“三型”機關(guān)效能信息化評估體系的探索與研究

彭霞 黃格非 阮方 周偉

摘 要：本文立足“互聯(lián)網(wǎng)+教育”以及高?！叭汀睓C關(guān)建設(shè)宏觀背景，分析構(gòu)建“三型”機關(guān)效能信息化評估體系的難點和突出問題，以上海工程技術(shù)大學(xué)“三型”機關(guān)效能信息化評估體系建設(shè)為例，通過建設(shè)、改善和創(chuàng)新學(xué)校信息化軟、硬件平臺，構(gòu)建了“三型”機關(guān)效能信息化評估體系數(shù)據(jù)庫，設(shè)計了一套科學(xué)、有效、完備的“三型”機關(guān)效能信息化評估體系，對提升學(xué)校機關(guān)特別是行政機關(guān)管理服務(wù)效能起到一定促進作用，對學(xué)校實施效能評估和績效管理的實踐有一定的參考和借鑒意義。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)+教育;“三型”機關(guān);數(shù)據(jù)庫

一、引言

在當今高校機關(guān)建設(shè)工作中，“服務(wù)型、科學(xué)管理型、執(zhí)行力型”機關(guān)（以下簡稱“三型”機關(guān)）建設(shè)成為高校加強機關(guān)建設(shè)的重要抓手。隨著我國教育教學(xué)改革的不斷深入，高校機關(guān)工作的管理模式及現(xiàn)代化水平不斷提高，社會公眾尤其是廣大師生對高校管理和服務(wù)提出了更高的要求，“三型”機關(guān)工作效能評估，作為評價與改進學(xué)校機關(guān)工作效能的一種重要工具，是現(xiàn)代化特色大學(xué)管理領(lǐng)域內(nèi)的前沿課題?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+教育”成為教育國際化、現(xiàn)代化的一個集中體現(xiàn)模式，教育信息化是高校一項長期性、基礎(chǔ)性的工作，是學(xué)校整體辦學(xué)水平、綜合實力和社會形象的重要指標。因此，如何把握好“互聯(lián)網(wǎng)+教育”的教育信息化高速發(fā)展機遇，結(jié)合學(xué)校信息化建設(shè)的軟、硬件基礎(chǔ)，利用信息化工具和手段，研究建立一套“三型”機關(guān)建設(shè)效能信息化評估體系，成為學(xué)校全面有效地推進“三型”機關(guān)建設(shè)亟待解決的問題。

二、“三型”機關(guān)效能信息化評估體系

（一）概念

“三型”機關(guān)效能信息化評估體系是指運用科學(xué)的信息化標準、程序和信息化工具及方法，對“三型”機關(guān)建設(shè)中的機關(guān)部門的服務(wù)效能、管理效能、執(zhí)行效能等內(nèi)容評估，以各種指標數(shù)據(jù)呈現(xiàn)，做出科學(xué)準確的評價，并對機關(guān)部門在管理過程中投入、產(chǎn)出、年度中期成果和年度最終成果所反映的績效進行評定和劃分等級，它以效能為本，以服務(wù)質(zhì)量和師生群眾需求的滿足為第一評價標準，是規(guī)范機關(guān)工作行為、提高機關(guān)效能的一項重要的制度和有效方法。

（二）難點及突出問題

構(gòu)建“三型”機關(guān)效能信息化評估體系主要存在以下難點和突出問題亟待解決。

1.高校機關(guān)部門繁多，各部門業(yè)務(wù)性質(zhì)不同，“三型”機關(guān)建設(shè)發(fā)展應(yīng)該是學(xué)校所有機關(guān)部門相互協(xié)調(diào)的整體的共同發(fā)展。很多跨部門業(yè)務(wù)工作需要機關(guān)部門工作人員尤其是領(lǐng)導(dǎo)有大局意識，體現(xiàn)互幫互助、相互借鑒，取長補短，共同提高，需要各個部門之間充分交流和溝通，并相互協(xié)調(diào)和配合，擰成一股繩，共同促進機關(guān)工作效能的整體提高，因此，在“三型”機關(guān)建設(shè)效能信息化評估體系的構(gòu)建，需要充分體現(xiàn)機關(guān)內(nèi)各部門之間的協(xié)作性、和諧性等指標。

2.如何通過信息化手段，對機關(guān)工作人員服務(wù)意識、服務(wù)態(tài)度、工作責(zé)任心、服務(wù)公正性，以及機關(guān)部門的服務(wù)機制和整體整體水平等進行量化，從而行成服務(wù)效能指標。

3.如何利用信息化手段，將機關(guān)各業(yè)務(wù)管理流程科學(xué)化，并將科學(xué)管理效能指標通過數(shù)據(jù)來量化，進行統(tǒng)計和收集，實現(xiàn)對機關(guān)科學(xué)管理效能進行評估，實現(xiàn)新的管理模式的突破和科學(xué)創(chuàng)新。

4.如何通過信息化手段，對反映機關(guān)執(zhí)行力的項目進行量化，形成執(zhí)行力效能指標，實現(xiàn)對高校機關(guān)工作人員辦事效率、工作監(jiān)督、工作方式的改進、工作執(zhí)行力度和效果等進行全面效能信息化評估。

（三）“三型”機關(guān)效能信息化評估體系數(shù)據(jù)庫

建設(shè)、改善和創(chuàng)新高校教育信息化軟、硬件平臺，梳理、歸納、整理這些應(yīng)用系統(tǒng)中體現(xiàn)和評估機關(guān)工作服務(wù)質(zhì)量、科學(xué)管理水平及執(zhí)行效率等效能數(shù)據(jù)，并形成統(tǒng)一的信息化評估統(tǒng)計數(shù)據(jù)，這些量化的數(shù)據(jù)源組成了“三型”機關(guān)效能信息化評估體系數(shù)據(jù)庫，上海工程技術(shù)大學(xué)“三型”機關(guān)效能信息化評估指標數(shù)據(jù)主要可以從下列信息化渠道產(chǎn)生：

1.基于學(xué)校網(wǎng)站群管理平臺，學(xué)校機關(guān)部門進行各個子站點的建設(shè)和運維，因此，學(xué)校主頁、二級網(wǎng)站、專題網(wǎng)站、黨務(wù)公開網(wǎng)站、信息公開網(wǎng)站等各級網(wǎng)站的建設(shè)及改造，站點各欄目信息內(nèi)容更新率、點擊率等階段性數(shù)據(jù)，可以作為“三型”機關(guān)效能信息化評估指標。

2.強化需求導(dǎo)向，上海工程技術(shù)大學(xué)各機關(guān)對相關(guān)所有業(yè)務(wù)流程進行全面梳理和深入調(diào)研分析，不斷完善和優(yōu)化流程設(shè)計，構(gòu)建了“一網(wǎng)通辦”的校務(wù)平臺，實現(xiàn)全部業(yè)務(wù)流程的網(wǎng)上流程再造，為全校師生提供優(yōu)質(zhì)的全方位校務(wù)服務(wù)?！耙痪W(wǎng)通辦”校務(wù)綜合管理服務(wù)平臺中機關(guān)部門新建流程數(shù)量、用戶體驗及反饋問題量、各流程業(yè)務(wù)處理數(shù)據(jù)量、業(yè)務(wù)辦理完結(jié)率等數(shù)據(jù)都可以作為“三型”機關(guān)效能信息化評估指標。

3.建立“以人為本、面向服務(wù)”的校園融合服務(wù)門戶，為全校師生提供統(tǒng)一的服務(wù)，促進服務(wù)模式建設(shè)創(chuàng)新，實現(xiàn)服務(wù)流程優(yōu)化、服務(wù)模式多元、服務(wù)渠道暢通的一站式、高水平信息服務(wù)環(huán)境。因此，機關(guān)部門在校園融合門戶中提供的服務(wù)項目數(shù)、服務(wù)欄目用戶訪問量、服務(wù)欄目用戶滿意度等數(shù)據(jù)可作為“三型”機關(guān)效能信息化評估指標。

4.利用微信企業(yè)號平臺，結(jié)合機關(guān)業(yè)務(wù)特點，創(chuàng)新和開發(fā)各類便捷的服務(wù)，如活動日程與通知公告、迎新報到數(shù)據(jù)實時統(tǒng)計、財務(wù)服務(wù)大廳、校園通訊錄、各類線上大型活動評選、校園卡消費、圖書借閱、考勤記錄及自助餐消費等各類信息查詢服務(wù)等，這些服務(wù)數(shù)據(jù)都可作為“三型”機關(guān)效能信息化評估指標。

5.在辦公自動化系統(tǒng)中，增設(shè)事務(wù)處理的結(jié)點效率統(tǒng)計功能指標，對辦公自動化系統(tǒng)中事務(wù)處理的及時性予以量化計算，在辦公自動化系統(tǒng)中生成的所有辦事流程都將對每個處理結(jié)點的響應(yīng)進行效率統(tǒng)計。從而通過信息手段對辦公自動化中流程的處理效率進行實時監(jiān)控，加強監(jiān)督檢查，保證機關(guān)服務(wù)的執(zhí)行效率，增強執(zhí)行效能，提升機關(guān)執(zhí)行力，有效加強監(jiān)督機制。

6.在辦公自動化系統(tǒng)中，開設(shè)會議紀要報告功能模塊，該模塊對機關(guān)部門的工作例會、黨政聯(lián)席會議、黨務(wù)工作及黨課學(xué)習(xí)等會議記錄，及時上傳和報告。因此，機關(guān)部門在會議紀要模塊的所有會議記錄數(shù)據(jù)都可以作為“三型”機關(guān)效能信息化評估指標。

7.打造包括課堂互動系統(tǒng)、課堂可視化考勤系統(tǒng)及課堂質(zhì)量監(jiān)督系統(tǒng)的教學(xué)過程管理平臺，因此，在全過程教學(xué)過程中教學(xué)過程管理平臺的相關(guān)數(shù)據(jù)可以作為教務(wù)部門“三型”機關(guān)效能信息化評估指標。

8.建設(shè)了師生滿意度評測系統(tǒng)，收集年度內(nèi)不同用戶，包括普通教職員工、學(xué)生、校領(lǐng)導(dǎo)、中層干部等用戶對各個機關(guān)年度服務(wù)質(zhì)量的評價，這些評價數(shù)據(jù)，可以作為“三型”機關(guān)服務(wù)滿意度的信息化評估指標。

9.構(gòu)建了主數(shù)據(jù)管理平臺，為實現(xiàn)教育信息化與教學(xué)、科研、管理、校園生活的深度融合提供全方位、全生命周期的數(shù)據(jù)服務(wù)，因此，主數(shù)據(jù)管理平臺中數(shù)據(jù)資源圖譜、統(tǒng)計及全方位展示將可以為學(xué)校“三型”機關(guān)效能信息化評估體系提供更豐富、更全面、更深層次的效能指標數(shù)據(jù)。

（四）“三型”機關(guān)效能信息化評估體系

借鑒同類高校機關(guān)效能評估通用指標體系，遵循效能信息化評估體系設(shè)計基本原則，本文制定了“三型”機關(guān)效能信息化評估指標，主要包括滿意度、服務(wù)質(zhì)量、科學(xué)管理水平及執(zhí)行力等四項評估指標，各個指標在整個信息化評估體系中的權(quán)重比例如表1所示，對應(yīng)權(quán)重分別為0.1、0.3、0.3和0.3。

構(gòu)建“三型”機關(guān)效能信息化評估體系，需要有各個效能信息化評估指標對應(yīng)的統(tǒng)計數(shù)據(jù)來支撐和評估，因此，上海工程技術(shù)大學(xué)在構(gòu)建“三型”機關(guān)效能信息化評估體系時，對本文上節(jié)建成的“三型”機關(guān)效能信息化評估數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)進行梳理、歸納和整理，形成對應(yīng)具體效能信息化評估指標的數(shù)據(jù)項，各個指標所對應(yīng)的數(shù)據(jù)源的信息化產(chǎn)生渠道見表1。

上海工程技術(shù)大學(xué)基于現(xiàn)有信息化建設(shè)成果，結(jié)合現(xiàn)代信息化技術(shù)，提出軟硬件平臺改進辦法和措施，對指標數(shù)據(jù)庫不斷地豐富和完善，將本文提出的“三型”機關(guān)效能信息化評估體系，應(yīng)用到2018年度“三型”機關(guān)建設(shè)的效能評估中，對學(xué)?！叭汀睓C關(guān)的效能進行了評估、驗證等有益的嘗試和積極的探索，對評估數(shù)據(jù)和系統(tǒng)功能的不斷完善，取得了一定的成效，形成了一套科學(xué)、有效、完備的效能信息化評估體系。

三、總結(jié)

本文立足“互聯(lián)網(wǎng)+教育”以及高?！叭汀睓C關(guān)建設(shè)宏觀背景，分析構(gòu)建“三型”機關(guān)效能信息化評估體系的難點和突出問題，以上海工程技術(shù)大學(xué)“三型”機關(guān)效能信息化評估體系建設(shè)為例，通過建設(shè)、改善和創(chuàng)新學(xué)校信息化軟、硬件平臺，構(gòu)建了“三型”機關(guān)效能信息化評估體系數(shù)據(jù)庫，設(shè)計了一套科學(xué)、有效、完備的“三型”機關(guān)效能信息化評估體系，對提升學(xué)校機關(guān)特別是行政機關(guān)管理服務(wù)效能起到一定促進作用，對學(xué)校實施效能評估和績效管理的實踐有一定的參考和借鑒意義。

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