電子、紙質雙套制檔案進館標準研究

安云

摘要：各地檔案館目前都要求電子、紙質雙套制檔案進館，指的是紙質文件制作成數字化副本的從紙質文件到電子文件的“雙套制”。但實踐中發現雙套制檔案移交進館過程中存在不少問題，例如紙質、電子檔案不對應，難以協同管理、檔案進館標準繁瑣復雜、電子檔案質量難以監控等問題。本文歸納出雙套制檔案進館的四個難點，秉承“該說的要說到，說到要做到，做到的要見到，沒有記錄就沒有發生”的全新質檢理念，研究以“統一、規范、對應、保密、齊全”四原則制定清單式的檔案進館標準。

關鍵詞：電子檔案；紙質檔案；雙套制；清單；質檢

在2011年召開的中央國家機關檔案工作會議上，楊冬權館局長指出：要在移交前對檔案進行數字化，并在移交時把檔案實體與檔案數字化數據一并移交。在今后十年檔案移交工作中，凡是要移交的檔案，首先必須數字化，只有把檔案數字化了，才能在檔案移交后本單位更方便地利用檔案，才能提高本單位的檔案利用效率，才能通過數字化利用代替原件利用來確保本單位檔案原件的安全。各地已紛紛開展了電子、紙質檔案雙套制進館工作。以河南省鄭州市檔案館為例，該館自2011年就實行了紙質檔案與電子檔案“雙套制”移交，明確要求“紙質檔案、照片檔案進館前，必須進行數字化加工，聲像檔案轉化為數字格式，形成案卷級、文件級電子目錄和全文影像文件，并刻錄光盤隨同紙質檔案一并進館”。但當前雙套制檔案進館工作存在著許多問題。

1雙套制檔案進館工作目前存在問題

1.1雙套制檔案指導進館工作不協調

檔案部門一般認為，電子檔案的移交接收工作方法與傳統紙質檔案的移交接收方法大不相同，電子檔案的移交與接收工作應與傳統紙質檔案相剝離，即成立專門的電子檔案管理部門承擔電子檔案的移交與接收工作，由其他部門承擔傳統載體檔案的移交與接收工作。

具體到鄭州市檔案局、館，有五個部門、科室分別負責雙套制檔案指導、進館工作，這樣由不同的部門分別移交和接收檔案的紙質部分和電子版本部分，指導紙質檔案的不負責指導電子檔案，各部門掌握的標準不統一，容易讓單位的檔案員無所適從，影響了檔案部門的聲譽。

多個部門間需要相互不斷核對檔案數量和內容是否完整，大幅增加了雙套制檔案工作量和工作難度，還易丟失檔案內容。由于不同部門有自己的工作計劃安排，傳統紙質檔案和電子檔案可能在不同的時間進行移交和接收，即使部門間的協調配合相對順暢，但也可能出現移交與接收不完整的情況。

1.2雙套制檔案執行標準眾多不統一

紙質檔案遵循的標準包括：立卷整理編目的文書檔案，案卷質量要符合《機關檔案工作業務建設規范》和《文書檔案案卷格式》（GB/T9705-1988）的要求。以件為單位整理的文書檔案，案卷質量要符合《歸檔文件整理規則》（DA/T22-2000）的要求。

針對紙質檔案數字化，要執行《紙質檔案數字化技術規范》（DA/T31-2005），鄭州市也相繼出臺了一些相關標準，如《鄭州市數字檔案化技術標準（試行）》等。雖然這些規范標準對紙質檔案掃描的色彩模式、分辨率等參數設置方面給出了原則性的規定，但這些規定均是粗線條的，需要掃描人員的主觀判斷。

國家局、河南省檔案局也在不斷出一些有關檔案信息化方面的標準、規范，其中有些地方是互相矛盾的。如國家局最近出臺的《數字檔案室》試點標準中，就對檔號的編制做了明確的規定，而這個規定與以前國家局所處的《檔號編制標準》及鄭州市所出的《鄭州市數字檔案化技術標準》是不一樣的。而檔號是紙質檔案、電子檔案建立關聯的唯一聯系，掃描圖像命名方式要求按照檔號命名規則命名，檔號的唯一性可實現同一單位檔案數據的一次性批量掛接。因此檔號編制規則是非常重要的。

以上各個標準不但檔案員搞不明白，就連檔案行政管理部門的“老檔案”也難以掌握，又如何要求檔案數字化人員掌握所有標準，達到檔案進館要求呢？

1.3雙套制檔案數字化未做整理及鑒定

檔案整理是數字化工作的基礎，決定著數字化的質量。因此，數字化前要對前期基礎工作欠缺的檔案進行重新整理，確保檔案分類、排列、編目的正確性、有序性。而目前普遍存在的問題是將檔案數字化工作外包給公司，公司水平良莠不齊，又只考慮經濟利益，造成數字化質量不高。

1.4雙套制檔案進館質檢流程繁瑣

雙套制檔案進館工作中的重要一環是質檢，其流程相當繁瑣。

紙質檔案數字化后，必須在檔案館系統中將圖像數據和目錄數據通過一定的規則對應起來，以實現檢索利用。數據掛接一般是借助相關軟件進行批量、快速掛接。檔案質檢人員對掛接后的數據逐條進行檢查，確保數據掛接準確無誤，發現錯誤及時進行重新掛接。

檔案質檢人員需記錄數據關聯后的頁數，核對每一份文件關聯后的頁數與檔案整理、掃描填寫的頁數是否一致。

檔案質檢人員需檢查每一份目錄數據、圖像數據，如出現不完整、不清晰有錯誤等質量問題，特別是檔號、圖像文件掛接有誤時，抽檢標記為“不合格”，不合格的要予以改正。檔案質檢人員要確保圖像文件的內容、數量和排列順序與檔案原件一致，大幅文件圖像拼接的完整性，掃描圖像的清晰度、清潔度、偏斜度、完整度、失真度、平整度、方向性。

檔案質檢人員統計新建和修改目錄的條數、掃描圖像的幅數。

檔案質檢人員要對照原目錄清點檔案，檢查是否所有檔案都已還原。

檔案質檢人員要檢查紙質檔案排列順序是否正確，檢查檔案是否有損壞現象，檢查檔案裝訂是否符合國家規范要求。

可以說檔案質檢人員要對紙質、電子檔案進行100%檢查，所有不合格現象都要發現并做處理，其檢查點如上所示繁瑣復雜，一不小心就會漏檢。

而如果驗收小組檢查通過，檔案館接收人員就會簽字同意檔案入館，這樣檔案的管理責任就轉移到了檔案館，在進館管理時再發現問題，檔案館人員就只能自己解決，大大增加了日常管理工作強度，也不利用檔案的利用管理，所以制定一個合理的雙套制檔案進館標準，已成為當前檔案部門的當務之急。endprint

2提升雙套制檔案進館工作執行力的新思路

什么是執行力？執行力就是管理者為實現戰略和階段性目標而具有的計劃、指揮、跟進、協調能力。具體到雙套制檔案進館工作，作為檔案行政管理部門，要知道涉及到該項工作的每個人在干什么，干的如何，需要哪些幫助……那么，作為檔案行業的管理者，檔案行政管理部門拿什么提高整個檔案行業的執行力？

說到這個問題，我們先看看ISO9000管理系統的運作，ISO9000是國際標準化組織制定的一套“質量保證體系”，其核心精髓是：該說的要說到，說到的要做到，做到的要見到。“該說的要說到”是指：企業要求員工做到的一定形成制度、指令，按照規范的要求來運作；“說到的要做到”指的是：凡是企業制定形成的制度、規范、流程，一定要不折不扣地執行下去；“做到的要見到”是指：執行的過程和結果一定要留下記錄，沒有記錄就沒有發生。

我們如果把ISO9000用于雙套制檔案進館工作管理當中，同樣可以成為“執行力的保證體系”。如何保證執行者“該說的要說到、說到的要做到、做到的要見到”呢？筆者以為要將檔案各種規范融入統一的標準中，避免進館工作的隨意性。通過集合整個負責進館工作團隊甚至整個檔案行業的力量來規范雙套制檔案，把原來只掌握在檔案行政指導人員手中的有關進館過程的信息向檔案從業人員、檔案數字化人員和檔案管理軟件開發公司公開，并做到凡標準中的內容，都必須不折不扣地執行，為此建立了責任追蹤制度，當每件事都留下記錄時，就很容易對質檢責任進行追訴，以此提升進館檔案質量。

3制定雙套制檔案進館標準原則

電子、紙質檔案雙套制檔案進館工作有其特殊之處，制定進館標準需遵循以下四原則：

3.1統一

將紙質檔案整理規范、數字化規范、保密規定、鑒定原則融入統一的標準中，避免令出多頭，為檔案員、檔案數字化人員、檔案行政指導人員、檔案館質檢人員制定了一個統一、無歧義的標準。

在標準中通過建立統一的局館進館工作協調小組，明確雙套制移交進館的管理流程、人員責任，以解決雙套制檔案指導進館工作不協調的問題。

3.2劃控

檔案劃控是指根據國家的有關規定，對已滿一定期限的檔案進行鑒定，挑選出哪些檔案可開放，哪些檔案不可開放。對標有密級且未經解密的涉密檔案，不得交由服務公司整理、數字化。

在雙套制檔案進館標準中，未解密的密級文件暫時不進行數字化，可在錄入時在備注字段注明“此文涉密，未掃描”。

按規定1980年以后形成的檔案只移交保管期限為永久和長期的案卷，因此，需要各單位對檔案重新鑒定，這樣才能確保國家的檔案資源更加完整和全面。

3.3規范

檔案進館工作首先要保證移交檔案的質量。如果移交的檔案不符合案卷質量標準，不僅會造成人力、物力和財力的浪費，而且也會給移交單位將來利用本機關檔案造成很大麻煩。各移交單位要認真按照有關要求，對應移交檔案做一次全面檢查、鑒定，對不符合案卷質量要求的檔案要重新整理，查漏補缺，嚴把檔案質量關，研究探索檔案整理與數字化加工的規律和特點，充分考慮本機關工作實際及可能出現的新情況、新問題，使檔案整理和數字化加工工作更具科學性、合理性，更符合本機關的實際情況。

雙套制檔案進館標準需明確紙質檔案整理標準和電子檔案數字化標準。如掃描時分辨率選擇300dpi以上參數值。全文掃描中，要注意漏掃、重復、折頁壓字、顛倒、變形、大幅面分割掃描未拼接、灰度過黑、分件錯誤等問題。原文掃描，圖像要求多頁TIFF和雙層PDF格式。紙質檔案整理要求規范，如責任者要用全稱或規范簡稱；題名要簡明扼要，包括責任者、事由、文種三部分，不能只有文種；人名項中要對題名中反映不全的人名進行著錄等。

3.4對應

雙套制檔案管理并非兩者機械相加，而應是內部管理真正的相融即“1+1=1”，各種目錄（案卷級、文件級）必須與原始紙質檔案和新形成的電子檔案三對應，掃描件盡量展現檔案原版原貌的原則，與實體檔案一致。

紙質檔案與電子檔案要建立一定的對應關系，要實現目錄與原文的掛接。數字化的最終目的是為了利用，為了提高檢準率和檢全率，只有完成了目錄與原文的掛接，才能最終實現這一目標。在調研時發現，在電子檔案接收過程中，經常出現目錄與原文無法掛接的情況，有的是因為目錄與原文不對應，有的是原文名命名不正確，有的是因為目錄錯誤等等。無論做得多認真的數據，在掛接過程中都會或多或少的進行修正。

在雙套制檔案進館標準中，電子檔案=目錄（統一的xls文件）+掃描電子文件（以檔號命名的pdf文件及tiff文件）

以檔號作為聯系，檔號的唯一性可實現同一單位檔案數據的一次性批量掛接。

4以清單方式實現對每一份檔案的每一項標準的質檢

4.1清單的概念及意義

清單又名一覽表，英文名為Checklist，多用于核對時使用。

毫無疑問，清單并不能算高科技，也絕非酸腐雞肋的多此一舉。歸根結蒂，清單的本質是溝通，清單的實施離不開團隊角色劃定。清單規定著個體的任務和分工，在某一具體動作實施前的事先說明，好給自己或他人提個醒。照著清單核對，就是檢視那些微小且漫不經心的小bug。它們看似無關全局，卻會給人顏色看，甚至致命一擊。

4.2雙套制進館標準中引入清單質檢

無論檔案人員進行多么細致的專業分工，無論接受數量多么巨大的培訓，在現實工作中一些關鍵的步驟還是會被忽略，一些錯誤還是無法避免或發現，比如因為忘記對移交的電子檔案做病毒檢測而造成整個服務器癱瘓。

在雙套制進館標準還為標準要求為每一卷、每一件檔案生成檢查清單，質檢人員逐條進行檢查，只能打對勾或錯來表示每一項檢查結果，檢查人簽名負責，以此保證不遺漏任何簡單的質檢點，不跳過任何簡單的步驟。清單會提醒檔案工作者不要忘記一些必要的步驟，并讓他們明白該干什么。這不僅是一種檢查方法，而且還是一種保障高水平績效的紀律。

清單編制的6大要點：①設定清晰的檢查點；②選擇合適的清單類型；③簡明扼要，不宜太長；④清單用語精煉、準確；⑤清單版式整潔，切忌雜亂無章；⑥必須在現實中接受檢驗。

清單不是無所不包的操作手冊，而應該成為幫助使用者發揮專業技能的有效工具，要做到簡潔、快速、實用。

建立質檢清單就是建立了責任追蹤制度，當每件事都留下記錄時，就很容易對質檢責任進行追訴，使得①人員之間可以共享成功經驗。②作為整個系統管理者的檔案部門得以掌握和全面控制檔案進館活動。③知識得以積累。

5總結

制定雙套制檔案進館標準，本質上是將檔案質檢的各項內容制度化、規范化、程序化的過程，可把千頭萬緒、紛繁復雜的檔案質檢工作變得簡單而又可控，從而大幅提升檔案進館質量。endprint