淺談干部人事檔案數字化管理

姚瑩

摘 要：本文首先分析了人事檔案數字化管理的必要性，然后探討了人事檔案數字化管理中存在的問題，最后就如何更好地推動人事檔案的數字化管理工作提出了幾點自己的見解，以供參考。

關鍵詞：干部；人事檔案；數字化管理；問題；措施

干部人事檔案是組織人事等有關部門，按照黨的干部政策，在培養、選拔和任用干部等工作中，形成的記載干部經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作實績等內容的文件材料，是歷史地、全民地考察了解和正確選拔使用干部的重要依據，是國家檔案的重要組成部分。近年來，中央領導高度重視干部人事檔案工作，多次作出重要批示和指示。要求切實加強干部人事檔案制度機制建設，完善干部檔案任前審核制度，推進干部人事檔案數字化，健全干部人事檔案管理體制。中組部把干部人事檔案作為衡量干部德特別是對黨忠誠與否的重要方面。

1 人事檔案數字化管理的必要性

1.1 人事檔案數字化是現代組織人事工作的必然要求

隨著信息化技術的迅猛發展，傳統的人事管理已不適應經濟的高速發展，需要用新型的數字化手段來做好新時期的組織人事工作。而作為人事管理中一項非常重要的內容——干部人事檔案管理也面臨著挑戰。開展干部人事檔案數字化建設，是將人事檔案信息轉化為電子檔案，成為提高工作效率、保護紙質檔案、保障檔案信息安全準確，進一步加強和改進干部人事檔案工作的必然選擇。

1.2 人事檔案數字化是干部信息規范化的必然要求

在日常的干部人事管理工作中，傳統的模式行成了大量的干部人事信息，造成了信息的分散、信息形成流程的不科學，信息內容的不全面，不能滿足單位、部門對個體宏觀管理的需要。

1.3 人事檔案數字化是新時期組織人事工作的必然要求

對于提高干部隊伍素質，增強組織人事部門創新能力，更好地服務于人事工作具有積極的促進作用。

1）有利于人事數據的系統化分析。當前的干部人事檔案管理主要是收集、整理、歸檔、利用，工作周期長，檢索查詢慢，缺乏對整體檔案數據的系統化分析。人事檔案數字化管理后，可以處理大量數據信息，更好地提供干部人事管理過程中全方位的信息。對于組織人事部門改進工作方式，提高工作水平、整合人才資源有著重要意義。

2）有利于檔案資源的利用率。檔案傳統的管理方式都是以館藏的形式存在的，在查閱利用時，需要找柜子，翻盒子，不僅效率低，而且會造成原始檔案資料的折舊、破損、涂改，甚至丟失。檔案數字化管理可以實現即時查詢，避免人事檔案在查閱、轉遞過程中會出現的一系列問題。把原先復雜的工作簡單化。數字化不僅能夠實現資源的共享，還具有便捷靈活性，既可以有效提高檔案資源的利用率，還可以提高工作效率。

3）有利于人事檔案的持久保護。紙張檔案有易腐蝕、容易損害的特點，是原始的證據材料。干部人事檔案所記載的內容是和干部個人成長發展息息相關的各種信息，在職稱評審、選拔任用、工資晉升、公正等方面都有著重要的憑證作用。如果頻繁翻閱，則會增加對檔案的損害率，數字化管理可以使紙質檔案保存得更為完整，充分發揮檔案數據共享性、重復利用性、查找便利性等特點，從而減少紙質檔案材料的翻閱次數，節省查找時間，消除檔案篡改等情況，利于人事檔案的長久保存和利用。

2 人事檔案數字化管理中存在的問題

2.1 干部人事檔案的利用度不夠

傳統的紙質查詢時，管理員會有煩瑣、枯燥之感，從而形成一個比較被動的局面，不是主動地去服務。雖然數字化管理能夠快速、精確的找出所需要的人事檔案信息，但是，目前其有些資源還沒完全的開發出來，還有利用空間值得挖掘，這在一定程度上對人事檔案的開發利用帶來了阻礙。因此在保證信息的安全的前提下，需要加強對干部人事檔案的開發力度和深度，最大程度上利用數字化管理，將干部人事檔案管理的數字化功能發揮到最大限度。

2.2 檔案管理有待科學化、規范化、信息化

傳統的人事檔案管理方式大多還是局限于手工操作為主，隨著形勢的發展和人事工作對干部檔案管理工作要求的變化，顯現出它的局限性。因此，必須緊跟人事工作的需求，實現檔案管理的科學化、規范化、信息化。在實際的管理過程中，存在檔案信息錄入的不準確、更新的不及時等情況，導致檔案信息數據庫內的質量不高，從而降低了人事檔案管理數字化的使用效率，難以滿足檔案數字化管理的需要，以致于檔案管理數字化程度較低。

2.3 缺乏復合型檔案管理人員

實現干部人事檔案數字化管理，必須擁有一支掌握數字化知識的高素質檔案人才隊伍?？紤]到人事檔案對保密性要求比較高，如今，既熟悉檔案業務知識，又精通計算機管理，還要政治素養高的復合型檔案管理人員比較稀缺，成為人事檔案數字化建設過程中的一大瓶頸因素。由于種種原因，當前干部人事檔案管理部門大多是兼職人員，缺乏檔案專業知識的系統培訓，嚴重影響了檔案管理人員的業務水平和檔案的利用率。

3 推進干部人事檔案數字化管理的主要措施

3.1 加強檔案基礎設施建設，促進檔案工作不斷發展

把加強信息基礎設施建設作為組織人事部門的重要任務，添置必要的信息技術設備，實現干部檔案管理工作由傳統管理模式向數字化管理的轉變，同時著眼于云計算、大數據等前沿技術的使用，為人事檔案管理工作提供技術支持。

3.2 健全檔案管理長效機制，提高檔案管理質量

各單位組織人事部門應創建一套符合實際需要的檔案管理長效機制，使干部人事檔案管理工作真正走向效率化的運行軌道。結合人事檔案工作的安全性、保密性強的特點，制定符合各單位實際的人事紙質檔案收集整理、數字檔案掃描、利用、管理等相關規章制度，確保紙質檔案和數字檔案準確完整規范、信息更新同步。建立文件檢索、檔案查、借閱審批制度，明確職責權限，明確專人負責對報送的材料精心審核掃描，通過建章立制加強對檔案管理人員的監督，保證檔案信息安全性、穩定性，提高檔案管理質量，為數字檔案的使用提供制度保障。

3.3 加強檔案管理隊伍建設，提供堅強人才支撐

檔案管理隊伍建設是當前干部人事檔案管理數字化建設的關鍵。組織人事部門要嚴把入口，配齊配強管檔人員并加強黨性教育、紀律約束和業務培訓，如計算機技術、信息安全技術、檔案收集整理等業務知識培訓，使管檔人員可以專心做好檔案管理工作。培養出一支嚴守紀律、保守秘密、堅持原則、精通業務的高素質人員隊伍，為干部人事檔案數字化建設提供有力的人才支撐。

3.4 加強檔案資源深度開發，提高檔案信息利用率

干部人事檔案管理是一項專業性、政治性、機密性很強的工作。在保障信息安全的前提下，可以更大范圍地提供所需的檔案信息，深化檔案信息的開發利用?？梢詫θ藛T信息進行動態統計和分析，保證各部門可以隨時查閱所需檔案資料，滿足日常的信息查詢服務，切實提高干部人事檔案的利用率。

提高對人事檔案數字化管理的重視，加快設備與技術更新，注重人才培養，從而使檔案數字化管理切實發揮作用，更好的做好新時期的組織人事工作。

參考文獻

[1]曹煒煒.淺析干部人事檔案數字化管理問題[J].管理觀察，2015（21）：60-61.

[2]李純.淺析干部人事檔案數字化管理問題[J].辦公室業務，2016（17）：151-151.

[3]關鳳明，郝永琴.干部人事檔案數字化管理的思考[J].蘭臺內外，2014（4）：79-79.