對現代企業檔案管理的幾點思考

李治偉

一、基于電子檔案管理在線化，提升企業檔案管理的效率

在信息環境下，眾多企業開始利用信息系統來實現業務電子化，企業在開展業務活動的同時，產生了大量的電子文件，電子文件能夠及時的在線歸檔，對提高社會生產能力及企業的管理效率至關重要。當下，電子文件的在線歸檔主要分為兩個步驟，即ERMS的捕獲和電子文件的歸檔，其中前者是后者的基礎，范疇也大于后者。

ERMS的捕獲，是指將業務活動中生成或接收到的數據對象作為文件及其元數據一起保存到電子文件管理系統中的過程。 ERMS捕獲的對象由客體和主體組成。客體包括電子文件、實體文件及混合文件和它們的元數據，其中電子文件由于組件的構成不同，又可以分為單組件文件（非結構化文檔），組合文件（因業務而緊密聯系的文檔）、復合文檔（因技術而緊密聯系的文檔）。主體是指人和系統，人是指電子文件形成者及管理者，系統包括文件形成的系統及文件管理的系統，人和系統是一一對應的。由此可知，ERMS的捕獲是電子文件歸檔的前提和基礎，這一過程對進入系統的電子文件開展檢驗，只有內容完整、可讀，格式規范才能通過檢驗，并給予唯一的標識符，存入歸檔庫中，而接下來的電子檔案的整理及鑒定工作，則是ERMS的獨特之處，因為一般的檔案輔助系統對電子檔案的整理、鑒定沒有集成關系，而ERMS對電子檔案的元數據捕獲，把整理、鑒定、利用的工作規則設置在元數據中，就可以關聯到電子文件的分類、保存期限、安全密級等方面，實現有效集成。當然在電子文件捕獲過程中，系統是持續追蹤記錄，對一些誤操作開展提示，同時計入審計日記。

可以發現，在捕獲至歸檔的過程中，ERMS的具有一定的特性，即捕獲的電子文件必須在內容、結構、背景等方面是一個關聯的整體，在系統中作為一個對象存儲、利用。一旦被系統捕獲，電子文件的內容不得修改、刪除、損毀，除非擁有相關權限，無論修改、刪除、損毀等操作是否成功，操作都會被記錄在審計日志中。另外系統捕獲電子文件時，都會按照分類方案、類目及其他文件建立有機聯系，作為整體的分支而非獨立存在。這些特性也是ERMS與一般檔案輔助系統最大的區別。總之，ERMS的捕獲功能將在線歸檔的要求轉化，提升了電子文件質量和管理水平。

二、基于檔案資源的存儲與備份數字化，提升企業檔案流通速度

檔案數字化工程中應當以數據存儲為中心，從系統需求分析、介質選擇、備份策略、存儲方式、軟硬件集成等角度選擇數據存儲方案。的確，企業檔案部門在接收電子文件的同時，還要數字化自身豐富的館藏檔案，面對海量的檔案資源，檔案的數字化存儲是解決檔案資源管理的有效途徑。檔案數字化存儲不再是檔案管理的末端，而是企業檔案開發利用的開始，只有做好檔案存儲工作，才能夯實檔案服務的基礎。雖然企業檔案的存儲方案需依據企業自身發展的具體情況而定，但是在軟硬件選擇、存儲載體、存儲方式、備份方式等方面卻有一定的規范性要求。

企業對軟硬件的要求是保證存儲數據滿足相關的規范、標準，從而實現數據的可用性、有效性、準確性，需要提前確定目錄數據庫的建設標準、非結構數據的存儲格式，方便后期數字檔案的長期保存。在存儲系統選擇上，要符合未來檔案存儲容量要求和企業業務工作的實際情況，如企業檔案部門不僅需要兼顧文本、圖片、音頻、視頻等數據信息，還要接收業務部門的電子檔案，造成了業務產生數據量巨大，數據格式多樣，為數字檔案的長期保存提出了挑戰。企業檔案的數字存儲對介質的要求也是根據具體需求而言，最常見的存儲介質有硬盤、磁盤、磁帶、光盤、縮微膠片等，介質的差別主要表現在存取速度的快慢、安全級別的高低、介質價位等，存儲介質的選擇需要根據企業業務活動的需求決定，如企業的檔案數據的利用較多，就需要存取速度較快的硬盤或磁盤陣列，而對存取速度較低的檔案數據備份可以選擇光盤系統。目前，企業所采用的存儲方式一般有直接存儲、網絡存儲、云存儲三種方式。直接存儲就是將數據直接存儲在業務系統的服務器上，由于服務器不僅要保證業務軟件的運行，還要負責數據的輸入、輸出，這種存儲方式易造成服務器宕機及數據的丟失，不利于企業業務連續性的開展。網絡存儲是指在局域網中擁有自身的節點，不需要服務器的干預，方便企業員工數據的存取，減輕服務器的負荷，缺陷是與服務器相互獨立，不利于后期開展數據備份工作，網絡本身的風險較高，易遭受網絡的入侵，其安全性有待進一步提升。云存儲是通過集群應用、網格技術或分布式文件系統等技術，將網絡中散布的各種不同類型的存儲設備整合在一起，提供給用戶一個統一的、無限的、安全的網絡存儲系統，但是目前云存儲模式尚不成熟，安全性、通用性、保密性還存在一定的缺陷。多數企業不會選擇單一的存儲方式，而是選擇多種存儲方式組合，即分級存儲，既能最大限度地滿足數據利用者的需求， 又可使存儲成本最小化，是解決大容量數據的科學管理和高效使用的有效手段。

企業檔案數據的備份，不是簡單的拷貝，而是將檔案數據及其所在的系統一起備份，從而能夠重現檔案數據的各項屬性及操作記錄等元數據信息。企業常見的備份方式根據有無并行系統以及系統是否激活劃分為冷備份、熱備份、完全熱備份三種方式，根據檔案數據的備份量分為全備份、增量備份和差分備份，根據備份地點的不同分為本地備份、同城備份、異地備份及兩地三中心備份，通常異地備份和兩地三中心備份能夠更好的滿足企業業務連續性及應急恢復的需求。

三、基于檔案價值深度化挖掘，提升企業檔案的隱形效益

企業檔案價值的挖掘實質就是激活和提取企業檔案有價值的信息及隱形知識，進而轉化為企業的生產力，為提升企業的經濟效益和社會效益作貢獻。按照挖掘目的劃分，企業檔案信息挖掘由易到難可以分為宣傳型挖掘、需求型挖掘、研究型挖掘、宣傳型挖掘，即借助企業檔案的原始性和權威性，對企業的形象開展宣傳，這一過程不僅要收集企業的各發展時期的檔案原件、歷史圖片、實物等，還要將這些材料開展深度挖掘，找出材料的內在聯系，使得企業檔案材料有機聯系起來以便全方位、多角度的展示企業文化和發展歷程。需求型挖掘，根據企業所遇到具體問題，利用信息技術將相關的企業檔案信息開展挖掘處理，抽取關鍵信息制定解決方案，以滿足企業業務連續性的需求。這種挖掘形式，能夠及時、有效的響應企業的需求，具有針對性和準確性。研究性挖掘是企業檔案部門采用檔案相關理論，以定性分析、定量分析及兩者結合的方法，對企業檔案信息分析、歸納、總結，以此對企業的業務流程、發展戰略、企業形象等提出相關建議，甚至可以對企業的未來發展趨勢開展預測。可以看出，企業檔案部門已由被動的“提供檔案”轉到檔案信息的主動挖掘，由被動到主動的轉變，不僅適應了現代企業的要求，也為企業的效益增長做出貢獻。同時，企業檔案信息的挖掘，是自身有序化和增值的過程，在其被運用的過程中，實現了檔案的價值。endprint

企業檔案數據的挖掘現狀，能夠體現出企業檔案工作的管理水平和企業對檔案部門的重視程度，掌握服務企業的主動性和針對性，檔案部門利用企業檔案資源豐富的優勢，廣泛收集檔案數據，深度分析檔案數據信息，為企業決策方針提出準確、實用的指導及建議，助力企業的全面發展，同時也要把握市場的變化，及時鞏固企業發展的核心能力，提高企業發展的綜合實力。這就要求企業檔案部門加大檔案數據挖掘的廣度和深度，在企業的經營活動中彰顯檔案部門的作用及檔案的價值。

四、基于檔案主導型知識服務，提升企業檔案的社會地位

企業檔案知識服務是滿足用戶的知識需求，解決用戶問題的創造性智力活動，也是未來企業檔案工作發展的必然趨勢。隨著知識經濟的到來，企業檔案管理的重點逐漸由安全保管轉移到知識服務上，一方面是為了滿足企業日常生產和經營的要求，為企業的運營創造價值，另一方面是保證企業的檔案部門在激烈的社會競爭中避免被精簡，因為企業的資源只會分配給能夠創造價值的部門。同時，也是使企業認識到開展檔案信息化的效果，為企業的管理活動提供智力支持和科學決策。

按照企業檔案知識服務目的的不同，檔案服務的層次可以分為以下三種，第一，為企業的市場及經營戰略制定服務，主要是對企業市場經營過程中產生的檔案材料開展深度挖掘，找出市場規律，及時調整企業經營戰略及銷售策略，為企業爭得更大的市場份額。這一過程還需要檔案部門收集檔案材料之外的信息，才能為決策者做出合理、準確的市場發展預測，所以需要企業檔案人員具有多元化的服務能力，來應對企業戰略層的多層次需求。第二，為企業內部管理控制服務，針對企業內部的會計檔案、業務檔案、人事檔案等檔案材料，對企業的資產變動、業務流程、人員流失等開展分析，以企業的市場及經營戰略為導向，對企業內部各部門的業務活動及時調整。這一階段是利用企業檔案掌握企業內部信息，對企業的崗位責任制執行情況和計劃指標完成情況開展檢查和分析，協調企業內部各部門、各環節之間的關系，以便協調和控制好企業的人、財、物之間的關系，使企業檔案發揮出更大的價值。第三，為用戶提供檔案知識服務，這種服務區別于以前的被動、一對一、階段性的服務模式，而是展開為用戶主動、多對一、全程性的檔案知識服務模式，全程以用戶為中心，想用戶之所想，并且針對用戶需求的特征，為其制定個性化的檔案知識服務方案，彰顯企業檔案的價值和魅力。

在企業檔案部門實施知識服務的過程中，缺少不了信息技術的支撐，較為常見的有檔案智能檢索技術、多媒體技術、元數據技術、數據推送技術等。智能檢索技術主要應用于檔案知識服務的前期，用于企業檔案信息的收集，具有較高的查全率和查準率。該項技術支持自然語言檢索和自學習功能，不僅方便用戶的檢索獲取所需檔案，還能在用戶和系統的交互過程中獲取用戶的需求特征、使用習慣，較為全面的了解用戶的需求情況。多媒體技術把企業檔案信息（文字、圖片、音頻、視頻等）綜合處理，在彼此之間建立聯系，使其具備交互功能的信息處理技術，旨在為用戶提供友好、舒適的用戶界面。元數據技術主要面向兩類元數據管理，一類是企業檔案的知識元管理，另一類是企業檔案用戶元數據的管理，知識元的管理側重對檔案內容、主題、操作記錄的轉換，元數據管理構建檔案內部的聯系和關聯，輔助用戶準確獲取所需檔案信息。數據推送技術實現了企業檔案知識智能服務的愿景，對用戶元數據深入分析，挖掘出用戶的知識需求，定期將最新的相關知識推送給用戶，為用戶打造一條實時獲取新知識的通道。

（作者單位：河北大學管理學院）endprint