基于過程控制導向的企業合同內部控制研究

許曉

摘要：合同作為現代企業經濟活動的重要依據和行事規范，是企業經營行為的重要載體，因此合同管理在企業內部管控中的重要性日益突出。當下企業在合同內部控制過程中，過多地注重簽訂結果，輕視合同的過程控制，這在一定程度上造成了企業管理的短視行為。為了營造規范有序的企業經營活動，強調過程控制的重要性，本文以合同過程控制為導向，對企業合同內部控制進行研究，以降低合同的風險隱患。

關鍵詞：過程控制；企業合同；內部控制；研究

企業將優化內部控制流程，降低合同風險、提高合同管理效率作為企業合同內部管控的主要目標，就需要對合同的全過程進行分析，找出風險點以便制定出相應的控制方案。一般的合同過程主要包括合同的簽訂、審批、履行、變更、終止、違約處理、歸檔保管等，本文將上述過程分為兩個階段進行分析：（1）合同準備階段，包括調查、確定準合同對象、談判、擬定合同文本、審核等程序；（2）合同履行階段，包括合同履行、變更、終止、處理糾紛、檔案歸檔等程序。

一、基于合同準備過程控制為導向，對企業合同進行內部控制

合同內部控制首先需要對合同簽訂之前的準備工作進行控制，合同的準備過程主要包括1）調查、確定準合同對象；2）談判、擬定合同文本；3）文本審核；4）合同正式簽署四個階段，需要建立相應的內部管控方案。

（一）建立合同簽訂前的調查制度

在合同簽訂之前，需要了解當事人的基本條件和資信等情況，以確保合同的法律效應。因此需要對當事人的主體資格、企業性質、工商注冊情況、代理人身份和資格、履行能力和信用等級、當事人相關檔案以及當事人的印章等相關內容進行詳細調查。同時，為了保證上述調查制度的充分實施，企業應當建立合同對象的信用檔案，實行準合同對象確定的集體決策機制，并實行責任追究制度。

（二）建立合同簽訂時的管理制度

合同簽訂時主要面臨合同談判風險、合同文本風險、合同審查風險、合同正式簽署風險等四大風險。

合同談判風險主要指在談判過程中信息泄密以及談判過程中忽略重大問題或者在原則性問題上做出不當讓步等風險。這種風險主要表現為：合同標的物的數量、價格、履行期限、地點、違約責任、解決爭議的方式等核心內容考慮不周或不當讓步導致企業利益受損。為了控制此類風險，需要組建有豐富業務經驗和談判經驗的專業結構談判團隊，必要時聘請外部專家參與合作，以便充分發揮團隊的力量，避免上述風險的產生。

合同文本風險主要指合同內容和條款不合理、不完整表述存在歧義，導致重大誤解；或者內容條款違反法律法規，形成無效合同。為了控制這類風險，主要的方法是加強合同審核制度，規范合同語言，減少歧義用語，確保核心條款完整、內容具體。

合同審查風險主要指在合同審核過程中沒有發現合同不當內容和條款的風險，控制此類風險的主要辦法是合同內容起草人員與審核人員實行崗位分離；制定規范的合同操作指南和審核指南；實施責任追究制度。

最后，合同正式簽署風險指合同承辦人越權簽訂合同；與他人勾結簽訂陰陽合同；承辦人違規使用印章等行為。為了防止此類風險，必須要求合同雙方當事人當面簽訂，如果上級領導委托下級簽署合同，需要有上級領導人的委托書，并在規范使用印章的同時加上合同承辦人的親筆簽名，以防止合同篡改，同時在合同各頁碼之間加蓋騎縫章，以此加強對企業合同的內部控制效率，降低合同準備過程中存在的風險[1]。

二、基于合同履行過程控制為導向，對企業合同進行內部控制

合同生效后，雙方當事人遵循誠實守信原則全面履行自己的義務，因此，下文會對合同履行過程中合同的執行環節、合同條款變更環節、合同歸檔處理環節以及合同的后續糾紛四個主要的環節進行分析，以此防范合同的履行風險，減少由此給企業帶來的經濟損失。

（一）企業合同執行環節

在合同生效之后，企業需定期對合同執行情況進行追蹤記錄，防止合同執行過程中出現疏漏，保留書面記錄并在合同履行終止時留檔保存；同時還需要相關人員對企業合同的執行進度和要求進行及時的追蹤處理，亦或者由企業合同雙方互相進行監督管理，以此降低合同內控管理方面的疏忽。另外，對合同履行過程進行監督，一旦發現對方有違約的可能性或違約行為，則要采取措施將合同損失降到最低。如在執行的過程中需要對執行的狀況進行資金方面的跟蹤，因此需要對合同項目進行預算處理，針對合同執行過程中的收款進度、相關合同條款等方面進行監督處理，防止執行過程中出現預算透支、超余額等情況，同時聯合財務部門對資金的使用情況進行審批，防止合同執行期間出現財務風險，由此對財務風險同步進行有效的內部控制[2]。

（二）企業合同變更環節

在企業合同履行的過程中，條款的變更是非常多發的一種狀況，由于某些法律事實的出現，從而迫使合同的內容需要發生一定的改變，包括主合同變更引起的一些子合同的變更，在一定的程度上需要對約定的合同內容發生變化，因此在合同更改的過程中，需要謹防未經授權的合同進行變更。比方說，某項條款明確的交貨期限是半年，但是因為某些原因需要有一定的延遲，而且該條款是允許變更的條款，那么在經過領導層授權之后才能進行更改，否則就會存在合同風險。同時在變更之后，還需要對原有的合同進行備案處理，并及時進行合同的更新，以便合同雙方按照變更之后的合同進行執行，減少后續合同糾紛的出現[3]。因此控制合同變更風險的主要方法是：明確合同變更的報告制度，未經授權不允許隨意變更合同；合同變更的內容和條款必須與當事人協商一致，以便減少后續的糾紛；變更后的合同視同新合同，嚴格按照合同管理制度履行相應的合同管理程序。

（三）企業合同歸檔環節

合同歸檔環節的風險主要表現為合同的丟失、泄密以及濫用。控制此類風險的方法是：明確合同管理員的職責；規定合同的借閱制度；實行合同管理責任追究制度；對合同保管實施定期與不定期檢查。具體的操作可以分解為，首先將合同進行分類編號，方便在合同進行更改或產生糾紛的時候進行查找；其次就是定期的對合同進行整理，查找是否存在遺失、損壞等情況，以便及時進行合同的補充處理，同時加強合同檔案的統計工作，編制相應的清單和檢索工具，以便提高合同查詢和使用的效率；然后，針對合同進行檔案管理，嚴謹將合同外出借閱，及時有領導的簽字同意，也只允許接觸復印件，并安排專門的負責人進行管理，以此降低濫用合同或者泄密等風險的存在；最后，針對合同準備過程開始到合同結束整個過程中的相關資料，都需要進行整理存檔，以此提高對合同檔案的管理質量和效果。

（四）企業合同糾紛環節

合同糾紛環節的風險主要表現為：未及時向上級匯報合同糾紛和擬采取的措施；未及時有效阻止糾紛的擴大化；糾紛過程中未充分收集對方違約的證據，使企業處于舉證不力的地位；未按合同規定追究對方違約責任等。控制糾紛環節風險的主要辦法就是規定合同糾紛的處置辦法，建立專門負責合同糾紛處理的部門，一旦發生合同糾紛，可以及時調動糾紛處理專業團隊，根據糾紛的情況進行有效的處理和解決，并對存在的糾紛解決策略記錄在案，方便日后進行信息的獲取。此外需明確各類成員在處置合同糾紛中的責任；擬采取的糾紛措施應當經相應層級領導的審核批準，嚴禁經辦人未經授權就向對方予以實質性承諾。通過上述措施以降低合同糾紛風險。

三、結束語

綜上所述，企業在進行合同內部控制管理方面，需要以過程控制為導向進行規范化的管理，做到內部控制環環相扣，針對不同環節的風險提供不同的防范措施，不僅有效的降低了法律、運營、財務等風險的存在，同時也加強了企業合同的內部控制水平，促進企業穩定發展。

參考文獻：

[1]馬穎.過程控制導向的企業合同內部控制系統研究[J].會計研究，2011（09）：61-65+97.

[2]龐文雁，吳璇.基于過程導向的國際工程承包合同內控機制設計[J].會計之友，2013（23）：95-97.

[3]王東曉，鄭妍.內部控制視角下合同管理現狀調研與探究[J].經濟師，2016（09）：54-55.

（作者單位：常州市同和紡織機械制造有限公司）endprint