淺談會計檔案管理

呂晶淼

檔案工作是一項服務性的工作，會計檔案管理作為檔案工作不可或缺的組成部分，因其管理財務的特殊性和專業性，更能突出其服務性的特點，尤其在從嚴治黨、嚴懲腐敗，不斷加強金融財經監管力度的形勢下，做好會計檔案管理工作，做到材料收集齊全、整理有序、檢索快捷方便、利用效果好，不僅有利于日常單位工作查考，而且更有利于開展審計工作，發現違紀線索，查處腐敗案件，服務黨風黨紀建設工作，為決勝全面建成小康社會發揮會計檔案工作應有的作用。

一、會計檔案管理面臨的問題

會計檔案是一個單位經濟業務的重要史料和證據。會計檔案管理工作，則是會計工作的重要組成部分。然而，會計檔案管理工作仍存在一些難以解決的問題。一是對會計檔案管理工作重要性認識不夠全面、不夠深刻，重視不夠。集中表現在對會計檔案工作在新時代治國理政中的重要性和深遠作用認識不足，對經濟政策制定、財務管理和防范重大金融風險的作用認識不足；檔案保管的財力投入不足，檔案室或庫房狹小，缺乏必要的存儲或防護設施設備；收集、整理、保管、保密、利用制度不健全；管理人員流動性大，缺乏檔案管理的專業知識和工作經驗，素質有待提高。二是不能及時收集或移交立卷歸檔。對每年形成的會計檔案應由會計部門按歸檔要求，負責分類整理，裝訂立卷，編制案卷和文件級目錄，移交單位檔案室。由于檔案形成部門和檔案室立卷歸檔職責不明確，導致會計檔案不能按時整理立卷并移交。三是立卷整理不規范。有的會計憑證卷封皮項目填寫不完全；有的裝訂后沒有封粘，或雖封粘但該處無會計人員簽章；有的保管期限劃分不準確。五是檔案的保管不規范、不安全，設施簡陋。會計檔案形成后存放庫（室）狹窄、潮濕，沒有防盜門窗和防火設施，會計憑證、會計賬簿、會計報表以及會計文件資料隨意堆放，或會計報表各月份分散存放，以磁盤等為介質的電算化會計檔案更是沒有專門的保管庫房和相應的條件。

二、解決會計檔案管理問題的途徑

針對上述存在的問題，應采取如下措施：

1、加強《檔案法》《檔案工作條例》《會計法》《會計檔案管理辦法》向各級領導的宣傳，提高各級領導特別是分管領導對會計檔案工作重要性的認識。會計檔案不僅是經濟業務活動原始的歷史記錄，也是清理債權債務、解決經濟糾紛、處理財會事務的重要憑據，是審計監督經濟活動、打擊經濟領域犯罪活動重要依據和憑證，是編制財務收支計劃，決策經濟發展戰略、開展會計分析的重要參考材料。只有引起各級領導重視，才是做好會計檔案管理工作的關鍵。

2、明確會計檔案管理部門和檔案管理人員崗位職責。明確會計檔案的保管是單位的檔案管理部門，由財務部門將本單位的會計檔案整理規范，在財務部門暫保管1年，期滿后編制會計檔案案卷目錄，連同打印的紙質會計檔案和存儲會計數據的磁介質會計檔案，向單位的檔案管理部門移交。移交前財務部門對會計檔案的準確和完整性負責，移交后檔案室對檔案保管、利用和安全負責。移交中做到清點核對無誤，雙方簽字，移交手續完備。

3、規范會計檔案的立卷整理工作。會計檔案由會計人員負責整理立卷、裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊；會計檔案信息材料由財務部門人員負責搜集齊全，分類整理和立卷。整理會計憑證，必須加裝封面、封底，封粘裝訂線，并在封粘處加蓋會計人員印章。封面相關內容要填寫齊全。會計憑證按月份整理順序排放，其順序是記賬憑證匯總表、記賬憑證、抽出記賬憑證登記表。會計憑證裝訂要整齊、牢固、美觀，不掉頁、不倒頁、不壓字、便于翻閱。 會計賬簿。整理會計報表，其排放順序是財務情況說明、附件、編表說明、會計報表，按月、季、年分別整理，報表附注和決算說明與報表一并組卷裝訂。年終將會計報表劃定保管期限，合并裝訂立卷，逐頁編制序號，分別填寫“會計檔案卷內目錄”和“會計備考表”。 整理會計賬簿，其排放順序是啟用表、目錄、賬頁。按會計科目設置的總分類賬、各類明細分類帳、現金日記賬、銀行存款日記賬以及輔助登記備查簿等各類別，分別整理立卷，組成保管單位。訂本式賬簿以一本為一個保管單位。活頁賬簿將空白賬頁取出，已設置會計科目但無業務發生的則保留，并按賬頁編號順序填寫“目錄”及“賬簿使用登記表”，與賬簿一并裝訂。計算機生成的總帳、明細賬等應單獨組卷并加裝封面和扉頁，填齊封面和扉頁的各項內容。賬簿裝訂后應依次在每頁非裝訂線一側上角編頁號，每冊賬簿單獨編一個流水號。 整理未列入會計檔案管理范疇的作廢支票、存根等，一律編號造冊，妥善保管備查。年度財務決算或報告以及相關文字分析材料 ，須單獨裝訂立卷。 其他與會計核算、會計監督緊密相關的數據資料，如經濟合同、數據統計資料、財產清查匯總資料、會計檔案移交清冊等亦應視同會計檔案一并整理歸檔。

4、規范會計檔案的保管，改善設施條件。首先，要建立健全會計檔案庫（室）管理制度并嚴格執行。做到專人負責，妥善保管，存放有序，便于查找，不得隨意堆放，未經允許非檔案管理人員不得擅入庫房，確保檔案的保密與安全。會計人員不得自行保管會計檔案，已離任的會計人員，其會計檔案應移交本單位檔案部門或財會部門保管，更不得私自留存。對已終止會計核算業務的單位或部門，其會計檔案應移交上級檔案部門保管并盡快辦理移交手續。其次，建設符合會計檔案保管條件的檔案庫（室），配備合格的密集架、櫥柜等存儲裝具，以及溫濕度調節設備等，做到防火、防盜、防潮、防蟲蛀、防塵，對于以磁帶、磁盤、光盤、縮微膠片為介質的電算化會計檔案，更須采用專門存儲設備和庫房，做到防磁、防震、防火，重要電子檔案做到異地備份。

5、加強崗位培訓，提高會計檔案管理專兼職人員的專業素質。會計檔案管理人員是會計檔案整理的第一責任人，他們不僅要掌握熟練的檔案專業知識和操作技能，還要具備一定程度的會計學理論知識，了解會計工作的程序和方法，使自己成為具有檔案學、會計學跨學科知識的復合型人才，以便收集、分類、整理、匯編各種會計數據，編制圖表，做好立卷歸檔工作。對兩個學科知識和技能掌握和應用的熟練程度，決定著會計檔案案卷整理的質量。因此，必須將會計檔案管理及操作技能培訓，納入會計檔案管理人員的崗位培訓，從會計檔案整理的基礎業務學起，從源頭上做好會計檔案的整理和規范工作。

此外，加強對會計檔案管理工作的業務指導，開展檔案鑒定優化會計檔案庫（室）藏結構，進行會計檔案的數字化和提供利用工作等，也是做好新時代會計檔案管理工作，提高為黨和政府治國理政中心工作服務水平的必要手段。

（作者單位：北京中企華資產評估有限責任公司河北分公司）endprint