新時期做好機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作的思考

宋艷麗

摘 要：隨著市場經(jīng)濟(jì)體制的逐步深入，機(jī)關(guān)事業(yè)單位面臨全新的發(fā)展形勢，做為我國行政組織機(jī)構(gòu)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要及時適應(yīng)發(fā)展環(huán)境的變化，提高自身的競爭力。人事檔案管理屬于機(jī)關(guān)事業(yè)單位日常管理工作的重要內(nèi)容，傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)新時期的要求，因此需要結(jié)合自身的實(shí)際情況，轉(zhuǎn)變管理方式，應(yīng)用各種新技術(shù)，全面加強(qiáng)人事檔案管理，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位更大的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：新時期；機(jī)關(guān)事業(yè)單位；人事檔案管理

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1671-2064（2018）22-0212-02

人事檔案是企業(yè)和事業(yè)單位在日常管理過程中形成的，記載全部工作人員專業(yè)知識水平，思想道德情況，社會經(jīng)歷，獎罰記錄，業(yè)務(wù)能力等重要信息的原始記錄，機(jī)關(guān)事業(yè)單位人員的晉升主要依靠人事檔案作為憑證，因此人事檔案管理屬于日常管理工作的重要內(nèi)容，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)提高重視程度，采取合理的有針對性的措施加強(qiáng)管理，保證人事檔案能夠發(fā)揮出應(yīng)有的作用，促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位在新時期的全面發(fā)展進(jìn)步。

1 人事檔案的重要作用

人事檔案關(guān)系到職工的工作與生活多方面內(nèi)容，通過人事檔案可以為職工辦理各種政審方面的手續(xù)，包括婚姻狀況證明，護(hù)照等[1]。人事檔案真實(shí)的記載了職工的工作成績，生活狀況，工作經(jīng)歷，學(xué)習(xí)情況等重要信息，是職工能夠享受企業(yè)各項(xiàng)待遇的重要依據(jù)，關(guān)系到每一名職工的切身利益。另外，人事檔案具有一定的社會價(jià)值，在市場經(jīng)濟(jì)體制不斷深入的情況下，機(jī)關(guān)事業(yè)單位和整個社會的發(fā)展需要信息資源作為支持，人事檔案通過對職工真實(shí)信息的準(zhǔn)確記載能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)與職工之間的有效溝通，幫助企業(yè)合理配置內(nèi)部各項(xiàng)資源，實(shí)現(xiàn)對職工的社會化管理，促進(jìn)整個社會的發(fā)展進(jìn)步。隨著時代的發(fā)展，傳統(tǒng)的人事檔案管理方式已經(jīng)不能滿足社會的需求，因此相關(guān)單位應(yīng)當(dāng)不斷完善創(chuàng)新相關(guān)管理機(jī)制。

2 新時期做好機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作的重要作用

機(jī)關(guān)事業(yè)單位具有較為特殊的社會職能，人事檔案管理工作也有著特殊的社會屬性，需要嚴(yán)格依照國家相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行操作，在具體實(shí)施管理的過程中應(yīng)當(dāng)對職工的日常工作表現(xiàn)，身份信息，資歷信息加強(qiáng)管理，這些基本信息與職工的薪資待遇和組織關(guān)系聯(lián)系密切，因此加強(qiáng)人事檔案管理具有非常重要的作用。受到傳統(tǒng)體制的影響，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人事檔案管理工作存在諸多問題，管理的配置不夠科學(xué)，相關(guān)負(fù)責(zé)人的積極性較低，缺少現(xiàn)代化的管理手段，為此需要創(chuàng)新優(yōu)化管理方法，加大管理力度，提高管理效率，解決工作中存在的各種問題，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理水平的全面提高[2]。

3 機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題

3.1 人事檔案管理工作不夠主動

很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位進(jìn)行人事檔案管理工作的主要目的是為了應(yīng)付上級部門的檢查。受到傳統(tǒng)計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制的影響，一部分工作人員開展相關(guān)工作的積極性不高，出現(xiàn)了一定程度的思想懈怠，在日常工作中對人事檔案管理工作不夠配合，這種工作態(tài)度以及管理的狀態(tài)無法適應(yīng)新時期對于人事檔案管理工作的需求，阻礙了機(jī)關(guān)事業(yè)單位的體制改革的發(fā)展，相關(guān)人員需要結(jié)合自身實(shí)際情況及時進(jìn)行調(diào)整，實(shí)現(xiàn)自身在新時期更大的發(fā)展。

3.2 人事檔案審核不夠嚴(yán)格

人事檔案記載了機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作人員的出生年月日，參加工作時間以及日常工作變動的情況，是人員身份確認(rèn)和任免的重要依據(jù)，因此應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格進(jìn)行人事檔案的審核，通過仔細(xì)查閱確定相關(guān)人員的工作時間，出生日期等重要信息，避免出現(xiàn)錯誤，影響到單位人員的正常任用。當(dāng)前，很多單位在人事檔案審核環(huán)節(jié)不夠嚴(yán)格，不專業(yè)，導(dǎo)致一些不符合要求的人員得到任用，這也影響了事業(yè)單位的持續(xù)發(fā)展。

3.3 人事檔案管理過程中缺少對于新技術(shù)利用

當(dāng)前，信息互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)高速發(fā)展，在各行各業(yè)有著廣泛的應(yīng)用，但大部分的機(jī)關(guān)事業(yè)單位進(jìn)行人事檔案管理時依然采用傳統(tǒng)的人工管理方式，這種管理模式需要投入大量的人力物力和其他資源，工作效率較低，在實(shí)際管理的過程中經(jīng)常出現(xiàn)各種錯誤，影響了工作的成效，同時傳統(tǒng)的人事檔案管理工作導(dǎo)致檔案的備份與恢復(fù)存在一定的難度，紙質(zhì)的檔案經(jīng)常出現(xiàn)破損，保管時間比較短，管理的整體質(zhì)量偏低。

3.4 管理制度不夠規(guī)范，缺乏對人事檔案有效利用

新形勢下，很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位逐漸認(rèn)識到人事檔案管理工作的重要作用，但在實(shí)際管理的過程中缺少合理的可執(zhí)行性強(qiáng)的管理制度，導(dǎo)致檔案管理受到人為因素影響較大。一些單位對檔案沒有進(jìn)行合理的分類，缺少整體規(guī)劃，導(dǎo)致人事調(diào)動工作存在一定困難，極大降低了事業(yè)單位的工作效率。隨著機(jī)關(guān)事業(yè)單位改革的逐步深入，人事檔案管理水平逐步提高，但一些檔案資料沒有發(fā)揮出應(yīng)有的利用價(jià)值，管理體系不夠科學(xué)，管理方式雜亂無章，因此需要采取合理的措施全面提高管理的水平。

4 做好機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作的主要措施

4.1 提高檔案管理人員的綜合能力

新時期，機(jī)關(guān)事業(yè)單位提高自身檔案管理水平需要具體管理人員不斷提高自身的綜合素質(zhì)。很多單位檔案管理水平偏低主要是由于管理人員的綜合素質(zhì)不高引發(fā)的，為使檔案管理工作能夠充分發(fā)揮出應(yīng)有的作用，需要不斷調(diào)整管理方式，提高相關(guān)人員的工作能力[4]。首先應(yīng)當(dāng)定期開展內(nèi)部培訓(xùn)，綜合一線管理人員對工作的建議不斷優(yōu)化和調(diào)整檔案管理工作，保證管理人員具備檔案管理的能力。同時，鼓勵管理人員主動學(xué)習(xí)新技術(shù)和全新的管理模式，并且應(yīng)用在實(shí)際工作中，對于一些表現(xiàn)較好的工作人員應(yīng)當(dāng)給予適當(dāng)?shù)奈镔|(zhì)獎勵，樹立先進(jìn)典型，通過榜樣的作用帶動其他人員的積極性。利用業(yè)余時間舉辦形式多樣的問題活動，使人事檔案管理人員的精神狀態(tài)能夠得到放松，在機(jī)關(guān)內(nèi)部形成良好的工作氛圍，實(shí)現(xiàn)新時期的和諧穩(wěn)定發(fā)展。

4.2 提高對人事檔案管理工作的重視程度

相關(guān)單位的負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)提高對人事檔案管理工作的重視程度，用長遠(yuǎn)的眼光看待人事檔案管理對單位發(fā)展的作用。通過有效的管理可以幫助單位及時發(fā)現(xiàn)各個工作崗位的人才，解決傳統(tǒng)工作模式存在的諸多問題。為此，相關(guān)單位應(yīng)當(dāng)不斷改善檔案管理的硬件條件，提高各部門工作人員對人事檔案管理工作的配合度。同時，深入了解工作人員在生活和工作中遇到的各種困難，依據(jù)國家相關(guān)規(guī)定提高工資待遇和職稱。單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)定期對人事檔案管理工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正，逐步摸索完善相關(guān)工作的制度和流程。

4.3 創(chuàng)新人事檔案管理方法

新時期，機(jī)關(guān)事業(yè)單位面臨全新的發(fā)展環(huán)境，管理的方法以及理念都需要不斷進(jìn)行改革和完善，為此人事檔案管理工作也需要有傳統(tǒng)的分散式管理向集約化管理方式進(jìn)行轉(zhuǎn)變，整合內(nèi)部資源，實(shí)現(xiàn)管理和開發(fā)的高度統(tǒng)一。進(jìn)行相關(guān)工作的創(chuàng)新需要勞動部門，人事部門和檔案部門之間的工作內(nèi)容適當(dāng)調(diào)整，滿足當(dāng)前經(jīng)濟(jì)形勢下的實(shí)際需求，從外部聘請一些具有一定能力和經(jīng)驗(yàn)的專家對實(shí)際工作進(jìn)行指導(dǎo)，介紹一些先進(jìn)的技術(shù)和管理理念，提高工作效率，減少實(shí)際管理工作中存在的各種誤差[5]。

4.4 適當(dāng)增加人事檔案管理的內(nèi)容

傳統(tǒng)的人事檔案管理內(nèi)容過于單一，已經(jīng)無法適應(yīng)新形勢的需求，因此相關(guān)單位需要不斷擴(kuò)大人事檔案管理工作的具體內(nèi)容，滿足現(xiàn)代社會發(fā)展的要求。首先，管理人員需要對人事檔案的信息進(jìn)行整理，選擇性的進(jìn)行保存，將工作具體內(nèi)容細(xì)化，全面分析各崗位員工的個人特征和主要信息，對員工的潛力進(jìn)行深入挖掘，實(shí)現(xiàn)人力資源的深入開發(fā)，保證各個崗位都能夠配備最適合的人才。同時，結(jié)合信息互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，更新管理方式，擴(kuò)展管理內(nèi)容，建立電子版的人事檔案，在信息的存儲，管理，收集等傳統(tǒng)工作內(nèi)容的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)信息備份，信息分享，信息的有效錄入，保證信息安全。

4.5 不斷完善檔案管理體制

人事檔案管理工作具有一定的系統(tǒng)性和復(fù)雜性，包括信息的整體，搜集，查閱，調(diào)用等，需要合理的制度作為保障。為此，相關(guān)單位應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身實(shí)際情況，不斷完善管理制度，重點(diǎn)規(guī)范責(zé)任追究以及工作考核制度，通過詳細(xì)的制度能夠使檔案管理工作更加規(guī)范，保證人事檔案在事業(yè)單位發(fā)展的過程中能夠發(fā)揮出應(yīng)有的作用。同時，加強(qiáng)對相關(guān)制度的宣傳，把人事檔案管理作為日常管理的重點(diǎn)內(nèi)容，定期對相關(guān)工作進(jìn)行考核，鼓勵管理人員加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷提高自我修養(yǎng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作的規(guī)范發(fā)展。

5 結(jié)語

新時期，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身情況，轉(zhuǎn)變管理模式，提高管理人員素質(zhì)，推動人事檔案管理水平的全面提高，實(shí)現(xiàn)自身更大的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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