企業文件控制工作研究

宋海燕

摘 要：文件是整個企業開始工程項目研究或建設的主要依據，也是企業科研、生產和經營活動中指導人們行為的依據。本文將著重對建設項目中文控工作的建立及體系的健全進行探討。

關鍵詞：文控；項目管理；文檔一體化

1 引言

文件是企業科研、生產和經營活動中指導人們行為的依據。因此，文件的編制、審批、發布和實施都應受到嚴格控制，并應處于高效運行狀態。這樣才能保證企業獲得最高效的收益。因此，建立一個健全的文件控制管理體系并且保證該體系的有效運行尤為重要。

2 企業文控工作的概念與作用

2.1 企業文控工作的概念

文控是文件控制的略稱，是指對文件的編制、評審、批準、發放、使用、更改、再次批準、標識、回收和作廢等全過程活動的管理，目的是確保文件的使用現場獲得有關文件的適用版本，防止使用作廢文件。

文控工作是為了規范企業或企業研究項目的資料管理，加強資料的收集和管理工作，有效的保護和利用資料，為企業或企業研究項目的各項工作提供服務。

2.2 企業文控工作的目標和作用

1）文控工作的目標。文件控制的目標是確保單位經營活動的效率性和效果性、資產的安全性、經濟信息和財務報告的可靠性等。主要作用包括：一是有助于管理層實現既定方針和目標；二是保護單位各項資產的安全和完整，防止資產流失；三是保證業務經營信息和其他資料的真實性和完整性。

2）企業項目文控工作的作用。第一，文件控制是項目管理過程最基本、又是最關鍵的一個管理機制。第二，它為項目管理者對整個項目的宏觀了解、掌握、控制以及微觀跟蹤、解決、處理提供了最廣泛、最準確、最精確、最有說服力的書面依據。第三，隨著很多企業走出國門，與國際接軌的情況下，作為完整而有效的項目管理這部分的文控工作在項目的實施過程中越來越重要。

3 企業文控工作的內容與重點

3.1 企業文控工作的內容

總體來說，文控管理首先要確定文件資料的范圍，從內容、文種、載體等多方面考慮，以便于資料的收集。其次，要確定管理體制和機構職責，這規定了文控工作部門及人員的具體職責。第三，規定文件材料的管理工作，這便于資料的管理和有效的保護利用。最后，還要規定文件資料的鑒定和銷毀。

文控管理的流程就是指在一個項目從總體規劃開始到最終結束所形成的一系列文件的收集、整理、歸檔、鑒定、分類、保管、利用，這些文件包括工程檔案、施工圖紙、廠商文件、技術協議、日常傳真、信函、工作聯絡單等。

3.2 企業文控工作的控制要點

1）預先明確項目文控工作的核心。不論是項目初期的文檔工作策劃還是文檔管理人員對于系統的開發和定制的參與，都是為了保證項目文件的有效性、時效性。項目文檔“控制”工作還表現在通過對項目各類文件收發、審批時間等要素的跟蹤，控制項目文件、項目各部門工作的進程，還可以以此作為項目索賠的依據。

2）注重文控工作流程設計。文控工作流程制定的好與壞將直接影響到企業項目的文控工作，甚至影響到企業項目的有效運行。一個優秀的文控工作流程需要規定文件的受控范圍，確定受控范圍才能首先確保文件的統一性。

3）文件審查是文件形成控制的關鍵。在文件校核之前，文件管理員對文件的編碼、格式、版次及分發范圍等進行審核，實施文件的前端控制。對文件的技術性審查、標準化審查、工藝性審查規定具體的要求，使各專業人員在文件審查中有較強的針對性，使之為提高工作效率和保證文件質量創造條件。

4）文件更改控制是全程文控的要點。文件控制必須對文件更改的時間、方法、流程有嚴格的要求。使之更適合文件的實施過程，更加有力地促進生產和管理的科學化、規范化。

3.3 企業文控工作的現狀

從文控工作職責看企業文控工作現狀，一些企業的做法非常規范。他們有明確的文控部門和文控人員，分工明確。然而還有一些企業并不重視文控工作，全公司沒有文控部門，甚至連文控人員都沒有。

從文控工作流程看企業文控工作現狀，有的企業做的很好。比如在一些大型央企集團中，在文控部里又分為文秘組與圖檔組兩個部分，文秘組主要負責的是項目類的文控管理工作和日常的秘書工作，圖檔組主要負責公司的文件管理，包括底圖、藍圖和其他重要文件。重要文件在項目過程中出現后就馬上歸檔，實現電子入庫。歸檔時的編號是按照公司的統一編號進行歸檔的實現了文檔一體化。有一部分企業沒有按照文控工作流程工作，文件管理混亂，還有一些不足之處在于人為因素，如發文、收文時間拖延，丟失后沒有及時處理等。

4 企業文控工作體系建設措施

4.1 加強企業文控工作組織建設

第一，企業需要建立專門文控部門，有按照既定方針安排工作。第二，要明確文控人員的工作崗位并提高文控工作人員的專業素質，使文控工作有條不紊地進行，并發揮其最大作用。

4.2 加強文控工作流程建設

文件控制管理程序是機構進行項目文件控制管理的重要依據和另一前提，機構必須根據項目文件組成的特點制定該程序。文件控制管理程序制定完成后，結合意見修改、補充和完善后進行審核確認，無誤后批準實施。

4.3 加強文控工作的信息化技術手段建設

現代信息技術飛速發展，使得文控工作的模式出現了巨大的變革，信息化管理模式成為了文件控制管理的主要手段。因此，需要在傳統模式的基礎上，更新、改革、建立新的資料信息化管理模式，結合實際情況建立一個更具開放性的辦公室文件控制管理體系，對傳統的辦公室文件控制管理進行必要的補充，以提高文件控制管理的質量和效率。

1）開發文控電子流程。通過對電子流程的應用，對文件的產生、運轉和歸檔實現了電子化，既提高了效率，又較好地履行了控制職能。電子流程具體覆蓋了行政發文、行政收文、程序文件、對外函件、函件收文、請示報告、工作聯系單等。文件的起草、編寫、校核、審定、會簽、質保審查、批準、生效、分發、歸檔均從電子流程實現。在創建電子流程時，對傳統的文件會簽環節進行改進，提高了工作效率。

2）利用“文檔一體化”方法規范電子文控。為了保證數字文件的真實完整和準確有效，為了有效的管理和控制電子文件，我們必須利用“文檔一體化”方法規范電子文控，文檔一體化管理，也就是檔案的全程管理。

3）電子文件的版本管理。電子文件應該按版本進行控制管理，保留每一個生效版本狀態的電子文件。應該對電子文件的每個版本進行狀態控制，以最新有效發布版本為現行有效版本，以輸出版本為基本參考依據。電子文件經過修改后，應該保存上一版本電子數據以及修改原因、修改人、修改日期等要素。電子文件編制應使用統一版本的工具進行編制和查看，在切換編制工具版本時應充分考慮軟件的向下兼容特性及歷史數據的處理。

5 結論

綜上所述，抓住文控工作的重點，重視文控組織建設，加強文控工作流程建設，提高文控工作的信息化技術手段建設，就可以初步實現建立一個健全的文件控制管理體系并且保證該體系的有效運行。做好文件資料控制工作，不僅可以提高企業的經營效益，同時也可以保證文檔一體化的進程日趨完善。

參考文獻

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