淺議退休人員檔案社會化管理

任永杰

摘 要：近幾年，隨著退休人員社會化管理進程的不斷加快，企業退休人員社會化管理工作取得了一定成績和管理經驗，但同時也存在許多問題，如退休人員檔案的管理問題。本文首先明確探討了退休人員檔案實現社會化管理的必要性，然后從現實問題出發，對退休人員檔案社會化管理提出了一些建議。

關鍵詞：退休人員社會化；檔案管理

企業退休人員社會化管理服務是指職工辦理退休手續后，其管理服務工作與原企業分離，養老金實行社會化發放，人員移交城市街道和社區實行屬地管理，由社區服務組織提供相應的管理服務。全面推行企業退休人員社會化管理服務工作，是國家為完善社會保障制度提出的一項重要任務，也是深化國有企業改革、解決企業與社會問題的重要舉措。而接收和管理好企業退休人員人事檔案， 是企業退休人員社會化管理服務中的一項重要工作，并且由于退休人員的人事檔案與社區工作的密切相關性日益突出，退休人員檔案管理的社會化也就顯得十分重要。另外，需要我們注意的是，目前國家正在實行養老保險合并雙軌制，就是企業和機關事業單位社會保險政策不一致，導致繳納費用、享受待遇不一致。現在國家已制定相關政策，將機關事業單位和企業的社會保險制度統一。這樣，也涉及到機關事業單位離退休人員的社會化管理，雖然此部分不如企業退休人員多，但離退休人員較企業的退休便于管理和集中，因此此類人群也應屬于社會化管理的一部分。

1 退休人員檔案實現社會化管理的必要性

1.1 退休人員檔案實現社會化管理是完善我國檔案管理制度的一個內在要求

退休人員檔案是企業勞動、組織、人事等部門在招用、調配、培訓、考核、獎懲、選拔和任用等工作中形成的有關退休人員個人經歷、政治思想、業務水平、工作表現以及工作變動等情況的文件材料，是歷史地、全面地、真實地反映退休人員情況的依據，是國家檔案的組成部分。人事檔案的管理要求“檔隨人走”，在我國大力推進退休人員社會化管理的大環境下，作為退休人員社會化工作基礎的的人事檔案也要不斷實現社會化的管理。另外，退休人員檔案的社會化管理能減輕原工作單位檔案管理工作人員的工作壓力與工作強度，使他們能夠有足夠的精力致力于本單位的檔案管理工作，這有利于我國的檔案管理工作更加健全與完善。

1.2 退休人員檔案實現社會化管理有利于維護退休人員的合法權益

目前，我國的社會保險制度日益完善，絕大部分退休人員在退休前都參加社會養老保險。作為記錄他們享受勞動待遇和社會保障情況的重要憑證，人事檔案在這時就會起到重要的作用。因此，退休人員的檔案實現社會化管理，方便退休后的老年人查找檔案，有利于社會養老保險信息的采集和社會養老保險的及時發放，這樣就保障退休人員的日常生活，為他們維護自己的合法權益提供了便利。

1.3 退休人員檔案實現社會化管理有利于合理安排退休人員的生活

退休人員有一大部分人是不愿意離開自己的工作崗位的，他們本身的知識、能力仍處于可以為社會服務的階段。退休人員的檔案社會化以后，就可以根據他們的情況開展人力資源的再開發，讓退休人員繼續發揮余熱，這樣極為社會創造了價值，又滿足了這些老年人的需求，讓他們感到自己還會被社會需要。對于剩下的那部分在退休后想要安享晚年的老年人，社區組織可以根據查看退休人員的檔案，掌握退休人員的數量、結構，合理安排社區文娛活動，提供各種服務，豐富退休人員的晚年生活。

2 退休人員檔案實現社會化管理的過程中遇到的問題

2003年，中共中央辦公廳、國務院辦公廳發布《關于積極推進企業退休人員社會化管理服務工作的意見》后，各地積極貫徹落實文件精神，根據自身情況相繼出臺了一系列的政策。但是由于各基層單位的檔案管理水平有高有低、參差不齊，導致退休人員的檔案得不到及時地移交與管理，這為退休人員日后的生活造成了很大的不便。

一部人退休人員在原單位的時那些應歸檔的材料沒有及時收集整理、管理不規范，造成人事檔案材料缺失，這樣即使再移交到社區后也無法補充。另外，檔案在移交到相應的社區后其信息化水平不高，阻礙了檔案信息資源的開發、利用，影響檔案價值的發揮。

社區檔案管理的軟件、硬件設施條件差。各省市針對此項工作精力和資金投入不足，造成沒有專門的庫房，達不到檔案保管的各種標準；社區配備的社會保障員流動性大、工資水平不高、工作量大，相應的檔案管理人員沒有專業知識也未經過培訓或指導……這些不穩定因素都為檔案的實體安全構成威脅。

3 對退休人員檔案實現社會化管理工作的建議

為了使退休人員的檔案在社會化過程中得到有效的保護和利用，現就以上問題提出一些建議和措施：

第一，依托社區，根據社區構成和人數，成立專門社會保障組織，統一由地方財政負責資金保障，為退休人員社會化管理提供足夠的財力支持。

第二，建立退休人員檔案信息數據庫，建立健全退休人員社會化服務相關服務職能。將退休人員的基本情況上傳到數據庫，建立簡便易用的檔案檢索查詢系統，為檔案的有效利用提供良好的基礎。另外，人社、民政、老干部局、衛生等部門共同配合，將該數據庫與社會保障系統、醫療系統聯網，一方面可以方便工作人員查看退休人員的基本情況，另一方面也方便了退休人員足不出戶就能瀏覽自己的退休金情況、就醫記錄等等。

第三，原單位在退休人員的檔案移交之前要按照人事檔案的管理要求做好檔案的補充收集工作，補齊相關材料，尤其是涉及到退休人員退休后切身利益的材料要及時補充，例如他們社會保險的繳納、退休人員養老待遇調整、退休人員領取養老金資格認證、退休人員死亡后喪葬費撫恤金的待遇申報、社區為退休人員提供的醫療、活動等日常服務都要求有相關的檔案材料作證明。

第四，社區接收單位要提高自己的硬件與軟件設施。首先投入資金，設置完善的檔案管理設備。檔案庫房必須配置專業的檔案柜，設置相應的溫濕度控制設備，以達到基本的檔案管理環境。建立退休人員檔案管理人員的長效培訓機制，讓他們系統地接受檔案專業知識的學習，為以后的工作打下良好的基礎，及時有效地為退休人員社會化管理檔案工作提供優質服務。

4 結語

總之，退休人員檔案社會化管理工作是社會化管理工作的基礎，在檔案管理的過程中要堅持“以人為本”的工作理念，即以退休人員安度晚年這個目標為出發點，做好退休人員社會化的管理工作。

參考文獻

[1]《關于積極推進企業退休人員社會化管理服務工作的意見》的通知（中辦發[2003]16號）.

[2]吳潔.事業單位退休檔案實現社會化管理模式探索[J].檔案時空，2010（10）.