探討人力資源檔案管理存在的問題及對(duì)策

趙靜

摘 要：人力資源檔案管理是我國(guó)人力資源機(jī)構(gòu)的日常工作中相當(dāng)重要的工作之一。本文將從實(shí)際出發(fā)分析當(dāng)前人力資源檔案管理對(duì)于目前社會(huì)人力資源管理工作的重要性以及當(dāng)下在該領(lǐng)域的工作中存在的問題并從多個(gè)方向分析問題產(chǎn)生的原因并提出針對(duì)問題的解決建議，希望為人力資源檔案管理的發(fā)展能夠提供幫助。

關(guān)鍵詞：人力資源；檔案管理；對(duì)策方案

人力資源與社會(huì)保障局是當(dāng)下城市管理人才、保管人才檔案以及提供人才信息調(diào)度的專業(yè)管理服務(wù)部門，其主要工作之一便是為企業(yè)和人才雙方均提供詳細(xì)的資料。人力資源的管理影響了社會(huì)福利待遇的穩(wěn)定，其工作重點(diǎn)就在于人才及機(jī)構(gòu)的檔案管理。如何有效加強(qiáng)人力資源檔案的管理措施值得我們現(xiàn)階段重點(diǎn)考慮。

1 日常人力資源檔案管理工作問題探析

1.1 工作效率較低

對(duì)于檔案管理工作，其工作效率主要反映在進(jìn)行管理工作是主要涉及到的人力、財(cái)力與物力與實(shí)際達(dá)到效果的相比較的比例上。現(xiàn)階段務(wù)工人員的檔案收集與統(tǒng)計(jì)整理是人力資源檔案管理部門的主要工作。例如，工作人員需要對(duì)務(wù)工人員的基礎(chǔ)資料進(jìn)行收集，分析主要信息并對(duì)其職業(yè)方向進(jìn)行推薦或提供給用人單位。在此期間務(wù)工人員若在就業(yè)過(guò)程中發(fā)生職位、薪資的改變，則其主要資料也應(yīng)當(dāng)對(duì)應(yīng)更改。資料更改的過(guò)程對(duì)工作人員的工作時(shí)間與精力都消耗極大。當(dāng)下我國(guó)人力資源檔案管理工作進(jìn)行時(shí)缺乏相對(duì)成熟的流程這類問題進(jìn)行處理，也使得收集資料難以得到有力發(fā)揮，喪失其及時(shí)性，也使利用率大大降低。

1.2 檔案管理工作落實(shí)不足

在傳統(tǒng)檔案管理工作開展過(guò)程是將紙質(zhì)資料進(jìn)行歸納整理，工作人員任務(wù)量較大；現(xiàn)如今相關(guān)科學(xué)技術(shù)使檔案管理邁向了電子化信息化管理的方向。但是檔案管理工作過(guò)程中枯燥性仍是最大的問題，這需要工作人員在日常工作中保持足夠的耐心與注意力，工作人員的職業(yè)能力要求高。當(dāng)下是傳統(tǒng)管理方式向信息化管理方式邁進(jìn)的過(guò)渡階段，原有管理方案部分情況下已經(jīng)不適用于當(dāng)下的環(huán)境，但是新的管理方案并沒有出臺(tái)，對(duì)于工作人員的工作指導(dǎo)性大大降低，其日常工作容易出現(xiàn)紕漏，檔案位置信息容易出現(xiàn)錯(cuò)誤并且檔案調(diào)度易失敗。

1.3 部分在崗工作人員工作定位認(rèn)識(shí)不足

人力資源管理部門對(duì)檔案的保管及適時(shí)調(diào)用體現(xiàn)了其對(duì)于社會(huì)工作的服務(wù)性與基礎(chǔ)保障性。在就業(yè)、離職的高峰期，企業(yè)以及個(gè)人需要頻繁進(jìn)行檔案提取以及檔案續(xù)存服務(wù)，這些繁瑣的步驟結(jié)合巨大的工作量會(huì)使工作人員工作精細(xì)度下降。且也存在部分工作人員對(duì)人力資源檔案管理工作意識(shí)的不足導(dǎo)致對(duì)工作不上心，檔案不完善甚至丟失的情況時(shí)有發(fā)生，從而降低了檔案管理的社會(huì)特殊服務(wù)性與保障性。

2 解決人力資源檔案管理難點(diǎn)的方案探析

2.1 工作制度方面著手建立健全的人力資源檔案管理機(jī)制

作為重要環(huán)節(jié)之一，完善的人力資源檔案管理工作是相關(guān)工作扎實(shí)穩(wěn)定推進(jìn)的基礎(chǔ)保障。首先，相關(guān)部門應(yīng)合理制定針對(duì)企業(yè)人力資源檔案管理的制度，確保企業(yè)在日常人事調(diào)度時(shí)檔案及時(shí)準(zhǔn)確的歸檔與移動(dòng)，企業(yè)應(yīng)大力避免檔案管理工作人員出現(xiàn)對(duì)工作的懈怠和不認(rèn)真，降低人力資源管理局檔案管理部門的工作壓力。其次，言簡(jiǎn)意賅的管理章程能提高檔案管理人員的工作效率，也能提高其工作積極性從而有效提高相關(guān)部門的管理質(zhì)量。最后，相關(guān)部門應(yīng)建立合適的獎(jiǎng)懲制度，對(duì)于工作認(rèn)真負(fù)責(zé)的員工予以嘉獎(jiǎng)，而對(duì)出現(xiàn)工作不細(xì)致導(dǎo)致產(chǎn)生管理事故的工作人員也要嚴(yán)懲不貸，從而完善管理制度的公平性。

2.2 人力資源檔案管理人員綜合素質(zhì)需整體提高

隨著網(wǎng)絡(luò)、信息技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)依靠人力進(jìn)行的檔案管理工作越來(lái)越多被計(jì)算機(jī)所代替，在技術(shù)轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵時(shí)間點(diǎn)上，相關(guān)部門應(yīng)組織對(duì)人力資源檔案管理人員對(duì)其進(jìn)行綜合素質(zhì)培養(yǎng)，提高工作人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)并掌握充分的計(jì)算機(jī)技術(shù)，才能促進(jìn)人力資源檔案管理工作的高效展開。

2.3 加強(qiáng)管理的信息化建設(shè)

傳統(tǒng)的人力資源檔案管理模式處于相對(duì)封閉或者半封閉狀態(tài)，部門間信息難以透明，對(duì)工作的開展起到了相反的抑制作用，制約了部門間信息共享的進(jìn)度。這種老舊的管理方式遠(yuǎn)已遠(yuǎn)不能滿足時(shí)代需求，加強(qiáng)信息化管理建設(shè)對(duì)于現(xiàn)有的檔案管理至關(guān)重要。信息化的管理方式建設(shè)能夠加快部門間、企業(yè)間、企業(yè)與人力資源管理機(jī)構(gòu)間的聯(lián)系，也有助于擺脫檔案管理的傳統(tǒng)模式，充分利用當(dāng)下新興技術(shù)及理念進(jìn)行檔案管理，使得企業(yè)的業(yè)務(wù)流程更加規(guī)范，從側(cè)面提高人力資源管理局檔案管理部門的工作效率。加強(qiáng)管理的信息化建設(shè)應(yīng)當(dāng)成為檔案管理部門工作的重點(diǎn)。

3 結(jié)語(yǔ)

總之，現(xiàn)階段檔案管理是人力資源管理機(jī)構(gòu)日常工作的重要內(nèi)容之一，隨著科技的發(fā)展與管理職能的提高，現(xiàn)階段我國(guó)人力資源管理領(lǐng)域的工作取得了穩(wěn)步的提升。不過(guò)我們?nèi)砸姓J(rèn)現(xiàn)階段工作中依然有許多不足之處，其工作方法與制度也存在問題。通過(guò)管理部門的不斷努力改善當(dāng)前制度的漏洞，人力資源管理的工作效率會(huì)穩(wěn)步提升。

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