大數據背景下檔案管理面臨的問題及對策研究

陳南

摘要：大數據背景下，社會數據信息呈爆炸式增長，檔案信息資源也不例外，對數據的收集、存儲、挖掘，成為現代檔案管理工作的難點，如何提高檔案管理水平成為當前檔案管理部門重點關注的問題。本文通過對大數據背景下檔案管理面臨的問題進行分析，并詳細闡述了提高檔案管理水平的解決方案和措施。

關鍵詞：大數據；檔案；檔案管理；問題；對策

隨著計算機技術的快速發展，人類對信息的處理速度呈幾何級數式增加，不斷突破新技術。同時，隨著互聯網在日常生活和工作中的運用，社會數據信息呈爆炸式增長，衍生出了巨大的數據量，迎來了大數據時代。

1大數據時代的特征

業界將大數據的本質定義為：互聯網中用于數據交流和信息傳遞的海量數據。這些數據在網絡環境中可以被自動記錄，可以在收集后用來分析、處理、管理、引用，從而提供更全面的資訊。可見，大數據是隨著數據量和數據類型激增而衍生出來的，它不但包括海量數據采集，還包括對數據的處理和分析。大數據時代呈現出數據量大、數據類型多、價值密度低、時效速度快等特點，各類結構化、非結構化數據采集、處理、傳播的效率都實現了極大提高。

大數據背景下，大數據分析成為信息處理的主流模式。對于檔案工作而言，檔案信息數據的采集和儲存是重點也是難點，檔案管理必須積極適應大數據技術對信息處理速度、能力、準確性等的需要。

2檔案管理應用大數據技術面臨的問題

1、管理技術與觀念較為落后

大數據的出現對傳統的檔案管理觀念提出了新的要求。傳統的檔案管理主要是對以紙質為主的實體檔案進行手工整理、編目、存儲、管理等。在大數據時代，檔案管理將在云平臺上建設檔案云存儲系統，并在此基礎上，對各類有價值的信息進行整合和挖掘，為政府機關、企事業單位各部門的決策提供參考和支持，實現檔案信息的價值。

2、管理服務手段落后

檔案信息資源的保存和管理歸根結底是為了服務用戶，大數據時代下，信息資源的數據結構發生了巨大變化。怎樣對異構的海量信息資源進行管理，監控電子檔案的生成，怎樣實現深度挖掘，編研非結構化的檔案信息資源，怎樣保障檔案數據的長期可讀性和安全可靠性，并快速檢索有價值的信息，都是檔案管理服務必須面對的問題。

3、設備設施落后

大數據時代，檔案信息資源收集將檔案資料由物理歸檔變成了實時邏輯歸檔，檔案整理也由傳統階段的手工整理轉變為利用云平臺進行存儲和分析。檔案用戶已不滿足于單純的數據或文件利用，而更希望能夠獲得數據背后的信息及其蘊藏的知識，檔案利用服務需由提供數據轉變為提供知識。這些都需要優質的硬件設備設施作為支撐，尤其是大數據背景下，優質的信息查詢與輸出終端則顯得尤為重要。但是，目前絕大部分檔案館現有的檔案管理系統還無法滿足這種需求。

4、信息內容混亂

大數據技術為檔案館提供了極為便利的信息收集、存儲和輸出的技術手段與管理平臺。但是，許多問題卻因為信息便捷而變得更為凸顯，其中最重要的就是信息異構難以融合統一，多種口徑和渠道獲取的信息無法兼容與統一，導致數據之間存在差異。

5、檔案安全性匱乏

大數據應用在檔案信息資源管理中時，處理的數據庫必須是開放的，因此檔案信息的保密和安全面臨著巨大的挑戰。信息資源的安全體系是信息資源共享平臺的保障部分，因此，在進行檔案資源貢獻的同時，要提高計算機的防控技術，提高數據的安全性，同時提高檔案安全意識，制定策略和法律法規，才能更好地保障資源體系的安全穩定和服務體系的正常應用。

3大數據背景下提高檔案管理水平的對策

1、突破檔案管理思維

大數據背景下，檔案管理工作更強調檔案數據的完整性、混雜性、多樣性。這就要求檔案館工作人員重視原始檔案數據的獲取和利用，關注其潛在價值。

檔案館要實現從供給導向到需求導向的觀念轉變，以用戶利用需求的多元化為契機，努力促進檔案由藏向用的轉變，樹立主動服務思想，對各種檔案數據信息的潛在價值進行挖掘，并針對用戶需求提供個性化的利用服務，滿足用戶對檔案精品化、多元化、個性化的更深層次服務需求，實現檔案價值。

2、加強檔案資源庫建設

將檔案資源進行數字化處理是檔案資源庫建設的前提，在處理過程中要根據重要程度和利用率逐步實現所有檔案資源的數字化，對已經數字化處理的檔案材料不但要保證掃描后的內容完整、準確、清晰，還要確保其法律效力。

當然，大數據技術內容寬泛、復雜，檔案界依靠自身開發利用大數據檔案存在收集大數據能力差、分析大數據能力弱，但是檔案機構具有整合資源能力強的優勢，可與專門進行大數據開發的專業公司合作開發適合檔案行業特點的具有大數據分析功能的分析設備和工具。

3、整合信息資源，提高數字化程度

大數據背景下，檔案館應當加快以各種形式存在的檔案信息資源的數字化速度，整合海量信息資源，建立跨系統、跨平臺、跨數據結構的開放、協同、互動的檔案信息服務平臺架構，使信息以網絡存儲的形式存在，用戶可以直接通過網絡獲得相關信息，極大地提高信息檢索獲取效率。

目前國家已經建立了全國開放的檔案信息資源共享平臺，通過與各級檔案館已有的開放平臺連接，信息資源共享平臺應盡快放入數據庫或局域網提供內部利用。

4、改進硬件，推動服務設施升級

檔案館的信息化建設必須有良好的硬件設施作為物質保障，大數據時代的用戶對于檔案館信息檢索與輸出等物理技術服務的需求高，尤其要有先進的硬件設施做支撐，因此，設置先進的網絡和多媒體服務設備，改善硬件設施，升級各項媒體查詢終端的性能是檔案館的信息化建設的一項硬性要求。

5、加強標準規范的建設

大數據時代，為實現數字檔案資源的格式統一、數據規范，應結合實際，借鑒和采用國內外先進標準，制定或修訂各類適合我國檔案管理，同時與國內外圖書情報標準相一致的具體標準，制定統一規范，完善數據管理體系，規范各種數據服務行為，以便信息互換和共享。對于由單位和個人產生的元數據應進行即時性、規范化處理，利用計算機技術確定數據類型和傳輸程序，細化數據檢索系統，提高檔案使用效率。

6、建立健全相關法規制度

大量檔案數據是否能夠對外開放和利用，是大數據檔案信息整合的基礎。因此要制定相關政策法規，在考慮國家安全、個人隱私、企業合法利益的前提下，盡可能多地共享數據，提供高效的檔案服務。

不同地方的檔案管理部門應結合自身實際情況，建立健全大數據檔案信息準入機制，使相關管理人員明確準入信息的重要性，重視對信息可用性的確定。同時，依據規章制度對管理者進行詳細的責任分工與管理，加強管理者的責任心及數據保護。

檔案管理部門要建立健全安全管理機制，對檔案管理安全系統定期升級，保證數據安全的有效保護，同時定期進行有關保密技術的更新，制定完善的信息安全保障方案，充分利用各類安全技術，有效防御黑客或者不法分子的非法侵入。

7、人才隊伍建設

大數據時代檔案工作涉及到多學科、多領域、多技術。檔案管理人員不僅需要檔案專業知識的積累，還需要在熟悉館藏、有扎實檔案業務知識的基礎上，對計算機、數據庫、數據結構等知識有較為專業的掌握，有一定的數據采集、整理、分析等綜合能力。特別是檔案數據庫作為檔案信息化建設的重點，其規劃、設計、管理、維護等都需要相關人員具有較高的綜合素質。endprint