關于地質勘察基層檔案信息化建設工作探討

鄧耀梅

摘要：檔案信息網絡化是在檔案數字化的基礎上，逐步向網絡化方向發展。本文分析了地質勘查檔案信息網絡化建設中存在的問題，并進一步對加強地質勘查檔案信息網絡化建設的措施進行了闡述。

關鍵詞：檔案；信息；網絡化

隨著科技的發展和社會信息需求的增加，傳統的檔案管理方式已經顯露出致命的弱點。而通過網絡可以更好地開發利用已開發的檔案資源，使之最大限度地為社會發展服務。檔案信息網絡化建設是檔案工作在網絡時代的必由之路，是深化檔案社會化服務的必然要求。因此，應加強地質勘探檔案信息網絡化建設。

1地質勘查檔案信息網絡化建設的必要性

地質檔案是指在地質工作活動之中的有關記錄和成果，是在地質研究活動以及礦產勘查活動之中制作而成的科技檔案。它主要有兩種不同的形式，分別為地質原本檔案以及地質復制本檔案。

地質勘探檔案對我國找礦事業具有重要的促進作用。尤其是在信息技術飛速發展的當下，更需要強化地質勘探檔案的管理，使其緊隨時代發展的步伐，更好地服務于經濟建設。進行地質勘查檔案信息網絡化建設，可以有效實現資源的共享，充分發揮地質勘查檔案的作用。在突破原本局限服務方式的同時，應該將靜態分散的地質勘查檔案信息轉化為動態集中的地質勘查檔案信息。現代化信息技術的使用，不但簡化了檔案工作者的工作程序，而且可以跨地域查詢檔案信息，快捷、方便，節約了大量的人力、財力和物力。此外，加強地質勘查檔案信息網絡化建設，會提高檔案部門的影響力，促使管理層對檔案管理工作投注更多的目光，為檔案工作日后的順利進行奠定了良好的基礎。

2地質勘查檔案信息網絡化建設的重要性

2.1能夠有效實現信息成果的多份拷貝

近年來，國家下發了多個文件，明確要求全國各個地區的地質勘查單位共享地質找礦成果，這不僅可以有效擴大社會影響和服務領域，而且能夠進一步提升檔案部門在社會中的地位。進行地質勘查檔案信息網絡化建設還可以與其他兄弟單位聯合勘查找礦，利益共享，一舉多得。

2.2能夠有效提升地質勘查資料的時效性

手工信息加工的主要工作模式是，先行選擇礦區范圍，然后查找相關的原始資料，在進行繪圖之后書寫詳細的報告。這一精心制作的工作方式，雖然可以推出幾近完美的作品，但是從地質報告形成再到出隊踏查時間較為漫長，會造成嚴重的資源浪費，使得信息失效，進而嚴重影響原始資料的應用價值。然而，加強地質勘查檔案信息網絡化建設，可以讓地質工作者直接利用機讀形式飛快地找到所需要的原始資料，充分利用計算機的功能快速完成加工程序；讓各種地質設計以及圖紙的形成變得更加方便快捷，提升找礦效率。

2.3無紙化辦公改變了地質勘查檔案的生成方式

無紙化辦公條件下，地質設計的初稿擬定、圖紙的繪畫、圖建的修改以及原始資料的歸檔等運作過程都在計算機與網絡中進行，檔案資料也就必須要以機讀文件的形式存在，使用這些檔案資料的具體方法和紙質載體檔案的利用方式存在極大的差異。若要及時有效地提供有重要價值的原始資料信息，就必須有一個“取其精華，去其糟粕”的過程，讓機讀形式的原始資料信息更具有價值，富含真實性和系統性，使廣大基層地質工作者們獲取更加完善的服務。

3地質勘查檔案信息網絡化建設中存在的問題

3.1各個地質勘查單位所構建的檔案信息庫缺乏通用性

近年來，盡管我國各地質勘查基層單位積極構建了屬于自己的檔案數據庫。然而，在實踐中，檔案軟件并不存在信息管理功能，嚴重缺乏通用性。除此之外，甚至各個檔案部門所使用的計算機型號也存在差異，規格各式各樣，各自所開發的軟件無法交互使用，缺乏一個既可用于文獻檢索又可以用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統。因為無法互調，所以無法利用計算機對信息進行管理，難以快速地出版信息編輯成果，這嚴重阻礙了檔案信息網絡化的建設。現階段，各地質勘查單位急需一種符合客觀形式變化以及電子化的工作方式，順利地讓檔案信息和最前沿的高新技術接軌。

3.2地質勘查單位人員的觀念較為落后

我國地質勘查檔案信息網絡化建設起步比較晚，檔案信息自動化系統依舊處于從文件處理向信息管理系統過渡的階段。完成這一步驟的關鍵，在于建設檔案信息數據庫。我國檔案信息工程的根基與實質即對數據庫系統進行開發和建設，這也是工程主體所在。數據庫的核心意義是憑借先進的信息技術對資料進行科學的管理以及快捷的使用。地質勘查檔案信息網絡化建設是一項極為漫長的工作，必須經過從高至低、從個體至群體的循序漸進過程。但是現階段地質勘查檔案信息網絡化建設的過程中，有許多領導者沒有對此給予高度重視。許多基層工作者對檔案數據庫的構建也缺乏了解，認識不到位，認為檔案工作和信息化網絡建設毫無關聯。在日常工作之中，許多檔案管理工作者與計算機技術人員之間也缺乏配合性及協同性，這在一定程度上阻礙了地質勘查檔案信息網絡化建設。

地質勘查檔案信息數據庫的應用性較低由于社會信息化進程的深入，信息資源逐漸成為人們從事經濟活動的重要戰略資源。與此同時，信息網絡化建設和互聯網技術的廣泛使用，把檔案數字化建設提上日程，為檔案工作提供了新的發展空間。現階段，許多地質勘查部門建立的地質勘查檔案信息數據庫嚴重缺乏實用性，在對數據庫進行“活性”評價的過程中難以突出重點所在，還處于單一數據庫的層面，并沒有形成網絡聯接的分布式數據庫群，無法有效地提升地質勘探檔案的總體利用效率。

3.3地質勘查檔案管理團隊總體素質較差

檔案信息網絡化建設是符合時代發展以及順應時代潮流的新舉措和新要求。作為一種至關重要的原生信息資源，檔案的重要性正在逐漸凸顯。現階段，我國多數地質勘查單位檔案管理人員皆為兼職人員，并不具備專業領域的知識，平常工作繁重，沒有更多的精力和時間投入到檔案管理工作中，僅僅能夠滿足日常的保存以及查詢需求。此外，現階段地質勘查檔案管理團隊成員日趨老齡化，這類員工對電子文件的形成、信息保存、傳輸、檢索以及利用均存在諸多困難。這些團隊急需既精通檔案管理知識又了解計算機技術的綜合性檔案管理人員。endprint

4提升地質勘查檔案信息網絡化的具體對策

4.1對利用率高的地質勘查檔案進行優先建設

在地質勘查檔案信息網絡化建設的整個過程之中，可以對一些自用率比較高的檔案資料進行優先建設，從而有效地提升使用效率。在檔案的管理過程之中，最重要的目標之一就是讓資源可以充分地被社會所利用，而實現計算機管理檔案的最終目的是為了提升檔案的利用率。

我國各個地質單位的檔案室，在進行計算機管理的過程中，應當嚴格按照各全宗的重要程度、利用率高低、價值的大小以及是否開放等情況，對全宗進行系統排序，優先加工整理一部分可以開放的核心檔案以及社會使用率較高的檔案。這可以確保地質勘查檔案充分發揮效益，更好地服務于社會。

4.2對地質勘查檔案實施現代化管理

全新歸檔方案的出現是以地質勘探檔案的現代化管理為基礎的。倘若缺乏現代化的計算機設備，或者檔案工作者缺乏操作計算機的能力，是無法在此項工作上取得成效的。檔案工作者在面對文件級檔案管理時，應當端正態度，學會計算機知識及相關的操作技能，勇于開拓創新，盡可能開發出全新的檔案整理方案。另外，在地質勘查檔案信息網絡化建設的過程中，不僅要及時更新計算機系統和相關的配套設備，而且需要讓廣大員工增強信息意識，培養信息觀念，將靜態的檔案信息靈活轉化為動態的檔案信息，對信息資源進行充分的開發和利用；需要對現存的信息資源進行大力開發與利用，充分運用現代化信息技術對豐富多樣的檔案進行存儲和數字化處理，進一步強化地質勘查檔案全數據庫、多媒體數據庫以及檔案目錄數據庫的建設。

4.3實施分級著錄以及分層著錄

在整個著錄的過程之中，可以將所有的案卷細分為三個不同級別，即案卷級著錄、文件組合級著錄以及文件級著錄，分別展開著錄。對那些反映問題較少且不存在較高考察價值的檔案實施案卷級著錄，對那些一卷當中有多個文件牽涉同一個內容且又排列在一起的檔案實施文件組合級著錄，對于那些至關重要或者所反映問題龐大復雜的文件實施文件級著錄。這不但能夠有效地表達檔案的主體內容以及特征，而且可以有效減少著錄條目和錄入條目，在節省時間、人力以及財力的基礎上，有效提升工作效率。在分層著錄方面，面對那些案卷基礎良好且具備全引目錄的案卷，在整個著錄的過程中可以直接在全引目錄里面進行分類標引；而對于那些形式較為特殊的檔案，如“案件”、“房檔”等，皆可用計算機程序將人名、地址以及時間用案卷目錄直接錄入，再用計算機統一給出分類號。這樣詳細的分類，可以充分利用檔案目錄的原有基礎，對著錄的整體流程進行精簡，使著錄的速度和效率顯著提升。

4.4打造高素質的檔案管理人員團隊

人才是實現檔案信息自動化的關鍵因素。強化教育培訓，塑造大批復合型人才的重要性已經吸引了社會的大量目光。在地質勘查檔案信息網絡化建設的過程中，因為地質勘查檔案管理團隊總體素質較低，構建高素質的檔案管理人員團隊是不可或缺的重要措施。把握好檔案管理的現代化人才建設是做好檔案工作的關鍵所在，打造一支高素質的檔案管理團隊可以為檔案事業的發展奠定堅實的基礎。我國的各個地質勘查單位應當加強人才培訓，善于發現并且吸納各個領域的人才，讓檔案信息服務的隊伍日益壯大。地質勘查檔案信息網絡化建設的核心環節之一就是計算機技術團隊的打造。計算機技術團隊是檔案信息自動化的關鍵力量，其素質水平的狀況會對檔案信息網絡化建設產生直接影響。各地質勘查單位的領導應當定期組織檔案基礎管理人員進行學習，及時掌握全新的知識和技術，更好地為地質勘查找礦工作提供優質服務。

5結束語

綜上所述，地質勘查信息服務網絡系統的建設存在現實可行性，我們只有針對當前信息時代環境的根本特征，制定科學有效的實踐對策，方能達到事半功倍的工作效果，推動地質勘查檔案信息服務網絡的優質全面發展，促進地質勘查網絡化建設，進而為社會主義現代社會的建設貢獻更大的力量。endprint