關(guān)于新形勢下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式的改革探究

顧曉蓉

摘 要：事業(yè)單位檔案屬于事業(yè)單位無價的資產(chǎn)，其信息資源全面且符合實際地反映了事業(yè)單位發(fā)展歷程以及現(xiàn)實情況。新形勢下信息技術(shù)的迅速發(fā)展令事業(yè)單位原有檔案管理體系和體制已然無法適應(yīng)時代發(fā)展的要求，應(yīng)當(dāng)加大對事業(yè)單位檔案管理體系和服務(wù)模式的創(chuàng)新力度，特別是事業(yè)單位檔案管理信息化的變革。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理

1 事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀問題

目前事業(yè)單位檔案管理上有諸多未完善之處，具體有以下幾點：

第一，在事業(yè)單位檔案管理工作方面。沒有充分意識到無論何時何地搜集資料的重要性，而且在檔案管理制度中沒有加以落實，在收集檔案整理和存檔步驟中經(jīng)常陷于被動，出現(xiàn)收集和跟蹤脫節(jié)導(dǎo)致資料收集延遲以及分散的問題。

第二，在檔案管理技術(shù)方面，盡管大部分事業(yè)單位已經(jīng)引入和應(yīng)用電子檔案管理形式，不過依然存在著這檔案利用率以及查詢效率偏低問題，究其原因，主要是電子檔案管理模式讓事業(yè)單位原本的檔案管理人員短時間內(nèi)不能適應(yīng)和熟練應(yīng)用，因為它屬于一項新生事物，除此之外，對于年紀(jì)較輕的檔案管理員也缺少專業(yè)的培訓(xùn)，因此不能熟練應(yīng)用電子檔案系統(tǒng)。大體上說，一些事業(yè)單位的檔案管理技術(shù)水準(zhǔn)依然處在偏低的狀態(tài)。

第三，一些事業(yè)單位管理工作沒有成立對應(yīng)的負(fù)責(zé)部門或者專門的負(fù)責(zé)人員，而是讓其他部門人員兼職管理。這種兼職管理的現(xiàn)狀一方面因為兼職人員忙于本職而忘記了檔案管理工作，令其工作效果難以立見成效，經(jīng)常被其他工作內(nèi)容占用時間；另一方面因為缺少有關(guān)專業(yè)技能，對檔案工作質(zhì)量造成了不利影響。

2 新形勢下事業(yè)單位檔案管理特點及信息化管理改革的必要性

新形勢下事業(yè)單位檔案管理信息化水平隨著數(shù)字信息化社會進(jìn)程加速而不斷得到提高，令數(shù)字信息化事業(yè)單位檔案管理特點得以有效發(fā)揮，一方面數(shù)字化信息化檔案管理不僅能夠有效推動檔案管理工作所投入資金得以下降，并且有利于提高工作效率；另一方面數(shù)字化信息化檔案管理工作的開展對和其他部門交流具有積極作用，在很大意義上促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的工作效率以及質(zhì)量得以提升。

事業(yè)單位檔案管理信息化是指在檔案管理中基于現(xiàn)代信息技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對事業(yè)單位的檔案進(jìn)行數(shù)字化和信息化處理，繼而更深一步并且保持高效率地履行服務(wù)職能，因此，檔案管理信息化的構(gòu)建和發(fā)展是非常有必要的。

第一，隨著現(xiàn)代數(shù)字化信息化技術(shù)的持續(xù)改進(jìn)，其典型代表為云計算以及物聯(lián)網(wǎng)在，在各個行業(yè)中得以普遍應(yīng)用，特別是在處理檔案管理工作困難方面，所以檔案管理信息化是跟隨時代社會技術(shù)發(fā)展趨勢的要求。

第二，目前事業(yè)單位制度變革正處在重要階段，其中一個改革核心之處就是現(xiàn)代事業(yè)單位體制變革，在此過程中和信息化平臺的建立息息相關(guān)，為檔案管理數(shù)字化信息化建設(shè)奠定了基礎(chǔ)，所以事業(yè)單位檔案管理信息化是事業(yè)單位進(jìn)行改革的需要。

第三，傳統(tǒng)檔案管理步驟繁多，流程復(fù)雜，還有信息資料整理具有較高難度的問題，特別是查詢歷史資料或者其他信息時經(jīng)常碰到信息缺失還有資料不全的問題，而事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)能夠令這一問題得到解決，所以事業(yè)單位檔案管理信息化符合檔案管理工作發(fā)展的需求。

3 事業(yè)單位檔案管理信息化改革內(nèi)容

事業(yè)單位檔案管理工作應(yīng)當(dāng)依照機制構(gòu)建準(zhǔn)則，也就是加強多樣化以及規(guī)范化建設(shè)，確立職責(zé)，著重于動靜態(tài)結(jié)合等，而事業(yè)單位檔案管理信息化改革內(nèi)容包括以下幾點：

第一，數(shù)字化檔案管理模式建設(shè)。目前比較具有代表性的數(shù)字化技術(shù)包括掃描身份證技術(shù)等，而檔案信息資料經(jīng)過數(shù)字化技術(shù)轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字檔案信息后，能夠?qū)π畔①Y料進(jìn)行更新整理以及補充完整等，數(shù)字化建設(shè)是事業(yè)單位極其重要的一項無形資產(chǎn)，檔案數(shù)字化建設(shè)能夠推動事業(yè)單位實現(xiàn)社會效益。

第二，自動化檔案管理模式的構(gòu)建。事業(yè)單位檔案管理信息化變革的其中一項組成便是檔案管理工作自動化，具有代表性的技術(shù)包括電子標(biāo)簽，數(shù)碼掃描還有OCR識別等，自動化檔案管理模式能夠令信息資料批量自動處理功能得以有效實現(xiàn)。

第三，體系化檔案管理模式的構(gòu)建。事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)和以往的檔案管理模式有所區(qū)別，是一個體系化的歷程，包括部門銜接、檔案文檔、內(nèi)部流程一體化等，基于數(shù)據(jù)融合和集成技術(shù)以及數(shù)據(jù)庫機械能夠令信息數(shù)據(jù)兼容和通用得以有效加強。

4 事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式的改革措施

對于目前信息化社會發(fā)展需要還有事業(yè)單位檔案管理情況的問題，應(yīng)當(dāng)強化事業(yè)單位服務(wù)模式改革以及檔案管理創(chuàng)新的力度，具體有以下幾點：

第一，強化對檔案管理人員綜合素養(yǎng)以及專業(yè)能力的培訓(xùn)力度，以讓管理人員工作責(zé)任意識得到加強，檔案管理工作的效率以及質(zhì)量取決于管理人員的專業(yè)能力和綜合素養(yǎng)。檔案管理工作而言是極為重要的基礎(chǔ)，檔案管理人員責(zé)任意識的提高有利于檔案工作合理化規(guī)范化發(fā)展。

第二，加大檔案管理手段以及加大完善檔案管理的力度，且和事業(yè)單位發(fā)展需求相符的檔案管理機制需要進(jìn)行不停的改善，這樣才能提升檔案管理工作人員的服務(wù)水準(zhǔn)，強化服務(wù)意識以及建立檔案革新管理，繼而提高檔案管理效率和質(zhì)量。

第三，通過優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理工作流程以及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化，令重組業(yè)務(wù)流程得以實現(xiàn)。通過不停開拓檔案管理服務(wù)范疇以及服務(wù)的方式和內(nèi)容等，進(jìn)行檔案管理服務(wù)能力的延伸；通過不停強化事業(yè)單位管理軟件和硬件的構(gòu)建，以及各種信息的重組整理，實行檔案管理信息化平臺的構(gòu)建；通過加強檔案管理信息安全舉措以及引進(jìn)先進(jìn)的新生力量，推動檔案管理組織結(jié)構(gòu)的整合。

除此之外，對于事業(yè)單位非固定人員的檔案管理，應(yīng)當(dāng)根據(jù)特定的信息統(tǒng)計來進(jìn)行創(chuàng)新。一方面，加強杰出的流動性人才信息檔案的保存工作，另一方面，簡單化流動人員的管理模式，制定符合單位實際的流動人員檔案管理方針，以推動流動人員檔案管理的工作效率以及質(zhì)量。

5 結(jié)論

綜合以上，事業(yè)單位檔案管理工作的有效進(jìn)行是事業(yè)單位其中一項重要工作內(nèi)容，事業(yè)單位是否能夠?qū)崿F(xiàn)穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展，取決于檔案管理工作能否有效開展，對于目前事業(yè)單位檔案管理狀況以及新形勢下數(shù)字化信息化社會發(fā)展的需要，強化事業(yè)單位檔案管理信息化力度變革是必然的事情。

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