高校檔案部門微信公眾號建設現狀及對策

趙財霞

隨著移動互聯網技術的發展、智能手機的應用以及微信的普及，微信公眾號成為人們獲取信息的重要平臺。根據騰訊2017年第三季度業績，微信及WeChat合并月活躍賬戶達9.80億，月活躍公眾號為350萬個，而公眾號月活躍關注用戶數為7.97億。由于微信公眾號具有信息傳播成本低、信息表達形式多樣以及信息推送主動及時的優勢，已滲入到人們生活的方方面面，高校檔案部門也初試鋒芒，積極嘗試利用微信公眾號開展檔案工作。

一、高校檔案部門微信公眾號基本狀況分析

1. 數量分析

截至2017年12月25日，筆者以“大學檔案”“學院檔案”“檔案館”“檔案室”等為關鍵詞在微信公眾號中進行檢索，共搜索到高校檔案部門微信公眾號71個（其中“SZU學生部檔案室”和“學生部檔案室”均為深圳大學檔案部門的微信公眾號，后者自2015年8月31日后停止更新，故未計數），僅占全國高校數量2914所的2.4%。而截至2016年4月1日，我國省市級檔案部門微信公眾號數量已達110個。這表明，我國高校檔案部門微信公眾號不僅在絕對數量上較少，與省市級檔案部門相比相對數量也較少。

2. 開設時間分析

由于個別公眾號未顯示注冊時間，故筆者以注冊時間和推送第一條信息時間中的較早時間為公眾號開設時間。經統計，高校檔案部門最早開設微信公眾號的為上海交大檔案館（2014年4月17日），之后每年開設的微信公眾號數量分別為2014年6個、2015年11個、2016年27個、2017年27個。可以看出，高校檔案部門對微信公眾號的利用意識不斷增強，2016—2017年增速較快。

3. 名稱分析

經統計，高校檔案部門微信公眾號名稱為“學校全稱+檔案或校史字樣”的有55個，為“學校簡稱+檔案或校史字樣”的有15個，未出現學校名稱的有1個。特別是圖書與檔案館（沈陽工學院）、成電檔案（電子科技大學）、地大檔案（中國地質大學）、民大檔案之家（中南民族大學）等，雖然有的開設時間較早（成電檔案2014年6月30日開設），有的內容較為豐富，但很難從名稱上辨別出該公眾號屬于哪所大學的檔案部門，不利于其傳播。

4. 賬號主體與是否認證

賬號主體為官方且經過認證的微信公眾號的真實性和合法性更加可靠。高校檔案部門微信公眾號賬號主體為官方的有64個，個人的有6個，未顯示的有1個；經過認證的有49個，未認證的有22個。這表明，我國高校檔案部門微信公眾號在真實性和合法性方面需要進一步加強。

二、高校檔案部門微信公眾號內容建設分析

1. 更新頻率

高校檔案部門微信公眾號在更新頻率上差別極大，有的公眾號內容豐富、更新頻率高，有的則成為“僵尸號”（即從未更新過或曾經更新頻繁后來停止更新）。筆者按照2017年9月以來微信公眾號歷史消息中信息更新頻率將其分為更新頻繁（每2—5天更新）、頻率一般（每6—10天更新）、頻率較低（每10—30天更新）、頻率極低（30天以上更新一次）以及無更新五種情況。經統計，71個公眾號中更新頻繁和頻率一般的均有8個（11.3%），頻率較低的有13個（18.3%），頻率極低的有18個（25.4%），無更新的有24個（33.8%）。其中更新頻繁和頻率一般的加起來還不到四分之一，而無更新的則超過三分之一，這表明雖然高校檔案部門微信公眾號數量增加了，但是三分之一的公眾號都是“僵尸號”，僅僅是為了跟風而開設。

2. 版塊設置

經統計，78.9%（56個）的高校檔案部門微信公眾號通過設置2—3個版塊來呈現內容，版塊下一般會設有菜單，內容多為本館概況/關于我們、業務咨詢/檔案服務/服務指南/我要查檔/服務大廳、網上校史/校史研究/校史風采、館藏展示/館藏精粹等其中的幾個，不能很好地反映檔案工作的全貌。其中，筆者專門對服務版塊做了細致的分析，發現未提供任何服務的有19個（26.8%），僅提供服務指南的有31個（43.7%），提供簡單在線服務（如在線預約查檔/參觀、在線查詢檔案去向等）的有17個（23.9%），提供在線遠程服務的有4個（5.6%）。這說明大多數高校都有利用微信進行檔案服務的意識，但服務程度較淺，提供深層次服務（在線遠程服務）的僅占5.6%。筆者還發現，雖然檔案征集是檔案工作中非常重要的一部分，但僅有7個（9.9%）公眾號在版塊或菜單中設置了檔案征集版塊；校史館內容展示方面，僅有4個（5.6%）公眾號通過音頻、HD場景或全景展示了校史館內容。

3. 內容覆蓋與表現形式

高校檔案部門微信公眾號的內容主要覆蓋了本館概況、工作動態、檔案知識（法制和百科等）、服務指南、校史故事、照片展覽等，內容大多比較雜亂無章，未按類別進行很好的分類。僅有個別公眾號開設了專題展覽或系列文章，內容質量較高，可讀性較強。表現形式主要是圖文呈現，大多排版不夠精美；較少采用音頻、視頻以及其他形式。

4. 用戶關注

高校檔案部門微信公眾號的用戶關注度較低，大多數文章的閱讀數量僅有幾十甚至不超過十，僅有個別微信公眾號的少數文章閱讀量突破一千。這與檔案館（室）工作內容較為狹窄有關，但公眾號內容建設不夠吸引人也是不可推脫的因素。

三、高校檔案部門微信公眾號建設對策

通過以上分析可以看出，高校檔案部門微信公眾號建設水平參差不齊，功能版塊長短不一，總體而言存在數量少、更新頻率低、版塊設置不全、內容較枯燥且表現形式單一、用戶關注度低等問題。高校檔案部門應提高認識，互相學習，取長補短，更好地利用微信公眾號為檔案工作服務。

1. 拓寬稿件渠道，提高推送頻率

高校檔案部門微信公眾號更新頻率低，一方面是因為公眾號建設意識不夠，另一方面則是因為高校檔案部門人員編制少、工作繁忙所致。對此，高校檔案部門一方面可以給專職人員下達任務、提高意識，另一方面可以拓寬稿件渠道，如可向清楚學校歷史、時間充裕的退休教師征集校史類文章，還可充分發揮兼職檔案人員以及學生的力量，向其征稿。例如，山東交通學院檔案館于2016年7月成立，掛靠校辦，僅有5名專職檔案人員，2016年10月即開通微信公眾號，推送頻率為2—5天一篇，其中檔案館學生組織——檔案部發揮了重大的作用。endprint

2. 豐富內容和表現形式，增加吸引力

高校檔案部門微信公眾號的內容多反映工作動態、檔案知識、校史知識等，內容面較窄，用語或嚴肅或中規中矩，無法很好地吸引讀者。對此，在題材上高校檔案部門微信公眾號應多開辟一些專題系列文章，增加內容的可讀性，也可跳出檔案校史的框框，增加貼近生活的內容；用語上宜生動活潑甚至可采用網絡流行語，增加內容的趣味性。例如，南京大學檔案館在“專題導覽”版塊開辟了抗戰專題、影像南大、高山仰止，分別展示學校的抗戰歷史、校史變遷、知名人物，內容非常豐富；貴州大學檔案館則登載了一些關于電腦操作技巧的文章（如《這些好用到流淚的word快捷鍵你知道幾個？》），給人提供幫助；上海交大檔案館微信公眾號的“精選文章”用語活潑有趣，加上唯美的圖片、排版以及舒緩的配樂，給人一種美的享受。

表現形式上多數高校檔案部門微信公眾號使用圖文呈現信息，提供的信息量較大，但形式太過單一。若能充分利用漫畫、音頻、視頻、甚至HD場景等更多形式，則能夠大大提高微信公眾號的表現力。例如上海交大檔案館的《超萌動畫來襲！同學，你的成績單！》用一個制作精美、配音調皮、蘊含豐富檔案知識的動畫視頻展示了學生成績單從形成到建檔再到被查詢利用的過程，文后配有畢業生成績單辦理辦法，既有趣又實用；河海大學和西安理工大學則采用HD場景來呈現學校的光輝校史。

3. 深化在線服務，真正為用戶提供方便

目前僅有5.6%的高校檔案館微信公眾號提供在線遠程服務，這就意味著查檔人必須親自到檔案館才能辦理業務，對外地人而言時間成本和經濟成本都較高。在節奏快、科技發展迅速的今天，高校檔案部門微信公眾號應盡力開發在線遠程服務，真正為用戶提供方便。同濟大學、華中科技大學、燕山大學、揚州大學的檔案館都開通了線上遠程服務，查檔人只需在微信公眾號上填寫信息、上傳證件、支付必要費用，便可坐等檔案資料郵寄到人。

4. 增設檔案征集功能，豐富檔案資源

檔案征集是檔案工作的重要內容，高校檔案部門每年除了向各部門常規收集文書、教學、科研、基建、財務、照片等檔案外，還可面向全校師生收集各類照片檔案、實物檔案和校史資料。尤其是征集照片檔案，在微信公眾號中開通“檔案收集”版塊可極大提高工作效率。但僅有9.9%的公眾號單獨設置了“檔案征集”，且均為征集啟事，不能直接接收檔案。這一點高校檔案部門可向地方檔案部門學習，例如嘉興檔案微信公眾號的“網友曬寶”版塊，網友上傳文件、介紹寶貝并留下姓名和聯系方式，提交后就可曬寶，展出的寶貝有20世紀60年代糧票等。

5. 開發網上校史館，宣傳校史文化

高校實體校史館多存在開放力度不夠的問題，參觀人員大多局限于校內師生，外來單位、人員極少，而網上校史館則可擴大受眾，讓人不到現場就可了解校史、參觀校史館。南京工業大學檔案館微信公眾號在網上校史館建設方面提供了極好的例子。點擊南京工業大學檔案館微信公眾號“館藏展示”中的“數字校史館”便可對南京工業大學校史館進行360度全景體驗，可按照箭頭指示依次參觀校史館的全部內容，也可點擊下方的“導航”參觀相應部分內容。整個數字檔案館畫面清晰并可放大仔細查看，配有優美舒緩的背景音樂，提供“VR”和“點贊”功能，讓用戶擁有如臨其境之感并能進行反饋，堪稱網上校史館的典范。目前，不少高校都在建設自己的新校史館，可以南京工業大學校史館為鑒，開發自己的網上校史館，在微信公眾號中呈現，擴大受眾，增強校史宣傳。

四、結語

總體而言，我國高校檔案部門微信公眾號建設尚處于發展階段，個別高校走在前列，建設相對成熟，但大多數高校檔案部門微信公眾號建設存在諸多問題，有的甚至停滯不前而導致荒廢。我國高校檔案部門應重視微信公眾號建設，以內容為本，拓寬稿件渠道、豐富內容和表現形式、深化在線服務、發揮檔案征集功能、開發網上校史館，不斷創新和完善，才能在眾多微信公眾號中具有生命力和競爭力，使微信公眾號更好地為檔案工作服務。

（作者單位：貴州大學檔案館（校史館））endprint