規范化管理在辦公室檔案管理領域的優化應用措施

燕翔

摘 要：辦公室的檔案管理業務是提升人社局工作價值的關鍵，本文針對當前辦公室檔案管理工作存在的不足，對規范化管理工作體系的優化建設策略進行了優化設計，對提升辦公室日常文書檔案管理的規范性水平具有十分積極的意義。

關鍵詞：規范化管理；辦公室檔案管理；優化措施

人社局的工作內容較為復雜，必須保證對辦公室的日常文書進行有效管理，才可以充分適應人社局常規工作的優化處理需要，提升人社局工作整體水平。辦公室檔案管理工作是保證人社局的辦公室日常文書檔案管理業務得到有效優化的關鍵，因此，從規范化管理工作體系的建設角度出發，對人社局辦公室檔案管理工作業務的優化處理措施予以明確，是目前很多人社局工作人員高度關注的問題。

1 辦公室檔案管理工作規范化建設存在的不足

1.1 辦公室日常文書檔案管理順序存在不合理性

目前，社會保障工作體系的完善為人社局工作提出了最新要求，人社局的辦公室檔案管理工作已經可以完整的憑借技術的優化實現效率的優化，但辦公室檔案的規范化管理業務體系尚未得到全面建設。一些辦公室檔案管理的工作人員在進行檔案管理的過程中，對管理工作的嚴謹性具備一定的關注，而缺乏對檔案管理工作順序的了解，這就使得一些檔案管理工作難以憑借業務處置的規范性特點，更好的適應辦公室日常文書檔案管理業務的優化處置要求，無法按照檔案管理工作的存檔管控和檔案資源調取的有關需要，對具體的辦公室日常文書檔案管理業務進行設計和推進，降低了辦公室日常文書檔案管理工作的效率優化進度。還有一些辦公室日常文書檔案的管理工作對于檔案保存和調取的細節設計關注度不足，使得相關基礎性業務的順序優化措施，難以憑借檔案的調取和保存基礎需求進行設計，無法按照規范性業務流程配置模式實現對辦公室日常文書檔案管理業務的有效設計和精準支持，降低了辦公室日常文書檔案工作的技術操作環節運行質量。還有一些辦公室日常文書檔案管理業務在執行的過程中，對于施工性質業務的順序控制體系關注程度不足，并沒有按照責任管控機制的操作運行特點，進一步進行考核監督業務體系的建設處理，這就使得一些日常文書檔案管理工作無法憑借業務順序的優化處理實現對工作程序和優質工作資源的合理調配。一些日常文書檔案管理人員缺乏調整檔案管理工作順序的能力，使得一些管理性質的業務雖然具備辦公室日常文書檔案管理的技術基礎，卻無法實現管理順序優化改進。

1.2 辦公室日常文書檔案管理工作基礎性硬件配置存在不足

目前，人社局辦公室常規檔案管理人員雖然具備優化處置辦公室日常文書檔案管理工作的經濟基礎，但在具體實施辦公室日常文書檔案管理工作設計的過程中，難以針對檔案管理工作的實際優化需要，對投資性質的業務進行合理控制，造成一些辦公室日常文書檔案管理工作難以憑借數字化信息業務的管理控制要求實現對辦公室日常文書檔案管理工作的合理處置。還有一些硬件資源配置工作很難充分適應數字化信息管理業務的優化控制需要，這就使得辦公室日常文書檔案管理雖然具備技術優化的基礎，卻難以與當前社會其它領域的實際要求實現精準對接，很大程度上降低了辦公室日常文書檔案管理業務執行過程中的經驗累積水平。還有一些辦公室日常文書檔案管理工作由于難以憑借理論資源的價值實現對基礎性硬件資源配置體系的合理對接，難以憑借檔案管理工作的效率優化特點實現對檔案管理系統控制能力的提升處理水平，造成一些辦公室日常文書檔案的管理工作有可能受到硬件資源配置水平不足的不利影響。還有一些辦公室日常文書檔案管理工作在執行硬件資源管理業務的過程中，并沒有實現對辦公室管理技術優化趨勢的關注，這就使得很大一部分辦公室日常文書檔案管理工作并不能具備足夠的創新自主權，在當前電子檔案技術體系發展速度較快的情況下，無法實現升級處理。

2 提升辦公室檔案管理工作規范化管理水平

2.1 提升辦公室日常文書檔案管理業務順序合理性

首先，要結合辦公室日常文書檔案管理業務體系的優化建設需要，對辦公室日常文書檔案具體管理業務的順序特點加以研究，以便各項檔案管理業務可以憑借順序因素的合理設計，進一步具備與辦公室基礎性管理工作相適應的能力，為辦公室基礎性業務的合理優化控制提供有利支持。在辦公室日常文書檔案管理具體措施設計的過程中，必須充分結合辦公室日常文書檔案的存檔和調檔實際特點，對基礎性服務業務需要付出的人力資源和成本狀態加以研究，保證辦公室日常文書檔案管理工作可以憑借人社局工作業務的順序特點，進一步適應不同環節的辦公室日常文書檔案管理工作規范化建設需要，使辦公室日常文書檔案的管理業務可以在管理工作運行水平得到明確的情況下，與規范化管理措施的優化控制需要相結合，提升辦公室日常文書檔案的基礎性管理水平。辦公室日常文書檔案的管理業務還必須完整的適應檔案管理工作的效率優化控制方面的實際操作水平，要使更多的業務程序控制方案可以在時間成本和人力資源成本得到明確控制的情況下，具備與辦公室日常文書檔案管理基礎性業務實現對接的機會，保證檔案管理工作可以在辦公室文書檔案基礎性管理經驗累積的過程中，實現業務辦理順序優化，提升辦公室檔案管理效率。

2.2 提升辦公室日常文書檔案管理工作基礎性硬件資源配置水平

首先，人社局的辦公室日常檔案管理工作人員必須充分認識到辦公室日常文書檔案管理工作對硬件資源和技術資源的需求特點，以便更加精準的將充沛的資金資源實施合理調配處置，為辦公室日常文書檔案管理工作的進一步優化控制提供有利條件。要強化對辦公室日常文書檔案管理業務實際特點的關注，并且結合硬件資源的價值分析特征，對更多社會性質的業務合作特點加以分析，以便辦公室日常文書檔案管理業務的優化控制可以更加完整的獲得社會各領域的配合，并在檔案管理基礎性業務的優化過程中實現檔案管理綜合治理的優化。為辦公室檔案管理提供一定的基礎性經驗支持。除此之外，要結合紙質檔案的技術局限性，對電子檔案的替代優勢加以研究，保證硬件資源配置業務可以更好的順應檔案管理體系的建設處理要求，為規范化檔案管理措施的構建提供有利支持。辦公室日常文書檔案管理措施還需要按照檔案管理系統的效率優化特點，對更多的檔案管理基礎條件加以控制，使檔案管理的常規業務可以完成對辦公室日常文書檔案管理條件的適應，并使辦公室常規檔案管理工作中的硬件資源的實際需要可以在經驗累積管理過程中得到較為完整的展現。

3 結論

規范化管理是保證辦公室檔案管理工作適應新時期人社局工作考驗的關鍵，隨著人社局對辦公室日常文書檔案管理工作的需求越來越高，很多辦公室的實際管理要求，對規范化管理工作體系進行構建，是保證辦公室日常文書檔案管理工作的實際價值在新時期得到更好開發的關鍵，對提升辦公室檔案管理業務的整體質量，具有較強的積極意義。

參考文獻

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