，將統一的數據格式標準建立起來，在檔案管理中實行紙質檔案和電子檔案共用的形式，也就是“雙套制”的模式，也使檔案的準確性更高，更加完整，進一步推進檔案信息化建設。

3、保障檔案信息的安全措施

從安全方面考慮，需通過訪問授權、用戶安全級別以及密碼設置等措施來設置檔案管理系統的安全。同時，還應制定相應的密集標準，以公開、內部、秘密、機密四類對檔案內容予以界定，而密集標準的制定需根據檔案的密集程度來定，共同建立信息化管理，為保證檔案信息安全筑起一道堅實的屏障。

總之，工程檔案應滲透到整個工程中，其在控制工程項目上更加直接，效果也更好。諸如工程建設、發展的歷史均記錄在工程檔案之中，同文書檔案相比較，工程檔案管理的系統性、專業性更強，具有更加突出的利用價值。在領導制定決策時，其可在第一時間提供可靠依據。所以，應對工程檔案管理工作做進一步完善，才能真正服務本地區的工程建設和管理。

【參考文獻】

[1] 黃蔚琳.關于做好重點工程檔案管理工作的思考—從福建成品油管道一期工程檔案管理談起[J].辦公室業務，2016（06）60-61.

[2] 蔡冬然.淺談做好當前高速公路工程檔案管理的思考[J].福建建材，2012（08）117-118.

[3] 陳艷.做好工程項目檔案管理工作的思考[J].蘭臺世界，2010（S1）103.

[4] 楊華.做好水利工程檔案管理工作的幾點思考[J].民營科技，2013（07）107.

【作者簡介】

張繼雄，任職于中國電建集團西北勘測設計研究院有限公司信息中心檔案科.endprint