正方教務管理系統應用問題及對策
——以陜西鐵路工程職業技術學院為例

馮傳蕾

（陜西鐵路工程職業技術學院，陜西渭南 714000）

在國家職業教育快速發展的時代背景下，高職院校招生規模的不斷擴大、專業門類的不斷增多，加之學生學業水平參差不齊，導致高職院校的教務管理部門面臨著巨大的挑戰，管理任務日益繁重、管理工作日益復雜，同時也為教務管理人員帶來了繁重的工作量及巨大的工作壓力，對教務管理人員提出了新的工作要求。

1 引進正方教務管理系統的必要性

近年來，學院招生規模的不斷擴大對教育信息化的要求越來越高，加之教務管理工作人員相對緊缺、教務管理工作日益繁瑣、，教務管理人員改變傳統手工的教務管理模式向信息化、規范化的教務管理模式發展，是提高工作效率的剛性需求。另外，隨著計算機和網絡應用技術的快速發展與成熟以及高職院校校園網的建立和日趨完善，為教學管理部門與系部之間的信息交流、教學資源共享提供了便捷的條件，這也為高職院校引進和使用教務管理系統提供了契機。因此，為適應高職院校發展的需求，引進實用的正方教務管理系統，結束多年手工操作管理的模式，走進網絡化、信息化的教務管理時代勢在必行。

2 正方教務管理系統應用初期存在的問題

2.1 系統培訓不足，工作人員操作水平不高

系統開發商基于時間成本的考量，在與院校簽訂了購銷合同之后，往往急于系統的驗收工作，一旦驗收結束，對合同的履行問題就會有所折扣，從而導致對教務系統管理人員的業務培訓有所缺失。在較短的時間內完成了學籍管理、課務管理、成績管理的相關操作培訓，教務管理人員只能通過軟件說明書在日常工作中摸索相關的操作方法，因此在正方教務管理系統使用初期，教務管理人員不能熟悉和全面掌握各個模塊的相關操作，經常會出現操作失誤或者基礎數據不準確等問題，影響使用效能和用戶滿意度。另外，教務工作繁重復雜，工作壓力大，相較于其他工作崗位而言，導致工作人員變動頻繁，對于一些剛接觸教務管理工作的人員來說，對工作不熟悉、計算機操作水平較低。而正方教務管理系統各個功能模塊比較多，模塊之間的關聯性很強，前期的基礎數據稍有不準確或者與系統要求的數據字段不匹配導致數據無法導入到正方教務管理系統中或者影響后續模塊的正常操作，操作難度較大，要求教務管理人員必須具備較高的計算機操作水平和管理信息系統的相關知識。

2.2 基礎數據采集的準確性不高，系統難以匹配

學院在辦學初期，由于各種因素的影響，在各專業申報初期對市場以及企業的人才需求調研不夠，缺乏分析和論證，導致人才培養方案和培養模式與社會的人才需求不匹配，課程體系設置不夠成熟。同時，人才培養方案在實施過程中存在著對課程名稱、學分、周課時、總課時、課程類型進行不斷調整的情況，出現了相似課程名稱不統一、同一門課程類型不相同、同一門課程多個課程代碼和學分等情況。這些情況的出現導致將基礎數據導入正方教務管理系統中出現了很多問題。由于，正方教務管理系統采用的多層次、集成化的功能模塊、學生管理、師資管理、教學計劃管理、智能排課、考試管理等各個模塊之間相互關聯，對基礎數據的精確度要求很高。因此，教務管理人員在前期基礎數據的采集和導入時會遇到很大的困難，導致難以通過系統對數據進行更進一步的操作、處理及分析。在短時間內探索出規范合理的教務管理流程更是難上加難。

2.3 系統更新不及時，問題解決相對滯后

正方教務管理系統是一個帶有基本功能模塊的系統架構，功能基本成熟，但在日常的使用過程中每個學校都會根據自己的辦學條件、辦學特色以及教學管理需求，提出適合自己學校特色的一些定制性和個性化的修改意見，這就需要軟件開發公司積極配合及時解決問題和進行系統更新調試。在對系統進行個性化修改和解決問題時需要復雜的流程，要通過撰寫問題描述和修改意見、提交修改申請、備份原有數據、軟件開發部門修改調試、軟件客服部門進行測試并編寫修改說明書、學校下載軟件更新程序等一些列環節才能夠完成，導致學校從采購安裝軟件到完全適應學校教學管理需求的過程相當復雜和曲折。而且，教務管理人員與軟件公司的客服人員進行溝通時只能通過公司提供的QQ公眾號進行聯系，對于一些比較緊急的問題如果沒有描述清楚或者客服人員對學校的個性化定制功能不熟悉，就會需要進行反復的溝通交流，浪費了大量的寶貴時間，軟件更新速度較慢，問題不能及時解決，

2.4 學校硬件配備不到位，系統兼容性不夠

高職院校在辦學初期都會存在辦學經費緊張、教務管理人員不足、辦公條件受限制等問題，導致院校不能及時對教務管理所需求的軟硬件設備進行升級和調換。然而，正方教務管理系統采用了當前流行的C/S結構和Internet網絡技術，對計算機的硬件設施及網絡基礎環境要求極高。如果院校不能及時更換計算機硬件設備，不能保證網絡環境的正常穩定，那么正方教務管理系統的各個功能模塊都不能充分發揮作用，效能降低，教務管理系統預期效果難以實現。

3 提升正方教務管理系統使用效能的策略

3.1 加強人員培訓，提高業務素質

教學工作是高職院校的中心工作，教務管理工作又是一項內容繁瑣、任務量巨大的系統工作，這就使得院校在設置人員崗位條件時對專業背景及工作經歷等方面提出了較高要求，并且對教務管理人員進行系統的業務技能培訓，幫助他們盡快熟練掌握教務管理的各項操作技能和業務流程，使其能夠勝任工作。由于教務管理工作業務性強，這就需要工作人員必須具備強烈的責任感以及必須保持一定時期的穩定性和持續性。在日常工作中，要督促教務管理人員與系統開發公司經常進行聯系探討制定出適合校本的個性化需求意見，及時解決系統使用過程中的問題，或定期組織相關的管理人員去軟件開發公司進行參觀、學習和交流。

3.2 加強市場調研工作，確保基礎數據的準確性

正方教務管理系統的正常運行，在很大程度上取決于基礎數據的準確可靠。院校在制定人才培養方案之前，必須經過充分的市場調研和論證，制定出科學的人才培養方案，形成合理的課程體系，保證原始教學數據的準確性，力求避免系統在使用過程中對數據的不斷調整和修改等重復無效的勞動。

3.3 建立配套的管理制度，加快系統更新速度

隨著計算機網絡技術的不斷發展，教育信息化水平的不斷提高以及正方教務管理系統的廣泛運用，高職院校應以教學診改工作為契機，制定出與正方教務管理系統運行相配套的教務管理制度，滿足校本個性化的教務管理需求。

目前，學院已根據正方教務管理系統使用的經驗并結合學院的實際情況修訂了《任意選修課管理辦法》、《調代課管理辦法》、《學生學籍管理規定》等多項管理制度和管理辦法，并多次與軟件開發公司溝通協商，要求軟件供應商以學院相關的教務管理制度為指導，加化教務管理系統的個性化功能模塊的修改，避免教務工作人員多次提交個性化修改申請而影響系統的正常使用，保證教務管理系統的正常運行和日常教學秩序的穩定有序。

3.4 加強教務管理投入，改善系統運行環境

正方教務管理系統的正常運行，必須有良好的網絡環境及一定配置的計算機硬件設備為基礎。高職院校必須加大對教務管理方面的資金投入，對系統正常運行的網絡環境和計算機硬件設備進行升級和改造，保證系統的兼容性和高速運行。同時，引進業務能力強的網絡技術管理員，為教務管理系統的運行提供技術指導及全方位的后勤保障。

總而言之，正方教務管理系統只有充分結合每個院校的實際情況，加以不斷的修改完善，從而減少教務管理人員的繁瑣性事務工作，讓工作人員擁有更多的時間和精力投入到教務系統的研究，為充分實現教務系統的網絡化、高效率，進而全面提升高職院校的教學管理水平奠定良好的工作基礎。