大數據環境下的人事檔案管理探討

摘 要：人事檔案智慧管理指人事檔案信息化管理基礎上，通過大數據技術對人事檔案實行檔案自動監控管理。當前一些企業人事檔案管理處于人工管理模式，存在管理方式落后，檔案利用率低等問題，大數據通過對數量巨大的數據信息進行分析管理，有效解決人工管理模式中存在在不足問題。提高人事檔案管理工作效率水平。

關鍵詞：大數據技術；人事管理；檔案管理

人事檔案指組織人事部門在培養選拔人才等工作中形成的文件等材料，記載員工的個人學習工作經歷，政治面貌，道德品質，業務能力等內容。是企業公平公正選用人才的重要基礎依據。市場經濟的發展使得人事檔案管理出現了一些新情況，對人事檔案管理工作提出了新要求。90年代我國開始進行人事檔案信息化管理研究，隨著信息技術的發展，人事檔案管理的利用逐漸發展至對檔案信息的挖掘分析。當前一些企業的人事檔案管理模式中在檔案利用，信息管理等方面存在很多不足。大數據技術的出現應用為人事檔案管理帶來了全新的思路，利用大數據技術進行人事檔案管理，可有效提高人事檔案管理的效率水平。

1 人事檔案管理改革的重要性

我國對人事檔案管理信息化相關研究起步較早，大數據時代的到來實現了智慧檔案管理。目前我國大數據技術發展尚處于初級階段，企業人事檔案智慧化建設相對滯后，大數據環境下的人事檔案管理工作有待加強提高。

大數據指超大復雜的數據集合，大數據的處理包括對數據的獲取處理及管理，對數據進行深度分析挖掘。大數據處理采用的關鍵技術主要包括云計算技術，分布式數據庫系統。隨著人們生活水平的提高，網絡應用逐漸深入廣泛融入到人們的日常生活。2012年以來，大數據一詞被頻繁提及。大數據開始全面滲透到社會各領域。對時代發展產生了深遠意義。

80年代開始，我國人事檔案管理逐步進入規范化階段，企業人事檔案管理形成了較完善的管理體制。人事檔案管理部門是管理人事檔案的唯一機構，人事部門應建立與管理級別對應的人事檔案管理處。

當前我國企業人事檔案管理方式多為傳統的人工管理模式，管理檔案數量較多的單位有專門的人事檔案管理庫房。檔案管理人員要負責檔案庫房日常管理及人事檔案管理相關工作。相應人事檔案管理部門管理工作繁多，管理人員日常工作量較大，對檔案材料的裝訂，整理需耗費大量時間[1]。

人事檔案管理最重要的作用是為管理工作提供相關服務，對人事檔案的查閱只針對相關部門，相應管理部門可按查閱檔案相關規定查閱人事檔案，查閱人員不得復印拍照檔案信息。人事檔案利用方式為被動等待查閱，不能有效發揮人事方案的更大價值。

人事檔案信息化指利用計算機等硬件設備及管理軟件對人事檔案相關數據進行管理，90年代，我國積極倡導大力推進人事檔案信息化建設工作，我國人事檔案信息化建設逐步推進。但當前我國很多企業人事檔案信息化建設仍處于無序狀態，對人事檔案信息化管理處于初步探索階段。

部分單位雖在人事檔案的目錄錄入實現了計算機操作，但并未實現人事檔案的數字化管理。人事檔案信息化程度不高，一些單位在管理人事檔案工作中僅對部分個人信息進行錄入，人事檔案信息化水平較為落后。隨著科技的進步與檔案管理的需要，智慧化管理成為人事檔案管理發展的必然趨勢。

2 大數據環境下人事檔案管理的智慧化

2.1 建立人事檔案大數據系統

隨著科技的進步發展，信息數據呈爆炸式增長。人事數字檔案的建立使檔案數據內容形式產生很大變化。要運用物聯網技術對人事檔案實體及庫房智慧感知網絡，創建存儲人事檔案相關數據的云計算存儲平臺，提供人事檔案智慧化管理系統進行利用分析。

云計算從服務范圍上可分為共有云，私有云與混合云。人事檔案具有涉密性，不能將檔案信息放在公共網絡中，私有云是最適合人事檔案管理的云計算模式。物聯網是以互聯網為核心雞翅，將其用戶端拓展到物品間，使物品間進行信息通信。認識檔案物聯網能實現對檔案實體與庫房進行智慧化管理的功能，應在感知層進行設計，實現檔案與其位置自動配置，管理人員能及時發現系統異常及時處理。感知層收集到信息后傳遞到網絡層的數據庫進行處理，在應用層按用戶需求實現用戶需要。

對人事檔案實體庫房的管理能通過接受私有云儲存平臺傳輸的物聯網數據定位跟蹤人事檔案。實現對檔案數量動態管理，如人事檔案發生變動系統自動提醒，方便管檔人員進行管理。

通過人事檔案智慧化管理系統實現檔案管理涉及的軟件及相關數據信息智慧化管理。檔案RFID標簽的使用可使管檔人員隨時掌握在冊的數量及變動情況。減少了很多不必要重復的勞動[2]。對人事數字檔案及其相關數據信息進行智慧化管理，系統對數據檔案進行自動識別。有新人事檔案加入需變更檔案管理權限時，系統對名冊自動添減，保證現有名冊內容與人事檔案對應。

2.2 優化管理方式

制作數字檔案是實現人事檔案智慧化管理的首步，首先要對紙質檔案材料進行嚴格甄別，存疑材料應經過調查核實驗證后方可入檔。對人事檔案相關數據進行管理包括對人事數據檔案管理及對個人信息管理，對人事數字檔案管理為保障人事數字檔案的真實性，人事檔案智慧化管理系統能對掃描生成數字檔案圖片形成統一標準。人事數字檔案生成后，系統自動辨別不能識別的圖片，保障數字檔案與紙質檔案真實一致。

人事檔案智慧化管理系統中信息共享的問題要確定信息共享范圍，人事檔案管理目的是為管理工作服務，首先應確定人事檔案管理部門與人事管理部門間數據信息共享。對不同涉密級別的數據信息進行分級管理。人事檔案管理部門間數據共享要根據管理權限確定。

通過使用人事檔案智慧化管理系統，同級人事檔案管理部門與人事管理部門進行數據信息共享，人事管理部門根據單位填表人事信息生成人員名冊與人事檔案管理部門人事名冊共享。保證兩部門人事信息準確無誤。

2.3 提高信息化水平

人事檔案智慧化管理系統在私有云存儲平臺上的數據量龐大，必須嚴格把關數據相關的每道程序。確保信息數據真實安全。將檔案材料以卷為單位存儲在人事檔案管理私有云存儲平臺。防止惡意篡改數字檔案。對查閱權限進行明確區分設置，防止人事檔案相關數據偽造。

3 結語

大數據的特點是從巨大的數據信息中找到有價值的數據，對其進行分析得出有價值的結論。大數據環境下研究人事檔案管理，對改變人事檔案管理現行管理系統落后，信息化水平落后等方面具有積極意義。本文從理論層面研究了大數據環境下企業人事檔案管理的改進方法，得出利用大數據環境下實現人事檔案管理智慧化的結論。通過大數據相關技術與人事檔案管理相結合，建立人事檔案管理智慧化系統理論框架，使得人事檔案智慧化管理系統對人事檔案數據進行分析共享。提高人事檔案管理效率與檔案利用率。

參考文獻

[1]王玉.大數據背景下高校人事檔案管理的思考[J].山西檔案，2015（04）：96-98.

[2]李小晨.大數據時代背景下的檔案管理探討[J].云南檔案，2013（06）：48-50.

作者簡介

肖欽欽（1973-），女，漢族，長沙市望城區人，衡陽市不動產登記中心，房地產經濟師（現有），本科。