新形勢下檔案管理現狀與改革措施

【摘 要】 本文在分析新形勢檔案管理的重要意義與存在問題的基礎上，探討了改革措施：提高思想認識，重視檔案管理工作；加快專業人才素質培養；加強檔案管理標準化建設。

【關鍵詞】 新形勢；檔案管理；存在問題；改革措施

一、檔案管理的概念及發展歷程

所謂“檔案”，一般是指國家機關，企事業單位或者個人在進行各自工作或活動時留下的相關記錄或者記載。形式多種多樣，但主要以圖文或者音頻視頻形式存在，記錄的對象多種多樣，涵蓋政經、人文、歷史、宗教等多方面。它們既是各個單位、組織或個人可以用于總結經驗，改進工作或者檢查進度等必須的信息來源，也是收集證據、提供參考、宣傳教育等所必須的重要資料，更是可以維護企業、組織和個人相關合法權益的有力物證。而為這些相關記錄提供收集保管，檢索利用等工作的即為檔案管理服務。

二、檔案管理的重要意義

檔案既可以記錄每一項工作或活動的過去經驗，也可以利用這些經驗來對未來的工作指明方向，因此相關的管理工作就有著巨大的現實意義。

1、機關工作的查考依據

對于任何一個國家機關或企事業單位而言，過去每一項工作活動或者工作的進行過程、取得的結果和相關經驗、進行工作的各項法律依據都是極為重要的歷史記錄。對于改進工作方法，制定和落實工作政策或規則，建立健全相關制度等都有著十分重要的作用。一旦相關的檔案遺失，光靠記憶推進工作就會暴露出許多的問題，無案可查，無據可憑，工作只能夠陷入停滯狀態。因此，作為行政管理工作的重要輔助工具，不管是對于國家機關還是企事業單位，檔案對于制定政策，提高工作效率都有著至關重要的作用。

2、生產建設的參考依據

現代化的生產過程需要現代化和科學化的管理，而對生產流程中所發生的各種情況和成果進行梳理，總結經驗教訓就需要引入高效的檔案管理工作。從計劃管理思路到最新的生產技術，無不可以作為生產方面的檔案加以收集和管理，特別是相關的科技專業檔案更是這一切的總前提。但不管是何種類型的檔案，都可以反映經濟活動和生產活動的發展狀況，提供足夠的情報資訊，為后續制定相關計劃，推動生產活動的持續發展，總結相關經驗以求提高效率起到重要的幫助作用。

3、科學研究的可靠資料

任何科學的發展都有著其內在的規律可循，而檔案就可以記錄科學發展的全部過程，為后續的研究提供詳實的原始記錄和相關實驗數據。因此，研究這些檔案記錄是把握科學技術發展規律的最直接基礎。

4、宣傳教育的生動素材

宣傳工作需要大量的史料作為支撐，不管是個人整理回憶錄，還是單位進行演講報告或進行員工培訓都需要大量的事例材料來佐證其真實性和標志性。而相關檔案正是單位或個人生平事跡的最真實載體，因此在宣傳工作中大量使用相關檔案，會使宣傳過程具有感染力。

5、維護合法權益的法律信證

在法治社會，任何一個社會組織或個體作為當事人時，其合法權益都應當受到保護。而檔案在記錄個人或單位組織各項活動過程的同時，也會將與其他個人或組織之間產生的社會或政經關系記錄在案，當事人在此過程中產生的相應權利、利益或義務也會有所記錄。一旦發生相關糾紛，這些檔案將會成為維護當事人合法權益或名譽的最有力的證據。

三、現階段檔案管理工作中存在的問題

1、不重視檔案管理現象的存在

大部分單位對于檔案的管理工作，并不十分重視，檔案管理在整個管理工作中的位置較低。拿檔案的結構性來說，大多數是機關檔案，對于其他類別如科技、專業類別的檔案，以及一些個人的檔案往往很少；再加上有些單位并沒有專門的工作人員來從事檔案管理工作，兼職人員并沒有專業檔案管理的知識，對工作目標不清楚，工作效率也低；很多花費時間精力收集的檔案，最終被束之高閣；單位的檔案室缺乏必要的基礎設施，很可能導致檔案的損壞，重要檔案不能有效地被儲存，并沒有達到檔案管理的真正目的，也會為檔案管理帶來極大的未知風險。

2、檔案管理人員素質有待提高

近年來隨著信息化以及網絡化的快速發展，導致檔案管理工作對于工作人員的專業素能要求變高，那么專業檔案管理人才需要具備適應信息化和網絡化的知識儲備，要有極高的政治覺悟和理論水平，也要具備一定的文化素養和管理才能，要熟悉檔案管理工作，具備協調處理以及制定決策的能力，有較強的理論功底。在實際檔案管理工作中，需要的是多重能力的人才，既要有相關的檔案管理知識，又要懂得運用現代技術，還要知曉人文社科類信息，同時兼具經濟管理能力，這種復合型人才在現代社會都是極缺乏的。所以，種種方面導致檔案管理工作不能很好完成，新推出的技術、方法在實際中得不到充分的應用和推廣，工作中出現的新困境不能解決，那么檔案管理工作也會相應制約著單位其他工作的執行。

3、檔案標準化程度低

中國在檔案管理工作上的研究起步較晚，導致實際工作中，標準化流程也比別國起步落后，且發展緩慢。檔案自身具備的復雜特性，也在一定程度上決定著檔案管理工作的復雜性，國家需要為之建立更為規范的管理體系，但目前的管理較為分散。多數單位根據自身實力和需要，為其配備相應的檔案管理室及軟硬件設備，所以設備品種繁多，質量和功能也各不相同。實際國際上已經對檔案管理工作有通用的標準，但是大多數單位或企業并未遵循，所以現存檔案多數不能共享。長此以往，檔案管理在網絡共建及其共享方面會嚴重落后。國內檔案管理不能標準化，也會影響現代化技術在檔案管理中的應用。

四、檔案管理改革的主要措施

1、從根本上重視檔案管理工作

單位自身要將檔案管理工作重視起來，多溝通、多交流，互通檔案管理的經驗，優勢互補，實現共贏，檔案管理才能夠實現現代化。加大對檔案管理的資金投入，購置設備、引進人才，充分了解并花費精力做好檔案管理工作，此項工作內容也將是對員工績效的一方面考核。對于主管檔案管理工作的領導來說，要花費時間和精力關注此項工作，監督好人員日常的工作情況，多聽匯報，幫助其解決問題，對接下來的工作做好計劃和安排。在檔案管理上面的經費預算，要按照預先設定的標準，做好日常維護、檔案資料的整理以及信息化的應用等，實現專款專用。單位配備好設置功能相對齊全、完善的檔案管理室，檔案柜等，室內采光、通風要好，防盜、防蚊蟲、防潮濕的裝置必不可少，這樣才能夠保障檔案保存的完整性，加快檔案管理的信息化、現代化進程。endprint

2、加快專業人才素質培養

檔案管理向前邁進的步伐中，不能缺少現代化的管理技術和手段，這就要求工作人員兼具深厚的理論知識和扎實的實踐技能，此外社會人文、經濟、管理、信息等等方面的知識都要有所涉略。在檔案管理方面，要始終將提升管理人才的自身素質和管理能力作為重中之重，充分挖掘現代化的復合型人才。在人才的培養和教育方面，也不能松懈，要不斷對檔案管理工作人員進行新的知識技能方面的培訓，能夠快速地應用各種新技術、新方法。檔案管理人才還要可以任勞任怨、不辭辛苦，有奉獻精神，持續接受專業教育，不斷提升自身能力，對他們要進行深層次、多角度的培訓，這樣可以促進我國現代化檔案管理的步伐，實現檔案管理的高效運轉。

3、加強檔案管理標準化建設

標準化、流程化操作手段對于任何一項管理工作都是必需的，所以在檔案管理中也是必不可少的。要想將現代化技術應用在檔案管理上，就必須擁有現存一流的技術、標準化分工和完善的協同配合操作。在現代化信息時代里，資源共享也是一門重要的功課。共享的特性也就意味著對網絡的依賴性，網絡操作與資源共享必須依靠嚴密規范化的操作來實現，所以要形成完備的檔案管理流程化操作，以此推進檔案管理工作的現代化進程。但是實際中，每一個單位有其自身的特點，檔案管理時往往受到自身管理方式的制約，不能很好地運用標準化檔案管理手段。

綜上所述，檔案管理工作人員應該迎難而上，不斷完善相關制度，為實現檔案的科學化與智能化管理出謀劃策。檔案管理工作應該在適應社會發展趨勢的前提下，結合當前工作中出現的問題進行制度創新，使檔案管理規范化和標準化，只有這樣檔案管理工作才能發揮出最大價值，在提升組織機構日常工作效率的同時，推動社會經濟的進步與發展。

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【作者簡介】

楊淑捷（1971-）女，陜西銅川人，碩士，館員，主要研究方向：高校檔案管理.endprint