城市軌道交通工程檔案管理淺析

王秀

一、城市軌道交通檔案管理存在的問題

從大多數城市軌道交通建設過程中的檔案管理發展來看，企業檔案管理意識在不斷增強，檔案工作正逐步得到人們的關注，然而，對檔案工作重視度較低，對檔案設施經濟投入的苛刻，對檔案部門及其崗位編制的湊合，以及傳統檔案管理觀念的根植，復合型檔案人才的匱乏，都成為制約檔案管理工作的瓶頸。目前軌道交通工程檔案管理工作中普遍存在的一些問題，主要表現在以下幾個方面：

1. 對檔案工作的重視程度不夠

目前多數參建單位只重視工程建設和工程質量，對工程檔案的管理觀念滯后，檔案價值未被充分挖掘和認識。一些管理人員對工程檔案法律法規無視，一方面認識的滯后導致他們的思想模式停留在不弄丟就可以的層面上，另一方面存在著工程文件并沒有多少效益這種目光短淺的想法。而實際上工程檔案的作用巨大，其檔案本身更是整個工程項目的承載力和價值的體現。

2. 未建立規范統一的工程檔案管理標準和制度

城市軌道交通建設初建階段，相關標準制度多是照貓畫虎，沒有建立一套符合國家和地方標準，又適合自身發展的檔案管理制度，對檔案管理工作沒有規范的標準和要求，各部門根據自己的習慣進行管理，管理權責不清，導致檔案文件雜亂、規格不統一、收集范圍不全、文件損壞或丟失等一系列問題產生。

3. 工程文件的收集、管理未與工程建設進程相同步

一方面工程檔案管理的工作無法和工程技術人員、工程管理人員提出的要求吻合，不及時地把工程檔案制度納入工程項目管理制度之中，從制度上無法保證工程檔案管理工作的落實；另一方面檔案管理工作掌握不了各個單位、分部、分項工程的建設規模，時間節點，也就不能制定完善合理的管理任務書。部分工程文件分散在形成者使用者之間，而不注意對文件的保管，等到工程竣工驗收時發現竣工資料不全，資料員連夜突擊補缺，某些原材料的質量證明文件臨時向廠家索要，這些閉門造車現象和突擊應付式等沒有責任心的表現為工程檔案質量埋下了隱患。

4. 參建單位檔案管理人員素質不一且更換頻繁，檔案設施因陋就簡

某些參建單位對檔案工作重視不夠，為了降低成本，不在施工地點建設工程文件專用庫房，不設專職的檔案管理員，檔案管理部門因需要而臨時搭建，多是兼職或臨時抽調人員，往往在工程收尾階段，大部分人又撤離到新的崗位。這種臨時性就會造成一些問題，非專業的文件管理人員，未受過檔案專業的培訓，對于工程文件沒有相應的了解和管理意識，資料管理人員甚至檔案存放地點頻繁變化，新人對原始資料不熟悉，沒有應急處理方案，交接手續等也不完善，這就可能使一些原本珍貴的原始記錄遭受損失。

5. 檔案內容不完整，難以反映工程原貌

在軌道交通運營工作中，使用較多的是施工文件和竣工圖，有些公司這部分檔案殘缺不全，有的施工記錄并未歸檔，如：隱檢記錄、各種材料的質量報告等。竣工圖的修改不到位，造成竣工圖與工程實際不相符。還有在歸檔中只重視紙質文件的收集，忽略了其他門類電子聲像等載體檔案的收集。在僅有的幾張照片檔案中，只有工程建設完工后的照片，而缺少工程開工前的原貌和工程施工過程中的照片，這些都給日后運營維修的利用帶來困難。

二、改進軌道交通檔案管理工作的建議

1. 軌道交通檔案管理源頭控制

軌道交通檔案管理源頭控制，就是在項目開工前就開始介入文件、檔案的管理，提高文件的管理水平。從文件形成的源頭控制，保證工程檔案的完整準確，必須從制度管理、合同管理中體現出來，形成有效的管理和監督機制，同時運用經濟手段進行制約，在與勘察、設計、施工、監理單位簽署的合同中，明確參建各方在工程文件管理上的職責，明確竣工檔案編制要求及違約責任，使各參建單位在保證工程進度、工程質量的同時，對工程文件形成質量予以重視并進行有效管理。

2. 加強法律法規教育，提高檔案管理責任意識

不斷加強軌道公司和各參建單位關于檔案法律法規的知識教育，端正檔案法律行為態度，對依法治檔給予正確的引導，使人們懂得檔案是國家和企業寶貴財富，保護和管理檔案人人有責。在企業內部，檔案工作是管理、控制與各項活動的基礎和手段，是企業治理現代化的重要工具。軌道交通的建設者必須要一手抓工程質量，一手抓工程檔案質量，兩手都要抓，才能引導企業健康長久的發展。

3. 完善軌道交通檔案管理制度建設

工程建設項目檔案管理相關規章制度，是檔案管理人員從業的指導文件，是保證檔案管理標準化、規范化的重要手段。以規章制度來明確檔案管理標準，落實檔案管理相關責任，規范檔案管理人員從業行為，才能保障檔案管理的科學化、規范化、標準化和系統化。城市軌道工程檔案管理制度建設，需要結合企業檔案管理模式、業務范圍、經營內容等來建設，并將檔案管理制度納入企業的整體管理制度體系之內。

4. 加強業務培訓，不斷提高專業檔案人員業務素質

軌道交通項目檔案涉及專業廣，包含知識門類多，檔案管理人員的綜合業務素質是決定建設項目檔案質量好壞的一個重要因素。檔案管理人員不僅要對歸檔材料的完整性和規范性進行檢查、審核驗收，還要對建設項目各階段所產生的文件材料非常了解。因此要通過不同時期針對性的培訓，促使檔案管理人員全面、系統掌握檔案管理技能和建設工程領域的相關知識，提高他們發現問題、解決問題的能力，成為懂工程、精業務、善協調、能指導的復合型項目檔案管理人才，為抓好工程檔案的管理工作打下堅實的基礎。

5. 強化參建單位檔案管理職責

軌道交通建設單位要求各部門及參建單位將竣工文件的形成和積累納入工程建設管理的各個環節和有關人員的職責范圍，明確檔案主管及資料管理員，并保持人員相對穩定，以確保培訓工作的持續有效。施工單位應在工程前期即安排專人負責工程資料的收集整理，實行技術負責人負責制，逐級建立健全施工資料管理崗位責任制。監理單位要履行職能、充分發揮監理的作用，不僅應對工程質量、進度、投資等進行監理，同時也要負責監督、檢查工程資料收集積累的完整、真實情況。建設單位應設專人負責監督和檢查各參建單位工程資料的形成、整理工作，發現問題及時解決，并定期組織各參建單位負責檔案管理的人員進行座談交流，組織優秀單位介紹經驗等。

6. 加強現場過程檢查，保證檔案形成質量

加強施工現場指導檢查，開展多形式的檔案檢查活動，一是在開工初期就要開展全線檔案管理摸底檢查，掌握第一手情況，對施工單位檔案管理組織架構、設施設備、規章制度、庫房管理等方面進行檢查指導。二是組織相關單位及部門成立檢查小組，定期對全線檔案管理情況進行檢查，發現問題及時整改。三是檔案管理人員分批深入每一個工地，抓住檢驗批、分項、分部、單位工程驗收及工程隱蔽等關鍵點，收集匯總問題，研究解決辦法，現場隨時進行指導交流。四是不定期邀請省檔案局、市檔案局、市城建檔案館等上級主管部門開展全線檢查，或針對性的對某一個方面進行業務指導培訓。五是在關鍵節點邀請有豐富軌道交通檔案管理經驗的城市進行檔案業務培訓指導。六是樹立標桿，組織相關參建單位到檔案收集齊全、編制規范、具有示范作用的標段進行實地觀摩學習。

7. 把好結算關口，閉合項目檔案管理工作

在財務付款程序中應賦予檔案部門合同付款審批權，在付款流程中加入檔案部門審批流程，例如：在“合同付款審批單”上加入檔案部門審核欄目，在財務付款程序中提出要求，每一份合同執行完畢支付最后一筆結算款或工程質量保證金時，要經過檔案部門會簽。檔案部門在合同付款中把關，只有按照要求歸檔了合同執行后產生的相關資料，才能如期得到工程尾款或工程質保金。這樣既落實了檔案部門在合同付款中的一票否決權，又樹立了檔案部門地位，提高了所參建單位對檔案工作的重視程度，確保了工程資料的及時歸檔。

（作者單位：石家莊市軌道交通有限責任公司）endprint