新時代檔案信息化建設問題探析

李 陽

（中共云南省委黨校 辦公室，云南 昆明 650111）

一、新時代對檔案信息化建設提出的新要求

（一）樹立以人為本的檔案工作理念

黨的十九大作出了中國特色社會主義進入新時代的重大歷史方位判斷，開啟了我國建設社會主義現代化強國的新征程。這個論斷也為檔案工作指明了努力方向，檔案工作者在新時代的偉大實踐中要有新作為。習近平總書記在黨的十九大報告指出，新時代我國社會主要矛盾是人民日益增長的美好生活需要和不平衡不充分發展之間的矛盾。新時代檔案工作的主要矛盾是：廣大人民群眾對檔案信息需求不斷增長不斷提高與檔案資源不夠豐富、信息共享不夠充分之間的矛盾。檔案部門人員要跟上新時代的步伐，必須進一步樹立以人為本的檔案工作理念和大局意識，切實解決檔案事業發展中不充分不平衡的問題，更好地滿足人民群眾的需要和經濟社會的發展。

（二）信息化是檔案工作的重要任務

新時代以智慧社會為大背景，智慧社會以智能化和信息化為主要標志。在新時代的新形勢下，日新月異的先進科學技術，改變了人們傳統的工作方式和生活習慣，大數據時代撲面而來的海量信息，對檔案管理工作產生了很大的沖擊和影響。當前，科學技術的飛速發展，帶動人類社會進入到網絡化數字化的信息時代，信息化建設深入到社會的每一個領域，信息資源已成為經濟發展的首要資源。檔案作為人類歷史沉淀的財富，人類社會越是進步發展，開發利用好檔案資源就顯得越發重要，使蘊含在檔案中巨大的社會價值得到充分合理的開發利用。在這樣的歷史條件下，與智慧社會建設相適應，檔案信息化成為我國檔案工作者當前和今后相當長時期內面臨的重大課題，成為我國檔案工作發展的必然趨勢。

（三）要努力實現檔案信息資源的互利共享，造福人類

檔案工作作為管理檔案和提供相關信息，從而為社會實踐服務的一個重要行業，始終服從服務于人類發展、社會進步和民眾需求這個總目標。新時代檔案工作要有新作為，就要運用現代科技手段，努力使大量沉睡的檔案資料信息轉化成鮮活的珍貴資料和現實的生產力；要求檔案管理模式從過去以面向檔案實體保管為主轉向以為社會提供檔案數字化信息為重點；要求改變傳統檔案信息采集方式，以加強檔案資源的優化聚集；要求科學整合檔案資源，建立能滿足各方面需要的檔案數據資料體系；要求在網絡化的覆蓋下實現檔案信息接收、傳播、存儲、利用一體化的有機連接。

二、新時代檔案信息化建設中面臨的問題

進入飛速發展的信息時代，傳統的檔案管理和服務方式越來越不能適應檔案信息化建設的新要求，出現了一些新的矛盾和問題。

（一）檔案信息化建設規劃滯后，相關法規和標準體系不完善

回顧我國信息化發展歷程，從信息化概念的引入，到一系列相關工程的陸續啟動，再到電子政務的推進，全國性的檔案信息化建設的專項規劃，很多方面至今仍是空白，檔案信息化建設的隨意性和區域性的差別很明顯。究其主要原因，檔案信息的生成、積累和傳播是按階段、時間和空間的形成來進行管理的。由于各地、各行業、各專業條件不同，并受地域、財力、發展階段等因素的影響限制，不可能制定全國統一都適合的規劃和標準。

由于科學技術的飛速發展，各種社會信息處于不斷的變化更新中，致使檔案信息化建設中相關的計劃和標準，也會隨之發生某些變化，出現計劃沒有變化快的情況。由于缺乏具有預見性規劃的指導和可操作性標準的參照約束，使各種信息檔案在采集歸檔中各行其是，出現了一些主觀人為的因素，難以保證檔案文件的客觀真實和全面完整，以致造成檔案信息的失真和不確定性。

雖然我國的檔案法規制度建設已有一定基礎，但是，還不夠完善。例如，在電子文件的完整性和規范性、電子文件長期存儲格式、電子簽章和電子水印使用方法、電子文件和電子檔案加工和存儲的質量標準、檔案信息和信息管理系統安全等級劃分辦法、檔案信息化系統設計要求及其鑒定標準等方面，相關的法規和標準體系不完善，缺乏具有預見性的規劃的引領和統一標準的檢驗，一定程度上影響了檔案信息化建設的順利推進。

（二）檔案管理的傳統慣性做法，阻礙了信息化的順利發展

隨著信息跨越地域和時空的快速傳播，人們越來越認識到作為信息載體的檔案資料在文化、政治、經濟等各方面的重要性，越來越重視檔案信息的搜集和存儲，檔案的數量在急劇增加，要求加強檔案管理，強化服務。同時，傳統的紙質檔案等有形管理手段和被動地坐等上門的服務方式，顯然跟不上時代發展的步伐。若繼續采用傳統的管理手段和檢索方法，將使得檔案查找、使用更加困難，也會浪費很多寶貴的信息資源。特別是在一些邊遠地區、基層單位或經濟效益不好的企業，原始紙質檔案的保存、數字資源的保護面臨著諸多問題，檔案工作不受重視，檔案部門形同虛設，檔案資料殘缺不全，檔案的作用基本發揮不出來。

檔案信息化建設的重點是信息資源建設，然而，時至今日，很多地方仍不同程度地存在著重設施硬件建設，輕信息資源軟件開發的傾向，資金大量投向有形的硬件設備，信息化中關鍵的人才資源，包括軟件方面建設的投入相對較少。因此，檔案信息化的實現，有賴于相關各個方面的支持配合，需要建立完善有效的檔案管理信息化建設的投入保障運行機制。

（三）檔案載體的單一性，難以跟上信息時代多樣化的步伐

傳統的檔案管理，長期以來都是以手工操作為主來完成檔案的收集整理、編目鑒定等基本工作，并以紙質照片、錄音錄像等載體作為檔案工作的實體內容，檔案管理過程冗長，工作存儲量大但效率低下。在人員較少的且不太專業的情況下，要求檔案管理部門對需要歸檔的材料進行有效信息提煉和及時加工處理，確實有些勉為其難，以致造成有些重要的檔案信息資源被沉睡閑置，有些時間久遠的歷史檔案，由于得不到修復保護在逐步自然老化，沒有得到有效的開發利用，若不采用積極先進的技術手段加以修護搶救，一些珍貴的檔案資源將面臨消失的危險。

近年來，隨著智能化社會的到來和網絡的廣泛覆蓋，檔案記錄載體的單一方式出現了多樣化的趨勢，縮微精致、圖聲并茂、讀寫具備等功能各異的新型載體，代替了傳統的手工操作、紙張記錄形態。這些功能各異、多樣化的新型載體，具有體積小、存量大、易攜帶、存儲久等優勢。因此，傳統的檔案管理已經明顯落后于時代前進的步伐。要改變這種現狀，需要具有專業知識的人員、先進的技術手段和必要的經濟條件的支撐。

（四）數字電子檔案建立過程中的安全性和真實性問題凸顯

1.電子檔案的安全性問題。檔案信息化的一個主要內容，就是建立高效完善的數字電子檔案。因此，安全性是電子檔案使用過程中首當其沖、需要解決的重要問題。在計算機網絡化的快速發展過程中，一些不法分子利用先進的技術，使用各種病毒以及黑客對計算機進行攻擊的事件經常發生。電子檔案中，有些資料信息是具有保密性質的，一旦被泄露或被盜用，將會帶來嚴重的后果。

2.電子檔案的真實性問題。真實可靠是檔案（特別是原始檔案）的特有屬性，不能有半點的虛假，否則將會誤人誤事，遺患無窮。在實際操作過程中，從電子文件的搜集、整理、生成到歸檔，由于各環節之間缺少程序化的管理系統，還不能做到系統內各要素間的直接無縫鏈接，也難以保證與電子文件相關的所有元數據都能夠完整歸檔。由于歷史久遠和存在的一些主客觀原因，目前已建成的電子檔案與其相對應的原紙質檔案之間，尚未實現統一科學的管理。還有儲存電子檔案選用的載體材料不耐用等原因，也一定程度影響了檔案資料的持久性。

3.電子檔案的法律效力問題。通常，檔案的法律效力，除了由檔案本身的真實性等因素來決定，還需要與其相關的載體形式來確定，電子檔案沒有也不可能確定某種專一固定的載體而形式多樣，所以，制定相應統一的法律認定條文存在一定的困難，這也是對磁帶、光盤、磁盤等載體的電子檔案資料，現在法律雖然認可但事實上仍有較大爭議的原因。

三、新時代加快檔案信息化建設的路徑

（一）把檔案信息化建設作為一把手工程，常抓不懈

圍繞黨和國家的中心工作，更好地為社會為民眾服務是檔案存在的價值和工作的目標。檔案信息化建設搞得好，利用信息的效率就高，對各項工作促進大，反之，則會影響相關工作的進程。要實現檔案信息化的目標，各級領導是關鍵，領導的重視程度和對信息化的熟悉程度，決定了檔案信息化建設的應用水平和實際成效，從這個意義上說，檔案信息化建設可以說是一把手工程。因此，領導要高度重視，把檔案信息化建設工作擺上重要的議事日程，主動地適應信息化的要求，持之以恒地抓下去。

當然，要求所有領導既熟悉檔案業務，又精通計算機應用并不現實，但在檔案部門中配備一名精通計算機或信息管理的領導，與熟悉檔案業務的專業技術人員相互配合開展檔案信息化的工作，現實中應該是可以做到的。實踐證明，如果檔案管理的直接領導重視或者部門領導中有精通計算機應用的領導，檔案信息化的工作就發展得快，開展得好，發揮的作用就大。

（二）夯實檔案信息化建設的基礎性工作

在實現檔案信息化的進程中，要結合本單位的實際情況，制訂切實可行的推進計劃，有條不紊地進行。

1.全面清理規范原有檔案。要對過去手工操作形成的檔案做一次全面的清理規范，尤其是對不同類別檔案的卷號和件號的編排，按照規范的分類標準并結合自身的情況進行檔案分類，建立全宗，并對優化后的館藏檔案目錄進行編碼。

2.相關數據要精準無誤。檔案信息化建設要以數字化為核心，計算機系統在處理信息時，對數據的精準規范是有嚴格要求的。要求數字的位數及其各分位的含義指向明確，甚至對全、半角的數字輸入都有嚴格的界定，不能有任何的模糊和閃失。為此，要以明確的數據分析對接群眾的現實需求，為需要者提供更精準高效的服務。

3.完善電子文件的查閱和歸檔制度。電子文件不是為建而建，要通過使用，其價值才能體現出來，但也不能隨意借用。檔案的珍貴性和保密性，決定了必須建立并執行嚴格的管理制度。基于此，要明確電子文件歸檔的工作程序、內容和要求。電子文件的歸檔應按檔案的工作程序和操作步驟進行。一般情況下，電子文件歸檔應遵循如下程序：電子文件形成、鑒定審批、收集積累、編制目錄、整理歸檔電子文件、確定電子文件檔案屬性、檢測歸檔的電子文件、編制歸檔說明存入電腦、用移動硬盤或光盤復制備份。這些相關基礎性工作做扎實了，檔案信息化建設才能達到預期的目標，獲得滿意的效果。

（三）建立健全檔案管理信息系統軟件的平臺支撐

要順利推進檔案信息化的工作，就要建立檔案管理信息系統軟件的支撐平臺。因此，各個部門或單位怎樣選擇適合自身需要的檔案信息化軟件，就顯得至關重要。主要有以下幾條選擇途徑。

1.采用招標方式來開發軟件。通過招標，請有實力的專業軟件公司，根據本單位的檔案管理需求實際進行檔案管理系統開發。這樣做的優點是對自身檔案業務流程的適應性好、針對性也強，與其他系統的接口容易對接；缺點是開發周期長，開發和維護的費用較高，還有可能會受制于人。

2.購買市場上成熟的商品化檔案管理系統軟件。購買這樣的軟件，要了解其軟件的開發使用是否使用了主流技術，安全保密程度是否符合國家有關檔案規定，硬件資源占用情況如何，操作是否簡便易行，功能能否滿足自身檔案管理的需求，該軟件的用戶面是否廣泛等。購買軟件系統的優點是只需要進行短期的培訓，即可投入應用；缺點是操作界面難以做大和改變，也難以根據自己的業務流程進行大的程序改動。

3.立足自身開發軟件。如果檔案單位或者部門自身有相關的專業人才，則可根據檔案管理的功能，按計劃自主開發軟件。自主開發的優點是檔案管理系統的開發掌握在自己手上，量身定做，適應自身的業務要求，而且，還可以根據業務的變化，定期調整修改，增加或減少軟件的功能模塊，費用也相對較低，系統的維護也有保障；缺點是開發的工作量大，不是一個人短期能夠勝任完成的，要有一個開發團隊；對開發人員的要求也較高，既要能開發軟件，又要能盡快熟悉檔案管理的業務；開發人員要保持相對的穩定，否則系統難以長期維系。軟件開發中，要留有開放的接口，能夠與其他應用軟件系統對接和進行數據的傳遞。因為檔案的電子歸檔不應該靠人工傳遞到檔案部門后再輸入計算機，而應該在網絡上實現系統之間的直接傳遞，通過網絡直接歸檔到檔案部門、檔案系統的數據庫中。

檔案管理系統是一個較龐大的運行系統，在使用的過程中會出現各種問題，碰到問題就需要有對接渠道和專業人員及時解決。這樣，系統的后期維護費用會占整個開發費用較大的比例，但這是必須在預算中預留并保證的。顯然，第三條路徑雖然難度較大，但應該作為首選方案，努力爭取。

（四）重視檔案隊伍建設，提升專業人員的綜合素質

檔案實現信息化管理，對檔案部門的工作人員來說，要求不是降低了，而是提高了。首先是工作量的增大，因為紙質檔案在實現信息化后仍需保留，而且要與電子檔案一一對應。實現檔案電子化前的大量紙質檔案的目錄，需要錄入計算機系統，其內容也要掃描存入計算機系統。這樣，就對檔案部門工作人員和檔案隊伍建設提出了新要求。

1.檔案部門工作人員要熟練地掌握計算機操作。檔案部門人員不是簡單的會打打字，而是要能夠熟練操作處理一般的軟件系統。檔案信息化要靠檔案部門大量的多媒體電子化的工作和檔案管理系統的處理操作，才能帶來網絡上方便快捷的檔案檢索和利用，這是需要檔案工作者辛苦換來用戶的使用滿意。那種還停留在檔案部門無所事事混日子的人，是不能再勝任新時代檔案工作的。

2.著力提高現有人才素質，積極引進專業人才。檔案信息化后，檔案的電子立卷歸檔、數字化的檔案編研、檔案部門硬件系統的搭建、現代化的庫房保管、計算機的檢索查詢、網絡的利用統計、軟件系統的安裝維護、檔案部門網站的建設等，都離不開計算機的操作處理。因此，要實現檔案的信息化，第一，要轉變觀念，重組檔案隊伍，檔案部門不能成為安置閑人的機構。第二，要重視檔案人才的培養使用。一個檔案部門至少應該配備一半以上比例的計算機和信息管理的人才，才能有效地開展檔案信息化的工作。因此，一方面，現有的檔案工作人員不僅要自覺地提高自己的工作水平和業務素質，使自己成為身兼多職、一專多能的員工，才能適應檔案信息化的高要求。另一方面，要有計劃地引進懂計算機系統開發或信息管理的專業人才到檔案部門，更好的為單位及地方中心工作和民眾服務。

（五）建設標準、規范、安全的檔案信息化體系

1.完善信息化標準體系，提高標準化程度。檔案信息化可以整合處于分割和隨意狀態的歸檔數據。要達此目標，就要有統一的計算機和網絡技術標準。一般性的信息處理標準，應優先采用國家標準；檔案屬性較為明顯的信息技術，要求制定行業標準，盡量減少單位各行其是、自定檔案標準的行為，防止有的地方或單位形成孤芳自賞的檔案信息孤島。要將現行文件的管理納入檔案信息化管理范圍，力求有利于與國家信息系統兼容，為信息共享和電子文件的一體化管理創造條件。

2.要將檔案信息化建設納入整體發展規劃。實踐證明，檔案信息化建設如果步子太慢或者根本就不受重視，落后于其他方面的信息化進程，勢必影響地方的整體發展。因為檔案是普遍存在和具有共性需求的部門。檔案信息化程度高，服務效果好，能有效促進其他的發展。如果檔案信息化建設落后，將會影響其他工作的進程。所以，地方或單位要從人力物力、財力技術等方面給予大力支持，促進檔案信息化建設與地方或者單位其他工作同步發展。

3.完善檔案信息化的工作流程和管理制度。檔案管理部門要主動作為，積極進行檔案信息化系統軟件的功能設計及開發研究。第一，結合實際，不斷改進和規范在應用計算機條件下檔案文件的工作流程和管理制度，在信息系統中建立完善的內部控制制度，以確保檔案的安全使用。第二，要把檔案信息化與法規化結合起來，實現檔案法治化管理。檔案部門要牢固樹立依法治檔的理念，提升全體工作人員的檔案法治意識，切實改變重業務輕法治的現象，重指導輕監督的做法。要嚴格遵守檔案管理的有關法律法規，把依法治檔貫穿檔案信息化建設的全過程。