關(guān)于辦公室工作中的精細化管理的研究

韓 兵 黃 軼

（1 廣西廣播電視信息網(wǎng)絡(luò)股份有限公司，廣西南寧 530029；2 廣西電視臺，廣西南寧 530022）

引言

辦公室是一個企業(yè)中一個上傳下達作用的機構(gòu)，是當前我們的社會中普遍存在的一種內(nèi)部的行政機構(gòu)的表現(xiàn)機制，是一個企業(yè)或者事業(yè)單位所持有的綜合部門。對于企業(yè)或者事業(yè)單位的內(nèi)外的銜接和正常運轉(zhuǎn)起著重要的作用，辦公室的工作人員應(yīng)該有極高的素質(zhì)和好的業(yè)務(wù)水平，并且勇于承擔自己的責任，幫助單位可以優(yōu)化自身的業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)，以及提高整體的服務(wù)能力。本文從內(nèi)涵、特征、原則，存在的問題以及相應(yīng)的解決措施四個大方面來論述辦公室工作中的精細化管理研究這個課題。

1 辦公室工作中的精細化管理的含義和必要性

1.1 含義

精細化管理的具體要求是要具體工作中的責任要具體化以及明確化，要求每個辦公室的工作人員都應(yīng)該在自己的工作中兢兢業(yè)業(yè)，努力明確職責，同時還應(yīng)該保證自己的監(jiān)督義務(wù)，及時自檢和互檢，及時發(fā)現(xiàn)辦公室工作中的問題，從而實現(xiàn)一個很好的工作循環(huán)模式。精細化管理的實質(zhì)就是依據(jù)最為科學、經(jīng)濟的工作方式來解決最大的問題，然后實現(xiàn)辦公室工作中的最大的可持續(xù)發(fā)展。這是從西方的管理經(jīng)驗中學習到的，已經(jīng)廣泛的的應(yīng)用到了現(xiàn)代企業(yè)管理中，其有利于企業(yè)或者事業(yè)單位的經(jīng)濟化運行，降低成本以及減少資源的浪費。

1.2 必要性

辦公室是一個企業(yè)或者事業(yè)單位所持有的綜合部門，也是企業(yè)或者事業(yè)單位內(nèi)部行政管理系統(tǒng)的一個重要的組成部分。目前由于新世紀的新挑戰(zhàn)，辦公室工作面臨著很多新的挑戰(zhàn)，工作人員應(yīng)該對辦公室工作的任務(wù)謹慎對待，并且可以根據(jù)時代的變化，實時改變傳統(tǒng)的管理模式，實施精細化管理的科學化方式，對當前形勢下辦公室的管理水平能夠在工作中心、服務(wù)大局、履行職責以及自己應(yīng)該發(fā)揮的職責上面取得更大的效果。因此，實現(xiàn)辦公室工作管理的精細化管理是提高辦公室工作效率的必經(jīng)之路，是實現(xiàn)辦公室管理工作的內(nèi)在的要求，是推進辦公室管理工作業(yè)務(wù)行政雙管理的必然要求，對于全面提高企業(yè)或事業(yè)單位的行政效能具有極其重要的作用。

2 辦公室工作中的精細化管理的特征和原則

2.1 特征

2.1.1 強調(diào)數(shù)據(jù)化和精確性

科學的管理就是工作人員在自己的崗位上盡自己的努力使每一個管理的環(huán)節(jié)都能夠有充分的依據(jù)和憑證，記錄好每一個數(shù)據(jù)，將數(shù)據(jù)保存的工作做到明確化和精細化，這些記錄在案的資料都是以后工作中可能會用到的依據(jù)，因此辦公室工作中的數(shù)據(jù)化和精確性操作可以幫助辦公人員更好的進行事物的管理，有利于辦公室工作中的流程管理。

2.1.2 改進管理流程

辦公室工作的精細化管理不僅是一個龐大的概念，更是需要體現(xiàn)在管理工作中的每一個具體的環(huán)節(jié)中，目前我們的環(huán)節(jié)流程較為繁雜和麻煩，急需改進辦公室工作中的具體流程，減少不必要的環(huán)節(jié)，抓住市場中的機遇，盡量用最少的資源來達到最大的經(jīng)濟效益，不管是企業(yè)還是事業(yè)單位，都需要這個最終的結(jié)果。

2.1.3 強調(diào)持續(xù)發(fā)展

辦公室工作的精細化管理的過程不會是一蹴而就的，而是一個不斷完善和發(fā)展的過程，精細化管理沒有固定的方式，因此一位地照搬別人的經(jīng)驗和模式是不可行的，需要根據(jù)我們的實際情況對其進行改良，然后克服我們在管理中遇到的困難和問題，盡快實現(xiàn)辦公室工作中精細化管理，發(fā)揮最大的人力資源的潛力。

2.1.4 堅持以人為本

不管是企業(yè)還是事業(yè)單位，進行管理的主體和客體都是人，因此，在辦公室精細化管理的實現(xiàn)中，應(yīng)該堅持以人為本的思想，盡量在管理的時候?qū)⑷说男в冒l(fā)揮出應(yīng)有的結(jié)果。管理是將人們的才能進行有效的管理，然后充分發(fā)揮各自的才能，團結(jié)工作，共同將辦公室管理的精細化的工作進行到底，發(fā)揮出最好的效果。

2.1.5 注重創(chuàng)新原則

就像前文中提到的那樣，辦公室工作中的精細化管理的過程是循序漸進的，并不是一朝一夕的改革結(jié)果，因此，工作人員應(yīng)該在改革的過程中加強自己的創(chuàng)新意識，在不斷的改革工作中找到適合自己企業(yè)的管理方式。創(chuàng)新的力量是巨大的，創(chuàng)新精神永遠是自我改革發(fā)展永遠的主題，只有在創(chuàng)新中不斷的否定和前進，才能夠加快精細化管理的改革進程。

2.2 原則

2.2.1 數(shù)據(jù)化原則

數(shù)據(jù)化是辦公室管理工作中嚴謹工作的表現(xiàn)，數(shù)據(jù)化原則是基本的精細化管理應(yīng)該遵循的原則，其要求辦公室的管理工作要用數(shù)據(jù)說話，用數(shù)據(jù)分析，用數(shù)據(jù)要求，用數(shù)據(jù)檢驗。明確的數(shù)據(jù)，可以讓工作人員認識到自己應(yīng)該具體做到什么樣的程度，應(yīng)該保持怎樣的工作效率和水平，應(yīng)該怎樣分配具體的各種資源不偏頗等等，是保證精細化管理的一個做事原則。

2.2.2 操作性原則

在辦公室工作的管理過程中，先前制訂的規(guī)劃只是具體實施環(huán)節(jié)中的第一步，之后還必須實施具體的細則。這是由規(guī)則性引申而來的一種原則，畢竟在規(guī)則面前，應(yīng)該是人人平等的，沒有差距，因此在操作的過程中應(yīng)該要根據(jù)既定的規(guī)則，減少不應(yīng)該出現(xiàn)的冗余或腐敗現(xiàn)象，用簡潔的操作手續(xù)來辦到最有效的工作。

2.2.3 以人為本的原則

以人為本不僅是辦公室工作的精細化管理的一個典型的特征，還是實行精細化管理需要履行的一個基本的原則，在辦公室工作的各個方面都應(yīng)該堅持“以人為本”的思想，通過對人的激勵機制，充分發(fā)揮每個人的能力，然后幫助實現(xiàn)精細化管理的新管理機制，最大限度的發(fā)揮單位的積極性與創(chuàng)造性，改變工作的效率與質(zhì)量。

2.2.4 控制性原則

控制性原則即在辦公室工作的精細化管理中發(fā)揮一定程度上的監(jiān)督管理職能，對自己的工作和職務(wù)有明確的把控，可以保證職責的明確性和精確性，控制性要求工作人員在工作的時候，可以嚴格控制工作的具體流程和操作的事務(wù)，盡量做到辦公室工作的精益求精和持續(xù)的發(fā)展。

2.2.5 精益求精原則

精益求精的原則要求我們在辦公室的管理工作中可以把控自己的工作節(jié)奏，以及盡量發(fā)揮人員的創(chuàng)造性，把精細化管理的工作做到最好，還有工作人員應(yīng)該樹立正確的工作態(tài)度，樹立嚴謹、認真的工作作風，還有精于事前、細于過程、終于結(jié)果的工作目標。另外，在辦公室工作的過程中，還應(yīng)有專門的監(jiān)督機制來保證員工在過程中的具體進程，以及確保責任到戶等明確的獎罰機制。

3 辦公室工作在當前存在的普遍問題

辦公室是當前我們的社會中普遍存在的一種內(nèi)部的行政機構(gòu)的表現(xiàn)機制，是一個企業(yè)或者事業(yè)單位所持有的綜合部門，也是企業(yè)或者事業(yè)單位內(nèi)部行政管理系統(tǒng)的一個重要的組成部分。目前由于新世紀的新挑戰(zhàn)，辦公室工作面臨著很多新的挑戰(zhàn)，比如在一個組織機構(gòu)中，事物是非常錯綜復(fù)雜的，因此資源的冗雜或者資源的浪費是十分常見的現(xiàn)象，這是一個明顯的問題。另外，辦公室是一個企業(yè)中一個上傳下達作用的機構(gòu)，起一個橋梁的作用，因此，辦公室應(yīng)該要及時溝通和協(xié)調(diào)上下的關(guān)系，如果沒有這個原則，就有可能會出現(xiàn)實行與指令不相符的情況。還有一點是，辦公室的人員應(yīng)該具有處理突發(fā)事件的功能，企業(yè)會遇到不同的事件，應(yīng)該有處理危機的意識和能力，為企業(yè)的正常運轉(zhuǎn)保駕護航。

4 運用精細化管理推進辦公室工作水平的總體思路

4.1 強化精細化管理意識，提高專業(yè)隊伍素質(zhì)

有句話說：“思想是行動的先導”。因此，在辦公室工作的精細化管理中，培養(yǎng)辦公室工作人員的精細化管理意識是一個必須經(jīng)歷的過程，精細化管理工作是一種關(guān)系到企業(yè)的具體工作的機制，每個辦公室的成員都應(yīng)該形成自己良好的工作作風，重視細節(jié)、做事嚴謹、快捷高效等，讓自己的勞動成果成為企業(yè)快速運轉(zhuǎn)的一個重要的組成而不是事后追究問責。從員工的意識抓起，培養(yǎng)辦公室工作隊伍的整體意識素質(zhì)。

4.2 抓緊制度建設(shè)，完善獎懲機制

制度建設(shè)是每個工作的部門都不可或缺的一個過程，制度建設(shè)就是要求我們在工作的時候可以走專門化、流程化、標準化的道路，按照既定的職責，培養(yǎng)自己的職責意識，優(yōu)化辦公室工作的流程，加強人員之間的溝通交流，完善規(guī)章制度的建設(shè)，努力營造高效有序的工作氛圍，認真工作，規(guī)范辦公室的服務(wù)行為，從而推動各項工作水平的提高。

4.3 培養(yǎng)精細管理文化，提升軟實力

要完善精細化管理的實施進程，就要把其作為本單位的一種特有的文化特色，使之成為在辦公室內(nèi)的一種影響力，從而帶動整個事業(yè)單位的文化影響力。推動辦公室的精細化管理，就應(yīng)該重視精神文化的建設(shè)，積極營造良好的辦公室氛圍，形成正確的辦公室文化價值觀，使每個員工都投入到自己的工作實踐中去。

4.4 以降耗節(jié)支為舉措，降低運行的成本

降耗節(jié)支是當前踐行科學發(fā)展觀的一種重要的措施，努力降低辦公室的運行成本，然后倡導辦公室的工作人員可以培養(yǎng)相關(guān)的意識，認識到降耗節(jié)支的重大影響，并且可以從每個人自身做起，養(yǎng)成節(jié)約的好習慣，形成和諧的辦公室氛圍。另外是要提高工作的效率，爭取以最小的資源來獲得最高的 工作成果獲績效，同時，有效的對部門的開支進行監(jiān)控，認真做好節(jié)能的措施。

5 小結(jié)

本文從辦公室工作的精細化管理的內(nèi)涵和必要性出發(fā)，詳細的分析了辦公室工作的精細化管理所具有的特征和在運行過程中應(yīng)該遵循的原則，然后敘述了當前我國的辦公室管理操作的一些問題，最后從強化精細化管理意識，提高專業(yè)隊伍素質(zhì)、抓緊制度建設(shè)，完善獎懲機制、培養(yǎng)精細管理文化，提升軟實力、以降耗節(jié)支為舉措，降低運行的成本四個方面來論述相應(yīng)的解決措施。