關于新時期建筑企業人事檔案管理創新的思考

周虹

[摘 要]新時期，我國建筑行業得到了前所未有的發展，建筑企業迎來了新的發展機遇，同時也面臨著越發激烈的市場競爭。在這種情況下，人事檔案管理的重要性越發凸顯，能夠為人員的合理調動提供有效參考和指導，有利于充分發揮人力資源的優勢。不過，當前我國建筑企業在人事檔案管理方面也暴露出一些不足和問題，影響了人事檔案管理的有效性。本文從人事檔案管理的內涵及作用出發，對建筑企業人事檔案管理中存在的問題進行了分析，并探討了新時期建筑企業人事檔案管理的創新策略。

[關鍵詞]建筑企業；人事檔案；管理；創新

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.24.085

[中圖分類號]G275.9 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2018）24-0-03

在知識經濟時代，企業之間的競爭更多體現在人才方面，建筑企業也不例外，面對巨大的市場競爭壓力，企業想要獲得更好的發展，不僅需要重視資金投入，構建起品牌效應，更重要的是通過人事檔案管理，實現人力資源的優化配置，確保人力資源優勢能夠充分發揮出來。而針對傳統人事檔案管理中存在的缺陷，建筑企業應該立足自身實際情況，做好人事檔案管理創新，以更好地適應時代發展要求。

1 人事檔案管理的內涵及作用

人事檔案主要記錄了個人學習、工作經歷、政治面貌等資料，從個人初中開始，一直到退休才結束，可以說，人事檔案就是對個體人生軌跡的真實記錄，也是具備緊密邏輯聯系的整體，在個體學歷提升、職稱評測、財產繼承等方面發揮著不容忽視的作用，也是組織對干部進行提拔任用或者適用離退休政策的重要依據。

人事檔案是個人歷史的見證，也是證明其工作經歷的依據，對于其在單位中的發展具有非常重要的作用。企業人事檔案管理的作用主要體現在3個方面。第一，能夠為人才選拔提供憑證。想要做好人才選拔工作，必須首先了解人才的能力，檔案管理部門需要做好對于人才的全面考察及客觀分析，并及時更正個人信息，切實保證信息的真實性與可靠性。同時，人事檔案管理部門通過有效的人事檔案管理，能夠為單位制定用人決策提供參考。以業績考核為例，其本身與員工的職業發展前途密切相關，而想要保證業績考核的有效性，必須具備大量真實的考核記錄，確保人力資源部門可以利用人事檔案，對員工的素質進行全面評估。第二，能夠優化人力資源配置。人事檔案不僅僅是對個人經歷的客觀評價，更能夠體現出個人的能力和素養，為人力資源的優化配置提供參考。人力資源并非一成不變，其會隨著時間和環境的變化而產生相應的變化，如人員流動、崗位變動等，這也是人力資源發展的一個必然趨勢。即便如此，人事檔案管理依然能夠對人才進行合理評價，通過人力資源信息共享的方式，確保人才可以在不同地區、不同行業和不同組織間實現合理流動，最終實現人力資源配置最佳化。第三，能夠提供真實準確的信息資料。人事檔案是對個人經歷的真實記錄，也是開展人事工作的基礎與前提，檔案管理部門可以在原始檔案資料的基礎上，參考歷史材料以及當前的政策規定，通過核對查實的方式，為人才使用部門提供所需的各種信息，確保人才的合理使用。同時，從企事業單位的角度，想要真正做到知人善任和任人唯賢，必須掌握所有員工的真實個人信息，這里的信息不僅包括工作能力和專業素質，還包括個人經歷、思想品德等，通過查閱人事檔案企業能夠了解員工的真實閱歷，從而為人才的選拔和任用提供參考依據。

2 建筑企業人事檔案管理的現狀

2.1 管理模式落后

當前，部分建筑企業對于人事檔案信息化建設缺乏足夠的認識，在管理中依然沿用傳統的手工管理模式或者半手工管理模式，導致人事檔案管理工作的效率偏低，而且容易出現錯誤，如果錯誤檔案信息不能被及時矯正，則可能會對正常的人事調動造成影響。雖然通過人工修改的方式能夠在一定程度上解決上述問題，但是需要耗費大量的人力物力和時間成本，會影響正常的人事檔案管理工作。不僅如此，手工整理的方式工作量巨大，內容瑣碎，容易增加工作失誤的概率，對建筑企業的人員調動和退休審核等工作會帶來負面影響。

2.2 信息化水平低

一是硬件設施不齊全，不利于順利開展人事檔案信息化管理工作，也限制了人事檔案工作規劃的效果，影響了企業崗位變化及人事升遷；二是人員能力問題，一直以來，建筑企業人事檔案人員在人事檔案管理工作中采用的都是手工管理模式，對于信息化管理的相關知識缺乏足夠的了解和認知，無法滿足人事檔案信息化管理的專業需求。分析原因，主要是因為缺乏系統性的培訓，導致管理人員自身能力有所欠缺，不足以適應人事檔案信息化管理的現實要求，也不利于提高人事檔案管理信息化水平。

2.3 檔案質量差

不少建筑企業都沒有結合自身實際情況構建相應的人事檔案管理模式及方法，很多時候都是直接照搬干部人事檔案管理方式，而事實上，這種管理模式并不能很好地體現建筑企業人事檔案管理的特點，從而也無法發揮出相應的作用。新時期，建筑企業人事檔案管理多數是記錄員工工作經歷以及學習培訓狀況，缺乏對員工工作能力、思想道德、個人素質以及專業特長等的記錄，因此并不能客觀真實地反映出員工的實際能力。不僅如此，建筑企業人事檔案管理中還存在信息造假的現象，對于企業而言，這樣的人事檔案在人員選拔及任用方面完全無法提供參考和借鑒，甚至可能引發反作用，影響企業人員的優化配置。

2.4 管理體制不健全

健全的管理體制是確保建筑企業人事檔案管理工作順利進行的關鍵，新時期，隨著市場經濟體制的完善，建筑企業在用人方面的思想觀念也出現了很大的變化，開始越發重視員工的個人能力，從而導致傳統人事檔案約束員工的方式開始逐漸被勞動合同取代，員工通過與用人單位簽訂勞動合同的方式來保障自身合法權益，在合同到期后可以自主選擇去留，用人單位同樣可以根據員工在合同期內的表現，決定是否繼續聘任員工。而在不健全人事檔案管理體制的影響下，部分用人單位可能會為了自身利益，扣留員工人事檔案來避免其跳槽，從而很容易出現死檔案、棄檔的問題。

3 新時期建筑企業人事檔案管理創新的策略

3.1 更新觀念認識

新時期，建筑企業想要獲得長遠穩定發展，需要及時更新自身的觀念認識，端正對于人事檔案管理的認識，及時全面地對人事檔案信息進行整理和補充，確保檔案信息的完整性和準確性。在對人事檔案進行鑒別的過程中，應該做到如實匯報、及時記載，確保遷入遷出檔案的真實性；在對人事檔案進行整理的過程中，應該堅持科學性和嚴謹性的原則，對傳統人事管理模式進行改進和創新，以更好地適應時代發展的要求。如果企業各部門需要借閱人事檔案，必須嚴格依照相應的人事管理規范進行，避免泄漏員工的個人私密信息。建筑企業應該構建相應的人才庫，對于擁有職業資格證書的員工，應該分類錄入，為員工的選拔和任用提供便利，確保能夠充分發揮人事檔案管理的作用。

3.2 明確管理目標

建筑企業人事檔案管理的目標必須清晰明確，從企業自身角度做到具體問題具體分析。對于流動工作人員與正式工作人員，需要制定不同的管理目標：對于流動性工作人員的人事檔案管理，應該在保證完整性的同時，確保轉入及轉出的快速化，對于正式工作人員的人事檔案，需要采取有效化和數字化的管理，為人事管理工作提供更加精確的信息支撐。建筑企業應該做好人事檔案管理重要性的宣傳工作，確保員工能夠充分認識到人事檔案管理的重要性，使其主動參與人事檔案管理工作，將原本被動的工作方式轉換為主動，也可以將人事檔案作為績效考核以及薪資提高的一個重要標準，提升人事檔案管理的效果。

3.3 引入先進技術

針對傳統人事檔案管理中存在的缺陷，建筑企業人事管理部門應該重視引進先進技術，實現人事檔案管理的現代化與信息化。從順應時代發展的角度，當前不少建筑企業在檔案管理中都配備了相應的數字化設備，但是在實際應用中，很多時候并沒有將這些設備的優勢發揮出來，僅僅將其用于目錄檢索。基于此，建筑企業在推動人事檔案管理信息化的過程中，應該利用信息技術，建立起相應的人事檔案管理系統，為人事檔案的管理、借閱和使用提供便利。具體來講，一是應該推動人事檔案管理向著電子化、信息化的方向轉變，以計算機及網絡技術為依托，完成人事檔案管理工作，配合網絡實現人事檔案信息的動態管理。技術人員應該加快構建人事檔案信息數據庫，統一檔案信息軟件和信息格式，在減少信息輸入難度的同時，縮短切換時間，推動人事檔案信息高度共享。二是應該重視人事檔案管理人員的教育和培訓工作，確保其能夠認識到檔案信息化管理的重要性，積極掌握先進的信息化技術，恪守職業道德，確保檔案信息的完整性和安全性。為了防止意外因素導致的檔案信息丟失等問題，人事檔案管理人員還應該樹立起責任意識和安全意識，做好數據信息安全防護，定期對檔案信息進行備份，確保在出現意外事故時，人事檔案資料不會丟失。

3.4 豐富檔案內容

新時期，建筑企業人事檔案管理想要發揮出應有的作用，就必須對人事檔案的內容進行豐富和完善，在記錄員工工作經歷及工作內容的同時，也需要將員工的個人素質、業績能力以及職業道德等納入人事檔案中，確保人事檔案能夠全面、客觀、真實地反映員工的情況，使人事檔案做到物盡其用，為建筑企業人員任用及調動提供參考依據。面對人事檔案管理中存在的問題，建筑企業應該從自身的實際情況著眼，采取有效的應對措施。一方面，應該改變傳統人事檔案中記錄的內容，注重記錄員工的個人素質及工作能力，確保記錄的內容包括員工的工作業績、個人專長、組織能力等，提升人事檔案在企業人才選拔中的作用；另一方面，應該加強建筑企業人事檔案的真實性和客觀性，對員工的優點和缺點進行全面記錄，不能一味進行主觀評價，還應該加入客觀資料來提升人事檔案的可信度，確保企業能夠通過人事檔案，掌握員工的真實情況。

3.5 健全管理制度

無論何種工作，都必須具備完善的管理制度作為支撐，建筑企業人事檔案管理工作同樣需要具備有效的管理制度。在經過較長時間的發展后，我國建筑企業人事檔案管理的確形成了相應的管理制度，但是管理制度并不完善，在實際應用中存在不少問題，在這種情況下，建筑企業必須從社會經濟發展的現實需求著眼，針對現有的人事管理制度進行健全和完善，做到取其精華、去其糟粕，刪除其中不合理的內容，增加一些能夠適應當前發展要求的內容。在針對人事檔案管理制度進行更新和完善的過程中，應該以遵循國家相關法律法規為前提，制定人事檔案歸檔制度及安全保密制度。同時，建筑企業人事檔案管理工作需要做好人力資源部門與其他部門的區分，提升人事檔案的安全性及合理性。

4 結 語

新時期，建筑行業的飛速發展為建筑企業提供了良好的發展機遇，同時也帶來了許多新的挑戰，在這種情況下，做好人事檔案管理工作非常重要。建筑企業應該立足自身實際情況，順應時代發展潮流，做好人事檔案管理制度的改進和完善，在增加檔案內容、健全管理制度的同時，也應該積極引入先進技術，加強對于檔案管理人員的教育和培訓，確保其能夠及時解決建筑企業人事檔案管理中存在的問題，以充分發揮人事檔案管理的作用。

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