電子商務檔案管理智能化解析

倪小勤

摘要：電子商務檔案指的是在電子商務活動過程中，由各個需要保存的經濟主體所構成，電子商務檔案作為原始記錄的一種，相比其他紙質檔案，具有更鮮明的特征。首先具有紙質檔案沒有的虛擬性，其次，還有繼承性、復雜性等數字化特征。筆者在下文就此展開分析，充分闡述如何將電子商務檔案管理發揮出其應有的價值。

關鍵詞：電子商務；檔案；管理；智能化；解析

隨著我國經濟的快速發展，電子商務時代已經逐漸取代了過去的舊信息時代，科技的不斷進步導致電子商務的檔案交流頻率日益增加，這使得人工記載的工作量大大增加。這就要求我們對電子商務檔案進行管理智能化，減少人工用量，使電子商務工作更加智能化、科學化。利用智能化特征對電子商務檔案特征的信息進行處理，方便人們了解和使用。

1電子商務檔案的簡要介紹

1.1電子商務檔案的特征

電子商務檔案作為一種電子文檔，自身具有兩個很明顯的屬性特征，第一，檔案內容特殊；第二，檔案形式復雜。檔案以電子商務為基本標準，通過程序設定形成一種特殊的電子文檔，所以內容具有很強的獨立性，但是正因為這樣，電子檔案的內容很可能會被后來的讀者所篡改亦或是刪除，因此對電子商務檔案的保護也至關重要，否則對其原始的檔案就難以認定，文檔的價值會大打折扣。

1.2電子商務檔案與紙質檔案的區別

電子檔案與普通紙質檔案本質上有很大的差別。大體可分三個方面，第一個方面，傳輸速度不同。在網絡的幫助下，電子商務檔案通過計算機的處理后，可以將電子檔案極快的傳輸出去，只要有計算機，就可以對文檔進行相關的修改和處理。而紙質檔案則相對落后，必須要使用傳統的傳輸方式，如郵政寄件，快遞派送等方式。傳輸較慢，傳輸方式較為復雜；第二個方面，直觀性不同。紙質文檔相對較為直觀，相關內容一覽無余。而電子商務檔案則必須借助計算機才能使用和觀察，對使用環境有一定的要求；第三個方面，在儲存方式上有本質性的不同。紙質檔案依存于紙張之上，隨著時間的推移，檔案很有可能遭到破壞甚至遺失，而電子檔案則使用數字信號進行儲存，只要中樞系統不遭到破壞，電子商務文檔就可以近乎永久的保存下去。而兩者的存儲空間也有很大的不同，紙質文檔需要大量的紙張來記載，而大量的紙張必須要用一定的空間來存放，相對占用的資源較多。但是電子文檔就不同于紙質文檔嗎，僅僅需要一部計算機，甚至是一個小小的固定硬盤就可以完成對文檔的存儲工作。

1.3電子商務檔案的復雜性

電子檔案相對于紙質檔案也有一定的復雜性。其中主要涵蓋于以下三點：第一點，一些檔案的管理人員思想不夠先進，跟不上電子商務時代的步伐，不能夠完美接受新興事物的發展，會認為只有紙質檔案才應該被認真歸檔存放，而對電子商務檔案就隨意存放，導致日后使用時難度會大大增加；第二點，管理人員存在抵觸心理。一些管理人員在存檔時懼怕電子商務檔案會給自己的工作增大難度，所以在對電子商務檔案管理的過程中，不能夠積極上進，態度消極；第三點，一些檔案管理人員的技術水平不到位，不具備熟練操作計算機的能力，所以在管理電子商務檔案的工作中，無法對其進行正確的操作，使得檔案管理任務無法順利展開

2智能化的電子商務檔案發展趨勢

2.1智能化檔案的信息儲存

隨著科技日益發展，信息儲存工作也在向智能化發展。電子檔案必須要通過計算機的使用才能被相關系統所認知，并且儲存。所以在對電子上午檔案進行智能化處理的時候，必須要首先對所使用的計算機有基本的了解，并且具有基本的掌控能力。計算機系統能夠智能化運行相關的存儲軟件，并且，計算機內部自帶相應的操作系統可以對電子商務檔案進行主流操作。計算機還可以將各個電子管理設備有效的連接起來，保證檔案的安全，同時還可以對相關內容進行傳輸和管理。這不僅要求計算機的性能要好，還需要計算機的系統不能落后。時刻更新計算機系統，使計算機的智能化水平和存儲系統時刻保持先進水平，提高電子商務檔案的可用性和智能化存儲系統的可靠性。

2.2智能化信息的檢索

現如今，電子商務時代的快速發展，很可能使電子商務檔案的智能化信息檢索技術成為未來幾十年內的主流發展趨勢，目前的計算機技術和計算機的智能化水平隨著電子商務時代的蓬勃發展而相應的水漲船高。在一方面業提高了智能化信息檢索的水平。電子商務檔案的信息具有多重的存儲形式，不僅有數字、文字等多種形式的智能信息，還包括聲音、圖像、視頻等更加直觀地信息。而這些存儲的信息，一部分是使用本地設備進行信息儲存，另一部分可能是傳輸之后通過異地設備進行存儲；還有一部份信息是進行加密，另一些可能未進行加密。這些都是信息智能化的具體體現。所以實現智能化信息的檢索對于電子商務的檔案管理工作有著極其重要的意義。

2.3智能化檔案的應用

由于電子商務檔案中的信息可以為企業提供商業預測、營銷策劃等幫助，并且具有幫助梳理客戶關系，協助管理相關信息的作用。所以，科學、合理地使用電子商務檔案的信息，是企業快速發展的基礎保證。目前，如何將電子商務檔案進行智能化已經成為業內人士的主要研究命題之一，在未來的幾十年內，都會是研究課題的主流。

3智能化在電子商務檔案中的體現

3.1客戶關系管理的智能化

作為電子商務檔案的重要組成部分，客戶檔案在文檔中顯得極其重要。在企業進行電子商務的工作時，電子商務將以一種全新的交流方式亮相于商家和客戶之間。為兩者提供更方便、更快捷的交流。這就要求管理者具有較為新潮的管理方式，首先需要建立“一切以客戶為中心的”主要原則，一切以客戶的要求為主，通過智能化管理，提高公司內部員工的忠誠度，增加企業的營業效率和純盈利。通過對客戶關系管理的智能化，全方面加強企業與客戶之間的聯系，更容易分析客戶的實際需求，給客戶他們真正所需要的。這樣做不僅可以減少不必要的開支，還可以留住客戶，使客戶成為該企業的忠實用戶。通過研究相關產品市場、拓寬該企業潛在的利潤空間、改善企業的管理漏洞、提高企業生產物品在該行業的競爭能力、提升自身管理能力等方式，可以吸引更多的優質客戶，從而達到提高企業利潤水平的最終目的。而做到這一系列成果的基本要求，就是完全實現智能化的客戶關系管離理，開發智能化的客戶數據庫。智能化的數據庫是所有其他技術的基礎。

3.2智能化的營銷策略

通過對營銷策略的智能化，可以初步實現智能化企業。通過制定這一策略，企業可以更加全面的分析市場信息，制定高效的營銷計劃，改善自己的營銷漏洞，從而優化服務，協調產品與銷售之間的關系，實現企業的最優管理目標。

4總結

總而言之，隨著經濟飛速發展和電子商務時代的到來，智能化的電子商務已經成為了人們日常生活中不可或缺的一部分。它不僅可以分析客戶數據、提供各種分析報告，還可以改善服務質量，增加客戶的滿意度。為企業的各種經營項目提供決策性信息。在未來，電子商務檔案管理的智能化還將發揮更大的作用。endprint