用友ERP—U8V.10.1憑證管理操作疑難及解決對(duì)策

張春燕

摘要：本文以用友U8財(cái)務(wù)軟件為例，通過(guò)多年的課程教學(xué)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，對(duì)賬務(wù)處理模塊憑證管理中出現(xiàn)的操作疑難進(jìn)行歸納，從填制憑證、修改憑證、刪除憑證、憑證簽字、憑證審核和憑證記賬六個(gè)方面展開(kāi)分析，并結(jié)合實(shí)際情況提出解決對(duì)策，以期能對(duì)學(xué)生和廣大的財(cái)務(wù)人員提高會(huì)計(jì)電算化水平和操作能力有所幫助。

關(guān)鍵詞：用友U8；總賬系統(tǒng)；記賬憑證

隨著會(huì)計(jì)信息化的高速發(fā)展，要求企業(yè)財(cái)務(wù)人員不斷提高會(huì)計(jì)電算化水平，因此會(huì)計(jì)電算化已逐步成為我國(guó)各大高校會(huì)計(jì)專業(yè)的核心課程，當(dāng)前實(shí)踐教學(xué)中主要采用用友ERP-U8 財(cái)務(wù)軟件。總賬管理系統(tǒng)是該軟件中最為重要的核心模塊，由于操作的復(fù)雜性、系統(tǒng)原因或人員失誤，在賬務(wù)處理環(huán)節(jié)容易出錯(cuò)，這些問(wèn)題勢(shì)必會(huì)影響軟件的正常運(yùn)行及后續(xù)操作。記賬憑證是登記賬簿的依據(jù)，是總賬管理系統(tǒng)的唯一數(shù)據(jù)來(lái)源。因此本文將結(jié)合總賬日常業(yè)務(wù)處理——憑證管理的內(nèi)容，從填制憑證、修改憑證、刪除憑證、憑證簽字、憑證審核、憑證記賬六個(gè)方面對(duì)問(wèn)題進(jìn)行剖析。

一、填制憑證的操作問(wèn)題

（一）問(wèn)題：憑證無(wú)法保存，提示“不滿足借方必有條件”，“不滿足貸方必有條件”，“不滿足借貸必?zé)o條件”。

分析：由于在總賬管理系統(tǒng)初始設(shè)置中對(duì)憑證進(jìn)行分類，并為不同的類別憑證設(shè)置了限制類型和限制科目，一旦填制憑證所選擇的憑證類別與經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)反映的內(nèi)容不符時(shí)，就會(huì)出現(xiàn)憑證無(wú)法保存的問(wèn)題。

對(duì)策：首先，根據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容檢查所使用的會(huì)計(jì)科目是否正確；其次，根據(jù)憑證限制類型和限制科目判斷應(yīng)與經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)相匹配的類別，即“收”、“付”和“轉(zhuǎn)”。若總賬會(huì)計(jì)認(rèn)真檢查后仍出現(xiàn)錯(cuò)誤提示，則應(yīng)檢查初始設(shè)置中憑證類別的限制類型和限制科目設(shè)置是否有誤。

（二）問(wèn)題：使用銀行存款外幣科目填制憑證時(shí)，未出現(xiàn)外幣信息錄入窗口；或出現(xiàn)了外幣信息錄入窗口，但沒(méi)有兌換匯率可選。

分析：由于新增銀行存款外幣明細(xì)科目時(shí)，未勾選“外幣核算”選項(xiàng)，所以使用該銀行科目制單時(shí)，系統(tǒng)無(wú)法識(shí)別；若制單時(shí)匯率欄中無(wú)可選項(xiàng)，可能是外幣設(shè)置未正確的錄入記賬匯率。

對(duì)策：首先由賬套主管在“基礎(chǔ)檔案”—“財(cái)務(wù)”—“會(huì)計(jì)科目”窗口，對(duì)銀行存款明細(xì)科目進(jìn)行修改，勾選“外幣核算”選項(xiàng)即可。若“外幣核算”呈現(xiàn)灰色，則應(yīng)登錄系統(tǒng)管理修改賬套參數(shù)，在“基礎(chǔ)信息”頁(yè)面重新勾選“有無(wú)外幣核算”選項(xiàng)。其次，打開(kāi)“外幣設(shè)置”窗口，按要求在單元內(nèi)輸入記賬匯率。

（三）問(wèn)題：當(dāng)使用部門核算會(huì)計(jì)科目制單，在“輔助項(xiàng)”信息框手工輸入具體部門時(shí)，提示“輸入的部門不合法”；或者打開(kāi)部門參照時(shí)，部門信息為空，即總賬會(huì)計(jì)無(wú)權(quán)限使用部門。

分析：系統(tǒng)無(wú)法識(shí)別總賬會(huì)計(jì)輸入的具體部門，即在部門檔案中無(wú)該部門信息，此時(shí)應(yīng)檢查部門檔案是否按要求正確錄入。若基礎(chǔ)檔案中部門信息存在，則部門參照為空反映了用戶無(wú)使用部門的數(shù)據(jù)權(quán)限。

對(duì)策：首先賬套主管進(jìn)入基礎(chǔ)檔案，打開(kāi)部門檔案窗口，按要求修改或重新錄入部門信息；其次進(jìn)行數(shù)據(jù)權(quán)限分配，執(zhí)行“權(quán)限”—“數(shù)據(jù)權(quán)限分配”—“權(quán)限瀏覽”，為操作員指定所有部門的查詢和錄入權(quán)限。

二、修改憑證的操作問(wèn)題

（一）問(wèn)題：當(dāng)對(duì)錯(cuò)誤憑證進(jìn)行修改時(shí)，系統(tǒng)提示憑證已簽字、審核，無(wú)法修改。

分析：已簽字、審核的記賬憑證無(wú)法直接修改，必須先取消簽字和審核。另外，在總賬參數(shù)設(shè)置中，勾選了“不允許修改、作廢他人填制的憑證”，所以必須以總賬會(huì)計(jì)身份才能修改憑證。

對(duì)策：應(yīng)以出納身份對(duì)該憑證取消簽字，以審核人身份對(duì)憑證取消審核，再以總賬會(huì)計(jì)身份通過(guò)“查詢憑證”或“填制憑證”功能找到錯(cuò)誤憑證，對(duì)憑證內(nèi)容予以修改。但若憑證類別、憑證編號(hào)出錯(cuò)，則不允許修改，此時(shí)應(yīng)執(zhí)行“填制憑證”—“制單”—“作廢/恢復(fù)”來(lái)刪除該憑證，重新填制正確憑證。

（二）問(wèn)題：當(dāng)對(duì)錯(cuò)誤憑證進(jìn)行修改時(shí)，系統(tǒng)提示憑證已記賬，無(wú)法修改。

分析：憑證已經(jīng)記賬，不允許直接修改。

對(duì)策：方法一，對(duì)憑證取消記賬、審核和簽字，以制單人身份進(jìn)入總賬系統(tǒng)，針對(duì)錯(cuò)誤內(nèi)容適當(dāng)進(jìn)行修改；方法二，采用紅字沖銷法更正。在“填制憑證”窗口，執(zhí)行“制單”—“沖銷憑證”功能，找到應(yīng)沖銷的錯(cuò)誤憑證，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成一張紅字沖銷憑證，再按要求填制新增憑證，進(jìn)行簽字、審核和記賬。

三、刪除憑證的操作問(wèn)題

（一）問(wèn)題：對(duì)作廢憑證進(jìn)行整理時(shí)，系統(tǒng)提示“此月份無(wú)作廢憑證，是否還需整理憑證斷號(hào)”。

分析：當(dāng)前登錄系統(tǒng)的日期滯后于作廢憑證制單日期，無(wú)法對(duì)作廢憑證進(jìn)行整理。

對(duì)策：該操作員應(yīng)以制單日期或者月末日期重新登錄企業(yè)門戶，即可完成對(duì)作廢憑證的整理。

（二）問(wèn)題：當(dāng)月可查詢到作廢憑證，但操作員無(wú)法整理憑證。

分析：作廢憑證已記賬，但系統(tǒng)只能對(duì)未記賬的憑證進(jìn)行整理。

對(duì)策：對(duì)作廢憑證取消記賬，恢復(fù)本月的記賬前狀態(tài)。打開(kāi)“期末”—“對(duì)賬”窗口，按Ctrl+H鍵，系統(tǒng)彈出“恢復(fù)記賬前狀態(tài)已被激活”信息提示，在“憑證”下執(zhí)行該功能即可完成反記賬，重新登錄總賬系統(tǒng)，執(zhí)行“整理憑證”完成憑證整理。

四、出納憑證簽字的操作問(wèn)題

（一）問(wèn)題：以出納身份進(jìn)入總賬系統(tǒng)，“憑證”中無(wú)“出納簽字”選項(xiàng)。即出納沒(méi)有簽字權(quán)限，造成不能執(zhí)行出納簽字操作。

分析：對(duì)操作員進(jìn)行財(cái)務(wù)分工時(shí)，沒(méi)有賦予該操作員出納簽字的權(quán)限。或者在勾選權(quán)限之前未選擇自己的賬套號(hào)，導(dǎo)致給別人賬套的操作員賦予權(quán)限。

對(duì)策：以系統(tǒng)管理員身份注冊(cè)登錄系統(tǒng)管理，執(zhí)行“權(quán)限”功能給出納授權(quán)。選擇自己的賬套號(hào)，指定出納操作員，勾選“總賬”—“憑證”—“出納簽字”，此時(shí)出納重新登錄企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)即可執(zhí)行簽字權(quán)限。

（二）問(wèn)題：出納人員進(jìn)行“出納簽字”時(shí)，系統(tǒng)提醒“沒(méi)有符合條件的憑證”，即找不到要簽字的憑證，無(wú)法進(jìn)行出納簽字。endprint

分析：由于在總賬系統(tǒng)初始設(shè)置參數(shù)控制中勾選了“出納憑證必須經(jīng)由出納簽字”，在出納進(jìn)行憑證簽字之前，必須先指定出納的專管科目，即將庫(kù)存現(xiàn)金指定為現(xiàn)金總賬科目，將銀行存款科目指定為銀行總賬科目，若沒(méi)有指定，出納將無(wú)法查詢到符合條件的憑證。

對(duì)策：以賬套主管發(fā)身份登錄企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)，進(jìn)入會(huì)計(jì)科目設(shè)置窗口，將庫(kù)存現(xiàn)金和銀行存款勾選為日記賬，執(zhí)行“編輯”—“指定會(huì)計(jì)科目”，按要求指定現(xiàn)金總賬科目和銀行總賬科目，再以出納身份重新登錄總賬系統(tǒng)，即可對(duì)出納憑證進(jìn)行簽字。

五、審核憑證的操作問(wèn)題

問(wèn)題：對(duì)憑證進(jìn)行審核時(shí)，系統(tǒng)提示“該操作員無(wú)此功能權(quán)限”，或無(wú)權(quán)限進(jìn)行該操作。

分析：情況一，由于系統(tǒng)管理進(jìn)行權(quán)限分配時(shí)，沒(méi)有為該操作員制指定“審核憑證”的權(quán)限；情況二，由于在總賬參數(shù)設(shè)置中勾選了“憑證審核控制到操作員”，但操作中未給該操作員分配相關(guān)權(quán)限，即無(wú)權(quán)審核制單人填制的憑證。

對(duì)策：首先由系統(tǒng)管理員admin登錄系統(tǒng)管理，在“權(quán)限”中勾選“總賬”—“憑證”—“審核憑證”，則該操作員具備功能權(quán)限。其次由賬套主管登錄企業(yè)門戶，在總賬選項(xiàng)設(shè)置中取消“憑證審核控制到操作員”；或者打開(kāi)“數(shù)據(jù)權(quán)限分配”，進(jìn)入“權(quán)限瀏覽”頁(yè)面，選擇該操作員，將業(yè)務(wù)對(duì)象指定為用戶，進(jìn)行授權(quán)，此時(shí)重新登錄企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)，即可完成憑證審核工作。

六、憑證記賬的操作問(wèn)題

（一）問(wèn)題：憑證記賬過(guò)程中，彈出“試算平衡”窗口，顯示試算結(jié)果不平衡，無(wú)法完成記賬。

分析：總賬期初余額試算不平衡，可以填制憑證，但不能記賬，這主要是由于粗心所致。

對(duì)策：由于月初啟用的總賬系統(tǒng)，以賬套主管身份檢查核對(duì)期初余額并進(jìn)行修改，直到期初試算平衡，即可完成憑證記賬工作。

（二）問(wèn)題：操作員完成制單、簽字和審核，且有記賬權(quán)限，但點(diǎn)擊“憑證”—“記賬”時(shí)，系統(tǒng)提示“無(wú)可記賬憑證不能記賬”。

分析：由于操作員登錄的會(huì)計(jì)期間錯(cuò)誤，或者是上月未結(jié)賬導(dǎo)致。

對(duì)策：有權(quán)限的操作員按正確日期重新登錄總賬系統(tǒng)完成記賬；若仍提示不能記賬，再以具有結(jié)賬權(quán)限的操作員登錄總賬，執(zhí)行對(duì)上月的結(jié)賬功能，然后按當(dāng)前日期完成本月的記賬處理。

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（作者單位：武昌理工學(xué)院 商學(xué)院）endprint