關于新形勢下事業單位檔案管理創新與服務模式的改革探究

顧曉蓉

摘 要：事業單位檔案屬于事業單位無價的資產，其信息資源全面且符合實際地反映了事業單位發展歷程以及現實情況。新形勢下信息技術的迅速發展令事業單位原有檔案管理體系和體制已然無法適應時代發展的要求，應當加大對事業單位檔案管理體系和服務模式的創新力度，特別是事業單位檔案管理信息化的變革。

關鍵詞：事業單位；檔案管理

1 事業單位檔案管理現狀問題

目前事業單位檔案管理上有諸多未完善之處，具體有以下幾點：

第一，在事業單位檔案管理工作方面。沒有充分意識到無論何時何地搜集資料的重要性，而且在檔案管理制度中沒有加以落實，在收集檔案整理和存檔步驟中經常陷于被動，出現收集和跟蹤脫節導致資料收集延遲以及分散的問題。

第二，在檔案管理技術方面，盡管大部分事業單位已經引入和應用電子檔案管理形式，不過依然存在著這檔案利用率以及查詢效率偏低問題，究其原因，主要是電子檔案管理模式讓事業單位原本的檔案管理人員短時間內不能適應和熟練應用，因為它屬于一項新生事物，除此之外，對于年紀較輕的檔案管理員也缺少專業的培訓，因此不能熟練應用電子檔案系統。大體上說，一些事業單位的檔案管理技術水準依然處在偏低的狀態。

第三，一些事業單位管理工作沒有成立對應的負責部門或者專門的負責人員，而是讓其他部門人員兼職管理。這種兼職管理的現狀一方面因為兼職人員忙于本職而忘記了檔案管理工作，令其工作效果難以立見成效，經常被其他工作內容占用時間；另一方面因為缺少有關專業技能，對檔案工作質量造成了不利影響。

2 新形勢下事業單位檔案管理特點及信息化管理改革的必要性

新形勢下事業單位檔案管理信息化水平隨著數字信息化社會進程加速而不斷得到提高，令數字信息化事業單位檔案管理特點得以有效發揮，一方面數字化信息化檔案管理不僅能夠有效推動檔案管理工作所投入資金得以下降，并且有利于提高工作效率；另一方面數字化信息化檔案管理工作的開展對和其他部門交流具有積極作用，在很大意義上促進事業單位檔案管理工作的工作效率以及質量得以提升。

事業單位檔案管理信息化是指在檔案管理中基于現代信息技術以及網絡技術，對事業單位的檔案進行數字化和信息化處理，繼而更深一步并且保持高效率地履行服務職能，因此，檔案管理信息化的構建和發展是非常有必要的。

第一，隨著現代數字化信息化技術的持續改進，其典型代表為云計算以及物聯網在，在各個行業中得以普遍應用，特別是在處理檔案管理工作困難方面，所以檔案管理信息化是跟隨時代社會技術發展趨勢的要求。

第二，目前事業單位制度變革正處在重要階段，其中一個改革核心之處就是現代事業單位體制變革，在此過程中和信息化平臺的建立息息相關，為檔案管理數字化信息化建設奠定了基礎，所以事業單位檔案管理信息化是事業單位進行改革的需要。

第三，傳統檔案管理步驟繁多，流程復雜，還有信息資料整理具有較高難度的問題，特別是查詢歷史資料或者其他信息時經常碰到信息缺失還有資料不全的問題，而事業單位檔案管理信息化建設能夠令這一問題得到解決，所以事業單位檔案管理信息化符合檔案管理工作發展的需求。

3 事業單位檔案管理信息化改革內容

事業單位檔案管理工作應當依照機制構建準則，也就是加強多樣化以及規范化建設，確立職責，著重于動靜態結合等，而事業單位檔案管理信息化改革內容包括以下幾點：

第一，數字化檔案管理模式建設。目前比較具有代表性的數字化技術包括掃描身份證技術等，而檔案信息資料經過數字化技術轉變為數字檔案信息后，能夠對信息資料進行更新整理以及補充完整等，數字化建設是事業單位極其重要的一項無形資產，檔案數字化建設能夠推動事業單位實現社會效益。

第二，自動化檔案管理模式的構建。事業單位檔案管理信息化變革的其中一項組成便是檔案管理工作自動化，具有代表性的技術包括電子標簽，數碼掃描還有OCR識別等，自動化檔案管理模式能夠令信息資料批量自動處理功能得以有效實現。

第三，體系化檔案管理模式的構建。事業單位檔案管理信息化建設和以往的檔案管理模式有所區別，是一個體系化的歷程，包括部門銜接、檔案文檔、內部流程一體化等，基于數據融合和集成技術以及數據庫機械能夠令信息數據兼容和通用得以有效加強。

4 事業單位檔案管理創新與服務模式的改革措施

對于目前信息化社會發展需要還有事業單位檔案管理情況的問題，應當強化事業單位服務模式改革以及檔案管理創新的力度，具體有以下幾點：

第一，強化對檔案管理人員綜合素養以及專業能力的培訓力度，以讓管理人員工作責任意識得到加強，檔案管理工作的效率以及質量取決于管理人員的專業能力和綜合素養。檔案管理工作而言是極為重要的基礎，檔案管理人員責任意識的提高有利于檔案工作合理化規范化發展。

第二，加大檔案管理手段以及加大完善檔案管理的力度，且和事業單位發展需求相符的檔案管理機制需要進行不停的改善，這樣才能提升檔案管理工作人員的服務水準，強化服務意識以及建立檔案革新管理，繼而提高檔案管理效率和質量。

第三，通過優化事業單位檔案管理工作流程以及標準規范化，令重組業務流程得以實現。通過不停開拓檔案管理服務范疇以及服務的方式和內容等，進行檔案管理服務能力的延伸；通過不停強化事業單位管理軟件和硬件的構建，以及各種信息的重組整理，實行檔案管理信息化平臺的構建；通過加強檔案管理信息安全舉措以及引進先進的新生力量，推動檔案管理組織結構的整合。

除此之外，對于事業單位非固定人員的檔案管理，應當根據特定的信息統計來進行創新。一方面，加強杰出的流動性人才信息檔案的保存工作，另一方面，簡單化流動人員的管理模式，制定符合單位實際的流動人員檔案管理方針，以推動流動人員檔案管理的工作效率以及質量。

5 結論

綜合以上，事業單位檔案管理工作的有效進行是事業單位其中一項重要工作內容，事業單位是否能夠實現穩定持續發展，取決于檔案管理工作能否有效開展，對于目前事業單位檔案管理狀況以及新形勢下數字化信息化社會發展的需要，強化事業單位檔案管理信息化力度變革是必然的事情。

參考文獻

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