對于新形勢下加強事業單位文書檔案管理工作的思考

摘 要：伴隨著時代的發展，對于事業單位文書檔案管理工作也提出了更高的要求，在新的形勢下如何將事業單位文書檔案管理工作做得更好，是值得我們深思的問題。在本文中筆者聯系工作實際，首先對事業單位文書檔案管理的意義及存在的問題進行了闡述，進而提出了促進事業單位文書檔案管理的對策。

關鍵詞：事業單位；文書檔案管理工作；思考

隨著我國社會經濟水平的持續提升，國民經濟發展一直保持良好發展勢頭。在這個重要前提基礎之下，為了促進社會的發展與進步，更好地為人們提供優質服務，各事業單位要努力提高自己的業務管理水平。在這其中，事業單位文書檔案管理工作顯得尤為重要，科學而合理的文書檔案管理工作對事業單位的正確決策有著重要的作用，與此同時也可以更好地推動事業單位的管理發展。在文書檔案管理工作中，對于管理的專業性要求是比較高的，因此要注重事業單位的文書管理工作，從而促使事業單位文書檔案管理工作水平得到提升。在新的形勢之下，由于科學技術的迅速發展與互聯網的廣泛運用，事業單位檔案的信息量也隨之增加，信息的內容越來越細分，變得更加繁雜與瑣碎，現實情況對當今的文書管理工作提出了新的挑戰。為了跟上新形勢的發展，將事業單位的檔案管理工作推向一個新臺階是當前的一個緊要任務。通常我們所說的檔案指的是各種對于單位職工的個人信息與工作方面的信息記錄，具有比較高的機密性與專業性。事業單位文書檔案管理的工作主要分為兩個主要內容，一是要聘請專業人員對其進行管理，要科學合理地進行搜集、整理與分門別類，防止信息出現錯誤，對一個單位的整體決策造成影響；二是，對于文書檔案信息的機密性一定要嚴格把控，就是不能對外泄露檔案信息，進行保密管理，否則對于個人信息的安全有重大影響，甚至影響到整個單位的發展。

1 事業單位做好文書檔案管理工作的重要性和必要性

事業單位的文書檔案是非常重要的信息資源，對于事業單位的發展與決策有著重要的影響，所以對于文書檔案的管理要引起高度的重視。

（一）填補國家檔案的空白

我國在文書檔案管理工作方面基本的管理原則是：為了維護檔案資料的安全性與完整性，要集中對全部檔案進行管理，為國家的各項工作提供便利。事業單位在國家的發展中占據著重要的地位，在政治、經濟、文化的領域中顯得尤為重要，事業單位的文書檔案真實反映了事業單位的發展歷程，是國家檔案中不可或缺的構成部分。因此，建立與管理好事業單位的文書檔案，才能達到檔案管理的目標，保存完整國家的歷史性資料。

（二）提供具有法律效力的憑證

事業單位的文書檔案完整地記錄了事業單位一系列的活動，比如事業單位的設立、變更以及注銷、重大事件等等，是歷史資料的真實反映，這些原始的信息是重要的依據，在涉及到事業單位的訴訟或者對于事業單位違法行為的查處時，都可以作為重要的憑據。

（三）為社會公眾提供查詢服務

伴隨著社會主義市場經濟體制的逐步完善，市場體系逐漸建立，事業單位作為市場的主體，在社會經濟生活中起著重要的作用。事業單位的文書檔案對于事業單位的各項資料及活動都有著真實的記錄，這些相關記錄資料可以在依照有關規定的前提之下，進行合理開發并加以應用，為社會各界的提供信息服務。

2 當前文書檔案管理工作中存在的問題

（一）對文書檔案管理工作不夠重視，收集不完整

由于文書檔案的日常管理工作不太容易出成績，所以導致事業單位的主要管理者也不太重視這項工作，沒有太多的關注與投入，只是要求對文書檔案資料保管好，能夠在需要的時候可以調出數據資料來就可以了。在這種思想的影響下，有些部門對于文書檔案管理工作比較忽視，不太重視資料的搜集與移交，還有一些部門認為自己保管資料比較便于查詢，所以影響到文書檔案管理工作資料的完整性。

（二）文書檔案管理不夠規范

規范文書檔案管理，對于進一步提升新一輪事業單位檔案管理水平有重要的作用。但從目前我國事業單位檔案管理的現狀看，還存在不夠規范的的問題，主要表現在組卷沒有條理、案卷的標題不統一、檔案編號不統一、沒有設卷內的目錄等。

（三）文書檔案管理人員專業素質有待提高

在當前，一般事業單位設置了檔案管理人員，但是，檔案管理人員大多不是文書檔案管理的專業人才，他們的的文化水平與專業程度普遍不高，甚至還有一些是兼職人員，缺乏對檔案信息進行深入理解與研究的能力，這與新時期的發展不相適應，將大大降低事業單位文書檔案管理的效率和質量。

（四）信息化、現代化程度不高

信息化、現代化是檔案管理工作未來發展的重要方向。從當前我國檔案信息化的建設情況來看，有些事業單位不僅建立了辦公自動系統，而且配備了現代化的設備，為實現檔案管理信息化、現代化提供硬件設施，還有些也配備了軟件系統。但是，隨著檔案信息的范圍不斷擴展和變化，有的事業單位仍然使用傳統的工作方式，或者介于傳統與現代信息化兩種工作方式間，制約了檔案管理信息化、現代化的發展。

3 新形勢下做好文書檔案管理工作的對策和措施

（一）加強文書檔案管理意識

加強事業單位文書檔案管理需要管理者提高思想認識，重視文書檔案管理工作。管理者必須要立足于單位事業發展全局，認識到文書檔案管理工作不是簡單的抄寫，存檔，更關系到單位的長遠發展，要把檔案管理工作納入事業發展的長遠規劃中，保障文書檔案管理工作的有效進行。

（二）文書規范管理是做好檔案管理工作的基礎

文書檔案管理工作是否規范與公文的格式、種類與處理的程序是否規范密切相關，特別是在辦公自動化得到廣泛運用的新時期，對于類似的要求更為重要。所以，要注意文書的處理與檔案管理的銜接，將檔案的管理與文書的處理工作結合起來。

（三）提升文書檔案管理人員的專業素質

為了進一步提升文書檔案管理水平，首先要提高文書檔案管理人員的專業水平，所以，對于現有管理人員的崗位培訓是當前急需加強的一項工作，鼓勵他們參加單位組織的各項崗位培訓，尤其是在電子檔案的更新與管理方面，使自己的專業知識變得更加豐富。與此同時，要加強管理人員對于新技術的學習，更新自己的觀念，使用檔案管理的新方法，拓寬思路與擴大知識面，以適應新時期對于文書檔案管理工作的新要求。

（四）加快推進文書檔案管理信息化和現代化建設

隨著計算機技術與網絡技術的大力發展，事業單位的文書檔案管理也要朝著信息化與現代化的方向發展。將網絡、計算機技術與文書檔案信息資源的處理結合起來，從而促使文書檔案管理的網絡信息化。主要從以下兩個方面入手：一是在文書檔案資料搜集、整理與資料錄入的過程當中，要引入計算機管理的方式，從而使得檔案資料實現自動化管理。二是要重視各種類型的紙質檔案的數字化建設與信息數據庫的建立工作，從而保障信息數字檔案格式的規范與數據的安全性、可靠性，適應長期性的需要。

4 結束語

總而言之，在上文中，對于事業單位文書檔案管理工作的重要意義作出了全面的闡述，并對新形勢下現存于文書檔案管理中的問題進行了深入的思考并提出了相應解決的辦法，為加強事業單位文書檔案管理工作提供了借鑒。

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作者簡介

陳盛丹（1989-），女，漢，寧德市古田縣人，本科，助理館員，研究方向：檔案管理。endprint