淺談醫院辦公室工作在醫院管理中的作用

趙春賓

醫院辦公室屬于醫院管理工作的關鍵部門，該部門在管理工作中發揮溝通協調醫院管理決策人員和具體執行人員的功能，還需協助其他行政部門更好地執行上級下達的任務，并及時發現在醫院行政工作中存在的問題，輔助醫院決策者制定合理的方案。其工作質量和工作人員的辦事效率會影響醫院的管理質量，影響醫院領導層相關決策的開展，保證醫院管理工作的順利、有序地運行。在新形勢下，醫院辦公室的工作越來越科學化、多元化和深入化。本文針對這一問題展開，主要對醫院辦公室工作進行簡述，并提出有效地改進措施，以便于為醫院的綜合管理工作和提高管理效率奠定基礎，具體如下。

1 醫院辦公室工作簡介

由于醫院中包含多個行政部門、臨床醫療科室等不同部門，在日常工作中各部門之間需要相互交流，以保證相關事務的順利完成，而醫院辦公室即為各部門之間的溝通者。但是，醫院中不同部門的性質、工作內容均存在較大的差異，因此辦公室具有綜合性的特征，包含領導層的參謀、醫院發展方向的分析和規劃、執行者的監督、人力資料分配協調以及各部門的協調等方面。另外，該部門在工作中會涉及到行政、服務以及管理三方面的職能[1-2]，基于醫院辦公室的工作主要是圍繞醫院領導層的決策以及外來事務，因此其還具備一定的被動性。雖然該部門工作相對被動，但是工作人員在日常仍然需要盡量提高工作的主動性和積極性。關于一些常規任務應結合醫院實際和以往經驗提前進行充分地準備工作，并對國家的政策和醫院的發展存在較高的敏感度，增強自身對醫院領導班子下達任務的預見性。同時工作人員還應提高自身處理突發事件和迅速安排工作事務的能力。

2 醫院辦公室工作的調整措施

2.1 確定績效評定獎懲措施

績效評定即定期檢驗并評定醫院辦公室工作人員的工作成效，該方法不但有助于對工作人員的日常工作進行管理，為工作人員的工作提供標準和導向，而且能夠增強工作人員的積極性與工作效率。通常制定績效評定獎懲規章制度，可根據不同成員的工作質量進行適當給予證書、獎章和獎金等形式的獎勵，或者給予口頭、通報以及扣除績效工資等形式的批評。在制定該獎懲標準時應按照辦公室工作中的實際情況，考核項目可包含工作質量、工作量以及工作難度等內容，應將考核項目、考核標準以及獎懲政策進行透明化、公正化[3-4]。在該措施執行時還可對工作質量偏低的人員進行針對性的指導，由優秀人員幫帶，在提高工作人員效率的同時保證工作氛圍的和諧。

2.2 優化辦公室的管理

一方面，可采取精細化管理模式，針對辦公室工作人員的工作流程結合實際進行修訂，并按照醫院改革進程不斷完善，簡化工作流程，并將醫院辦公室中的任務具體劃分到不同崗位或個人，并制定各個崗位人員的具體工作職責和工作內容，提高辦公室的工作效率。同時，由于辦公室工作的特殊性，若該環節出現疏漏則可能影響整個任務的實施效果，因此工作人員應在日常工作中注重細節，避免因細節失誤而影響政策的執行。另一方面，還可將其他優異的管理模式引入辦公室管理中，可將PDCA循環法[5-6]或5S管理方式[5]融入辦公室工作，優化工作程序，提高工作人員的合作意識和工作效率。

2.3 制定并完善監督制度

為了保證醫院行政事務的執行效率，可制定并完善監督制度，由辦公室工作人員具體對各項事務進行監督，監督的內容主要包括醫院領導班子的決策事項、臨床科室的事項以及對已存在問題的監督解決，以便于保證醫院宏觀決策以及具體事務的開展，在監督過程中工作人員應緊緊圍繞決策內容、限定時間、領導關注的項目以及緊急事務等方面[7-9]，同時還應對政策實施期間具備較高阻力的事項進行重點監督和關注，從而提高醫院不同部門的凝聚力，保證監督的質量和效率。

2.4 加強辦公室工作的人員綜合素質

在醫院辦公室中工作人員屬于任務執行的主體，工作人員的綜合素質能影響工作完成的質量和效率，因此辦公室可定期組織員工參與相關的培訓活動，以便于加強辦公室工作的人員綜合素質[10-12]。綜合素質既包含工作技能水平，又包括工作人員的職業責任感和服務意識，由于醫院辦公室工作人員的任務中大多數屬于服務性的，保證各個部門的交流和協調，工作人員的服務意識同樣應進行培訓，從而提高辦公室工作人員的主動服務意識和工作責任感。在工作技能方面，基于醫院辦公室的特性，工作人員不但應加強自身的管理知識、公關能力，而且應對于其他不同部門的工作進行一定的了解，以便于更好地執行監督和協調工作。

總之，醫院辦公室的日常工作應重點圍繞醫院領導班子展開，執行其政策，并在不同部門之間協調、溝通和監督，從而保證不同部門的工作人員及時、精確地完成各項決策和任務，提高醫院的管理效率，為臨床醫療事務奠定基礎。