淺談信息化背景下的高校辦公室管理

胡鷹+武濤

【摘要】隨著科學(xué)技術(shù)的日新月異，人們學(xué)習(xí)、生活的每一細微之處都有著信息化的影子。同時，高校的信息化管理也需要與時俱進，推陳出新。文章就信息化背景下高校辦公室管理存在的問題及相應(yīng)的解決方法做了一個粗略的說明，期望能為信息化背景下的高校辦公室管理盡一份綿薄之力。

【關(guān)鍵詞】高校辦公室管理；信息化背景；現(xiàn)狀；策略

高校辦公室是高校的綜合辦事機構(gòu)，是學(xué)校溝通內(nèi)外，協(xié)調(diào)各方的中樞機構(gòu)，是保障整個學(xué)校日常工作順利進行的關(guān)鍵機構(gòu)，其作用是學(xué)校其他部門不可替代的。隨著改革開放不斷深化，國家加大了對教育板塊的投入，對高校的信息化建設(shè)也提出了更高的要求。高校作為灌溉知識，培養(yǎng)人才，傳承文化，奉獻社會的場所，在弘揚中國精神，凝聚中國力量，實現(xiàn)“中國夢”的道路上有著不可忽視的重要作用。隨著我國科學(xué)技術(shù)的日新月異，全球信息化程度逐漸深化，高校必須與時俱進，緊跟時代變革，摒棄舊方法、舊制度、舊思想的糟粕，取其精華，加強信息化建設(shè)，為實現(xiàn)“中國夢”助力。

一、信息化背景下健全高校辦公室管理的重要意義

（一）高校辦公室信息化建設(shè)是順應(yīng)時代發(fā)展的必然要求

高校是學(xué)習(xí)知識，培養(yǎng)人才，傳承文化，科學(xué)研究的根據(jù)地，每天接受的信息化數(shù)據(jù)繁多。而作為高校的綜合性辦事渠道，高校辦公室的信息化管理在一定程度上影響了高校的辦學(xué)效率和綜合實力。因此，順應(yīng)全球信息化浪潮，引進計算機網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)處理方式，加強信息化背景下的高校辦公室管理，是高校辦公室管理的必然要求。

（二）高校辦公室信息化建設(shè)是促進高校自身發(fā)展的重要途徑

由于高校師生數(shù)量龐大，日常事務(wù)瑣碎，信息數(shù)據(jù)堆積如山，原始的信息處理方法遠不足以滿足高校處理日常事務(wù)的需求。作為高校連接內(nèi)外、溝通上下的核心部門，高校辦公室理應(yīng)響應(yīng)信息化號召，改進學(xué)校辦公理念和行政方式，將計算機網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)應(yīng)用于日常事務(wù)的處理中。這會大大提高辦公室工作人員處理信息化數(shù)據(jù)的效率，從而保障高校日常工作有條不紊地進行。

二、信息化背景下的高校辦公室管理現(xiàn)狀

（一）對高校辦公室信息化管理認識不到位

信息化技術(shù)是依賴于科學(xué)發(fā)展的一項便民的技術(shù)，用計算機來輔助人工辦事，往往會達到事半功倍的效果。當(dāng)前許多高校領(lǐng)導(dǎo)和辦公人員對信息化認識不足，沒有意識到信息化技術(shù)在日常工作中的重要性與必要性，沒有引進相應(yīng)的信息化技術(shù)設(shè)備，仍然憑借自身以往的經(jīng)驗來手動辦公教學(xué)。這不僅大大拖延了辦事速率，準確性有時也會受到影響。

有的高校雖然建立了信息化系統(tǒng)，但是不夠完善，東一塊，西一塊，相關(guān)人員對信息化處理技術(shù)也沒有太大興趣，依舊按照自身經(jīng)驗來處理事務(wù)，不愿意學(xué)習(xí)新的知識技術(shù)，并沒有將學(xué)校現(xiàn)有的信息化系統(tǒng)應(yīng)用于實際的辦公教學(xué)中，所以辦事效率并沒有得到實質(zhì)性提升，而且還造成了優(yōu)勢資源的浪費。

（二）高校辦公室缺乏信息化設(shè)備

可能因為缺乏信息化意識或者資金等各方面原因，許多高校的信息化建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施不夠完善，高校辦公室的計算機破舊不堪，還處于簡單的文字編輯、圖片處理、文件收發(fā)層次。有的學(xué)校只注重數(shù)量不關(guān)心質(zhì)量，大量購進計算機設(shè)備，但并沒有建立一個統(tǒng)一、完整、高效、安全的計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，學(xué)校各部門之間得不到及時有效的交流。

（三）高校辦公室信息化程度低，信息安全得不到保障

區(qū)別于以往紙質(zhì)的信息數(shù)據(jù)管理，基于計算機應(yīng)用的信息化管理是將所有的信息資料都儲存在學(xué)校統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)里面，但這樣也意味著信息更容易遭到泄露。隨著計算機行業(yè)的不斷發(fā)展，高校對計算機信息技術(shù)的投入也不斷加大。各高校逐漸拋棄傳統(tǒng)的紙質(zhì)辦公，開始嘗試“云辦公”，而對基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)設(shè)施的維護不到位或者黑客入侵等都可能使學(xué)校數(shù)據(jù)庫里的信息泄露或丟失；同時，工作人員操作不熟練發(fā)生信息傳輸錯誤或者信息錯誤刪除等導(dǎo)致信息遺漏丟失的事件也時有發(fā)生。

（四）高校辦公室工作人員對信息技術(shù)運用不熟練

信息化技術(shù)是一門需要不斷學(xué)習(xí)的知識，要想將其熟練地運用于日常事務(wù)的處理中，就必須要具備專業(yè)的信息化技術(shù)。但許多高校辦公室都沒有引進專門的信息化人才，而原有的工作人員對信息化技術(shù)學(xué)習(xí)的熱情也不高，掌握的信息化技術(shù)水平較低，依然熱衷于手動辦公。高校辦公室的信息化系統(tǒng)沒有得到很好的運用，網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)也沒有得到較好的維護。

（五）對辦公室信息化建設(shè)的投入很少

許多高校注重面子而不注重里子，將資金花在一些不切實際或者根本就不需要的地方，對學(xué)校的信息化建設(shè)僅停留在表面，過度追求數(shù)量上的優(yōu)勢，感覺越多越好，卻沒有深入到內(nèi)部，關(guān)注軟件資源的使用情況，沒有體會到信息技術(shù)的應(yīng)用對辦公室工作的必要性，從而造成了資源的閑置浪費。在高校辦公室信息化建設(shè)方面，除了學(xué)校對物質(zhì)方面的投入較少，工作人員對信息化技術(shù)的投入也不大。

三、信息化背景下健全高校辦公室管理的策略

（一）加強高校領(lǐng)導(dǎo)及工作人員對信息化技術(shù)的認識

由于高校辦公室工作人員對信息化技術(shù)的認知程度較低，導(dǎo)致高校的信息化建設(shè)沒有得到普及，辦公室工作人員處理日常事務(wù)的效率得不到提升。所以高校應(yīng)該加大信息化宣傳力度，重視辦公室信息化建設(shè)。

高校是吸收知識，培養(yǎng)人才，傳承文化，奉獻社會的場所，而作為高校的綜合辦事機構(gòu)，高校辦公室信息化技術(shù)的運用在很大程度上反映了高校辦學(xué)效率。因此，要讓工作人員意識到信息化技術(shù)的好處，引進計算機網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)處理方式，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的辦公方式，加強信息化背景下的高校辦公室管理。只有轉(zhuǎn)變了觀念，才能從本質(zhì)上接受它，從而將信息化技術(shù)運用在事務(wù)處理的方方面面。

（二）加大高校辦公室信息化管理的設(shè)施投入

全球信息化的不斷推進，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，對高校信息化技術(shù)基礎(chǔ)設(shè)施的要求也逐漸提升。必須引進最新的計算機信息設(shè)備，擴大現(xiàn)有的系統(tǒng)信息數(shù)據(jù)儲存記憶容量，更新高校正版辦公軟件下載渠道，提供師生下載教學(xué)資料論文數(shù)據(jù)網(wǎng)站免費通道，確保各方面信息接收及時反饋到位，使高校的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)覆蓋范圍廣，深度大，精度準，安全性強。這樣才能全面實現(xiàn)高校辦公室管理信息化，從而實現(xiàn)高校建設(shè)信息化。endprint

高校應(yīng)當(dāng)注重質(zhì)量而不是數(shù)量，不能一味追求門面好看而不落到實處，應(yīng)該建立一個統(tǒng)一、完整、高效、安全的計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，確保學(xué)校各部門之間的交流及時且有效。同時，由于當(dāng)今世界經(jīng)濟技術(shù)的高速發(fā)展，計算機信息化技術(shù)也在不斷地更新?lián)Q代。高校辦公室應(yīng)當(dāng)加強對辦公室信息技術(shù)軟件、硬件的檢測維修和更新?lián)Q代，確保及時應(yīng)對辦公室煩瑣復(fù)雜的日常工作。

（三）加強辦公室信息數(shù)據(jù)管理，確保高校信息網(wǎng)絡(luò)的安全

隨著計算機信息網(wǎng)絡(luò)的普及，各高校逐漸嘗試信息化辦公，這為高校辦公室工作人員帶來了便利，大大提高了處理日常事務(wù)的效率，但風(fēng)險也隨之而來。所以，加強高校網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)管理，確保信息數(shù)據(jù)安全是高校辦公室信息化建設(shè)中的一個重點。

高校辦公室應(yīng)當(dāng)加強對學(xué)校網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全防護，使網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的硬件、軟件及其系統(tǒng)中的信息處理數(shù)據(jù)不會遭受到破壞、更改、泄露，確保網(wǎng)絡(luò)服務(wù)不中斷以及系統(tǒng)連續(xù)可靠正常地運行。

（四）加強對高校辦公室工作人員的信息化培訓(xùn)

當(dāng)前信息化技術(shù)發(fā)展很快，而高校辦公室工作人員并不能很好地順應(yīng)時代潮流，熟練掌握計算機信息化技術(shù)，從而導(dǎo)致辦事效率大大降低。高校辦公室日常工作的信息化處理說到底還是需要人的動手操作，所以切實加強辦公室工作人員的技術(shù)培訓(xùn)迫在眉睫。

高校辦公室在學(xué)校中處于樞紐地位，應(yīng)當(dāng)與學(xué)校其他信息化部門多交流，多學(xué)習(xí)，多探討，適當(dāng)引進計算機人才，開展培訓(xùn)，提高他們的信息處理能力、計算機操作能力、服務(wù)師生需求能力、熟練應(yīng)對突發(fā)事件能力，打造一支有能力、有素質(zhì)、有技術(shù)、有思想的高信息技術(shù)水平的辦公室管理隊伍，做到人人懂信息，人人愛信息，為廣大師生提供便捷高效的服務(wù)。

（五）完善信息化背景下高校辦公室的管理制度

規(guī)范合理的制度是高校辦公室職能正常發(fā)揮的保障，只有制度完善了，各項工作才能順利開展。高校辦公室信息化技術(shù)的推廣對辦公室工作人員的細微工作以及現(xiàn)有制度都提出了更高層次的要求。在信息化浪潮的推動下，高校辦公室的各項規(guī)章制度也應(yīng)該順應(yīng)信息化趨勢，與時俱進，堅決杜絕默守成規(guī)。創(chuàng)新是高校進步的靈魂，是高校發(fā)展的第一生產(chǎn)力。所以要摒棄傳統(tǒng)制度體系的糟粕，取其精華，全面完善高校辦公室制度，才能提高管理水平，從而提升高校辦公室的辦事效率，真正服務(wù)廣大師生。

首先，要完善高校辦公室管理制度，并結(jié)合信息化背景，不斷更新相關(guān)制度，比如規(guī)定員工必須使用某信息化軟件等。其次，制定溝通各部門的信息網(wǎng)絡(luò)鏈，保障各部門的交流及時有效。再者，細化高校辦公室的人員分工，使每個崗位都有專職人員在崗，保障各環(huán)節(jié)工作不出差錯，順利完成。最后，可以適當(dāng)設(shè)置獎懲制度，雖然努力工作并不是為了獲得獎勵或是避免懲罰，但一定的獎懲制度有利于激發(fā)工作人員的工作熱情，促進良性競爭。

（六）營造辦公室學(xué)習(xí)信息化技術(shù)的氛圍，增強員工提高自身工作能力的意識

高校辦公室煩瑣的日常工作說到底是由辦公室員工來完成的，而計算機信息技術(shù)只是一種可以提高辦事效率的輔助工具。

首先，高校辦公室領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該做好表率，努力學(xué)習(xí)信息化知識，明確自己的職責(zé)范圍。辦公室領(lǐng)導(dǎo)是一個上能準確揣摩上級領(lǐng)導(dǎo)的需求，讀懂上級領(lǐng)導(dǎo)的任務(wù)并準確傳達給下屬，使下能合理安排好員工的任務(wù)分配并監(jiān)督幫助其完成工作的傳輸帶職位，理應(yīng)通過不斷學(xué)習(xí)信息化技術(shù)來強化自身的職責(zé)，同時要對員工一視同仁，獎罰分明，要做到讓員工心服口服。其次，高校辦公室領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該增強自己的創(chuàng)新精神，這樣才能適應(yīng)快速發(fā)展的信息化浪潮。再者，高校辦公室工作人員應(yīng)該強化自身的信息化技術(shù)本領(lǐng)，樹立終身學(xué)習(xí)的意識，在學(xué)習(xí)中進步，在進步中完善自身，這樣才能跟上不斷發(fā)展的信息化時代，才能更好地為廣大師生服務(wù)。

（七）重視信息化技術(shù)人才

高校是研究學(xué)術(shù)，以文化人的地方，所以大多高校都在積極引進吸收具有學(xué)科專業(yè)文化知識的教授、學(xué)者，對他們加大吸引力度，希望能招入麾下，而對那些具備計算機信息化技術(shù)的辦公室管理人才并不是特別關(guān)注。具有學(xué)術(shù)權(quán)威的專家教授一般專攻教學(xué)研究方面，他們不具備專業(yè)的信息化技術(shù)能力。高校應(yīng)當(dāng)將二者區(qū)分開來，平衡兩者的比重，在大力研究學(xué)術(shù)的基礎(chǔ)上也要加強對辦公室管理人才的引進。具備專業(yè)信息化技術(shù)的辦公室管理人才，不管是在辦公室管理還是在處理學(xué)校繁雜的日常事務(wù)方面，都有自己獨立的體系和能力，他們的學(xué)術(shù)水平不高，卻能運用自己的特長，在工作中運用計算機信息技術(shù)，快速精準地完成各項工作，保證學(xué)校工作的順利開展。高校的學(xué)術(shù)和行政不是兩條平行線，而是相輔相成的，不能獨立于彼此而存在，所以高校應(yīng)當(dāng)在重視學(xué)術(shù)研究的同時培養(yǎng)辦公室管理人才。

四、結(jié)束語

綜上所述，在信息化浪潮不斷推進的當(dāng)下，作為學(xué)校的樞紐部門，高校辦公室應(yīng)當(dāng)通過不斷學(xué)習(xí)，掌握信息化技術(shù)，將學(xué)到的知識應(yīng)用到實踐中，貫徹落實可持續(xù)發(fā)展觀，適應(yīng)新時代的信息變化，在煩瑣的日常事務(wù)處理中不斷深化自身，充分發(fā)揮好為校領(lǐng)導(dǎo)解憂，為校師生服務(wù)的職責(zé)。

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