發展初期地方高校外事檔案分類管理模式分析

杜文馨

（鹽城師范學院國際合作與交流處，江蘇鹽城 224000）

1 前言

近年來，國家對高等教育改革一直秉持全面性、開放性、縱深性和根本性的發展原則。無論是《國家中長期教育改革和發展規劃綱要（2010-2020年）》還是“一帶一路”倡議，都將全面開放共榮的發展理念植根于高等教育的建設之中。教育國際化作為高等教育改革的重點和中心任務，始終是地方高校外事部門工作的依據和指導。隨著教育國際化水平的深入，處于發展初期的地方高校外事部門從過去迎來送往的職權部門逐漸轉變成覆蓋面積大、輻射范圍廣、涉及門類多的服務型部門。如何適應外事工作極速發展的現狀從而適時調整工作模式，是地方高校外事檔案工作者應引起重視的問題。

2 外事檔案分類管理分析

外事檔案須以高校外事工作為導向，根據其特點和性質采取分類管理模式。一方面，外事檔案作為高校檔案的重要組成部分，是高校教育發展的歷史和見證，應由檔案館統一保管，以求全面展示學校的發展歷史。另一方面，高校外事工作具有保密性和時效性的特點。某些外事檔案出于保密的要求，不宜易手其他部門。而部分仍具有時效性的文件材料，可能在一段時間內會被反復利用，也不宜移交檔案館保存。針對外事工作的上述特點，筆者將高校涉外事務進行細化分類，制定詳細的信息收集標準及內容明細，完善地方高校外事檔案基礎工作流程。

地方高校涉外事務主要包括團組公務來訪出訪、來華留學生招生及管理、外籍教師聘任及管理、本校師生公派出國境項目、本校師生自費出國境進修事務、中外合作辦學項目、國際會議及比賽等。

2.1 團組公務來訪指境外組織機構派遣代表團對學校進行公務訪問。公務來訪的信息收集內容有邀請函或來訪函、來訪人員信息（姓名、性別、職務、護照簽證信息等）、訪問目的、接待方案、來訪期間的影像資料、來訪成果登記、新聞報道等。團組公務出訪指本校派遣代表團赴境外組織機構進行公務訪問。團組公務出訪的信息收集分為前期準備材料（邀請函及出訪學校或組織信息、出訪人員及日程安排、出訪目的及預計成果、請示批文、護照簽證等信息）、境外訪問資料（訪問期間交流、調研、會晤等基本情況及珍貴影像資料等）、回國總結材料（訪問成果、總結性報告以及公務護照等相關文件資料的收集及匯總）三類。該類信息涉及保密信息，應采取統一收集分類歸檔的管理模式。其中，基本信息及影像資料等公開信息資料應提交檔案館統一歸檔保存；涉及機密或仍具時效性的文件資料進行信息登記后提交檔案館備案，原件由外事部門統一歸檔保管。

2.2 地方高校來華留學生的數量和比例是衡量高校國際化水平的一個重要標桿，是地方高校外事部門極力發展的重點工作之一。在國家政策推動及扶持下，一帶一路沿線國家的來華留學生人數有較大幅度增加，面對來華留學生人數的激增，建立完善的留學生檔案信息管理系統成為亟待解決的艱巨任務。留學生根據來華學習性質分類為：學歷生、預科生、交換生、自費進修生，其檔案信息可分為個人檔案和學習檔案兩類。個人檔案主要指個人基本信息（姓名、性別、出生年月、國籍、宗教信仰、出生地、居住地址、聯系方式、親屬信息及聯系方式、留學性質、宿舍信息、入學時間及預期畢業結業時間等）、學歷證明、護照及簽證信息、健康證明（需明確有無特殊病史或過敏史）、來華居留許可等；學習檔案涵蓋入學基本信息（姓名、性別、國籍、學號、所屬學院、就讀專業、學習性質、預期畢業結業時間等）、在國內高校學習期間的考試成績登記、參加校內外活動信息及影像資料、畢業情況等。原則上，來華留學生個人檔案由外事部門負責收集匯總，來華留學生學習檔案由學生所屬學院及教務處負責收集匯總。但實際操作過程中，留學生檔案信息需要外事部門、二級學院、教務處三方聯合完成，并由外事部門統一歸檔提交檔案館保存。

2.3 與來華留學生管理類似，外籍教師聘任及管理信息的收集也分為兩類，即個人檔案和教學檔案。個人檔案包括個人基本信息（姓名、性別、出生年月、國籍、宗教信仰、出生地、居住地址、聯系方式、親屬信息及聯系方式、國內住宿情況登記、受聘期限等）、學歷證明、護照及簽證信息、健康證明（需明確有無特殊病史或過敏史）、工作簡歷、科研成果、外國專家證、來華居留許可等。教學檔案包括教學基本信息（外籍教師所屬學院、所教專業、授課班級、中方合作教師等）和教學成果匯報（課堂教學能力測評、外教參加或指導學生參加各類比賽和活動的信息資料等）兩部分。外籍教師從聘任到教學，從工作到生活，涉及部門較多，該類檔案的收集與匯總應由外事部門牽頭，二級學院、教務處、人事處等相關部門輔助，最終由外事部門提交檔案館保存。其中，聘任合同、外國專家證、來華居留許可等證件信息可制表登記備案提交檔案館，原件由外事部門統一歸檔保存。

2.4 本校師生公派出國境項目主要指師生通過申報各級各類出國境項目，獲得一定的經濟支持，赴境外高校或組織機構訪問交流、進修調研、學習實習等。本校師生公派出國境項目的檔案信息應包括兩部分：一是師生個人信息（姓名、性別、身份證號、學號/工號、年級/學歷職稱、所屬學院及所學所教專業等）、申報的項目名稱、境外研修時間、預期返校時間等基本信息；二是境外交流研修期間的學習計劃及課程安排、研修成果、學習總結等文件材料和各類影像資料。近年來，國家堅定不移以開放促改革，積極推廣各類公派出國境項目，幫助一大批有志青年和科研工作者走出國門。然而，項目類型的多樣化，管理部門的多元化給該類檔案的收集和管理帶來不少阻礙。以往公派出國境項目基本由外事部門全權負責，其他部門學院協助完成。但隨著二級學院及其他行政部門國際化意識的不斷增強，部分公派出國境項目的申報工作開始由二級學院或學校其他部門負責辦理。這種變化加大了檔案收集工作的難度，檔案信息的準確性和完整性無法保障，并且極易出現重復歸檔的問題。筆者認為，學校應出臺相關管理辦法，所有項目申報通過校內信息平臺發布，師生出國境信息網上登記備案，外事部門扎口匯總、審核，歸檔，最終提交檔案館保存。

2.5 近年來，在校師生自費出國深造交流的趨勢尤為明顯。師生自費出國境深造的信息獲取是外事檔案建設和管理的一個難點。自費出國境深造人員大多不需要依托學校這一平臺辦理相關手續，亦或不需要向外事部門報備相關事宜，所以外事部門無法及時掌握此類人員的出國境信息。筆者認為，外事部門可聯合二級學院、教務處、人事處，對師生自費出國境深造事宜進行流程管理，保證該類人員信息收集的時效性和準確性。同時，可建立境外師生交流平臺，遠程管理幫助出國境人員解決各類問題，同時也利于檔案信息的收集和匯總。

2.6 中外合作辦學通常是指外國教育機構同中國教育機構在中國境內合作舉辦的以中國公民為主要招生對象的教育機構。中外合作辦學涉及的檔案信息涵蓋了項目申報材料、招生信息、學生信息、教學質量監測報告、境外合作高校派遣教師個人信息及教學評估等。中外合作辦學的檔案收集及管理具有涉及人員多，信息量較大、收集任務重、涉及部門廣的特點。筆者認為，這類檔案信息應采取分類收集管理的辦法。項目申報信息及境外合作高校教師的個人檔案交外事部門收集整理；學生信息、境外合作高校教師的教學信息等相關材料應交于二級學院、教務處、學生處、招生辦等相關部門收集匯總，并在學期末提交外事部門匯總，由檔案館統一歸檔保存。

2.7 國際會議及比賽是國內外專家學者進行學術交流、師生進行專業技能切磋和展示的良好平臺。該類檔案信息的收集內容涵蓋請示批文、參會參賽人員基本信息、主題及日程安排、領導講話稿、活動過程中產生的論文報告、科研成果和影像資料、活動結束后的總結性報告和新聞報道等一系列文件材料。該類檔案信息應根據會議及比賽的性質做分類收集管理。定期由學校主辦或協辦的國際會議和比賽作為常規類檔案，一事一立卷，由外事部門整理并提交檔案館保存。因特殊主題或特殊時期舉辦的國際會議或比賽因不具有連續性和同類型的特點，作為非常規類檔案單獨立卷，外事部門按照主題和舉辦時間，進行統一整理歸檔，提交檔案館保存。

3 總結

處于發展初期的地方高校外事工作因國家政策的推動和扶持，發展速度較快。人員少，任務重，責任大的工作性質使得外事檔案建設及管理舉步維艱，地方高校外事部門應根據學校交流合作的方向和特點，制定切實可行的檔案分類管理辦法，重視外事資料信息的初期收集，明確檔案匯總及審核流程的執行和管理，細化外事檔案的歸檔和分類保存，確保外事檔案工作順利穩步開展。