人事檔案的特點及作用探討

李英子

摘 要：人事工作的宗旨是以人為本，人事檔案是人才信息的重要載體，是組織人事工作不可或缺的工具，對人力資源開發利用具有重要作用。文章從做好人事工作的角度出發分析了人事檔案的特點，包括現實性、真實性、機密性、動態性、全面性、原始性、流動性七個方面。同時根據人事檔案的特點，對其作用進行探討，以期為相關實踐工作提供一些借鑒思路。

關鍵詞：檔案;人事檔案;特點;作用

人事檔案指國家機關、企事業單位在人事工作中形成的反映個人不同階段人生軌跡的材料記錄，由文字、表格等形式組成，包括履歷表、自傳、學歷學位材料、職稱評定表、鑒定考核、參加革命工作時間的認定、政審表、入黨志愿書、獎懲記錄、工資呈報表、畢業生就業報到證和體檢表等，較為全面地反映個人經歷、能力、品德等狀況，具有重要保存價值和參考作用。人事檔案管理工作指對檔案進行收集、分類、整理、保存、提供利用等一系列活動。人事檔案以個人為單元，內容有序排列形成專冊，是歷史地、全面地考察人才的依據，是國家檔案的重要組成部分[1]，為人事管理做出了卓有成效的貢獻。

一、特點

人事檔案服務于人事工作，其性質決定了人事檔案具有現實性、真實性、動態性、機密性、全面性、原始性、流動性等特點。

（一）現實性

人事檔案是對所屬人歷史面貌和當前情況的如實客觀反映，在人事工作中擔當具有現實效力的輔助工具，在聘用、任免、調動等許多需要對個人進行綜合考察的時候，查閱人事檔案成為其中一個必要環節。在了解當事人工作日程表現及共事人員的評價外，通過對檔案記載內容的查閱，橫縱向全面了解被考察人的學習經歷、專業技能、工作表現、德才能績。此外，在制定人才需求計劃和招聘標準時，人事檔案也有一定參考作用，利于人事部門了解本單位人才總體狀況，科學合理任用人才，充分發揮每個員工的能力。檔案管理人員要積極收集新生成的有查考價值的檔案材料，力圖達到“見卷如見人”“卷如其人”。

（二）真實性

真實性奠定了人事檔案工作的基石，人事檔案的真實效力是開展人事工作的必要條件。檔案材料是對個人履歷的客觀記錄，如實反映個人面貌，從來源、形式到內容都需確保實事求是。檔案橫貫個人的一生，反映著個人成長經歷，對求學、工作等都會產生直接且重要的影響，同時對組織選人用人具有重要參考作用。只有確保無虛假不實內容、客觀公正，才能保證檔案存在的價值，使其發揮應有的作用。真實性是人事檔案賴以存在的基礎，檔案的失真威脅到其嚴肅性和權威性，利用價值被大大削弱，會影響人事工作中多個環節的順利推進，包括崗位聘任、年度及聘期考核、薪酬發放、晉升提拔、職稱評定、退休解聘等。如何規避對人力資源工作造成的負面影響，需要從源頭把關，保證處理過程中的手續完備，杜絕與事實不符的內容，利于人力資源的優化配置和合理規劃。

（三）機密性

當今時代背景下檔案的巨大社會價值日益凸顯，保密制度需要貫穿檔案管理各個環節的始終，以確保檔案資源的安全利用。人事檔案分為干部檔案和工人檔案，二者都受到檔案保密制度的約束和保護[3]。檔案法及相關管理辦法對于推動檔案事業的發展、有效保護和利用檔案都發揮了至關重要的作用。人事檔案是個人基本信息的真實寫照，于私具有隱私性，于公具有機密性，在一定時期內作為國家機密進行保存。因此在人事工作中要嚴格執行檔案保密規章制度，維護檔案的機密性，確保檔案的安全利用。檔案基礎工作的制度化與標準化的建設利于檔案的規范化管理，是維護檔案保密性的前提工作，此外，尋找檔案保密工作與人事服務工作的契合點是檔案工作的重要課題。

（四）動態性

動態性指以實現個人信息的動態管理為目的，使檔案隨著個人社會活動和實踐經歷進行更新，與個人事跡保持實時一致，緊跟上時代的步伐，這與檔案的完整性也是相輔相成的。人的一生是一個動態變化的過程，例如學歷、培訓、勞資、職位職級的變動。根據實際工作需要，信息材料的收集英盡量在時間縱向上進行覆蓋，做到橫縱結合，對檔案進行補充、完善，如最新的培訓結業表、掛職鑒定表、獎勵證書，使得人事部門可以準確、及時地獲取人才的情況。

另一方面，隨著社會的發展和進步，人事管理也處于不斷變革中[2]，相應的人事檔案管理模式也面臨調整，更趨于合理和完善，以適應新情況和新形勢。檔案的內容模塊、分類方式、收集流程、利用機制也處于變化中，相應的檔案管理制度也不斷地進行調整與修訂。

（五）全面性

人事檔案具有全面性的特點，縱向上前后銜接，記錄了過去和現在的信息，勾畫出個人成長道路，橫向上覆蓋所屬人方方面面的情況，包括考核、入黨等材料。檔案具有全面性才能保證充分體現人才的能力特長，利于人力資源部門全面了解檔案人的情況，避免人才資源浪費，發揮優化員工配置的作用。如果檔案內容過于單薄，在組織進行查閱時無法提供所需信息，檔案的參考價值就會大大削弱。

檔案部門需構建完善的檔案的收集制度，在日常工作中要注意查找遺漏，平日各業務部門移交的散材料需及時歸檔，使檔案盡可能的完善充實，使檔案可以充分反映人才資源存量和人力資源結構，利于人才配置效率的提升。

（六）原始性

與圖書、報紙、期刊相比，檔案具有原始記錄性的特質[4]。檔案材料主要有兩類形成途徑：一部分由本人填寫而成，后經組織人事部門認定后歸入檔案內，如干部履歷表、年度考核登記表、自我鑒定、專業技術崗位分級聘用申報表等;一部分由業務部門生成制作并移交檔案室，包括授予學位證明書、高校畢業生就業通知書、工資變動呈報表等。檔案屬于不可再生資源，紙質載體與字跡的不可分離性使得檔案成為獨一無二的存在，一些重要材料難以無法補回，因此實物檔案的保護和管理日趨得到重視。

（七）流動性

隨著我國經濟的發展，各行業對人才的渴求日趨凸顯，各單位積極引進高素質人才，人才的流動性增強，人事管理工作的動態性增加，與其有著密切聯系的人事檔案內容也處于動態變化中，以適應人力資源發展的需求。

檔案管理的原則是檔案跟隨人走，當發生人員調動時，應避免檔案滯留原單位，檔案的調轉工作需及時完成。“人檔統一”便于人事部門工作推進，利于個人事業發展，避免出現人檔分離、廢檔現象。

二、作用

人事檔案承載著個人自然情況和社會活動記錄，是人才信息整合的初始來源之一。由于檔案自身的諸多特點，使得其在實際工作中具有廣泛作用，日漸受到社會重視。

（一）利于人力資源優化配置

人力資源工作是從實際情況出發，對人才的篩選、組織、培養、調配、任免、考核等一系列活動。人事檔案是人力資源管理工作鏈條上的一環，二者在目標上有諸多契合點。檔案是人事信息管理系統的參考源之一，影響人力資源工作的實現效果。提高人事檔案管理水平利于最大限度地發揮人力資源價值。

從微觀角度對人力資源進行有效運用需要對人才進行個性化管理，充分了解、尊重人才的個性、專業特長、能力特點，做到揚長避短、知人善任。從宏觀來看，人事檔案對全面掌握本單位人才隊伍現狀提供信息支持，以期最大限度地實現個人價值與組織目標相統一。人事檔案管理規范化、制度化是做好人事工作的必要條件，對于推進企事業單位科學制定人才政策和人才發展規劃具有重要意義。

（二）為人事常規工作提供支撐

由于原始記錄性的特殊屬性，人事檔案內容豐富，時間跨度大范圍廣，在三齡一歷確認、定級轉正、職稱評定、調整崗位、干部任免、確定工資級別以及解決歷史遺留問題時提供支撐材料。

人事檔案為人事部門的常規業務提供第一手資料。如薪酬福利的發放與人事檔案密切相關。新員工入職或工作調動時，人事檔案要跟隨當事人轉入新單位，工資等級的確定在一定程度上依據對其檔案記載內容的核定，如工齡、學歷、獎懲等因素都會對薪資級別產生影響。關于工資政策的落實，如九三工資改革涉及的工齡、套改年限、特殊貢獻的高套工資都有必要借助檔案核實。

人事檔案在員工考核中也發揮著作用，是了解當年或某一時期組織成員業績表現的渠道之一，為工作情況的分析評估提供材料依據。在考核結果形成后，又會以紙質材料形式存入檔案內，為日后工作備查。

職稱申報要求中對參加工作時間、目前所處職稱等級都有相應要求，人事部門在進行職稱評定時，需要對相應人員的基本信息、資格情況進行審查，有時需要查閱檔案信息。專業技術崗位申報時需要提供近年的年度考核表等支撐材料。

三、結語

人事檔案是單位的人才信息庫，其特性決定了其在人才管理中的重要作用。人事工作關乎企事業單位的發展，人事檔案工作作為其中一環，是甄選人才、任賢舉能的依據，同時為日常人力資源工作提供支撐。經濟快速發展對人事檔案提出了更新更高的要求，人事檔案管理工作的復雜性和專業性日益凸顯。我們要依據各項檔案法、條例規定，不斷提升人事檔案工作質量，使其更好地為企事業單位發展、社會進步做出貢獻。

參考文獻：

[1]鄭利.淺談干部人事檔案整理中存在的問題和建議[J].人力資源管理，2015（10）：227.

[2]李雪波.事業單位人事檔案管理的重要性[J].青年文學家，2014（2）：28-30.

[3]孫偉.淺析事業單位人事檔案管理特征與作用[J].黑龍江史志，2014（5）：107-108.

[4]桑毓域.如何認識原始記錄性——關于檔案本質屬性的探討[J].檔案管理，2008（3）：28-30.