檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考

葉素球

摘 要：新的歷史發展時期，對檔案管理也提出了新的要求。在科學技術快速發展背景下，積極有效地將科學技術融入檔案管理中勢在必行。在現如今的檔案管理工作中，檔案信息化建設全面推進，其有效地提高了檔案管理效率。本文即主要對檔案信息化建設與檔案管理做以下思考。

關鍵詞：檔案管理；信息化建設；思考

計算機技術和信息技術的快速發展，為諸多行業的創新發展提供了新思路。在檔案管理改革創新進程中，信息化建設表現出巨大的價值。其不僅解決了檔案數量日益增長但存儲空間不足的矛盾，同時還極大地提升了檔案管理的效率。下文即主要從檔案管理信息化建設的基本內容、現狀及有關改進策略等方面進行了深入的研究。

一、檔案管理信息化建設的基本內容

在探究檔案管理信息化建設基本內容時，我們需要結合其定義進行細致化的探索。立足實際而言，檔案管理信息化建設的含義主要有廣義和狹義兩個層面。狹義層面的檔案信息管理是指，利用計算機信息技術建立信息化管理系統，從而實現檔案資料的信息管理，如達到信息收集、分析、存儲信息化的效果。從此定義上看，檔案管理信息化建設具有以下基本內容，首先建立以計算機為核心的信息化管理系統；其次，將檔案完善地錄入計算機信息系統中，并進行有效的利用。從廣義層面講，檔案信息化建設主要指，利用互聯網技術實現各個領域信息的相互融合，即建構起以信息共享為基礎的檔案管理體系。從此視域看，檔案管理信息化建設還包含以下幾點內容：首先，建立起以互聯網絡信息交互平臺為基礎的信息共享平臺，實現檔案信息的有效流通；其次，切實有效地建立起一個良好的信息交流互信機制，全面推動檔案信息共享。一言以蔽之，基于不同的視角，檔案管理信息化建設的內容不盡相同，因此我們應該全面審視其本質，方才能夠推動信息化建設大步邁進。

二、檔案管理信息化建設現狀的思考

正如上文所言，隨著信息化時代的到來，推動檔案管理信息化建設已然成為優化檔案管理的最佳方式。但是，目前諸多企業或單位在檔案管理信息建設上卻存在一些問題，譬如檔案管理人員專業素質不強，難以勝任檔案信息化管理工作；同時，對檔案信息深層資料的挖掘較乏力，沒有真正體現檔案資料的實際價值，也是檔案管理信息化建設的重大問題之一。之所以會存在以上問題，是受以下幾方面因素的影響：其一，檔案管理信息化建設觀念的缺失，即相關領導及管理人員對檔案管理信息化建設不甚重視。其二，檔案管理信息化建設方法錯誤。

三、新時期檔案管理信息化建設的建議和措施

（一）加強基礎設施建設

加強基礎設施建設無疑是推動檔案管理信息化建設的必要保障。因此在新時期，計算機信息技術在不斷更新，檔案管理信息化建設也面臨著新的挑戰。為了推動檔案管理信息化建設的發展，我們就需要加強基礎設施建設，并切實做好以下幾方面的工作：其一，結合計算機信息技術發展的趨勢，加強硬件基礎建設，譬如拓展信息管理系統的存儲能力，為融合大數據信息管理技術奠定基礎；其二，完善檔案信息管理系統，提高檔案管理效率，并增加新的管理功能，全面推動檔案管理信息化建設。

（二）做好計算機網絡安全防護工作

隨著大數據和共享時代的到來，檔案信息的融合共享已然成為檔案管理信息化建設的主要趨勢。在此情境下，檔案管理信息化體系即將打破獨立封閉的狀態，并營造起一個開放共享的“新生態”。在開放化的檔案管理生態中，我們應該注重計算機網絡安全防護，在保證檔案信息共享不受阻礙的前提下，也應該切實避免檔案信息被不法分子盜取。由此可見，在檔案管理信息化建設中，我們就應該重視計算機網絡安全防護，并做好以下幾方面工作：其一，創設并使用虛擬專用網（VPN），即在公共網絡上建立專用網絡，使數據通過安全的“加密管道”保證信息在安全的渠道中傳輸，從而增強檔案信息的安全性；其二，加強網絡安全風險評估工作，首先參照網絡安全事故案例，評估計算機信息管理系統存在的安全隱患，其次，根據安全隱患評估報告，對網絡安全進行風險評級，并確定應對策略的強度，譬如針對高風險安全隱患，我們就應該制定專項研究小組，快速、準確地清除隱患；其三，改善檔案信息化管理準則，為了營造一個安全的檔案管理信息化體系，不能僅僅依賴防護技術，同時還應該加強管理及日常維護，譬如加強系統賬戶管理，即設置一個相對復雜的賬戶密碼，增加破譯難度。

（三）加強培訓，提高檔案管理人員素質

檔案管理人員專業素質的高低是決定檔案管理信息化的重要因素。然而正如上文所述的那樣，諸多檔案管理人員并不具備良好的信息化管理素質，為了切實解決這樣的問題，那么我們就有必要通過業務培訓幫助檔案管理人員提高業務水平。首先，我們應該通過培訓活動幫助檔案管理人員明晰檔案管理工作的服務性質，并樹立起良好的服務意識。其次，通過培訓提升管理人員的信息管理技能，即有效培養管理人員的計算機應用能力。最后，拓展管理人員的職能范圍，打破傳統檔案管理僅以收集、保管為主體的單向化管理模式，建立起以服務為核心，以共享及數據利用為手段的新型信息化管理模式。

四、結語

綜上所述，隨著計算機信息技術的全面發展，檔案管理信息化建設獲得了發展機遇。利用先進的信息化技術，可以有效提高檔案收集與整理的效率，同時也可以打破檔案信息流通性較弱的壁壘，全面建構起開放共享的檔案信息管理體系。為了促進檔案管理信息化建設，我們一方面要切實加強基礎設施建設，另一方面則還需增強計算機網絡安全防護力度。除此之外，我們還需通過有效的培訓工作，幫助檔案管理的工作人員提高自身的素質與技術，從而更好地推動檔案信息化發展進程。

參考文獻：

[1]趙群.解析檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考[J].辦公室業務，2014（23）：150-151.

[2]夏燕玲.檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考[J].云南檔案，2010（3）：29-31.

[3]彭柳.檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考[J].城建檔案，2017（1）：17-18.endprint