新常態下醫院合同檔案的建立與管理

鐘心

摘 要：伴隨著新醫改的實施，醫院的經營管理發生了相應變化，而合同檔案管理成為一項工作重點，能指引醫院發展，促進醫療服務水平的提升。本文首先分析了醫院合同檔案的特征，然后闡述了合同檔案的建立和管理措施，以供參考。

關鍵詞：新常態；醫院；合同檔案；管理措施

合同檔案是企事業單位在經濟活動中，和組織、法人、自然人簽訂的協議，雙方的權利義務終止后，及時進行歸檔保存。醫院在日常運行管理中，會產生大量的合同檔案，對于醫院健康發展具有重要作用，是解決醫患糾紛、保障合法權益、減輕經濟損失的依據。以下針對合同檔案的建立和管理進行探討。

1 醫院合同檔案的特征

1.1 憑證性

我國《合同法》明確指出[1]，合同檔案具有憑證性，醫院和另一方簽訂合同之后，就會對雙方產生法律約束力。合同的履行、變更，權利義務的轉讓，以及合同終止、違約處罰等，均應該以合同檔案為依據。一旦違反檔案中的規則，當事人就要承擔相應的法律后果。

1.2 多樣性

醫院經濟活動頻繁，因此合同種類多樣，以業務職責來劃分，包括藥品采購合同、醫療耗材合同、辦公用品采購合同、基建工程合同、物業管理合同、食品采購合同等。伴隨著人事制度改革的進展，醫務人員的身份也發生了變化，合同類型多元化，例如長期聘用合同、臨時用工合同、派遣人員合同等。針對不同的合同檔案，需要采用不同的管理措施，增加了管理難度。

1.3 規范性

醫院合同檔案建立之后，就會產生法律效力，因此合同本身應該滿足法律法規的要求。就目前而言，國家對于合同的建立提出了明確規定，不符合規定的合同屬于無效合同，也就不具備法律效力。以第11條為例，書面形式指的是合同書、信件、數據電文等，以有形表現所載內容的形式。因此，醫院合同檔案的建立，應該滿足規范要求。

2 新常態下醫院合同檔案的建立

2.1 檔案分類

從醫院合同檔案的類型上劃分，主要包括基建工程合同、藥品耗材購買合同、服務合作項目合同、人事管理合同等。對于這些不同類型的合同，要分別進行編號，依據事業檔案分類標準要求，應該遵循以下原則[2]：一是方便管理和檢索利用，為檔案的查詢使用提供有利條件；二是符合事業檔案規律，在同一層次的類別中，只能采用一個標準；三是一致性和同一性，分類要具有邏輯，例如工程、借貸、設備協議、招工聘任等，應該單獨立項。

2.2 檔案收集

檔案收集是合同檔案建立的關鍵環節，因為檔案和一般公文不同，不僅周期長、而且流程多。對于管理部門來說，檔案收集過程中，中途截留檔案分散保管，會影響檔案資料的完整性。此外，審批簽署也具有難度，因為不同檔案的性質、類別不同，辦理時需要經過不同的部門，承辦一致性、連續性不達標。首先在合同印制環節，進行建檔編號，利用醫院OA辦公自動化系統進行合同管理。其次在傳遞單審批期間，重點關注總金額、合同狀態和內容、有效期等，填寫時保證合同格式的統一性，為審批工作創造有利條件。最后審批、打印合同文本，一般數量為6份，交給雙方當事人并簽字確認。在報送檔案管理部門時，要填寫《合同檔案登記表》，建立檔案起草文本，并根據項目變化對合同進行修訂補充，能真實反映出合同的履行情況[3]。

2.3 統一編號

蓋章是合同檔案收集建立中的關鍵環節，編號登記時，經辦部門傳遞員要填寫審批單，交給領導審批，根據審批單的辦結情況，用印時統一編碼。具體編碼形式，應該根據醫院的習慣分類設置，例如：處室或部門名稱代碼—保管期限—簽訂日期—主題—合同序號。第一，處室或部門名稱代碼，選用前兩個字的首字母大寫，相同時則選用前三個字的首字母大寫，如后勤處為HQ，基建處為JJ；第二，保管期限按照國家規范執行，其中長期為CQ，短期為DQ；第三，簽訂日期采用“×年×月×日”的形式，如2017年10月1日記為20171001；第四，主題詞一般采用兩字、三字短語；第五，合同序號為三位阿拉伯數字，如001。

3 醫院合同檔案的管理問題和改進措施

調查發現，目前醫院合同檔案管理工作中，存在的問題如下：一是檔案收集不完整，出現檔案失散、忽略小型項目、歸檔不到位等現象。二是管理工作具有隨意性，沒有嚴格按照制度規范執行，影響合同檔案質量。三是管理人員職責不清，以兼職人員為例，自身業務技能水平差；而專職人員只懂檔案不懂業務，管理效率低下。針對以上問題，相關改進措施如下：

3.1 完善管理制度

合同檔案管理是醫院管理的重要內容，能促進科研技術交流活動的開展，也是獲得經濟利益的有效手段，因此醫務人員要加強重視程度、創新管理理念。一方面，以《合同法》為依據，加強合同檔案管理的內控工作，明確管理部門和個人的職責，保證簽訂流程的規范化，能維護醫院的合法權益，制定完善的管理制度體系。另一方面設置管理專員，按期催收歸檔合同，標準編號后入檔登記；針對日常管理工作，要定期進行檢查，包括紙質文檔、電子檔案資料。此外，醫院要定期開放檔案室，用于部門查詢，如需借閱要辦理借閱手續，在規定期限內歸還，保證檔案資料的完整性[4]。

3.2 規范管理流程

在合同檔案的用印上，應該嚴格執行管理流程：第一步，用印部門指定專人登陸OA系統，填寫用印審批單，并對合同進行打印。第二步，用于科研或臨床試驗的協議，應該由項目負責人審簽；如果涉及三重一大、國有資產，則由審計部門或律師審簽。然后上交行政職能部門負責人審簽，最后由醫院分管領導審簽。第三步，如果合同需要法人簽署，將用印審批單、合同原件一起交給醫院法人進行審簽。第四步，醫院印章管理人員對合同檔案進行受理、編號、蓋章。第五步，涉及三重一大、國有資產、金額在10萬元以上的合同，或者年限超過2年的服務合同，要預留一份合同原件，由醫院綜合檔案室進行存檔。

3.3 加強移交管理

管理人員將蓋章后的合同原件移交給檔案部門，然后登記合同編號，記錄合同金額、份數、有效期、附件等信息。輔助利用OA管理系統，反映出合同形成的全過程，嚴格按照登記、審核、簽字交接等流程規范執行，可以通過信息系統調取記錄，提高合同檔案的歸檔率，避免資料流失[5]。此外，歸檔資料除了合同書以外，還包括合同在建立、執行期間產生的文件材料。以醫療設備采購合同為例，不僅有歸檔合同書，還包括采購申請、詢價招標、安裝維護環節產生的文件，例如招標文件、中標通知書、驗收報告、安裝手冊、維護記錄等。由于這些附件材料多、持續時間長，可以采用分階段歸檔的形式，保證合同檔案的完整性。

4 結語

綜上所述，醫院合同檔案具有憑證性、多樣性、規范性的特征，是醫院日常管理的一項重要內容。文中從檔案分類、檔案收集、統一編號三個方面，介紹了這些檔案的建立要點。針對目前管理中存在的問題，應該進一步完善管理制度，規范用印管理流程，加強移交管理，提高合同檔案管理水平，促進醫院健康發展。

參考文獻

[1]金銀善.關于醫院合同檔案管理工作創新的探討[J].中國社區醫師，2015，31（17）：160-162.

[2]胡昌松.醫院合同檔案的特點與管理措施分析[J].辦公室業務，2014（13）：248-248.

[3]吳鵬舉.醫院合同檔案的建立與管理探析[J].管理觀察，2014（31）：55-56.

[4]朱代紅.醫院代建制工程項目檔案管理的核心策略[J].江蘇衛生事業管理，2015，26（3）：123-124.

[5]陳雪姣.醫院合同檔案管理工作的實踐研究與新思路[J].辦公室業務，2016（9）：49-50.endprint