ERP系統對企業采購管理帶來的效果分析

許艷莉

摘 要：隨著經濟發展和技術進步，許多企業目前為了達到高效管理、效益提升的目的，在采購管理中運用ERP系統作為工具，實現對生產物料、成本、產品、銷售等的科學管控。為了幫助企業實現對內部進行標準化、流程化的管理操作，本文結合企業采購管理中應用ERP系統的實際，對這一系統的效果和應用價值進行分析。

關鍵詞：企業采購;采購管理;ERP系統

按照科學合理的生產業務流程進行企業管理，采用ERP采購管理系統模塊，實現工作效率的提高，降低生產成本為目標，這是近年來企業管理中總結的先進經驗。通過ERP系統，對于傳統企業采購進行創新，利用現代化采購管理系統，進行企業生產效率和效益的提升。

ERP系統概述

通過ERP系統采購管理的特點分析，可以看到很多企業選用了ERP管理系統作為物料管理和物料采購的管理模式原因。

當前一些企業將采購職能和銷售職能合并在一起，行使采購管理的職能部門，是可以進行物料采購和物料管理的。這種模式下，可以將采購業務流程進行系統化完整化，從采購計劃需求、處理和訂單，再到檢驗入庫和通知財務付款，整個流程是進行必要的生產原料供給的相關流程。上述完整的采購業務系統完成之后，職能部門能夠完成原材料供給的重任[1]。

作為傳統采購模式，負責采購的部門一般是供應部門，負責采購各個職責的任務，只有供應部門了解負責采購的具體工作，其他部門往往信息不暢。而采用ERP系統進行管理，可以預先設定各部門的職責，達到內部業務信息共享，實現供應商和采購部門的信息溝通等。ERP系統通過信息化管理完成對各采購業務環節的事前控制和權限配置。在進行ERP系統運行時，員工可以對應各個職責權限進行系統流程的操作、審核和審批，并根據管理需要生成各種憑證、表單和報表。ERP系統中的采購流程，需要采購人員加以調控，信息實現了共享，采購任務的執行優劣可以納入到監管系統中。系統對于采購的物料可以進行可追溯，這種事先控制的方法能夠為企業減少不必要的損失。即便是跨越多個區域的企業，通過ERP系統，也能將業務環節加以科學調控，實現對采購的控制。

在ERP系統中，作為核心的供應商管理模塊需要通過系統進行設計，完成相應的職責分解。屬于一個模塊的職責，可以通過業務部門和公司組來完成到對應的模塊中，并完成通知財務付款、供應商管理等幾個工作。集中管理的思路可以通過企業的業務集中處理完成[2]。

如果企業在ERP系統實施中，通過職責分析，發現多個業務部門都擁有一個采購訂單職責，那么可以將多個部門的采購業務進行合并和集中采購，這樣就可提高采購的集中度和規模效益，降低采購成本，提高企業經濟效益。同時，也方便企業的跨部門協調，減少了很多協調工作，并實行了集中管理，節省了時間，大大提高了工作效率，這就是ERP系統的優勢所在。

ERP采購管理系統分析

ERP系統采購模塊，是將采購從很多工作中分離出來，無論是采購請求，還是檢驗入庫都可以實現分解。庫存的職責從原有的職能部門中加以分離，實現庫存集中管理和共享。制定相應的庫存補充計劃，既要考慮存貨的數量，保證生產需求，也要考慮存貨的資金占用。因此要建立科學合理的庫存儲備機制和物料調配計劃。通過對存貨的定期檢查，經過一段時間的運行，可以將存貨調整到相對合理的水平，體現資金和物流管理思路，這樣可以避免很多人為因素造成的庫存積壓，還可以避免盲目采購造成的經濟損失。

首先，ERP管理系統可以分為生產管理、成本管控、采購管理和庫存管理四個組成部分，四個組成部分相互協調，統一實現ERP系統的資源最優配置。ERP系統對各個環節進行統一的管理，包括制造商、供應商、客戶分銷商等。企業可以根據ERP系統分析報告，進行科學的決策[3]。

其次，ERP系統是企業內部供應鏈的一個重要組成部分。在這個系統中，供應商和企業通過系統產生供應鏈，搭起橋梁之后，進行物流和資金流的轉換，企業運用ERP系統進行管理，ERP系統成為采購管理中的一個重要手段。選取ERP型號的時，需針對采購的需求進行相應的管理。管理系統能夠從供應商采購業務和采購報表等方面進行管理。系統對供應商進行維護評價，然后進行招標詢價，列出企業的采購計劃。下達訂單之后，對采購物料進行工程管理，檢查驗收是否合格。不合格的可以進行退貨，合格的納入到庫存管理系統中。然后在ERP系統中輸出采購和庫存報表，內容為匯總統計，覆蓋整個采購管理流程，實現了對供應商的在線評估和對企業的采購計劃的匯總，體現了從需求計劃、尋源詢價、報價訂貨、交貨驗收到庫存管理的整個供應鏈流程。

最后，在ERP管理系統中，企業可以對采購進度進行實時監控，減少采購人員的工作量，降低企業的采購成本，提高企業的整體管理水平。通過ERP系統采購模塊管理，可以在系統簽訂長期采購協議，企業的采購計劃需求可以直接下訂單，大大壓縮采購周期，減少庫存和流動資金的占用。ERP系統還可以實行遠程操作，實現企業物料用戶、職能部門、供應商、物流商按照各自權限在異地的系統操作。作為現代企業管理的ERP運行模式，采用高度集成全范圍內應用的系統，實現對客戶項目采購工業生產的管理。例如運用辦公系統和ERP管理軟件，進行信息化建設，部署到公司內部各個環節，實現對整體企業的現代化管理[4]。

ERP系統運行流程

通過ERP系統，分銷商必須持續尋找新的收入來源，以鞏固和發展自己的價值。在越來越全球化的市場中保持盈利能力需要足夠的靈活性，以快速響應新的機遇，還需要足夠的運營控制，將供應鏈的重點保持在底線上。對于分銷和批發組織來說，要平衡客戶需求、補充產品線和盈利能力，Infor ERP 的批發和分銷解決方案正是理想的選擇，他能夠實現完全整合、強大、可擴展的運營，在動態擴展的環境中保持競爭優勢。我們的領域專家與行業領先的技術相結合，實現需求規劃、運輸管理、供應鏈設計和其他關鍵功能，幫助分銷組織掌握對商業績效至關重要的具體行業問題。

ERP系統可以在采購管理中設計和運行批發與分銷解決方案，包含下列核心業務流程：計劃、采購、購買、生產/裝配、運輸、銷售和服務。您將根據預期的商品需求或客戶銷售數量，開發出企業財務和商品計劃，制定最佳的采購/供應商決策，順暢采購和合同管理，通過配套和裝配實現增值，優化運輸決策和執行，并改進銷售和服務功能。無論您是在多個地區和地理位置開展運營的大型分銷公司，還是規模較小、正在發展的分銷商，如果您希望獲得競爭優勢，Infor 就能夠提供深入的領域專業知識和 20 年的行業服務經驗。

ERP系統采購流程怎樣操作？

1.首先在ERP系統中，由物料用戶提出采購計劃或需求，采購部門根據采購計劃或需求提出采購申請。采購申請按流程審批后由采購部門完成尋源、評審和合同簽訂，ERP系統進行信息處理，庫存就可以進行收貨。從采購申請到采購訂單產生，到采購入庫單生成，再到采購發票帶出的采購清單，經與采購訂單及入庫單匹配后，完成ERP系統采購數量及金額的核對，經系統維護人員和請購部門確認后，由財務部門完成采購訂單的結算。通過訂單供貨產品的質量和售后服務，在ERP系統完成對供應商的評價和信息維護，為企業新的采購業務制定采購策略提供參考依據。

2.對已入庫的采購產品在使用中若發現存在質量問題，可以通過ERP系統退貨流程進行處理。即入庫人員收到用戶退回存在問題的產品后，若該產品還未結算付款，入庫人員可以對ERP系統原入庫單進行沖銷收貨操作，重新生成新的入庫單替代原入庫單，財務部門按照新的入庫單結算付款。若該產品已完成結算付款，入庫人員需要對ERP系統原入庫單進行退貨操作，由財務部門在系統生成退貨單（紅字發票），再由入庫人員重新生成新的入庫單，作為財務部門與供應商結算退款的依據。

例如填寫采購單的時候，要將業務類型加以區分。業務類型右邊的橫線會出現方形彩色小圖標，業務類型可以分為委托加工、普通采購、貿易進口、固定資產等，根據自己采購的物品進行選擇分類。如果在視圖右邊橫線上出現方形彩色小圖標，則可以點擊此時會彈出一個窗口，顯示為采購部門檔案，如果出現閃退，則可以重新登錄。

結語

現代企業為了體現集中管理的思想，在ERP采購管理系統中實行職責分開。多業務部門均擁有的采購職責和責任，實行集中采購。通過建立ERP系統庫存儲備機制和對存貨的定期檢查，可避免缺貨和庫存積壓。另外通過ERP系統物流管理和資金管理分離的方式，還可以避免盲目采購。通過ERP系統對供應商進行評價和管理，可以優化企業的供應商資源，確保企業的采購質量及效益。

【參考文獻】

[1]李荔.基于ERP的人力資源管理信息化研究[J].價值工程，2017（33）.

[2]師兆勇.ERP與采購管理[J].價值工程，2014（32）.

[3]王芬.基于質量認證實施ERP的可行性研究[J].價值工程，2017（01）.

[4]程艷.探究ERP沙盤模擬實訓在創新創業教育中的應用[J].中國商論，2018（27）.