西部欠發達地區企業檔案建設的思考

彭德婧

摘 要：大數據時代到來，加快了落后地區檔案事業的信息化進程，企業檔案作為檔案事業的重要組成部分，始終在探索中尋求創新，在創新中發現問題，努力與現代企業信息化同步發展。大數據、智慧化對檔案行業來說既是挑戰，也是機遇。

關鍵詞：企業檔案；信息化；大數據時代

科技發展與創新所顯現出的信息膨脹已經引領我們進入大數據時代，由當前的信息化建設延伸到未來的智慧化建設成為檔案行業的必經之路。數據和信息決定著企業的未來發展，如何對每時每刻產生的復雜且海量的數據信息進行管理、保存、利用，是當下企業檔案建設中需要去面對的問題。

1 西部地區企業檔案發展現狀

西部歷史文化深厚，是我國各類資源的富集區，二十世紀初便開始了多項重大工程的建設并取得顯著成果。但由于現代經濟發展落后，西部各項文化事業的發展依然是我國文化建設的薄弱環節，檔案事業居于其中。企業檔案作為我國檔案行業的重要組成部分又區別于政府綜合檔案建設，始終在探索中尋求創新，在創新中發現問題，努力與現代企業信息化同步發展。但對于西部而言，企業檔案建設成效并不顯著，依然存在重視度低、基礎建設差、資金投入少、現代化管理落后等問題，限制了其信息化數字化的發展進程，這也是西部地區檔案行業的整體現狀[1]。

2 西部企業提升檔案信息化建設的有利環境

企業檔案是指各個企業在長期的管理活動和經營生產中形成的對社會、國家和自身企業保存價值較大的文件材料。文件材料的形式包括紙質文件、電子文件及照片等。在內容上涉及企業產生的內部信息和與企業相關的外部信息，因而范圍小且具有針對性。[2]企業檔案的依據性和參考性體現在其記錄了企業經營、生產管理等活動的過程及結果，能夠作為企業歷史進程的回顧和未來開展活動的參考，對責任追究和問題處理也具有依據作用。

相比政府檔案部門而言，企業檔案建設更加內部化，檔案資源更集中，更具靈活性，每個企業需要找到與企業自身發展相融合的檔案管理模式，這就為企業檔案的信息化上升至智慧化提供了多種可能。東部發達省份在檔案管理的模式探索、技術研發應用、人才培養方面具有領先水平，能夠切身體會到大數據時代信息資源所產生的影響及變化成果。近年來，西部企業在經濟發展帶動下，以全面現代化為目標，逐漸向檔案管理的規范化、信息化以及管理人員的專業化方向努力，使得企業檔案為企業各個部門的服務更加高效。我國西部是絲綢之路關鍵環節，是我國與沿線國家經濟文化優勢互補、開放發展的前沿，對跨國企業檔案資源互聯互通及安全性方面的研究具有重要價值。大數據全面覆蓋、與高新技術接軌，企業檔案的管理應在大數據潮流中更具創造性、更加活躍，智慧化效果更加明顯。

3 西部企業檔案面臨的問題及應對措施

加快信息化建設，實現檔案信息資源共享和有效利用，已經成為發展的必然趨勢。經濟落后的西部地區，企業檔案管理如何跟上時代潮流，是我們要創新并實踐的課題。

3.1 檔案信息化建設及管理

社會科技的發展推進了企業管理的信息化，檔案管理的信息化應與企業管理的信息化相配合相促進。很顯然，大部分西部企業依然停留在最初的信息化階段，依然處于有意識無實踐或少實踐的階段，這就與全國檔案事業新規劃及發達地區檔案建設產生斷層。重視度低，投入力小，使得檔案建設止步不前愈發邊緣化，信息化水平停留在以電腦設備作為業務工具的程度，而非真正意義上的信息化管理模式。

檔案信息化必須以專業的信息化平臺為基礎，這就需要企業管理人員重視到檔案信息化所能帶來的實際利益，給于足夠的資金投入，引進先進的信息化技術，將檔案部門的發展列入整體企業發展規劃。科技是第一生產力，如今“大數據時代”給檔案事業提出了更新更高的要求，在“一帶一路”、“互聯網+”等政策引領下，內陸欠發達地區打開了邁入國際的大門，這就加快了企業觀念轉變、道路探索的步伐，找到企業的發展方向與契機，探索適合本企業的信息化管理模式。

3.2 檔案管理人員綜合能力

檔案管理具有較強的專業性，但目前企業檔案管理部門大多未能實現檔案工作人員的專業化、專職化，大數據時代的概念沒有激發起檔案工作人員的意識轉變和危機感，似乎新的時代形勢并未對傳統檔案管理者產生觸動。多數檔案部門管理力量薄弱，管理人員自身意識不到檔案工作的重要性，工作態度消極、缺乏上進心，出現新員工業務不熟練、老員工信息化接受度低的瓶頸，限制了人員自身素質提升和業務管理發展。

加強檔案管理人員的綜合能力是提高企業檔案管理水平的重點。對于檔案管理人員的傳統觀念、專業技能要取其精華去其糟粕，既要具備傳統紙質檔案編制、保管、利用的基本技能，還要樹立大數據和智慧化管理的思維，以及熟練信息化數字化進行檔案管理工作的技能。企業應繼續加強檔案工作人員的從業認證和教育培訓，更新先進的檔案管理技術，打造適應時代變化要求的專業管理隊伍。

3.3 檔案的安全性

西部各類檔案館基礎設施面臨長期嚴重的安全隱患，庫房面積狹小無法滿足越來越多檔案的保存利用，有些中小企業甚至沒有獨立的檔案庫房，老舊庫房的“八防”無法達到標準、破舊檔案無法及時修復和正確修復等，傳統紙質檔案時刻處于危險之中。信息化時代帶來先進技術的同時也帶來了新的安全隱患，網絡環境的安全隱患不容小覷。計算機軟硬件、網絡通訊設備、局域網、互聯網、網絡安保系統等是否達到相應規定要求都存在潛在電子文件的保密性、可讀性、可修護性方面的潛在風險。[3]

3.4 檔案工作管理考核機制

企業檔案工作一直存在標準化規范化的困擾，影響到檔案編制利用的效率，不同企業有不同企業的領域特點和管理模式，這就需要企業制定與自身發展相符的考核機制。制定檔案管理考核機制是為了適應發展形勢需要，不僅是對檔案的編制、保存、利用、開發提出標準化的要求，對檔案工作進行階段性的全面檢驗評估，查漏補缺，還包括制定檔案工作人員考核的獎懲制度，激勵企業及檔案管理人員的積極性和責任感。以人與檔案的綜合發展來提高檔案利用的質量和水平，更好地發揮檔案作用。[4]

近年來，對企業檔案管理工作的考核納入了企業績效考核中，這無疑加大了企業對檔案管理的重視度，通過考核標準提高企業對檔案部門、檔案部門對檔案的科學管理，以及企業各部門在檔案利用中的高效互動，檔案發展和企業利益相輔相成。

4 結語

檔案信息化是檔案管理現代化的核心內容，也是當前檔案工作面臨的最大挑戰。“十三五”為我國的檔案事業發展做出新的規劃，大數據、智慧化對檔案行業來說既是挑戰，也是機遇。隨著社會的進步，利用網絡進行信息存儲和共享已經同紙質文件保存并重，可以猜想未來會逐漸替代紙質文件并繼續變革，能夠實現大數據時代檔案采集智慧化、檔案管理智慧化、檔案服務智慧化的一站式服務[5]，使得檔案資源在收集、編制、保存、利用、開發以及檔案業務、管理、服務的整個過程中更加高效。

參考文獻

[1]李小晨.大數據時代背景下的檔案管理探討[J]，云南檔案，2013（06）.

[2]葉曉初.淺談企業檔案室職能及檔案工作創新[J]，經營管理者，2011（06）.

[3]李玉華，管先海.檔案館主要安全風險因素分析[J]，檔案管理，2012（01）.

[4]唐明達.績效目標考核在機關檔案工作的促進作用[J]，中國科教創新導刊，2012（34）.

[5]陳靜，韓海濤，田偉.大數據時代智慧檔案館構建探析[J]，北京檔案2015（01）.