淺議現代婚姻檔案的信息化管理

張衛東

摘 要：隨著社會經濟的不斷發展和科學技術的不斷進步，人類社會已經步入信息化時代，信息化成為21世紀主要發展方向，并在各行各中得到全面發展，特別是在檔案管理中使用信息化管理，使檔案管理質量和工作效率得到了進一步的提高。在婚姻檔案管理中，引入信息化管理，首先要對歷年來形成的檔案內容進行歸類整體，利用計算機信息技術，把檔案內容全部輸入到計算機中，通過電子形式對檔案內容進行有效的儲存和管理，便于查閱和使用，所以當下必須要重視婚姻檔案信息化管理。本文首先介紹婚姻檔案信息化管理的重要性，然后分析我國現階段婚姻檔案信息化管理存在的主要問題，最后針對加強現代婚姻檔案信息化管理提供有效的措施。

關鍵詞：現代；婚姻檔案；信息化管理；措施

隨著科學技術的不斷發展，信息技術得到全面的提高，信息化管理成為當下主要發展趨勢，在婚姻檔案管理中使用信息化管理，不僅提高檔案管理工作者的效率，還能為婚姻檔案管理的改革奠定了基礎，雖然我國已經將信息化管理引入到婚姻檔案管理中，還是由于我國信息化管理起步時間較晚，各項規章制度還不健全，存在各種管理問題，從而制約了信息化管理的發展，所以相關部門和領導必須要加以重視，實現信息化管理。

1 現代婚姻檔案信息化管理的重要性

1.1 提高資源利用率

婚姻檔案管理主要經過建檔和保存兩個環節，建檔工作主要由婚姻登記機構依照法律法規內容對當事人員的基本信息進行有效的登記，在建檔階段的管理權限全部由有婚姻登記機構進行有效的管理，管理期限一到就會把婚姻檔案進行移交，移交給檔案行政管理部門進行長期保存和管理工作[1]。在這過程中，我們可以看出發生兩個重要的變化，一是管理權限，另一個就是檔案進行移交，在移交的過程中會出現二次的整理和歸檔，由于婚姻登記檔案比較特殊，基本上都是兩個人的基本信息，給檔案管理人員帶來了較大的工作量，婚慶檔案的利用率在一定時間內得不到有效的提高，如果這個時候全部使用信息化管理，那么針對這些問題就可以有效的解決，不僅節約了管理成本，還節約了更多的時間。另外信息化社會對婚姻登記檔案管理提出了更高的要求，需要對檔案信息進行補充，在傳統檔案管理模式中，信息補充無疑是帶來更大的工作量，而信息化管理可以隨時進行調出補充信息，從而進一步提高了婚姻檔案的價值，提高資源的利用率。

1.2 節約成本，提高檔案的完整性

在實施信息化管理之前，都是采用紙質載體對婚姻信息進行記錄，然后把這些檔案按照固定的形式把檔案放在檔案室里進行有效的保存，環境的潮濕和鼠蟲的侵害，必定會導致檔案缺失現象，所以針對紙質材料使用有效措施進行保護，但是這些措施需要長期使用，那么在成本上就會需要大量的資金購買，從而造成了管理成本增加。紙質檔案無法永久保存，一旦發生意外事故，檔案內容將全部損壞，比如火災，那么檔案的內容將全部消失，所以這種檔案管理具有安全隱患[2]。信息化管理首先就是不需要紙質載體，全部以數字化形式進行存儲，節約了大量的存儲空間和管理成本，同時不會造成婚姻檔案信息缺失現象，婚姻檔案信息的備份，最大程度保障了婚姻檔案信息的安全。

1.3 實現資源共享

隨著我國法制社會的不斷完善，各項法律法規逐步健全，還有社會經濟的發展，出現各種對婚姻檔案需求的情況，社會上的人口遷移、上學、出國和旅游等先關活動都會利用到婚姻登記檔案信息，那么傳統的婚姻檔案管理都是在固定區域，且調閱比較麻煩，這個時候就會給相關工作帶來困難和挑戰。而婚姻檔案信息化管理，就可以實現婚姻檔案信息的共享，但是信息共享并不是隨意的，需要兩個建立一個的關系并獲取相關權利，才可以進行信息分析，比如房屋買賣需要證明男女之間的關系，這個時候房地產局就需要與檔案行政管理部門建立合作關系，從而提高房地產局的工作效率。可見婚姻檔案信息已經成為社會發展中不可缺少的基礎信息[3]。

2 現代婚姻檔案信息化管理存在的主要問題

2.1 對婚姻檔案信息化管理認識度較低

婚姻檔案信息化管理就是把有效的資源進行合理的分配和有效管理。所以這就要求婚姻檔案管理工作必須要進行完善和創新，全面提高婚姻檔案信息化管理。但是在實際工作中，大部分檔案管理的領導以及管理人員卻沒有認識到檔案的重要性，從而把檔案管理工作只注重表面工作，從而導致婚姻檔案管理出現各種各樣的問題。信息化管理注重的創新和提升，而檔案管理人員墨守成規，不思進取，在整體上都沒有重視婚姻檔案信息化管理，從而影響到各項工作的進行[4]。

2.2 管理方式比較落后

婚姻檔案信息化管理注重的先進的管理方式和科學管理方式，而我國大部分地區仍采用人工管理，這與信息化管理的基本要求向違背，造成這樣的現象就是因為領導不夠重視，認為婚姻檔案采取信息化管理有點大財小用，那么在相應工作中就得不到更多方面的支持，比如資金和技術支持，就算是管理人員想做好管理工作，也只能望梅止渴了。人工管理就不能提高檔案管理的工作效率和工作質量，即使在查閱相關資料使也不能立刻進行調出，增加了工作困難。

2.3 管理人員業務能力低

信息化管理就是需要高技術型人才，還需要專業的素質，能夠認真對待婚姻檔案管理工作的人才，自學能力和接受新事物較強，熟練掌握各種計算機軟件的操作，全面了解檔案管理的各樣要求和準側[5]。但是在現實中，我國婚姻檔案管理人員在專業能力上普遍型偏低，甚至是對計算機完全不了解，再加上本身職業素質較低，給檔案管理工作帶來眾多問題。

3 加強婚姻檔案信息化管理的具體對策

3.1 加強對婚姻檔案信息化管理的認識

在實施信息化管理之前，我國的婚姻檔案信息都是封閉式信息，無法進行有效的查閱和審核，不法分子就充分利用到這一點進行騙婚，嚴重性影響到當事人的利益，另外進行離婚和再婚，都需要婚姻檔案信息。所以不管是婚姻檔案管理人員，還是相關領導必須對婚姻檔案信息化管理加以重視，大力支持各方面工作的開展，特別是建立力度上要不斷進行加強，充分發揮婚姻檔案信息化管理的優勢和作用。

3.2 加大支持和投入

婚姻檔案信息化管理首先要具有信息化軟硬件才能全面開展，所以需要得到相關領導的全面支持，不斷加大資金投入，擁有完善的基礎設備，婚姻檔案管理軟件的開發，還需要對管理人員進行提升，開展相應的培訓活動，讓管理人員熟練掌握各種計算機信息技術，提高工作，節約管理成本，同時也能及時滿足需求者的要求[6]。

3.3 提高信息化管理的安全性

信息化是一般雙刃劍，由于網絡信息存在安全隱患，所以對婚姻檔案信息化管理時，一定要注重信息安全，為了避免不法分子為了獲取某種利益，利用網絡技術對檔案信息進行修改和刪除等，且無法具體查詢到被修改或者是刪除的內容，那么就導致了檔案信息不準確，給管理者帶來了一定的困難，使婚姻檔案信息化管理得不到較好的發揮。所以必須要對網絡安全問題加以重視，可以進行網絡監管或者是增加防護墻等工作，防止不法者的入侵。

4 結語

婚姻檔案信息化管理，有利于提高資源利用率，有利于節約管理成本，提高檔案的完整性，有利于將婚姻檔案資源實現資源共享。但是現階段我國的婚姻檔案信息化管理存在各種問題，當下必須要加以重視，不斷加強對婚姻檔案信息化的建立力度，提高婚姻檔案的社會利用價值。

參考文獻

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[2]王麗梅.淺談如何做好新形勢下的婚姻檔案管理工作[J].人力資源管理，2017（04）：286-287.

[3]劉冰.民政檔案管理中加強婚姻檔案管理工作探討[J].辦公室業務，2016（23）：18.

[4]趙舉，楊彩燕.淺議婚姻登記檔案管理工作存在問題和應對策略[J].科技經濟導刊，2016（11）：198.

[5]劉玉書.淺談如何做好新形勢下的婚姻檔案管理工作[J].檔案天地，2016（01）：58-59.

[6]齊江濤，葛曉麗.婚姻檔案管理工作現狀及建議[J].檔案天地，2015（02）：52-53.