《歸檔文件整理規則》裝訂方式的選擇與適用（之五）

丁德勝

編者按：國家檔案局于2015年10月25日批準發布檔案行業標準《歸檔文件整理規則》（DA/T 22-2015），2016年6月1日起正式實施。為使各地檔案工作者準確了解掌握標準規范的內涵，本刊分八期刊登國家檔案局專業人員的系列解讀。

裝訂是《歸檔文件整理規則》（以下簡稱《規則》）增加的重要內容之一。裝訂是指采用符合檔案保護要求的裝訂材料，將完成組件和件內文件排序的紙質文件以件為單位固定在一起。裝訂是紙質文件整理的基礎環節，通過裝訂，從實體上將歸檔文件整理的基本單位——“件”確定下來，為后續工作的開展提供條件。

常見裝訂方式

在實踐中，紙質文件的裝訂方法主要有線裝法、變形材料裝訂法、粘接法、封套法等。

1.線裝法

線裝法是指以棉線作為裝訂材料，對文件進行固定的方法。線裝法主要包括“三孔一線”裝訂、直角裝訂和縫紉機軋邊裝訂。

“三孔一線”裝訂是一種傳統的裝訂方法，是立卷檔案普遍采用的裝訂方式。這種裝訂方法同樣被應用于較厚的歸檔文件的裝訂。直角裝訂和縫紉機軋邊裝訂一般用于較薄文件的裝訂。直角裝訂是指通過手工使用棉線在文件左上角縫制出直角形狀，以此固定文件；縫紉機軋邊裝訂是使用縫紉機在文件左上角或左側軋邊裝訂的方式。

2.變形材料裝訂法

變形材料裝訂是指以金屬等易變形材料為裝訂材料，通過裝訂材料形變對文件進行固定的方法。常見的變形材料裝訂法包括不銹鋼訂書釘裝訂、不銹鋼夾裝訂。

不銹鋼訂書釘裝訂采用不銹鋼訂書釘作為裝訂材料，可以根據文件頁數多少選擇不同規格的訂書釘，一般厚度的文件均可用此法進行裝訂。不銹鋼夾的材質與不銹鋼訂書釘相同，適于特定厚度范圍內文件的裝訂。

3.粘接法

粘接法是指通過粘接材料固定文件的方法，主要指漿糊裝訂。漿糊裝訂是傳統的裝訂方式，也是經過長時間檢驗的一種裝訂方式，因而在材料、裝訂要求等方面都有著較為完善的規范要求。在實踐中，漿糊裝訂多用于采用傳統紙張文件或珍貴文件的裝訂。

4.封套法

封套法是指通過紙質封套將去掉原裝訂材料的散頁文件夾裝其中以達到固定目的的裝訂方法。封套法使用的封套一般由80克左右無酸紙制成，右上兩側開口，有些部門和地區還在上面印制全宗名稱等信息。由于沒有統一規格，定制的封套可以用于任意厚度文件的裝訂。

裝訂方式的選擇

除上述裝訂方式外，在文件流轉過程中還使用其他裝訂材料進行裝訂，比如回形針、大頭針、燕尾夾、熱熔膠、辦公膠水、裝訂夾條、塑料封等，但這些裝訂方法普遍存在容易對歸檔文件造成損害或者固定效果不佳的缺點，明顯不適于歸檔文件的裝訂，因而《規則》予以明確排除。對于前述的四類裝訂方式，其優劣比較和選擇結果如下：

1.呈現特點

一是“三孔一線”裝訂是傳統立卷檔案常見的線裝裝訂方式。由于裝訂使用的棉線與紙質檔案在材質上類似，從檔案保護的角度看，線裝是最利于檔案長期保存的一種裝訂方式，尤其是這種經過長期的實踐檢驗證明是這是一種成熟可靠的裝訂方式。“三孔一線”裝訂的缺點是操作復雜，不適合較薄文件的裝訂。

二是直角裝訂也屬于線裝，因而在利于檔案長期保存方面具有先天優勢。不過，由于需要手工完成，直角裝訂裝訂質量不穩定、操作較為復雜，不適合較厚文件的裝訂。

三是縫紉機軋邊裝訂同樣屬于線裝，因而在利于長期保存方面同樣具有優勢，同時操作較為簡單。不過縫紉機軋邊裝訂存在軋邊處易撕裂等問題，同時也不合適過厚文件的裝訂。

四是不銹鋼訂書釘裝訂操作簡單，設備成本較低。不過，不銹鋼訂書釘對材質、保管環境等要求較高，必須采用質地優良的不銹鋼制品且控制好庫房溫濕度。而且，由于是金屬材質，因而使用該法裝訂的歸檔文件材料不能使用微波設備進行消毒，否則可能引起火災。

五是不銹鋼訂書釘相比，不銹鋼夾裝訂存在成本較高、裝訂效果不好等問題，而且由于本身體積較大，容易出現“一盒檔案半盒夾子”情況，浪費檔案存儲空間。

六是漿糊裝訂是傳統的裝訂方式，可逆性好，對紙張影響小，尤其適合采用傳統紙張或珍貴文件的裝訂。同線裝法類似，漿糊裝訂是經過時間驗證最為可靠的裝訂方式之一。不過，漿糊裝訂的缺點也比較明顯，比如對漿糊材質要求較高、裝訂操作不易統一等問題。

七是封套裝訂造型美觀、使用方便，又能起到保護檔案的作用，但使用無酸紙封套會增加檔案的厚度，占用存貯空間。而且，封套還存在一個根本性缺陷，就是這種方法并沒有真正實現文件的固定，失去了防止文件張頁丟失的功能。

從利于長期保存、裝訂牢固度、空間占用、管理成本、操作難易程度、適合范圍六個維度對三孔一線（直角、縫紉機軋邊）等線裝、漿糊裝訂、不銹鋼訂書釘裝訂、封套裝訂、不銹鋼夾裝訂進行對比分析，如圖1。

如圖可知，從利于長期保存來看，三孔一線等線裝最優，漿糊裝訂次之；裝訂牢固度來看，三孔一線等線裝最優，不銹鋼訂書釘裝訂次之；從空間占用來看，漿糊裝訂最優，三孔一線等線裝次之；從管理成本來看，三孔一線等線裝最優，不銹鋼訂書釘裝訂次之；從操作難易來看，不銹鋼訂書釘裝訂最優，封套裝訂次之；從對象范圍來看，封套裝訂最優，漿糊裝訂次之。反之，在利于長期保存、裝訂牢固度、空間占用、管理成本、操作難易程度、適合范圍六個維度表現最差的依次是：不銹鋼夾裝訂、封套裝訂、不銹鋼訂書釘裝訂、漿糊裝訂、三孔一線等線裝。

2.選擇結果

如果需要對檔案進行永久保存，則是否利于檔案長期保存、裝訂牢固度、占用空間等要素是較為關鍵的。綜合來看，在這些要素中明顯占優的是三孔一線等線裝、漿糊裝訂和不銹鋼訂書釘裝訂。換句話說，三孔一線等線裝、漿糊裝訂和不銹鋼訂書釘裝訂更適合于檔案館以及檔案室對保管期限較長的檔案管理。但是，三者在操作難易程度、管理成本、適合范圍方面也存在一定局限，因而對于定期保管的檔案來說，可以考慮選擇操作簡單、對象范圍范圍較廣的其他裝訂方式。endprint

《規則》在進行裝訂方式選擇時重點考慮了上述裝訂方式的優缺點，并結合保管期限和是否進館等因素確定了歸檔文件裝訂材料和裝訂方式（見表1）：

永久保管的歸檔文件，宜采取線裝法裝訂。頁數較少的，使用直角裝訂或縫紉機軋邊裝訂，文件較厚的，使用“三孔一線”裝訂。

永久保管的歸檔文件，使用不銹鋼訂書釘或漿糊裝訂的，裝訂材料應滿足歸檔文件長期保存的需要。

永久保管的歸檔文件，不使用不銹鋼夾或封套裝訂。

定期保管的、需要向綜合檔案館移交的歸檔文件，裝訂方式按照永久保管的歸檔文件的裝訂要求執行。

定期保管的、不需要向綜合檔案館移交的歸檔文件，可以使用線裝法裝訂、不銹鋼訂書釘或漿糊裝訂，也可以使用不銹鋼夾或封套裝訂。

裝訂要求

1.裝訂單位

《規則》要求，歸檔文件一般以件為單位裝訂。從某種程度上講，裝訂實際上就是對紙質文件組件結果的確認和固化，因而，裝訂要將件的構成和件內文件排序的結果原原本本固定下來，不能隨意擴大或縮小裝訂范圍。所以，一般不允許將一件文件分開裝訂，更不允許將多件文件裝訂在一起。否則，既破壞了組件結果，又會影響歸檔文件目錄的編制和文件檢索利用。

2.裝訂原則

一是裝訂應盡量減少對歸檔文件本身影響。選用對歸檔文件本身影響小的裝訂方式、維持符合要求的原裝訂方式等，都是這一原則的具體體現。原裝訂方式如確不符合《規則》要求，拆除原裝訂時也應盡量降低對歸檔文件的破壞。要盡可能減少對文件重新裝訂的次數，使歸檔文件受破壞程度降到最低。有條件的地區或部門，可以通過為文書部門提供符合要求的裝訂用品、優化文書和檔案工作流程等方式實現對歸檔文件的一次性裝訂。

二是應根據歸檔文件保管期限確定裝訂方式，裝訂材料與保管期限要求相匹配。用于裝訂的材料，不能包含或產生可能損害歸檔文件的物質。也就是說，包含可能損害歸檔文件的物質或者產生可能損害歸檔文件的物質的裝訂材料，不能用于歸檔文件的裝訂。

三是為便于管理，相同期限的歸檔文件裝訂方式應盡量保持一致，不同期限的裝訂方式應相對統一。

3.基本要求

《規則》要求，歸檔文件裝訂應牢固、安全、簡便，做到文件不損頁、不倒頁、不壓字，裝訂后文件平整，有利于歸檔文件的保護和管理。這是對裝訂要求的高度概括。

裝訂要求牢固、安全、簡便，是針對裝訂方式和裝訂材質提出的要求，也是選擇裝訂方式的基本依據；裝訂要求文件不損頁、不倒頁、不壓字，是針對裝訂操作提出的要求，也是歸檔文件裝訂最起碼的要求；裝訂后文件平整是針對裝訂效果提出的要求。要在裝訂前將件內的各頁按一定方式對齊，便于將來翻閱利用。一般來說，采用左上角裝訂的，應將左、上側對齊；采用左側裝訂的，應將左、下側對齊。裝訂后應對歸檔文件進行檢查，確保裝訂整齊，不掉頁。

考慮到各地區各部門的具體情況和使用習慣，《規則》沒有對裝訂方式統一規定，而是提出了幾種裝訂方式供不同條件下選擇適用。各地區各部門根據同級檔案行政管理部門認可和實際需要確定裝訂方式后，裝訂方式應保持相對穩定，不同期限的裝訂方式也盡量統一，以降低管理成本。

（作者單位：國家檔案局）endprint