淺談新知識對提高企業檔案管理水平的重要性

摘 要：企業檔案是指在企業自建設起所有的生產運營活動以及企業員工的個人信息錄入的一個基本信息，也是企業在以后的發展決策中能依據的重要信息，又是一個企業基本發展信息的載體，還是企業考核工作的一個憑證，具有非常重要的保存價值，隨著時代的發展，普通傳統的檔案管理模式已經跟不上發展的節奏，所以在物聯網新知識的普及下，我們應該采用新的技術手段來對企業檔案進行管理。

關鍵詞：新知識；檔案管理水平；重要性

當今社會，科學技術日新飛速發展。尤其是在企業方面尤為突出，技術更新速度體現為企業的發展速度。作為企業發展信息的承載部門，企業檔案管理部門對于新技術的敏銳性就顯得尤為重要。可以說，掌握并應用新技術對于企業檔案管理來說意義重大，關系到企業檔案管理是否能夠適應企業發展的需求。因此，建立以掌握企業檔案管理現代化為核心的企業檔案管理模式是做好今后企業檔案管理發展的趨勢。

1 當前時代背景下的企業管理檔案

1.1 企業檔案管理與現代化的關系

當前社會，科學技術飛速發展，企業檔案管理與這些現代化技術存在著密切的聯系，首先因為企業檔案管理管理著企業的一些重要資源，核心資源，新的技術得到開發之后必將進入企業的檔案管理中。因為這屬于企業的核心資料。因此企業檔案管理具有不斷更新技術，儲存新技術的功能。因此掌握了企業檔案管理，新的技術也同時被掌握。其次更新的現代化技術水平對于促使企業檔案管理向更高層面發展也有著重大的影響作用。

1.2 文檔一體化

在現代化企業檔案管理制度下，檔案管理部門不僅需要積極的建構電子文件還需要積極的參與文檔一體化的管理，在現代化檔案管理制度的要求下，企業檔案部門需要將最新的檔案的實行全程管理，因為這樣一方面在相關制度下明確檔案管理部門的權限，檔案管理部門有權利將檔案的管理權限拓展到任何地方，也有權利對檔案文檔的形成等的監控。另一方面，檔案管理部門在參與電子文件管理系統的構建過程中，檔案管理部門需要通過文件的形式，對檔案管理的人員提供相關的指導和一些管理建議。同時加強與檔案管理技術人員和業務部人員進行相關的溝通，將檔案管理部門的權限錄入檔案系統中。而這些都是傳統的檔案管理工作中所沒有的。其次集成文件流與業務流需要檔案管理部門快速的掌握現代化網絡技術，文件與檔案的管理需要在其中加物流管理，其目的是確保在業務運行過程中所有的文件都能被控制。

2 建立企業檔案知識庫

2.1 建立與企業檔案管理相關的互聯網系統

首先對于當下社會的一些先進技術，企業檔案管理工作人員不僅是其的掌握著和服務者，同時也不是檔案知識的管理者，在當下這個社會和一些現代化管理理念下，企業管理人員不僅需要熟悉當下社會的一些新技術還要了解其新的要求，通過企業檔案知識庫學習一些新的企業檔案管理業務方面的知識，從而更加的了解企業檔案管理中的業務活動和相關的流程，并掌握相關的新的專業知識。與此同時，企業檔案管理人員，需要更加提高自己服務意識，加強與相關部門聯系，尤其是業務部門，及時的了解業務部門的新的需求變化，主動的提供檔案中的新的知識服務。其次要提供更加多元化的新知識產品服務。具體第一主要是指基于豐富多樣的知識資源提供一些資源訂閱服務、檔案目錄通報更新等業務，這些業務不僅可以根據不同的人的需要不同，為用戶提供個性化的服務，還可以根據業務的需要進行主動的推送。第二應當整理歸類好各個文檔庫，并為其添加相關的索引，也就是人們常說的檢索，將各個文檔中的文檔和知識聯系起來，實現企業資源的共享。

2.2 建立新的企業文檔管理制度

建立新的文檔企業管理制度，首先關鍵的一點就是要掌握和應用新的知識技術，因為企業檔案知識管理對先進技術有著較強的依賴性，與此同時不同的階段需要應用不同的信息技術，其次要建立和優化企業文檔知識管理的工作人員的管理制度，這項管理制度的設立，首先應當設立一個檔案知識管理骨干力量，在這一業務的指導下，對企業檔案管理信息系統進行構建和實施，同時并加強與不同的部門進行溝通交流，其次，通過多種形式保證所有企業檔案管理的工作人員成為企業檔案知識管理者或者一些決策的支持者，使相關的工作人員掌握一定的相關知識技能和實踐經驗，最后還應該建立激勵制度，鼓勵所有的形成文件和檔案的第一人，都成為知識的創造者。

3 企業檔案管理應注意的事項

3.1 牢牢把握企業檔案管理的主線

在企業檔案管理中，我們應該牢牢把握企業檔案管理這一主線，檔案管理的業務范疇仍然是檔案管理，因此在檔案管理中要以檔案為核心，同時還應當注意對檔案信息安全的保護，檔案的信息安全包括檔案的初始原樣、檔案真實性、檔案完整性等主要的幾個方面。

3.2 把握知識管理應遵循的原則

企業檔案知識管理主要是以知識管理為主要的管理方式，因此在管理中應該注意一下幾個原則，首先要根據企業目標和業務需求篩選最重要的檔案的信息，促進效益的最大化，其次對于企業檔案知識管理，注重的是對其的管理，其次還應當對管理管理的結果進行創新。然后還要保存好檔案的信息來源，最后，企業檔案知識管理無論是共享還是繼續編輯建構，都不能破壞其內部的各種聯系。

3.3 加強企業文化建設

企業知識管理需要建設不同類型的組織文化，從而促進企業知識管理人才資源的建設和人力資源管理的優化，形成管理知識和共享知識的強烈氛圍，同時保證企業的各級人員都參與到企業檔案管理知識的推進工作中去。無論是領導還是其他的普通員工，都應積極地參與到這份工作中來。這不僅對提高檔案工作人員的工作積極性有著重要的幫助，還提高了企業檔案知識的共享力度，豐富了檔案知識資源。

4 總結

企業檔案是企業成長足跡的真實記錄，是企業的寶貴財富，對于企業實行經營戰略規劃、提高管理效率具有深遠的影響。因此，做好檔案管理工作是每個企業必須履行的重要職責。同樣作為一名管理人員，應站在對歷史負責、對企業負責的高度做好檔案管理工作，不斷創新提升檔案管理水平，使檔案管理在企業經營發展工作中發揮更加積極的作用。

參考文獻

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[2]李韶光，戴玉環.民營、私營企業檔案管理能否實行代理制[J].山東檔案，2000年03期.

作者簡介

高紅（1975-），女，漢，內蒙古呼和浩特人，檔案館員，本科，研究方向：檔案的重要性。