淺談現代人事檔案管理中存在的一些問題及措施

馬勝軍

摘要：人力資源管理中很重要的一部分內容就是人事檔案管理，科學的人事檔案管理能夠有效的對職工進行優化配置，能夠大大提高工作效率。但是目前的人事檔案管理中扔存在一些不足，需要詳細了解問題根本所在，提出合理化建議。本文主要介紹了人事檔案管理對人力資源管理的作用，剖析了人事檔案管理工作中存在的問題，最后提出了對人事檔案管理的對策，對當前人事檔案管理工作打好基礎。

關鍵詞：傳統人事檔案；現代人事檔案；轉變

引言：

社會經濟的不斷進步和科學技術的不斷創新，為各行各業打造了新的發展局面，構建現代化、信息化的運營管理模式，是各行業爭相改革的重要目標。人力資源管理是用人單位得以長遠發展的基礎保障，在提升人力資源管理質量的同時，做好人事檔案管理工作，可以為單位穩定發展進程的加快提供積極的推動作用。而現在隨著計劃經濟向市場經濟的轉變，我國的人事檔案管理改革已經走到了一個十字路口，必須對一些根本性的問題進行深入研究。

一、概述現代人事檔案管理

人事檔案是指對個人的工作業績、工作表現、業務能力、品德思想、政治思想、成長經歷、學習經歷等等方面的文字記載或電子文檔的記載。人事檔案管理是指對人事檔案進行統計、鑒定、保管、整理、收集等等活動。人事檔案管理的主要目的是為了保守檔案機密、確保檔案材料完整、便于檔案利用等，其一，保守檔案機密，現現代市場競爭中，了解競爭對手的情報具有極其重要的作用，有部分機密檔案是用人單位發展的機密，例如，企業成本材料，客戶信息等都是企業的機密文件。因此，檔案管理員必須具備很強的職業道德、遵守法律法規、嚴格做好檔案管理的保密工作；其二，確保檔案材料完整，在檔案日常維護和管理的工作中，管理人員必須要做到材料的完整性，防止材料遺失或遭到破壞，這是檔案管理人員日程工作中的重要任務和職責；其三，便于檔案利用，只有能夠有效的利用人事檔案管理材料，才能有利提高企業人力資源管理的效率和質量[1]。

二、人事檔案管理對人力資源管理的重要作用

（一）科學化管理模式的改革

在人事檔案管理過程中，結合時代創新發展理念，構建出科學化、現代化的管理體系，制定出合理的管理制度，有助于進一步提升人事檔案管理效率和管理質量。做好基礎的人事檔案整理工作，能夠優化配置人力資源管理方案，促使人力資源管理模式呈現出改革與創新的新局面。人事檔案管理工作的開展，需要依靠科學化管理制度的支持，以用人單位職工為主體，了解職工詳細的動態化信息，根據用人單位實際情況及時調整管理方案，有利于人力資源管理工作的順利實施。人力資源管理工作需要以人事檔案為參考依據，對職工的基本信息和未來的發展方向進行明確，合理配置職工的工作領域，從而調整用人單位內部人力資源分配結構，激發員工的工作熱情，提升職工的工作效率。利用人事檔案科學化管理實現人力資源管理模式的改革與創新，可以進一步加快企業的長遠發展進程。

（二）規范化管理需求的預測

人力資源管理質量和管理效果直接影響到用人單位穩定發展目標的樹立。想要進一步提升工作質量和工作效率，必須對人事檔案管理方案進行優化，保證人力資源管理工作的順利開展，明確未來的發展方向，促使單位各項工作全面提升。在此基礎上，可以對人力資源管理進行統一、全面的規劃，制定人力資源體系。用人單位的人力資源管理離不開人事檔案的科學化管理，沒有人事檔案管理的單位人力資源的管理也一定不會很全面、規范。

三、現代人事檔案管理中存在的問題

（一）現代檔案管理中缺乏意識

人事管理部門對人事檔案管理工作的重視度不夠，沒有將人事檔案的作用利用起來。由于人事管理部門對人事檔案的重視度不夠產生的不利影響主要表現在兩個方面：一是人事檔案管理工作缺少資金和人力的支持，許多單位沒有做好人事檔案管理工作，導致人事檔案信息不完善、內容卻是甚至內容混亂，從而不能充分發揮人事檔案的作用。二是盡管有的用人單位設立了人事檔案，但人事檔案的利用度不夠，有的人事檔案管理還出現了重保密、輕利用的問題。對人事檔案的管理缺乏統一的管理計劃，管理人員對于如何管理人事檔案以及如何充分利用人事檔案對人力資源進行高效管理的認識度不夠。要提高人事檔案服務開發意識，統一對檔案進行收集、整理、保管，將人事檔案科學化管理對人力資源管理的作用發揮到最大。

（二）現代檔案管理方法落后

隨著科學技術的進步，人事檔案管理的方法也有了很大程度的改進。然而一些小規模或不正規的企業由于資金不足、管理水平落后，對人事檔案管理方面的資金投入較少，檔案管理的方法也較落后。甚至還有一些企業的人事檔案管理手段還是傳統的手工管理和經驗管理層次，但是國際統一的檔案管理方法標準已有了很大程度的提升。所以，隨著人事檔案的日益增多、檔案管理事項的工序復雜程度提高，這些落后的檔案管理方法已不能滿足當今社會對企業人事檔案管理工效率的要求。并且，手工管理和經驗管理要耗費大量的時間和精力，不僅工作效率達不到規定的標準，而且對人力資源和財力資源也是一種浪費。

四、現代人事檔案改革的解決措施

（一）建立人事檔案之外其他合適的人才評價標準和員工考核依據

傳統的人事檔案管理模式制約了職工的合理流動和科學考核。現代人事管理部門應該建立人事檔案之外的科學、合理、公正的人才評價標準和職工考核依據，不單純依賴于人事檔案，這樣才可以提高那些有真才實學的職工的工作積極性。

（二）政府應正確界定人事檔案的所有權，實行無償性的管理服務

我國法規規定，以往形成的人事檔案（包括干部檔案、學生檔案、企業員工檔案、士兵檔案等）都應屬于國家所有。這樣來說，人事檔案的管理就沒有什么理由向其相對人收取管理費，政府以及所設立的人才流動中心應該提供無償性的管理。

（三）改革現行的人事檔案制度，建立公共部門與非公單位相互分離的管理制度

現代人事管理制度應明確規定所有社會組織都具有建立和保管本單位人事檔案的權利和責任。對于公共部門的人事檔案管理，實行統一領導、分級集中的管理體制；對于非公單位，實行統一指導，各司其職的管理體制；政府系統的檔案館應當成立專門負責管理人事檔案的文件信息服務中心。通過讓更多的組織和單位都享有管理人事檔案的權利，提高人事檔案管理的社會化程度，改善人事檔案內容結構狀況，增強人事檔案的社會功能，使之真正成為組織識別人才、任用人才，了解有關人員工作業績、能力和水平及其誠信情況的有效依據。

參考文獻：

[1]王英瑋.周艷.我國人事檔案管理改革若干問題的思考[J].檔案學通訊，2007（1）.

[2]王英瑋，張秋燕.關于改革我國人事檔案管理機制的幾點建議[J].檔案學通訊，2009（4）.

[3]劉琴.人事制度改革對人事檔案管理的影響[J].檔案學通訊，2005（5）.

[4]劉琴.人事檔案管理研究述評與趨勢展望[J].檔案學研究，2011（5）.endprint