淺議地勘單位檔案管理存在不足及改進策略

何惠麗

摘 要：隨著互聯網信息技術的不斷發展，信息和數據成為推動人類社會進步的重要依仗，檔案管理也逐漸受到各個單位組織的高度重視。本文基于地勘單位檔案管理存在的不足之處，有的放矢的制定問題的應對之策，希望能提升地勘單位檔案管理水平，使其更好地服務于地勘單位的相關

工作。

關鍵詞：地勘單位；檔案管理；問題；對策

近年來，各類資源開發和工程項目建設一直在如火如荼的開展之中，促使地勘單位得以快速發展和壯大。地勘單位大多建立于五、六十年代，時間長，資料多，隨著地質經濟的不斷發展，不僅為社會創造了巨大的效益，也進一步加大了檔案資料的數量，加大了檔案管理工作的難度。當前，為了更好地適應經濟發展需求，地勘單位持續深化改革，面臨著經濟發展與深化改革的雙重壓力。基于此，本文抽絲剝繭地探析地勘單位檔案管理存在的不足之處，有的放矢的制定問題的應對之策，希望能提升地勘單位檔案管理水平，使其更好地服務于地勘單位的相關工作。

1 地勘單位檔案管理工作存在的不足之處

1.1 缺乏領導重視，檔案管理設備缺乏

近十幾年來，雖然地質經濟得到快速發展，地勘單位也得到發展和壯大的機會，但單位領導和相關人員并未認識到檔案管理工作的重要價值，長期缺乏對這項工作的重視。具體表現在兩個一方面：一是忽視檔案管理工作。對檔案工作的人才配置、升級發展、技術改進等方面沒有給予重視，導致檔案管理工作的目標不明，缺乏創新的推動力。部分檔案管理人員也沒能意識到檔案的重要價值，只是將其視作一項枯燥無味、繁瑣無用的工作，僅將自主性發揮在檔案的簡單整理和儲存方面，缺乏學習吸收先進的管理經驗和方法的主動意識，最終造成檔案管理的混亂。二是資金投入不足。一直以來，地勘單位重視日常經營活動，忽視檔案管理，在檔案管理方面的資金投入嚴重不足。檔案設施、設備陳舊，檔案柜基本上都是上個世紀六、七十年代的木柜，檔案室狹小且沒有現代化的軟件和設備。除了現有的檔案儲存設備老化落后以外，檔案管理依然沿用傳統的紙質管理，缺乏計算機、掃描機和軟件系統等現代化設施設備，也不利于資料的長期保存和可持續利用。

1.2 檔案管理人員專業素質不足

地勘單位檔案管理一般分四類：文書檔案、人事檔案、財務檔案、技術檔案，但檔案人員都是兼職且調動頻繁。現有的檔案管理人員，既缺乏基本理論知識，也不具備扎實的專業能力，對檔案管理也僅僅停留在資料儲存和收錄方面，對檔案整理、分析和利用較少，也缺乏專業的方法和技巧作為支撐[1]。與此同時，地勘單位的檔案管理崗位薪資水平較低，以往并沒有設置專門的職稱，因此缺乏對專業新型人才的吸引力，導致轉崗率居高不下，人員流動性大。留任的工作人員大多也對薪資水平不滿，造成工作態度的散漫和敷衍，不僅嚴重制約了檔案管理工作的創新和進步，而且導致檔案管理工作的混亂，致使大量資料堆積如山，既沒有明確的分類，也無法再次利用，給檔案管理工作增加了新的問題和難度。試想一下，如果聘請專業的檔案管理人才，從事地勘部門的檔案管理工作，不僅可以利用計算機和網絡系統做好資料統計、分類和電子備份，也可以采用專業的檔案管理辦法，對現有檔案施行系統化和程序化管理，方便相關單位對檔案資料的調用和查看，這將大大提高檔案管理工作的效率，也增加了資料保存的安全性和長久性。兩相對比之下，我們不難發現，專業人才的缺乏已經成為制約地勘單位檔案管理水平提升的關鍵因素。

1.3 檔案管理工作缺乏創新

隨著地質經濟的發展和進步，產生的檔案資料數量龐大，類型各異，加大了檔案管理工作的難度。而紙質檔案也極容易受到外部因素的影響，產生霉變、氧化、破損等現象，甚至引發火災，最終導致紙質檔案被損毀，并陷入惡性循環的怪圈之中。這些都是由于檔案管理工作手段和方法的落后造成的，由此可見，創新對改善檔案管理工作不足的必要性和迫切性。在互聯網+背景下，如何利用互聯網信息技術，對檔案資料進行分類整理、備份保存、搜索查找等管理環節的創新，成為地勘單位檔案管理工作面臨的新任務。

2 地勘范圍檔案管理工作的改進策略

2.1 加強檔案宣傳，提高單位重視

相關領導要轉變觀念，充分認識到檔案管理的重要性，明確檔案管理在公司利益創造過程中的價值和地位，建立健全檔案管理制度，促進檔案管理工作的制度化和規范化，提高檔案管理工作的成效。同時，地勘單位要對檔案部門內部施行“一人一責制”和“問責”制度，在明確分工的基礎上，將責任細分，落實到人頭，在根據任務完成情況進行獎懲。此外，單位領導還需要加大對檔案管理的宣傳力度，鼓勵員工使用現代化檔案，充分認識到現代化檔案的便利之處，同時鼓勵相關人員對檔案管理工作提出建議，督促檔案部門進行改良，提高檔案管理人員在生產和管理過程中的參與程度，提高檔案管理人員的工作積極性和主觀能動性，讓檔案管理工作的轉變成為現實。與此同時，加大資金投入，改善辦公環境，引進先進的現代化設備，技術和管理理念，推動檔案管理設施設備的更新換代，提高工作效率。

2.2 重視人才培養，優化人才結構

要想地勘單位檔案管理工作達到高效率的發展，首先必須讓管理地勘單位檔案的相關的工作人員專業化，對他們的要求必須提高，專業知識的學習以及對自己從事的檔案管理工作的職業素養的培養必小可少。為了達到檔案管理相關人員專業知識的提升以及職業素養的培養的目的，必須有完善的檔案管理機制作為保障，才能使地勘單位的檔案管理工作專業化，系統化，完整化以及科學化。同時較為重要的是讓檔案管理工作的相關從業人員自己自覺的進行，想方設法得讓檔案管理工作的相關從業人員充分認識自己工作的相關屬性。同時地勘單位應該定期地對檔案管理工作的相關從業人員進行專業知識以及其他相關的培訓，這樣一來，在一定程度上能保證他們工作的效率，業績也會有所提升。從各方面讓檔案管理工作的相關從業人員對自己充滿信心，認可自己從事的檔案管理工作，才能干勁十足。

2.3 引進新興技術，改進管理方法

運用新興科技管理技術，是對人力、物力、財力與資源的有機整合，是對舊的檔案管理方案進行升級改造。計算機是新興科技發展的產物，也是搜索最快的檢索工具，利用計算機管理檔案，全面、準確、快速的提供檔案資料，收集檔案利用的實際效益，促進檔案利用率的提高[2]。首先，有利于檔案調用的便利性。員工調用檔案資料時不必去檔案室對龐大的資料庫進行翻找，節約工作時間，提高工作效率，能為單位帶來更多的個人經濟效益。其次，有利于資料的永久保存。傳統的檔案保存方法不能避免紙質的檔案受潮發霉等損壞檔案的自然現象的發生，對單位重要檔案的保存工作產生不利影響，而存入計算機中的檔案資料杜絕了這一問題的發生，實現了檔案“零損毀”。最后，增強單位對重要資料的保密性。對單位重要的資料進行權限設置，避免了信息的泄露所造成的重大經濟損失，保障了地勘單位的利益

綜上所述，地質經濟的進步使得地勘單位不斷發展壯大，加大了檔案管理工作的難度。地勘單位唯有從實際出發，立足自身在檔案管理中存在的諸多問題，對癥下藥地制定改進措施，才能推動檔案管理工作發生根本性的轉變，進而使地勘單位工程建設項目檔案管理工作逐步走向制度化、規范化、創新化管理的軌道。

參考文獻

[1]楊虹.對事業單位檔案管理的創新思路探討[J].科技資訊，2010（4）：125，127.

[2]土冬梅.淺談事業單位檔案管理的現狀及對策研究[J].科技視界，2014（06）：181，75.