大數據背景下的檔案管理工作

梁美麗

摘 要：新時期互聯網技術日益改變著人們的生活，在大數據的時代背景下，檔案管理建設顯得非常重要。要想提升檔案管理工作的質量和水平，我們必須要強化信息資源的共享與交流功能，充分利用檔案信息的價值與作用，引進專業性強的檔案管理人才，變革傳統的檔案管理方式，完善檔案管理機制，這樣才能適應時代發展的潮流。

關鍵詞：大數據背景；檔案管理；工作

檔案管理工作的繁瑣和重要性眾所周知，而其中包含的各項重要信息都需要妥善保管，為了跟上社會的發展步伐，需要不斷進行更新和存儲，以便于隨時查閱并發揮其應有的作用，大數據時代背景下檔案管理不僅是要掌握和存貯這么龐大的檔案信息，而是要對這些檔案信息進行專業化處理，以挖掘出其中蘊含的巨大價值。因此，在大數據環境下如何更好地提高檔案管理效率，是每一個檔案管理人員應該思考的問題。

1 大數據內涵及其在檔案管理中的應用簡述

當互聯網發展到物聯網之后，實現了物與物、物與人、人與人之間的全面聯系。人們運用云計算、手機、電腦以及分布在世界各地的傳感器，使得大數據的出現與發展成為了現實。在由維克托·邁爾·舍恩伯格和肯尼斯·庫克耶編寫的《大數據時代》中最先提出了“大數據”一詞的概念。而所謂的“大數據”是指采用全部數據進行分析處理，而不是簡單地采用部分數據進行隨機分析或抽樣調查。

大數據共有四大特點，也被稱為“4V”，即“Vol-ume”、“Velocity”、“Variety”、“Value”。也就是說：1）大數據的數據體量非常巨大，級別從TB發展到了PB。2）大數據的種類多種多樣，包括網絡視頻和網絡圖片、網絡日志，還有醫療記錄、學習筆記、軍事記錄以及大容量的檔案等。3）大數據的處理速度極快，在大數據中有“1秒處理”的定律，就是在1秒之內能夠通過各個數據庫獲得最多最有價值的信息。4）大數據的前面幾個特點發揮出了它應有的優勢，能夠帶來很高、很大的回報價值。在我們生活中，隨處都能見到大數據的存在和影響。在我們每個人都越來越離不開的智能手機中，隨便使用任意一款APP，例如使用微博關注時事熱點、運用微信客戶端或QQ客戶端和朋友進行交流，或者使用人人、貼吧，或者直接利用瀏覽器進入網頁等等的行為，都是直接或者間接地參與到了大數據的運用行列之中。檔案是記錄文化傳統和歷史長河中人與物之間發生的事跡的重要“收藏器”。通過檔案，人們可以尋找到關于某個人、某件事、某個地名或者某種科技成果的發明過程，人們可以通過檔案學習先輩們留下的優秀成果，因此“檔案是人類智慧的物態結晶。”在學術界，檔案被尊稱為“歷史文明之母”。

檔案的存在使得記錄人文地理、發展人類傳統、留住歷史故事的想法成為現實，但是檔案需要妥善管理。只有被人們妥善管理的檔案，人們才能在再次尋找時不費吹灰之力。在傳統的檔案管理方法之中，一般采用的是文字記載的形式，這種形式非常容易丟失，而且所保存的檔案數量也往往受到過多限制。而在大數據背景下，人類社會完全可以利用大數據進行檔案管理，發揮大數據應有的優勢，妥善管理好大數據，為人類社會留存更多的可參考的數據資料。

2 大數據時代背景下檔案管理存在的問題

1）檔案管理人員的專業素養不夠目前制約檔案管理發展的主要問題就是大數據時代檔案管理人員的專業素養不高。很多從事檔案管理工作的人員管理理念落后，不能適應全新的檔案管理模式。大數據時代背景下需要專業素養更高的人從事這項工作。

2）信息存在安全隱患在大數據時代背景下，檔案的安全管理十分重要，但是人們普遍的缺乏信息風險意識，導致目前的信息存在很大的安全隱患。大數據時代背景下，檔案更加透明化，一些黑客很容易侵入檔案管理系統，這就導致信息出現泄露，容易被不法分子利用。

3 大數據背景下做好檔案管理工作的對策

1）采用優化的數據技術在大數據背景下，提高管理效率。無論是政府機關還是事業單位，亦或是企業，在采用數據技術管理檔案時，檔案部門可以與國內大型的數據公司或者是數據機構合作，使檔案管理人員在管理工作中，使用數據技術進行管理。只有將數據技術與管理工作相結合才能提高檔案管理質量。在采用數據技術管理檔案時，要打破思想以及行業之間的限制，同研發公司合作，研發出一款符合檔案部門的管理或工具。

2）對檔案管理工作實現監管在大數據背景之下，給檔案管理工作帶來了諸多的便利，管理工作更為簡單，且管理人員的工作量相對減少，但是不能忽視的是，大數據背景下檔案信息開放程度提高，人們能夠利用信息實現交流。在信息交流的過程當中將會出現信息流失的現象，信息的安全性也會受到威脅。因此，要建立起信息管理監督機制，加強管理人員對于信息的保護力度，確保檔案信息的安全性，避免在信息交流的過程中出現泄漏或者是丟失的情況。

3）注重軟件和硬件設施的建設大數據背景之下開展檔案信息的管理工作，需要有軟件及硬件的支持，因此必須要不遺余力地做好硬件設施的建設工作。為此，要加大資金的投入，購買必要的硬件設備和軟件設備，為檔案管理工作的有序推進奠定堅實的基礎。在這個過程中，資金是重要保證，因此，要拓寬資金渠道來源，并提升資金的利用率，采購當前最為先進的硬件和軟件設備。

總之，大數據時代的來臨改變了人們以往的思維模式和工作狀態，人們從被動的接受和利用資源成為了主動的發掘資源，大數據的最大意義在于預測，而電力企業檔案室作為資源聚集地，利用大數據更能較好地啟動檔案所蘊含的潛在價值，使檔案室內的數據不再成為沉睡的數字。

參考文獻

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