淺析檔案管理數字化的現狀與未來發展

陳林霞

摘 要：檔案管理數字化是未來檔案管理發展的必然趨勢，在節省占地空間、提高使用效率、節約保管費用、保護原始檔案等方面有著很大的優越性，雖然我國目前檔案數字化管理的發展還存在著很多問題，但是通過我們的不斷努力，檔案管理數字化一定會進入一個新的發展階段。

關鍵詞：檔案；信息；數字化管理；計算機

1 檔案管理在未來的發展趨勢

檔案是機關、組織和個人在社會活動中形成的，作為歷史記錄保存起來以備查考的文字、圖像、聲音及其它各種方式和載體的文件。隨著經濟社會的發展，信息技術在檔案管理中逐漸使用，并呈現快速發展的趨勢。由于電子文件的大量產生以及檔案館中紙質檔案的數字化速度的加快，導致了檔案實體與所包含的信息內容快速地增長，檔案工作本身也隨之發生變化，檔案實體管理與檔案信息管理徹底分離。憑借互聯網技術，數字化檔案管理將逐步建立起全國、全省性的檔案目錄中心和真正意義上的檔案數字信息中心，從檔案實體中分離出來的檔案信息驚人地增加，人們更多地將從網絡中獲取檔案信息，而檔案實體將會從直接利用中脫身，只充當原始憑證和信息法官的角色。這樣一來，檔案管理通過網絡向利用者傳遞信息將逐步成為其重要的工作，檔案管理的功能將得到不斷的擴展，獲得更大的發展空間。檔案數字化是未來時代發展的必然趨勢，較之傳統的實體檔案管理，有著無可比擬的先進性和時效性。盡管如此，由于人才、技術、理念及制度等方面的局限，我國大部分地區的檔案數字化管理處于起步階段，檔案數字化管理的發展之路任重道遠。

2 數字化檔案管理現狀及存在的問題

2.1 缺乏綜合素質強的檔案管理人才

實現檔案電子信息化，必須要求檔案管理人員具有較高的知識層次和先進技術水平，需要既懂得檔案管理，又能掌握現代信息技術的復合型人才，而目前我國的檔案管理人員中，尤其在基層檔案管理部門中，極度缺乏能系統掌握檔案管理及信息技術的復合型人才，這使得人員素質成為制約先進技術應用的重要因素。

2.2 技術落后、理念陳舊

在檔案管理的信息化建設上，有些領導重視不夠，檔案意識淡薄，投入經費不足，相應的技術條件落后，檔案的有效利用率也低，沒有在意識層面將數字化檔案管理工作提升到與本職工作相等地位的層次上來，即便有些單位實現了數字化檔案管理，但都是外接的技術和管理模式，存在很大的弊端。這些因素嚴重制約了檔案信息化建設的發展。

2.3 沒有建立相關完善的管理制度

對檔案的管理是一個繁雜細致的工作，但是目前我國大部分單位在檔案工作中缺乏全面、統一的管理標準，收集、管理信息的技術方法落后。比如不能將檔案管理納入綜合管理考核之中，這就使得相關人員在進行檔案管理時不能各司其職，對于檔案信息的收集不夠準確，對于信息的管理不能進行嚴格分類，文書檔案出現種種問題，這就直接影響了對檔案進行數字化管理的進程。

2.4 檔案管理軟件質量參差不齊，存在各種缺陷和漏洞

針對當前檔案工作實際、數字化檔案的實施主要依靠先進的檔案管理軟件，沒有一個科學的檔案管理系統，就不可能實現檔案工作現代化建設。目前我國市場上的數字化檔案管理軟件質量參差不齊，有的著錄條目不一，接口不夠靈活；有的保存的數據類型不一致，各種類型的數據庫不能相互轉換，致使信息不能共享，資源浪費嚴重；有的標準化程度不高，人財物得不到充分利用，有的軟件缺乏管理功能，有些軟件在信息流通上不完善等等，這些軟件存在各種各樣的缺陷和漏洞，安全系數低、穩定性差。這些都是目前我國基層檔案館在數字化檔案建設中難以逾越的困境。

3 實現檔案管理數字化的途徑

3.1 加強檔案管理人員專業素質培訓

要想真正實現信息化的管理，就需要擁有一支愛崗敬業的相關專業技術人員。決策層應當建立一支專門的具備計算機技能、對軟件開發和利用有經驗的專業人員。為他們建立專門的科室，時時信任他們，建立相應的績效管理制度，任務分解到個人，使他們做到各司其職。并且及時的對他們進行相關的培訓，有條件的話可以邀請有關方面的專家來進行講座，及時發散他們的思維，生活上關心他們，讓他們真正做到踏踏實實搞研究，為相關部門實現真正的檔案數字化管理貢獻自己的一份力。

3.2 建立管理體系，完善管理制度

檔案管理數字化在我國剛剛開始普及，我國大多數單位在進行應用的過程中，在管理制度與管理方法等方面仍存在著不足。因此有關單位應加大對數字化檔案管理的了解，在原有檔案管理的基礎上進行新制度的建立，通過建立管理體系，完善管理制度的方式，促進數字化檔案管理的進一步完善。值得注意的是，在進行管理體系以及管理制度的建設過程中，有關人員應對數字化檔案管理的科學性、合理性進行有效的引導，確保數字化檔案管理可以保有旺盛的生命力，不斷的向前推進。

3.3 完善紙質檔案規范處理

由于之前的檔案館存儲的文件等信息主要是紙質文件、圖紙、照片和錄像帶等。所以，現在大部分檔案工作者首要的任務就是將這些檔案資源從各種不同的載體全部都轉化為數字檔案資源，從而實現網上數字信息的傳遞。首先，對提供利用率高的檔案信息，優先進行數字化，將檔案信息的案卷級目錄、文件級目錄、摘要、提綱、重要數據等數字化。然后，利用相應的設備，分階段依據不同的載體，采取不同的方式，著手實施必要的數字化處理。只有通過數字化的轉換，才可使大量的館藏的固定化的信息被激活，使信息管理技術得到發展，從而適應新世紀中高速高效的網絡環境。

3.4 以實際需求為導向，加大數字化設施投入

檔案數字化建設離不開先進的信息錄入系統和管理系統，也離不開穩定、齊全的工作設備。這就要求各單位結合實際發展需求，及時配置相應的信息錄入設備，購置檔案柜、檔案盒、切紙打孔機、碎紙機、掃描儀、保險箱、高內存電腦、雙面打印機等，以保障數字化建設工作開展擁有完備的硬件支撐。同時，以檔案利用實際和單位業務主導為依據設計人性化、科學化的檔案數字管理系統，充分發揮數字技術的智能、高速等特點，以實現檔案管理的現代化、自動化、網絡化和文檔一體化目標，從被動接收檔案逐步過渡為主動開發檔案價值。

綜上所述，隨著計算機網絡的進一步發展，檔案管理數字化較之傳統的檔案管理方法表現出越來越明顯的優越性。信息網絡化作為檔案管理的一種潮流和傾向，將是不可阻擋與回避的，檔案部門應該以積極的態度，做好數字檔案管理工作。雖然當前我國在檔案數字化管理的發展過程中還存在很多的缺陷和問題，但是我們一定要不斷探索和研究新方法，分析新形勢，解決新問題，為推動檔案管理事業的與時俱進貢獻應有的智慧和力量。

參考文獻

[1]蔣儲軍.檔案數字化的組織與實施[J].蘭臺世界，2007（21）：34

[2]富玉.關于建設數字化檔案管理的幾點思考[J].現代商業.2010-10-25

[3]呂元智.數字檔案館信息資源建設管理研究[D].武漢大學，2004.

[4]劉瑛.檔案信息化建設的意義和策略[J].大連大學學報，2012（03）.endprint