新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)措施分析

王博博

（單縣疾病預(yù)防控制中心，山東 菏澤 274300）

0 引言

醫(yī)院內(nèi)部各類檔案是醫(yī)院日常工作相關(guān)的重要信息資源，檔案管理工作在醫(yī)院管理中的作用也越來越重要。隨著現(xiàn)代醫(yī)療科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，醫(yī)院管理工作的難度也在逐步增大，這對醫(yī)院檔案管理工作提出了更高的要求。新醫(yī)改形勢下，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作是促進(jìn)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的必然要求，所以，面對當(dāng)前醫(yī)院檔案管理方面存在的問題，各個醫(yī)院必須采取有效措施加以合理改進(jìn)。

1 新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理存在的問題

1.1 制度不健全性與收集效率低下性

目前各個醫(yī)院大都按照自身對該工作的認(rèn)識和實踐來開展檔案管理工作，在科學(xué)性與系統(tǒng)性方面明顯不足。同時大多數(shù)醫(yī)院并沒有明確規(guī)定收入檔案管理的內(nèi)容，未能形成統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和模式，也沒有制定統(tǒng)一的收檔制度[1]。另外，各個醫(yī)院在管理考核方面，也沒有把檔案管理納入考核范疇，造成檔案收集效率相對低下。

1.2 檔案缺失嚴(yán)重，安全性能差

受歷史方面因素影響，我國的很多醫(yī)院檔案管理設(shè)施不健全，檔案管理現(xiàn)代化水平不足。根據(jù)醫(yī)院管理的實際需要，大部分醫(yī)院設(shè)立有會計檔案、音像檔案以及文書檔案等多類檔案集中的綜合檔案室。但各部分各科室的醫(yī)療文書檔案、病理切片檔案、影像檢查圖文檔案等均由自己管理，這就形成多部門管理檔案的局面[2]。醫(yī)院檔案管理不規(guī)范，管理設(shè)備設(shè)施不健全或不先進(jìn)等問題，對醫(yī)院檔案管理工作的進(jìn)一步開展有很大的制約作用[3]。

1.3 檔案管理目標(biāo)不明確

醫(yī)院進(jìn)行檔案管理時，應(yīng)有明確的管理目標(biāo)，而檔案管理人員也應(yīng)充分了解檔案類型的分類整理、檔案保存方式以及檔案用途等多個方面，以便于在進(jìn)行檔案管理過程中能根據(jù)相應(yīng)目標(biāo)有效開展各項管理工作。在實際的檔案管理過程中，不少醫(yī)院沒有明確的管理目標(biāo)，從而在很大程度上影響到醫(yī)院檔案管理工作的順利進(jìn)行[4-5]。

1.4 管理體系不完善

盡管各個醫(yī)院高度重視內(nèi)部行政管理等日常管理工作，但在檔案管理方面卻仍有諸多不夠完善之處，在日常檔案系統(tǒng)運(yùn)行中尚未形成統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，從而導(dǎo)致在進(jìn)行檔案管理時標(biāo)準(zhǔn)不一致，正常的檔案管理工作難以有效運(yùn)行。與此同時，盡管檔案管理工作是醫(yī)院管理中非常重要的部分，但不少醫(yī)院還沒有對此建立相應(yīng)的檔案管理部門，大都是與其他部門或科室共同管理的，這就導(dǎo)致出現(xiàn)權(quán)責(zé)不明的問題，從而造成檔案管理效率不高，在一定程度上阻礙了完整的檔案管理體系的構(gòu)建[6]。

2 新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)措施

2.1 完善醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)

新醫(yī)改的不斷深入，使醫(yī)院檔案管理面臨著越來越多的挑戰(zhàn)，而檔案管理的發(fā)展瓶頸也逐漸變窄，所以，各個醫(yī)院一定要加大對檔案管理系統(tǒng)管理力度。一方面，醫(yī)院要加大對檔案管理室項目建設(shè)方面的投入，為檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建提供基本的硬件保障。另一方面，檔案管理人員在建立檔案時，一定要將各科室、各年齡段以及各疾病類型的病患檔案區(qū)分保存，以促進(jìn)后續(xù)工作的正常進(jìn)行[7]。

2.2 引進(jìn)現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)，建立電子管理網(wǎng)絡(luò)

醫(yī)院檔案管理工作要跟上時代發(fā)展的步伐，積極推動檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。過去的檔案管理工作通常以紙質(zhì)形式保存起來，這要占用相對較多的空間，共享性不足，難以長期有效保存。而現(xiàn)代化的儲存和保管方式的產(chǎn)生，一定程度上實現(xiàn)了醫(yī)院檔案資源的共享，并大大延長了儲存的時間，也使存儲內(nèi)容和范圍得以充分增大。但在實際運(yùn)用過程中，新的檔案管理技術(shù)還不能完全取代舊的技術(shù)，一定要將二者有效結(jié)合起來，根據(jù)檔案類型，選用相應(yīng)的儲存方式。

新醫(yī)改形勢下，各個醫(yī)院應(yīng)大力推動網(wǎng)絡(luò)化檔案管理方式，如在人事檔案、文書檔案以及病例檔案等方面的網(wǎng)絡(luò)化管理。現(xiàn)階段，醫(yī)院在實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化檔案管理方面還存在不少問題，所以，醫(yī)院必須立足于自身具體情況來促進(jìn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和現(xiàn)代化，以滿足時代發(fā)展的需求。同時，醫(yī)院還應(yīng)從多個途徑深層次開發(fā)檔案信息資源，從而大大提升檔案的使用價值。

2.3 做好檔案的安全維護(hù)工作

檔案信息的丟失和泄露是醫(yī)院檔案管理工作中常見的安全方面問題。在實際檔案管理過程中，檔案管理人員的不當(dāng)操作、計算機(jī)故障等多方面因素，都會造成檔案信息相關(guān)文件在傳輸過程中出現(xiàn)丟失、損毀等問題。為有效解決這些問題，醫(yī)院可從下面幾點著手：第一點，進(jìn)一步提升檔案管理人員職業(yè)道德和業(yè)務(wù)能力，防止由于人為因素而造成的信息泄露或損毀問題。同時醫(yī)院要積極應(yīng)用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)軟件等各種先進(jìn)技術(shù)加大對計算機(jī)內(nèi)部檔案文件信息的保護(hù)力度，最大程度地增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)抵御各種風(fēng)險的能力[8]。第二點，必須對醫(yī)院各類檔案做好備份工作，將異地備份制度落到實處，將各種災(zāi)害給檔案帶來的損失降到最低。第三點，檔案安全管理工作需要相應(yīng)的人力財力等方面的支持，醫(yī)院應(yīng)加大檔案安全維護(hù)方面的投入力度，為檔案保密系統(tǒng)的實時更新提供大力支持。

2.4 制定科學(xué)合理的管理目標(biāo)

從整體上講，醫(yī)院管理層要從醫(yī)院實際情況出發(fā)制定符合自身發(fā)展的管理目標(biāo)，以便于對各項工作進(jìn)行有效的管理。而從檔案管理方面來講，醫(yī)院也要制定合理的管理目標(biāo)，以科學(xué)指導(dǎo)檔案管理工作相關(guān)事宜。比如，醫(yī)院要向檔案管理部門提出階段性要求，檔案管理人員以此為目標(biāo)在相應(yīng)期間對醫(yī)院各類檔案進(jìn)行歸類整理，并實現(xiàn)信息化檔案管理等。同時檔案管理部門以這些目標(biāo)為基準(zhǔn)及時調(diào)整工作方向，有效解決檔案管理過程中存在的各方面問題。另外，在檔案管理目標(biāo)的制定過程中，全體檔案管理人員都應(yīng)參與進(jìn)去，要對醫(yī)院檔案管理目標(biāo)有深刻認(rèn)知，以明確自己在檔案管理過程中所要承擔(dān)的任務(wù)和責(zé)任，從而將檔案管理目標(biāo)全面落到實處。

2.5 規(guī)范醫(yī)院檔案管理的流程與制度

檔案管理工作為醫(yī)院管理層進(jìn)行重大決策提供必要數(shù)據(jù)支持，因此醫(yī)院必須進(jìn)一步明確細(xì)分檔案收集、保存和銷毀等各個環(huán)節(jié)，以全面加強(qiáng)對醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)信息的控制和管理。醫(yī)院要積極推進(jìn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的有效對接，合理打造一套完善的電子檔案管理流程，對檔案管理中存在的各種問題進(jìn)行深入分析，以促使檔案歸檔要求及相應(yīng)的操作流程更加清晰和明確。與此同時，醫(yī)院還要制定和完善檔案管理相關(guān)的績效考核制度，有效考察和記錄檔案管理人員的工作業(yè)績，對于績效考核成績突出的人員要給予一定的獎勵，對于績效考核成績不好的人員要對他們進(jìn)行充分講解和指導(dǎo)，從而全面提升醫(yī)院檔案管理人員的工作能力。

3 結(jié)論

總之，檔案管理對醫(yī)院全面順利開展各項管理工作有十分重要的現(xiàn)實意義。所以，醫(yī)院檔案管理部門必須高度重視檔案管理中存在的各種問題，不斷完善檔案管理系統(tǒng)，積極引進(jìn)現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)，并做到檔案的安全維護(hù)工作，同時要制定合理的檔案管理目標(biāo)，有效規(guī)范檔案管理工作相關(guān)各項制度和流程，從而全面提升醫(yī)院檔案管理工作水平。