事業單位人事檔案信息化管理的優化策略分析

王慧

摘要：在當前信息化時代，信息技術在各行業中得以廣泛應用，將信息技術引入到事業單位人事檔案管理工作中來，可以有效的提高人事檔案管理工作效率，實現人事檔案信息的高效利用。文中從事業單位人事檔案信息化管理的重要性入手，分析了事業單位人事檔案信息化管理工作中存在的問題，并進一步對事業單位人事檔案信息化管理的優化策略進行了具體的闡述。

關鍵詞：事業單位；人事檔案；信息化管理；問題；優化措施

事業單位所有職工的基本信息都通過人事檔案進行真實的記錄，人事檔案是事業單位負責人才信息的重要依據。當前事業單位人事檔案管理工作發生了較大的變化，人事檔案信息化建設力度不斷增加，人事檔案信息化管理水平有了大幅度的提升，不僅為管理和存儲工作帶來了更多的便利，而且更易于對人事檔案信息進行查詢和調取，能夠及時補充人事檔案信息資料，有效的提高了人事檔案管理的效率，為事業單位人力資源管理工作提供重要的信息支持。

1事業單位人事檔案信息化管理的重要性

在事業單位發展過程中，通過人事檔案來對所有工作人員的信息進行詳細記錄，即通過查閱事業單位人事檔案，能夠更好的掌握分所有工作人員的學歷背景、工作表現和德才等方面的信息，其是選拔人才的重要依據。事業單位通過加強對人事檔案管理工作，可以使人事檔案更好的服務于事業單位的發展。但隨著社會的快速發展，事業單位人事檔案管理工作需要與信息技術有效結合，才能更好的滿足現代社會的發展需求，而且通過對事業單位人事檔案進行信息化管理后，檔案管理工作更為高效和快捷。通過應用現代化的設備，可以將人事檔案資料轉化為音頻、圖片和文字等電子數據，實現對人事檔案信息的分類、提取和加工，而且對檔案人員信息的存儲更為便利，通過互聯網即能夠實現對人事檔案信息的查詢，實現了人事檔案管理成本的節約。另外，依托于網絡技術，在對單位內部人員信息進行查詢時可以在脫機或是聯機的狀態下實現智能化檢索，有效的提高了事業單位人事檔案管理的工作效率和檔案服務的質量。

2事業單位人事檔案信息化管理中存在的問題

2.1思想上重視不夠，管理人員培訓力度需加強

在事業單位人事檔案管理工作中，由于該項管理工作無法為事業單位帶來直接效益，因此當前大部分事業單位領導都將主要精力放在核心工作內容上來，覺得人事檔案只是對人員信息進行整理和保存，因此對人事檔案管理工作缺乏足夠的重視。再加之當前事業單位人事制度改革不斷深入，人事檔案管理崗位人員流動性較大，部分檔案管理人員還存在兼職的情況，而且在日常工作中事業單位對檔案管理人員的培訓工作也缺乏重視，這就導致人事檔案管理工作水平很難提升。

2.2事業單位人事檔案管理內部軟件、硬件參差不齊

當前事業單位不同地區不同部門之間所使用的人事檔案信息化管理軟件存在一定的差異性。而且人事檔案信息化管理的硬件還不完備，這不僅制約了事業單位人事檔案信息化管理工作的快速發展，而且還影響了人事檔案的統一管理目標的實現。

2.3缺乏規范的人事檔案信息化管理標準

當前針對于事業單位人事檔案信息化管理工作還沒有規范的管理標準出臺，在實際人事檔案信息管理工作中，缺乏統一的規范和標準，這就對人事檔案查詢工作帶來了較大的影響。由于管理制度和管理標準各個檔案部門存在各自為政的情況，如果想要查詢其他單位的檔案信息則需要對當地人事檔案管理部門進行查詢，不利于人事檔案資料的開發利用。

3事業單位人事檔案信息化建設的優化策略

3.1加大對人事檔案信息化建設的重視程度

人事檔案信息作為事業單位的重要資源，是事業單位選拔和任用人員的重要依據，因此事業單位領導要加大對人事檔案信息化建設的重視。加大對現有人事檔案管理人員的培訓，全面提高人事檔案管理人員的信息化水平，同時還要重視人事檔案高素質人才的引進工作，打造一支既懂檔案專業知識、又懂信息化技術的復合型檔案管理隊伍，更好的推進事業單位人事檔案信息化建設的進程。

3.2加大資金的投入

加大資金投入，保障檔案信息化建設進程。檔案信息化建設的前提是完善基礎設施，因此事業單位需要投入資金完善基礎設施，保障檔案信息化建設進程。實現人事檔案信息化管理，是事業單位適應時代發展的必然選擇，也是檔案管理者面臨的重要任務。要配置信息化管理儀器，如高配置的計算機、打印機、刻錄機、數碼相機、掃描儀等技術裝備。另外，要加大對人事檔案工作者的培訓費用投入，對工作人員進行專業培訓和指導。

3.3完善人事檔案信息化管理制度

通過對事業單位人事檔案信息化管理情況的詳細分析，建立完善的人事檔案信息化管理制度可以幫助事業單位人事檔案管理實現進一步完善和提高，通過制度的規范和約束，促使人事檔案不斷適應當前新形勢的發展要求，全面實現信息化管理，并不斷推進人事檔案信息的數字化進程，提高檔案信息利用價值。

3.4提高人事檔案信息資源的安全性

人事檔案信息化建設過程中，可能會受黑客、病毒等問題的困擾，造成信息資源的丟失和損壞等，針對這一問題，首先需要建立嚴格的安全保障制度，規范人事檔案管理行為和流程。其次建立完善的人事檔案數據備份和恢復機制，嚴格規范節約行為，保證檔案的安全性。再次加強對人事檔案信息化管理人員的安全教育，提高安全管理意識，可以發現工作中存在的安全問題，并能夠采取有效措施加以優化和修正。最后是提高存儲介質的安全性，這要求在實際管理工作中可以將紙質檔案和數字檔案進行分開存儲，并且數字檔案的存儲和使用也實現有效分開，通過物理手段保證信息資源在利用過程中的安全性。

3.5做好檔案數據庫和檔案管理系統的同步工作

由于人事檔案的數據都是百萬量級的，因此建立檔案數據庫顯得非常必要。檔案數據庫的建立要滿足一下幾個方面的要求，一是實現的信息的準確錄入和刪除操作、二是實現數據庫的動態更新、三是實現人事檔案更新的及時性、四是實現人事檔案數據的長期保存、五是保證檔案數據在數據庫中的安全性。人事檔案數據庫的建立不僅可以極大的減少工作人員的工作量，而且可以實現檔案數據及時更新，使數據管理起來更加方便。

4結束語

事業單位各項改革不斷深入，這也使事業單位人事檔案信息的重要性越來越凸顯出來，在當前事業單位人事檔案管理工作中，有效的結合了信息化技術，人事檔案信息化管理水平有了大幅度的提升，但在實際工作中還存在一些不足之處，因此要進一步強調人事檔案信息化建設的重要性，加大資金支持力度，進一步完善人事檔案信息化管理制度，以此來推動事業單位人事檔案信息化管理的水平，使人事檔案信息能夠更好的服務于事業單位的發展和建設工作。endprint