中職學校檔案管理創新研究

朱建國

摘 要：中等職業學校檔案管理人員要創新檔案管理思維，帶動學校檔案事業的發展。文章從職業教育學校要不斷更新檔案管理思維，健全檔案管理章程、確保檔案管理正規高效，加大檔案設備投入、完善檔案基礎設備建設，充分發揮檔案的實用價值、注重開發利用，科學管理實物檔案、便于利用等方面，研究中職學校檔案管理創新。

關鍵詞：中等職業學校；檔案管理；創新思維；章程；設備

中圖分類號：G718.3；G271 文獻標志碼：A 文章編號：1008-3561（2018）03-0051-01

一、職業教育學校要不斷更新檔案管理思維

（1）加強組織領導，建立檔案管理責任體系。學校領導高度重視檔案工作，是學校建立檔案正規有序的前提。學校應不斷加強對檔案管理工作的正確領導，真正做到思想重視、認識到位、落實有力。在制訂學校檔案計劃時，學校領導要組織召開部署會議，聽取檔案匯報，研究解決工作必備的庫房、設備、經費、人員配備等實際問題。要根據處室有關人員的變動，及時調整檔案工作領導小組及辦公室，而且還要調整“兼職檔案員”為“處室檔案員”。由專人負責處室檔案，切實將責任落實到人，形成以校長分管、辦公室主任主管、綜合檔案室具體負責、各處室協助抓好的四級檔案管理工作網絡。

（2）積極支持處室檔案員參加上級部門及學校內部組織的業務學習和工作會議，交流工作經驗，不斷更新業務知識。中職檔案員應及時學習檔案知識、擴充檔案管理技能，及時學習前沿的檔案管理的先進技術。職業學校各處室檔案管理員多是兼職，沒有相應的培訓，對檔案管理多是延續前任的工作方法和技能。多以收集本處室的活動材料為主，移交、保存、存檔、檢索、利用都沒有形成系統的程序和方法。學校要及時組織各處室檔案員進行檔案知識的學習和檔案方法的整理，提高處室檔案員的責任意識。

（3）要提高全校教師的檔案意識。檔案工作絕不是檔案員個人的事情，而是牽扯學校方方面面，甚至每一個教師的利益。學校要讓教師了解檔案知識，明白檔案的重要性。學校要充分利用全體教職工大會、中層干部工作會議、處室檔案員會議和學校網站，進行《檔案法》等文件的學習和宣傳，加大檔案收集、保護的宣傳力度，提高全體教職工的檔案意識。

二、健全檔案管理章程，確保檔案管理正規高效

檔案室應根據上級有關檔案管理辦法要求，結合學校發展的新形勢和新情況，修訂完善《學校檔案管理辦法》《檔案材料歸檔制度》《學校各處室歸檔范圍》等制度。所有文件均按年度、以件為單位的管理辦法歸檔。歸檔材料每年底由各處室檔案員整理后，經部門負責人簽字，移交檔案室。實行電子件和紙質件雙套管理，案卷質量要符合國家規范要求，無圓珠筆件、鉛筆件、破損件，檔案完整率95%以上、準確率100%，做到檔案管理規范、科學、有序。

三、加大檔案設備投入，完善檔案基礎設備建設

首先，在檔案硬件設施上要舍得投入，著力加強檔案管理基礎建設工作。學校將辦公室、庫房和閱覽室三室分開，而且增加了專用庫房，升級檔案櫥柜為檔案密集架，并配備光盤檔案柜、空調機、去濕機、消毒滅菌機、吸塵器。其次，緊跟時代檔案建設步伐。學校專門配備了查檔專用計算機、打印機、碎紙機、復印機、掃描儀等現代化工作設備，以滿足檔案管理的需要。學校還購置了性能較好的計算機、掃描儀、光盤刻錄機、激光打印機等設備，基礎設施有了很大的改善。

四、充分發揮檔案的實用價值，注重開發利用

首先，編制檔案檢索工具，是充分發揮檔案作用、直接體現出保管檔案效果的一項重要工作。學校應按照新的檔案分類編號辦法編制《檔案分類目錄》，編制完備的機讀目錄，加大檔案信息化管理，更好地為師生服務。其次，認真協調好上下級、部門與部門之間的關系。檔案室應把學校各個部門的檔案材料收集起來重新篩選、評定、組合，按照歸檔要求有計劃地進行歸檔。再次，加大檔案信息開發利用的力度，努力使檔案作用提高到新的層次和水平，真正達到資源共享的要求。現在學校已經建立起比較穩定、高效的電腦管理系統，同時建設了校園網，增強了檔案部門與學校各部、處、科室、組等計算機終端主機相連，組成校園局域網，實現檔案信息數據庫與其中心數據庫資源共享，提高了檔案的利用率和便捷性。學校檔案部門可以在校園網站中發布通知，提供開放的檔案目錄、條目數據庫或全文數據庫等，并在網站上建立專門的檔案信息檢索入口，讓學校師生可通過身份認證后快速便捷地查詢和利用相關檔案。

五、科學管理實物檔案，便于利用

職業學校實物檔案包括學生實訓的模具機床、電器設備、數控車、數控銑、焊接設備、汽修設備等。這些設備除了按照檔案規定整理辦法的制度整理外，還應該在創新、開放、共享的理念下發揮檔案應有的作用。在每一件機器設備上利用現在的二維碼掃描功能可實現該機器設備的共享信息，而利用手機二維碼的掃描功能可以輕松得到該設備的性能、原理、保管者、操作流程、維修時間等，提高實物檔案的利用率。

六、結束語

綜上所述，把“創新、協調、綠色、開放、共享”五大發展理念融入到檔案管理是當代檔案員義不容辭的使命擔當。職業院校的檔案管理必須要不斷創新管理辦法，健全檔案管理章程，加大設備投入，充分發揮檔案的實用價值，更好地為教學服務。

參考文獻：

[1]昌韜.高校檔案管理的網絡化與數字化[J].桂林師范高等專科學校學報，2012（01）.

[2]葉景青.高校檔案網絡化建設問題淺談[J].賀州學院學報，2009（01）.endprint