淺議現(xiàn)代婚姻檔案的信息化管理

張衛(wèi)東

摘 要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，人類(lèi)社會(huì)已經(jīng)步入信息化時(shí)代，信息化成為21世紀(jì)主要發(fā)展方向，并在各行各中得到全面發(fā)展，特別是在檔案管理中使用信息化管理，使檔案管理質(zhì)量和工作效率得到了進(jìn)一步的提高。在婚姻檔案管理中，引入信息化管理，首先要對(duì)歷年來(lái)形成的檔案內(nèi)容進(jìn)行歸類(lèi)整體，利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，把檔案內(nèi)容全部輸入到計(jì)算機(jī)中，通過(guò)電子形式對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行有效的儲(chǔ)存和管理，便于查閱和使用，所以當(dāng)下必須要重視婚姻檔案信息化管理。本文首先介紹婚姻檔案信息化管理的重要性，然后分析我國(guó)現(xiàn)階段婚姻檔案信息化管理存在的主要問(wèn)題，最后針對(duì)加強(qiáng)現(xiàn)代婚姻檔案信息化管理提供有效的措施。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代；婚姻檔案；信息化管理；措施

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)得到全面的提高，信息化管理成為當(dāng)下主要發(fā)展趨勢(shì)，在婚姻檔案管理中使用信息化管理，不僅提高檔案管理工作者的效率，還能為婚姻檔案管理的改革奠定了基礎(chǔ)，雖然我國(guó)已經(jīng)將信息化管理引入到婚姻檔案管理中，還是由于我國(guó)信息化管理起步時(shí)間較晚，各項(xiàng)規(guī)章制度還不健全，存在各種管理問(wèn)題，從而制約了信息化管理的發(fā)展，所以相關(guān)部門(mén)和領(lǐng)導(dǎo)必須要加以重視，實(shí)現(xiàn)信息化管理。

1 現(xiàn)代婚姻檔案信息化管理的重要性

1.1 提高資源利用率

婚姻檔案管理主要經(jīng)過(guò)建檔和保存兩個(gè)環(huán)節(jié)，建檔工作主要由婚姻登記機(jī)構(gòu)依照法律法規(guī)內(nèi)容對(duì)當(dāng)事人員的基本信息進(jìn)行有效的登記，在建檔階段的管理權(quán)限全部由有婚姻登記機(jī)構(gòu)進(jìn)行有效的管理，管理期限一到就會(huì)把婚姻檔案進(jìn)行移交，移交給檔案行政管理部門(mén)進(jìn)行長(zhǎng)期保存和管理工作[1]。在這過(guò)程中，我們可以看出發(fā)生兩個(gè)重要的變化，一是管理權(quán)限，另一個(gè)就是檔案進(jìn)行移交，在移交的過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)二次的整理和歸檔，由于婚姻登記檔案比較特殊，基本上都是兩個(gè)人的基本信息，給檔案管理人員帶來(lái)了較大的工作量，婚慶檔案的利用率在一定時(shí)間內(nèi)得不到有效的提高，如果這個(gè)時(shí)候全部使用信息化管理，那么針對(duì)這些問(wèn)題就可以有效的解決，不僅節(jié)約了管理成本，還節(jié)約了更多的時(shí)間。另外信息化社會(huì)對(duì)婚姻登記檔案管理提出了更高的要求，需要對(duì)檔案信息進(jìn)行補(bǔ)充，在傳統(tǒng)檔案管理模式中，信息補(bǔ)充無(wú)疑是帶來(lái)更大的工作量，而信息化管理可以隨時(shí)進(jìn)行調(diào)出補(bǔ)充信息，從而進(jìn)一步提高了婚姻檔案的價(jià)值，提高資源的利用率。

1.2 節(jié)約成本，提高檔案的完整性

在實(shí)施信息化管理之前，都是采用紙質(zhì)載體對(duì)婚姻信息進(jìn)行記錄，然后把這些檔案按照固定的形式把檔案放在檔案室里進(jìn)行有效的保存，環(huán)境的潮濕和鼠蟲(chóng)的侵害，必定會(huì)導(dǎo)致檔案缺失現(xiàn)象，所以針對(duì)紙質(zhì)材料使用有效措施進(jìn)行保護(hù)，但是這些措施需要長(zhǎng)期使用，那么在成本上就會(huì)需要大量的資金購(gòu)買(mǎi)，從而造成了管理成本增加。紙質(zhì)檔案無(wú)法永久保存，一旦發(fā)生意外事故，檔案內(nèi)容將全部損壞，比如火災(zāi)，那么檔案的內(nèi)容將全部消失，所以這種檔案管理具有安全隱患[2]。信息化管理首先就是不需要紙質(zhì)載體，全部以數(shù)字化形式進(jìn)行存儲(chǔ)，節(jié)約了大量的存儲(chǔ)空間和管理成本，同時(shí)不會(huì)造成婚姻檔案信息缺失現(xiàn)象，婚姻檔案信息的備份，最大程度保障了婚姻檔案信息的安全。

1.3 實(shí)現(xiàn)資源共享

隨著我國(guó)法制社會(huì)的不斷完善，各項(xiàng)法律法規(guī)逐步健全，還有社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，出現(xiàn)各種對(duì)婚姻檔案需求的情況，社會(huì)上的人口遷移、上學(xué)、出國(guó)和旅游等先關(guān)活動(dòng)都會(huì)利用到婚姻登記檔案信息，那么傳統(tǒng)的婚姻檔案管理都是在固定區(qū)域，且調(diào)閱比較麻煩，這個(gè)時(shí)候就會(huì)給相關(guān)工作帶來(lái)困難和挑戰(zhàn)。而婚姻檔案信息化管理，就可以實(shí)現(xiàn)婚姻檔案信息的共享，但是信息共享并不是隨意的，需要兩個(gè)建立一個(gè)的關(guān)系并獲取相關(guān)權(quán)利，才可以進(jìn)行信息分析，比如房屋買(mǎi)賣(mài)需要證明男女之間的關(guān)系，這個(gè)時(shí)候房地產(chǎn)局就需要與檔案行政管理部門(mén)建立合作關(guān)系，從而提高房地產(chǎn)局的工作效率。可見(jiàn)婚姻檔案信息已經(jīng)成為社會(huì)發(fā)展中不可缺少的基礎(chǔ)信息[3]。

2 現(xiàn)代婚姻檔案信息化管理存在的主要問(wèn)題

2.1 對(duì)婚姻檔案信息化管理認(rèn)識(shí)度較低

婚姻檔案信息化管理就是把有效的資源進(jìn)行合理的分配和有效管理。所以這就要求婚姻檔案管理工作必須要進(jìn)行完善和創(chuàng)新，全面提高婚姻檔案信息化管理。但是在實(shí)際工作中，大部分檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)以及管理人員卻沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案的重要性，從而把檔案管理工作只注重表面工作，從而導(dǎo)致婚姻檔案管理出現(xiàn)各種各樣的問(wèn)題。信息化管理注重的創(chuàng)新和提升，而檔案管理人員墨守成規(guī)，不思進(jìn)取，在整體上都沒(méi)有重視婚姻檔案信息化管理，從而影響到各項(xiàng)工作的進(jìn)行[4]。

2.2 管理方式比較落后

婚姻檔案信息化管理注重的先進(jìn)的管理方式和科學(xué)管理方式，而我國(guó)大部分地區(qū)仍采用人工管理，這與信息化管理的基本要求向違背，造成這樣的現(xiàn)象就是因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)不夠重視，認(rèn)為婚姻檔案采取信息化管理有點(diǎn)大財(cái)小用，那么在相應(yīng)工作中就得不到更多方面的支持，比如資金和技術(shù)支持，就算是管理人員想做好管理工作，也只能望梅止渴了。人工管理就不能提高檔案管理的工作效率和工作質(zhì)量，即使在查閱相關(guān)資料使也不能立刻進(jìn)行調(diào)出，增加了工作困難。

2.3 管理人員業(yè)務(wù)能力低

信息化管理就是需要高技術(shù)型人才，還需要專業(yè)的素質(zhì)，能夠認(rèn)真對(duì)待婚姻檔案管理工作的人才，自學(xué)能力和接受新事物較強(qiáng)，熟練掌握各種計(jì)算機(jī)軟件的操作，全面了解檔案管理的各樣要求和準(zhǔn)側(cè)[5]。但是在現(xiàn)實(shí)中，我國(guó)婚姻檔案管理人員在專業(yè)能力上普遍型偏低，甚至是對(duì)計(jì)算機(jī)完全不了解，再加上本身職業(yè)素質(zhì)較低，給檔案管理工作帶來(lái)眾多問(wèn)題。

3 加強(qiáng)婚姻檔案信息化管理的具體對(duì)策

3.1 加強(qiáng)對(duì)婚姻檔案信息化管理的認(rèn)識(shí)

在實(shí)施信息化管理之前，我國(guó)的婚姻檔案信息都是封閉式信息，無(wú)法進(jìn)行有效的查閱和審核，不法分子就充分利用到這一點(diǎn)進(jìn)行騙婚，嚴(yán)重性影響到當(dāng)事人的利益，另外進(jìn)行離婚和再婚，都需要婚姻檔案信息。所以不管是婚姻檔案管理人員，還是相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)必須對(duì)婚姻檔案信息化管理加以重視，大力支持各方面工作的開(kāi)展，特別是建立力度上要不斷進(jìn)行加強(qiáng)，充分發(fā)揮婚姻檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)和作用。

3.2 加大支持和投入

婚姻檔案信息化管理首先要具有信息化軟硬件才能全面開(kāi)展，所以需要得到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的全面支持，不斷加大資金投入，擁有完善的基礎(chǔ)設(shè)備，婚姻檔案管理軟件的開(kāi)發(fā)，還需要對(duì)管理人員進(jìn)行提升，開(kāi)展相應(yīng)的培訓(xùn)活動(dòng)，讓管理人員熟練掌握各種計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，提高工作，節(jié)約管理成本，同時(shí)也能及時(shí)滿足需求者的要求[6]。

3.3 提高信息化管理的安全性

信息化是一般雙刃劍，由于網(wǎng)絡(luò)信息存在安全隱患，所以對(duì)婚姻檔案信息化管理時(shí)，一定要注重信息安全，為了避免不法分子為了獲取某種利益，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行修改和刪除等，且無(wú)法具體查詢到被修改或者是刪除的內(nèi)容，那么就導(dǎo)致了檔案信息不準(zhǔn)確，給管理者帶來(lái)了一定的困難，使婚姻檔案信息化管理得不到較好的發(fā)揮。所以必須要對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題加以重視，可以進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管或者是增加防護(hù)墻等工作，防止不法者的入侵。

4 結(jié)語(yǔ)

婚姻檔案信息化管理，有利于提高資源利用率，有利于節(jié)約管理成本，提高檔案的完整性，有利于將婚姻檔案資源實(shí)現(xiàn)資源共享。但是現(xiàn)階段我國(guó)的婚姻檔案信息化管理存在各種問(wèn)題，當(dāng)下必須要加以重視，不斷加強(qiáng)對(duì)婚姻檔案信息化的建立力度，提高婚姻檔案的社會(huì)利用價(jià)值。

參考文獻(xiàn)

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